段落格式与文档版式设置.ppt

第7章段落格式与文档版式设置 7 1 1段落对齐方式的设置7 1 2段落缩进的设置7 1 3段落间距和行间距7 1 4段落的换行与分页7 1 5设置制表位7 1 6项目符号和段落编号 7 1 1段落对齐方式的设置在选好工作对象后 可利用 格式 工具栏和 格式 菜单来对段落进行排版 1 用 格式 工具栏设置段落的对齐方式 格式 工具栏的右半部分有4个连续的横的细线条图案的按钮 从左到右其名称分别为 两端对齐 按钮 居中对齐 按钮 右对齐 按钮和 分散对齐 按钮 2 用 格式 菜单对段落设置对齐方式用鼠标单击 格式 菜单 再单击其中的 段落 菜单项命令 这时会出现如图所示的 段落 对话框 在其中选择 缩进和间距 选项卡 单击 对齐方式 下拉列表按钮 在其中选择需要的对齐方式 单击 确定 按钮即可 7 1 2段落缩进的设置在word中段落的缩进就是指段落和页边距之间的距离 其类型有首行缩进 悬挂缩进和左缩进和右缩进 1 设置缩进可以通过标尺上的滑块甚至其缩进格式 首行缩进 悬挂缩进 左缩进 右缩进 2 可以通过菜单设置段落缩进量 格式 段落 单击 缩进和间距 选项卡用来设置段落的左 右缩进量 首行缩进和悬挂缩进 用户可以通过常用工具栏来增大和减小段落的缩进量 操作如下 将输入光标置于文档中要增大缩进量使用工具拦上的 增加缩进量 按钮 减小缩进量使用工具栏上的 减小缩进量 按钮 7 1 3段落间距和行间距所谓的段落间距 就是指中心段落和位于其上下段落之间的距离 所谓行间距 就是指段落中的行与行之间的垂直距离 设置段落间距的方法 1 将输入光标置于要设置段落格式的段落文字中 2 选择 格式 菜单下的 段落 选项 此时显示 段落 对话框 单击 缩进和间距 标签 3 段前 数据输入框用于设置光标所在段落与上一段落之间的距离 段后 数据输入框用于设置光标所在段落与下一段落之间的距离 4 将段落间距参数设置完毕 单击 确定 按钮 设置行间距的操作步骤如下 1 将鼠标光标置于或者选中要设置行间距的段落 2 选择 格式 菜单下的 段落 选项 此时显示 段落 对话框 单击 缩进和间距 标签 3 在 缩进和间距 标签中 单击 行距 下拉列表按钮 然后在下拉列表中即可选择行距的大小 4 行距数据设置完毕后 单击 确定 按钮 7 1 4段落的换行与分页如果一个段落被分在两页上 或是段落首行单独放置在一个页的最底部 会影响文档的美观 为了避免这种情况的发生 我们需要进行段落的换行与分页的设置 具体步骤如下 1 选择 格式 菜单下的 段落 选项 然后在 段落 对话框中 单击 换行和分页 标签 2 在换行和分页 对话框中 进行孤行控制 与下段同页 段前分页 段中不分页的设置 3 设置完毕 单击 确定 即可对所做设置应用与段落中 中文版式是Word2000应用程序专门为中文排版习惯提供的一种版式设置 设置的方法如下 1 选择 格式 菜单下的 段落 选项 然后在 段落 对话框中 单击 中文版式 标签 2 在 中文版式 对话框中 对按中文习惯控制首尾字符 允许标点溢出边界 允许西文在单词中部断字 压缩行首的标点 自动调整中文与数字的间距 文字对齐方式 选项进行设置 3 将需要的各种选项设置完毕后 单击 确定 7 1 5设置制表位1 利用 制表位 对话框设置Word默认的制表位间隔是0 75厘米 当默认的制表位位置不能满足需要时 可以重新设定制表位 设置制表位的操作方法如下 1 打开 格式 菜单 选择 制表位 命令 出现如图所示的 制表位 对话框 2 在 制表位位置 中输入要设定制表位的默认位置 3 在 对齐方式 中选择文字的默认对齐方式 4 如果需要设置前导字符 可以在 前导符 中选择一种默认前导字符 5 单击 设置 按钮 这时在 制表位位置 下面的列表中会出现所设定的制表位 6 完成所有制表位的设置后 单击 确定 按钮 关闭 制表位 对话框 2 用标尺设置制表位当不需要精确设定制表位的位置时 可以使用标尺来快速设定 单击标尺前面 的制表位按钮 这时制表位按钮中的图形会不断改变 直到需要的制表位出现为止 各制表位按钮的对齐方式如表所示 设置完制表位之后 按下Tab键就按设置移动一个制表位的距离 按下Backspace键 文字将向左移动一个制表位 3 删除制表位在制表位对话框中 将要删除的制表位选中 单击 清除 按钮 即可将所选制表位删除 使用格式刷设置段落格式格式刷是用来复制文字和段落格式的最佳工具 1 将光标置于要复制的段落中 或者直接将整个段落选中 2 单击常用工具栏中的 按下并拖动鼠标刷选目标段落使之全部选中 或在段落中单击鼠标左键 即可 将所复制的段落格式应用到目标段落中 如果想多次使用格式刷的话 可以双击格式刷 7 1 6项目符号和段落编号1 设置项目符号和编号一个段落开始的编号或项目符号不应在输入文本时作为文本的内容输入 这样加的编号不易修改 为了便于修改可以采用 项目符号和编号 设置段落开始的编号或者项目符号 利用 项目符号和编号 对话框设置项目符号和段落编号的具体操作步骤如下 1 选择要添加段落编号 或项目符号 的段落 使之成为反白显示 黑底白字 2 单击 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令 弹出 项目符号和编号 对话框 3 单击此对话框中 项目符号 标签 弹出图所示的 项目符号 选项卡 或单击此对话框中 编号 标签 弹出图所示的 编号 选项卡 4 单击选项卡中显示的某一种编号或项目编号的形式 被选中的形式将高亮度显示 扩充内容 也可以自定义项目符号和编号 单击自定义按钮 然后设置 5 单击 确定 按钮即可 2 设置多级编号Word提供了对文档自动进行多级段落编号的功能 在添加多级段落编号的文档中 凡是添加子标号处应当是缩进形式 Word根据缩进的层次决定编号的层次 设置多级编号的操作如下 1 按子项目缩进格式输入文本内容 2 选择需要添加段落编号的内容 使之呈反白显示 黑底白字 3 单击 格式 菜单 弹出下拉菜单 4 单击下拉菜单中的 项目符号和编号 命令 弹出 项目符号和编号 对话框 5 单击对话框中 多级符号 标签 屏幕上显示出 多级符号 选项卡 如图所示 6 单击 多级符号 选项卡中的某种符号形式 7 单击 确定 按钮即可 3 更改项目符号及编号用户也可以自行更改符号的式样 先选择要更改的段落 再单击 项目符号和编号 对话框中需要的项目符号样板后 单击 确定 按钮 4 删除项目符号及编号如果文档中的项目符号及段落编号是自动添加的 则必须按下列操作方法删除 1 选择需要删除项目符号或段落编号的段落 2 选择下列方法之一 单击 格式 栏中 编号 或 项目符号 按钮 项目符号或编号即被删除 选择 项目符号和编号 对话框中的 无 则项目符号或编号被 删除 给段落添加边框和底纹1 给段落添加边框要给段落添加边框请按下列步骤进行 1 选定要加边框的段落 2 打开 格式 菜单 选择 边框和底纹 命令 出现 边框和底纹 对话框 单击 边框 选项卡 如图所示 图 边框和底纹 对话框 3 在 设置 组中选择边框的样式 4 在 线型 组中选择线型 颜色及宽度 这时在 预览 中显示出加边框的情况 当有些边不需要框线时 可以单击这些边 使框线消失 5 在 应用范围 中设定边框的使用范围 6 单击 确定 按钮 所选段落就加上了边框 如图所示 2 给段落添加底纹要给段落添加底纹可按下列步骤进行 1 选定要加边框的段落 2 打开 格式 菜单 选择 边框和底纹 命令 出现 边框和底纹 对话框 单击 底纹 选项卡 如图所示 2 在 填充 中选择需要的底纹及颜色 预览框中将显示出所设定的底纹 3 单击 确定 按钮 首字下沉选择 格式 菜单下的 首字下沉 选项 可以设置文字的下沉的位置 行数 下沉的字体 和距正文的距离 12 5页面设置页面设置包括 边距 纸型 版式等 1 设定页边距页边距是正文与纸张边缘之间不打印正文的区域 页边内虽然不打印正文但并不一定都是空白的 其中可以有页眉 页脚 脚注 页码等 甚至在页边内还可有文本和图形等 1 选择 文件 菜单下的 页面设置 选项 然后在显示的页面边距对话框中单击 页边距 标签 2 在对话框中进行设置 3 单击 确定 按钮 2 设置文档的纸型和页面方向的步骤如下 1 将页面设置对话框打开 然后单击 纸型 选项卡 2 单击 纸型 下拉列表 在其中选择纸张的类型 3 单击 方向 选区中的选项 可以设置文档的纸张方向 4 单击应用范围下拉列表按钮 在显示的下拉列表中可以选择应用的范围 5 设置完毕后 单击 确定 按钮 即可将所设置的纸张大小和方向应用与文档 3 文档的版式 1 将页面设置对话框打开 然后单击 版式 选项卡 4 文档的视图不同的视图方式之间可以切换 切换的方式有以下两种 1 菜单命令方式 1 打开 视图 菜单 2 单击其中的 普通 页面 大纲 或 Web版式 任一菜单命令即可切换至相应的视图方式 2 工具按钮方式在Word窗口下沿水平滚动条的左侧有4个工具按钮 这4个按钮就是视图方式切换按钮 它们分别是 普通视图 Web版式视图 页面视图 和 大纲视图 按钮 用鼠标单击其中之一就可切换至相应的视图方式 以上4种视图方式是由Word特定的 它们使用户编辑和排版更方便 不同的视图方式有其特定的功能和特点 我们简要做一下介绍 1 普通视图普通视图方式下 在文本编辑区内以最大限度显示文本内容 整篇文档的文本内容都连续地显示在编辑区中 因此可以非常方便地进行文本输入 改写或编辑等操作 但在处理图形对象时有一定的局限性 而且它不显示文档的页边距 2 页面视图页面视图方式下 用户所看到的文档内容和最后打印出来的结果几乎是完全一样的 也就是一种 所见即所得 的方式 3 大纲视图大纲视图方式下 文档可以按照当前文档的标题大小分级进行显示 可以很方便地修改标题内容 复制或移动大段的文本内容 使用这种显示方式后 在工具栏的下方或上方会显示 大纲 工具栏 4 Web版式视图这种视图方式与Word97中的 联机版式 视图方式非常相似 它最大的优点是在屏幕上阅读和显示文档时效果极佳 使得联机阅读变得更容易 在 Web版式视图 方式下 文本编辑区显示得更大 并且自动换行以适应窗口 而不是显示为实际打印的形式 5 文档显示在Word2000程序中 文档的显示比例是可以调整的 1 常用 工具栏中的 显示比例 按钮 2 视图 菜单下的 显示比例 选项 7 3分页 分节和分栏在使用Word2000进行文档排版的过程中 由于文档格式和版式的要求经常需要对文档进行分页 分节和分栏操作 7 1分页7 2分节7 3分栏 7 1分页使用分页符强行分页的操作如下 1 将输入光标置于要分到下一页的段落前 2 单击 插入 菜单下的 分隔符 选项 3 在 分隔符 对话框中 选中 分隔符类型 选项下的 分页符 单选项 然后单击 确定 7 2分节如果需要将一个长文档分成多个节 那么就可以对每节进行单独的格式和版式设置 例如页眉 页脚 页边距等 分节的操作如下 1 将输入光标置于需要分节的位置 2 单击 插入 菜单下的 分隔符 选项 3 在 分隔符 对话框中 选中 分节符类型 选项下 根据需要选择输入光标后文字分节到的位置 下一页 连续 不插入分页符 偶数页 奇数页 4 的 分节符 选项 然后单击 确定 7 3分栏使用Word2000的分栏功能可能将文档分为多栏 每一栏都可以作为单独的部分编辑 给文档分栏的步骤如下 1 选中要分栏的文字 对整篇文档分栏的时候将光标置于文档内部即可 2 选择 格式 菜单下的 分栏 选项 3 在 分栏 对话框中的 预设 选项下选择使用的样式 或在 栏数 输入框中设置文档的栏数 4 在 宽度和间距 选项下 根据需要设置每个栏的宽度和间距 5 单击选中 栏宽相等 可以使各个栏的宽度相等 单击选中 分隔线 可以在栏与栏之间加上分隔线 单击 应用范围 下拉列表按钮 在下拉列表中选择分栏的范围 6 设置完毕后 单击 确定 设置分栏还可以通过 其他格式 工具栏上的按钮实现 7 4设置页眉与页脚7 4 1创建页眉和页脚页眉和页脚是打印在文档的每页顶部和底部的描述性内容 页眉和页脚的内容不是随文档输入的 而是专门设置的 1 建立页眉和页脚具体操作步骤如下 1 单击 视图 菜单中的 页眉和页脚 选项命令 出现页眉和页脚的编辑区和如图所示的 工具栏 插入点自动移到页眉编辑区 在页眉和页脚编辑状态下 显示页眉编辑区 正文则呈暗显状态 2 在页眉编辑区输入页眉的文字等信息 建立页眉 3 单击 在页眉和页脚间切换 按钮 将插入点移到页脚编辑区 输入页脚文字 如果是插入时间 日期的内容 则单击工具栏中相应的按钮 4 单击工具栏上的 关闭 按钮 即完成设置并返回到正文编辑状态 2 在奇数页和偶数页分别设置不同的页眉和页脚具体操作步骤如下 1 单击 视图 菜单中的 页眉和页脚 命令 弹出 页眉和页脚 工具栏 2 单击 页眉和页脚 工具栏中的 页面设置 按钮 弹出 页面设置 对话框 3 单击 页面设置 对话框的 版式 标签 显示 版式 选项卡 4 单击 页眉和页脚 区域中的 奇偶页不同 的复选按钮 5 单击 确定 按钮 关闭 页面设置 对话框 则屏幕上的页眉编辑区上的 页眉 二字变为 奇数页页眉 提示 6 输入奇数页页眉内容 再单击 切换页眉和页脚 按钮 使插入点移到页脚处 输入页脚内容 7 单击 页眉和页脚 工具栏中的