文书档案归档及整理规范

文书档案归档及整理规范 站质管办2018年7月 一 整理原则 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件材料之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 参照 归档文件整理规则 DA T22 2015 二 归档文件的范围 会议文件材料职能业务文件材料机构编制 干部人事 党 团 纪检 工会工作文件材料行政 财务 基建 住房工作文件材料 三 分类 年度 问题分类法把文件材料先按年度分开 每个年度的文件材料再按问题分类 如 党务类2018年行政类人事类 四 保管期限 按文件的保管利用价值等因素来判断可分为 永久 通知 意见及批复 领导的重要讲话 会议纪要 会议总结 公报 文件汇编 机构设置 人事任免 表彰决定 年度财务报告 审计报告等 定期30年 重要的 规章制度 工作计划 工作总结 调研报告 大事记 会议相关文件材料 会计凭证 会计账簿 预 决算报告及执行情况等 四 保管期限 定期10年 一般的 培训相关文件材料 宣传材料 杂志报道 月度 季度 半年度财务会计报告 银行对账单 纳税申报表等 五 文件分件 以 件 为单位进行整理 一般每份文件为一件 正文 附件为一件 文件正本与定稿 包括历次修改稿 为一件 文件处理单 阅办单 放在最前面并统计页码 转发文与被转发文为一件 原件与复印件为一件 五 文件分件 简报 周报等材料一期为一件 会议记录一次会议为一件 会议记录一年一本 一本为一件 来文与复文 如请示与批复 报告与批示 函与复函等 独立成件 也可两者合为一件 六 排列 一 每 件 不同稿本的排列正文在前 附件在后 正本在前 定稿在后 转发文在前 被转发文在后 原件在前 复印件在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 有文件处理单或发文稿纸的 文件处理单在前 收文在后 正文在前 发文稿纸 定稿在后 六 排列 二 件 与 件 之间的排列前提 同类别 同年度 相同的保管期限成套性的文件集中排列 同一事由的一组文件材料 一般按照成文时间 或形成时间 的先后顺序进行排列 信息 简报类的 可按其已有的期数编号进行排列 七 拟写题名 三要素 责任者 文件内容 文种责任者 制发文件的组织或个人 发文机关或署名者 3个以内 一一标明 且两个责任者间用顿号相隔 3个以上 标出主要三个 后边加 等 字 文件内容 对文件具体内容的概况 一般文件的标题都会注明清楚 文种 指文件类型如 XX的通知 讲话 方案 文件 材料等 七 拟写题名 注意要点 第一 没有提名的文件应拟写题名 第二 有题名但无实质内容的应重新填写 第三 有选择地对文件题名进行适当更改和简化 第四 会议记录应拟写提要式题名 第五 凡未照抄原文标题的 应在自拟内容的前后加上 以表明该题名是重拟或经过更改和简化 七 拟写题名 例子 XX市人民政府 XX县人民政府关于防汛 抗洪救灾工作的通知XX单位二O一八年工作总结张三 李四 王五 等 领导同志在XX会议上的讲话XX单位第一届党员代表大会文件 八 编号 一 编页号文件材料中 凡是有图形和文字的页面都必须编写页号 文件材料有连续页码时 则无需重复编写 无页码或无连续页码时 需要编流水页号 空白页不编号 编写位置 正页面右上角 反页面左上角空白处 请用黑色铅笔编写 八 编号 二 编件号按照件与件之间的排列顺序 将文件排列好后 逐件编写件号 以固定每一件在年度中的位置 件号从 0001 开始 使用阿拉伯数字编流水件号 编写位置 文件封面的左上角空白处 请用黑色铅笔编写 九 归档文件目录 式样 文号 文件的发文号 若没有 不用标识 日期 文件材料的形成时间 如 20180408 日期不全的 且考证不出来的 用 0 填充 如 20180000 页数 填写每件文件的总页数 备注 填写需要说明的事项 十 备考表 备考表置于盒内文件之后 项目包括盒内文件情况说明 整理人 整理日期 检查人 检查日期盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移