专卖店采购制度与流程.doc

9 / 9专卖店采购制度与流程此部分是针对专卖店的日常采购作业的管理性文件。 专卖店的采购必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上，科学有序的进行。在采购之前，专卖店的销售人员，应同下级经销商充分交流，准确预测市场需求的品种和数量。并同仓库管理员、店面管理员协商后，制定采购需求计划。为保证专卖店采购作业的顺利进行，中联总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。未来，专卖店也可以通过中联的网站，随时随地获取相关信息。专卖店结合需求计划和中联的供应信息，按以下规定进行采购。本部分包括：1、 专卖店期货采购作业管理2、 专卖店补充采购作业管理3、 专卖店紧急采购作业管理4、 专卖店收货验货发现问题的处理办法5、 专卖店间库存调配方法6、 附录：采购流程中的相关表格专卖店期货采购作业管理一、期货采购作业规定1期货采购是指专卖店向中联总部预期订购商品的活动；2专卖店每月订货一次，与每月十五前上报期货采购单，所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。期货采购的到货周期预计为六十天；3公司总部在订单上报的三天内确认订单，并回传各专卖店。专卖店对确认订单进行核实无误后，盖章，回传公司总部，并付订金（暂定：订货额的30%）。此后，专卖店无权更改订单；4公司汇总各专卖店的正式订单，向厂家订货。在货到后，通知各专卖店汇款，总部收到汇款后发货。二、期货采购流程（见下页）否专卖店中联销售部中联财务部中联责任人备注当月15日前提交订单确认订单交付订金确认？收取订金汇总订单收到？21接受货物汇出款项买到？退还订金及利息按单分货收到？接收汇款损缺货处理损缺？完 成处理345迟滞款处理购买货物是否是是否无有是否订单处理人员订单处理人员会计人员采购人员出货人员滞款处理人员损缺处理人员会计人员会计人员1、期货订货单2、订单确认缴付定金通知单3、货到缴款通知单4、出库单5、损缺货处理申请表专卖店补充采购作业管理购买货物一、 补充采购作业规定1 补充采购是指特许经销商短期需求计划，一般指2-3周的采购期，是期货采购的补充；2 补充采购是一种非计划的采购行为，中联总部不能完全保证产品的供应，但是总部会积极组织商品货源；3 总部在收到专卖店补充订货单后，立即通过包括专卖店间库存调配方法等各种手段组织货源，并尽快将组织好的货物出库单通知专卖店；4 专卖店在收到出库单后，应在24小时内付款，总部收到汇款后立即发货；5 逾期不付款，总部按照专卖店取消本次补充订货处理。二、补充采购流程（见下页）专卖店中联销售部中联财务部中联责任人备注取消此次订货上报补充订单 总部确认订单交付采购款有货？总部组织货物组货成功？21接受货物按单发货24小时内收到？接收汇款损缺货处理损缺？完 成采购 34有 无 是 否 无 有 是 否 专卖店间库存调配收到无货通知订单处理人员采购人员采购人员会计人员出货人员订单处理人员损缺货处理人员1补充订货单2.出库单3.无货通知单4.损缺处理申请单专卖店紧急采购作业管理一、 紧急采购作业规定1 紧急采购作业指专卖店遇到超出预计的需求量，而库存不足，需要立即补货的活动；2 紧急采购是中联提供给加盟专卖店的一种服务，但是它一种非正常的行为，有可能是专卖店不重视期货订货，甚至是逃避经营风险的表现，所以公司总部规定：专卖店每月紧急采购不得超过2次，每次的采购量不得高于 上月同类产品销售额的10%；3 中联总部在收到专卖店紧急采购申请后，首先会核对专卖店的紧急采购资格，对符合规定的申请，总部将通过包括专卖店间库存调配等方法，尽速组织货源，维护专卖店的利益；4 专卖店在收到总部的出库单后，应在24小时内按照紧急采购价付款，总部收款后立即发货。专卖店收、验货及发现问题的处理办法一、 收验货规定1 专卖店和总部双方都应严格按照规定的办法进行收货、验货，以便顺利处理收验货过程中发现的问题；2 总部发货：总部出货人员按照出库单清点货物，在出库单上签字存档后，将出库单附于货物内，与承运商办理货物托运手续，并通知专卖店接货；3 专卖店接货：专卖店收到货物，在确认货运外包装无破损后，按照出库单和承运商的货运单，核对实物；4 发现实物与清单不符，专卖店应立即通知总部，分清责任后，分别处理。专卖店间库存调配方法一、 专卖店间库存调配规定1 专卖店间库存调配，是为满足部分专卖店补充采购和紧急采购的一种手段，是中联特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务；2 需求方专卖店向总部提出调配申请，总部在了解其它专卖店库存的情况下进行协调，根据供给方自愿的原则进行；3 需求方收到总部调配确认后，采用调配价（供方进价*1.05）从供方采购商品，并负担商品的运费；总部不收取协调调配的服务费，但是会控制专卖店申请调配的次数，避