信息文书与档案管理文书组织工作PPT课件

熟悉文书机构与人员组成设定的依据掌握文书工作常见的组织形式熟悉文书的工作制度了解文书的组织领导内涵了解现代公务对文书工作人员提出的素质要求 第五章文书组织工作 天丽酒店有一段时间因市场竞争激烈 效益不理想 为改变这一状况 酒店的一名副总经理根据本酒店和市场情况拟定了一个竞争方案 因总经理生病不在酒店 他就让总经理的秘书小向转交 小向接过方案后随手放在了自己的办公桌上 这名副总经理走后 酒店一位部门经理刘某来小向这里串门 两人聊了几句后 小向说需要到某个部门办点事出去一下 刘某说 你去吧 我等你一会儿 小向看刘某没有走的意思 又是同一个酒店的同事 熟人 不好意思赶他走 就说 好吧 然后自己去办事了 小向出去后 刘某无事 便漫无目的地看屋内的摆设 他发现小向的桌上有一份材料 拿起来一看是本店拟采取的竞争方案 就赶紧拿到自己的办公室复印了一份 又把原件放回到小向的桌上 小向回来后没发现异样 也没想那么多 两个人就接着聊天 刘某于当天晚上把复印件卖给了本店的一个竞争对手 过了一段时间 天丽酒店按竞争方案运行 但效益不见好转 经过调查 原来别的酒店也采用了本店的竞争方案 酒店在处理此事的过程中 怀疑小向泄密 小向虽然竭力说明自己的清白 但还是被调离了总经理办公室 引导案例 文书材料的流转 保管是文书工作的重要组成部分 也是文书工作制度的重要内容 保密 既包括保证文书材料的不丢失 不受损 也包括内容上的不泄密 本案例中 表面看问题的产生是由于刘某品质不好 实际上从文书工作角度分析 是小向保密意识不强 采取的保密措施不足 小向的教训说明 秘书必须熟悉文书工作的基本知识和要求 并要努力提高自己的文书工作修养 文书工作是指机关单位通过互相衔接的一系列程序和手续 完成机关单位文书的草拟 处理和管理工作的总称 是机关工作尤其是办公部门工作的重要组成部分 文书工作不是机关的一项专门业务或职能 不可能由机关的某一个组织机构全部包揽 而是涉及机关的各个机构和机关的领导 部门负责人以及业务人员等 因此每个机关都设置一定的机构 配备一定的人员 采取一定的组织形式 建立一定的规章制度 以对其作出科学有效的安排 分析 文书机构通常附设于办公部门之内 由办公部门负责人领导 鉴于此 不设专门公务文书机构的机关 就由办公部门配备人员专管或兼管 所以 人们一般就把办公部门看作是文书部门或总称为 文秘 部门 而且整个机关的文书工作也都由它统管 但是 一个机关的文书工作并不仅仅是文书部门的事 各个业务部门和业务人员因经管某项业务 也形成并处理文件 他们也在不同程度上参与文书工作 另一方面 机关中的业务部门与文书部门又毕竟有所不同 就其作用看 前者的作用主要通过实现其本身职能而得到发挥 后者则主要是通过文书工作去连接 协调和促进机关的各项工作 第一节文书机构与人员 文书工作机构的类型是指在社会组织内部全部文书工作存在的组织形式 从文书工作的活动程序划分 文书的撰稿 核稿 签发与承办 即与文书内容直接相关的文书撰制与处理工作 通常是由社会组织的领导者和业务人员承担 而文书的缮印 登记 分送 清退 归档 即与文书的形式直接相关的传递与管理工作 通常是由文书人员承担 一 文书工作机构的类型 从文书工作的活动程序在社会组织内部的分布状况划分 文书工作机构可以分为三种类型 中心机构主要是指各级各类办公机构 它是社会组织内部文书工作的总枢纽 其主要职责有 1 领导与组织全部文书工作 2 领导与指导下属机构的文书工作 3 具体负责以本组织或办公厅 室 名义发文的撰制 核稿 签发 缮印 校对 用印 登记 发文 归档 以及收文的签收 登记 分办 拟办 批办 承办 催办 归档等工作 专门机构是指在社会组织内部专门从事文书工作的部门 其职责是完成文书的制发和管理 文书工作的专门机构通常有文印室 收发室 保密室 秘书处等 这些机构分别承担文书的撰制 传递 办理和处置等工作 分支机构是相对中心机构和专门机构而言 主要是指社会组织内部的各职能部门 它们一般都根据自身的业务工作需要 配备专 兼 职文书人员或设立文书工作机构 负责本部门的文书处理工作 文书工作是机关日常工作的一个重要组成部分 直接为机关领导的工作和业务工作服务 是行政机关行使职权 沟通信息 处理问题 办理事务的一项重要工作 各机关文书工作机构的设置必须根据任务的轻重 工作量的多少分为两类 一是针对较大的机关 由于它的文书处理工作的任务比较繁重 故应考虑设置专门的机构 如文书工作由办公厅 室 负责 设置保密室 文印室 收发室等机构 至于拟稿 核稿 签发 归档等工作 其他部门也应兼办 二是针对较小的机关 由于它文书处理工作的任务量不大 故一般只在办公室设几个专职或兼职的文书工作人员就可以了 二 文书工作机构设置的要求及文书人员 从文书工作的内容及工作流程分析 文书工作人员可以分为以下几种 一是文书写作人员 负责文书的起草 修改 审核 编号 盖印等 二是文书处理人员 负责文书的拟办 催办 承办等 三是文书运转人员 负责文书的登记 分文 送签 安排传阅等 四是文书工作的辅助人员 负责文书的打印 校对 收发 传递等 五是文书工作的保管人员 负责文书的归档 立卷 保管等 文书工作的组织形式 是指一个机关采取什么样的工作形式 对文书处理程序的各个环节作出科学而有效的组织安排 它是关系到文书工作效率和质量的组织措施和保证 根据我国机关设置及文书工作的实际情况 目前 各级各类机关所采取的文书工作组织形式有三种 集中形式分级形式复合形式 第二节文书工作的组织形式 集中形式是指把整个单位的文书处理工作集中在文书部门来进行 这种组织形式是根据文书处理的工作量来设置文书机构或专职人员 其他业务部门不再设置文书 工作组织机构或专职 兼职人员 有关文书工作由办公部门的文书人员直接与机关领导和各业务部门的承办人员联系 一般来说 小机关 基层单位和一部分文件数量不多的中等机关比较适宜于这种集中形式 这些机关业务不太复杂 职能范围较小 内部机构简单 公文往来相对较少 文书工作量不大 办事人员不多 驻地大部分集中在一起 文书工作的处理采用集中的形式 既可以节省人力 物力 又便于简化手续 提高效率 一 集中形式 分级形式是按照机关各职能部门的权限范围 在机关统一的规章制度的指导 监督之下 采取分级负责的组织形式 即分级管理形式 由机关设置统一的文书工作实体 负责涉及全局及比较重要的文件的组织管理工作 各职能部门负责其权限范围内的文件组织管理工作 即机关的全部文书工作由办公部门和业务部门共同分工承担 二 分级形式 在具体分工上可视机关具体情况而有所不同 按处理环节分工 即把文件的收发 印刷 文稿把关 催办等放在总的文书部门 而文件的承办 归档文件的整理等分给业务机构的文书部门 专职或兼职人员 承办人员来做 按文件内容和职责范围分工 即把方针政策性或涉及整个机关的全面性或重大问题的文件 以及以机关名义发出的文件 主要放在总的文书部门处理 把属于具体业务问题的文件 主要由有关业务单位的文书部门或文书人员处理 按文件的政治要求和业务特点分工 即机关的文书工作基本集中于总的文书部门 而一些有关人事 组织 保卫工作的文件或财务文件 生产技术管理文件 则明确分工由组织部门 财务部门 生产部门处理 分级形式的特点是较好地处理了文书工作整体性与灵活性的统一 机关既对涉及全局和比较重要的文件保持了很强的控制能力 同时又简政放权 给予各职能部门权限之内的文书组织工作权限 有利于提高机关工作的效率 分级的形式适用于比较大的机关或一般的中级机关 因为这类机关的业务繁重 工作人员多 分工细 内部组织机构的层次也比较多 相对来说比较分散 甚至个别的部门与机关管理部门距离比较远 这类机关工作联系面广 形成的文件数量比较多 因此 必须采取适当分级的形式组织好文书处理工作 复合形式是将集中形式和分级形式结合使用的一种组织工作形式 它把部分职能部门作为独立的文书工作实体 其他职能部门则只办理文件 其余工作由统一设置的文书机构完成 复合形式的组织形式在不同机构有所不同 有的以集中形式为主 辅之以分级形式 有的则以分级形式为主 辅之以集中形式 一般来说 文书处理程序中的文件收发 催办 打印 立卷等工作环节 可以根据机关的各种条件具体安排 适当集中或分工进行 复合形式兼具集中形式和分级形式的特点 既有一定的统一性和整体性 也有一定的灵活性 比较适用于办公地点分散的机关 有若干规模较大的业务机构 如外事 信访 投诉等 的机关或文件数量在各职能部门分布严重失衡的机关 三 复合形式 文书工作组织安排得合理 对于及时 准确地处理文件 提高工作效率 保证立卷质量 具有重要意义 如果不适当地集中分散安排 会给机关工作带来不便或者浪费人力和时间 一个单位究竟应该怎样组织与安排文书工作 应将以下各方面情况结合起来考虑 首先 单位的工作性质 任务和职权范围 其次 单位内部组织机构设置的层次 数量 第三 单位收发文件数量的多少 第四 单位内部分布情况 第五 机关工作人员的数量以及文书人员的配备等 总之 不同类型的机关 不管采用哪种形式 都要从本机关的实际需要出发 以能及时 准确地处理文书 提高机关的工作效率和方便工作为原则 并要考虑本机关的职权范围大小 内设机构的层次数目 收发文数量多少 单位内部分布及文书人员的配备情况等 科学的工作制度是机关工作有序进行和实现工作目标的保证 为使工作进行得更加有效 各机关在建立了文书工作机构和人员 确定了适当的组织形式之后 还要认真考察本单位文书形成 处理和管理的各个环节 掌握它的规律和特点 建立健全文书工作制度 如文件的拟制 处理 归档制度及岗位责任制 文书工作组织办法等 使文书工作人员和业务人员在工作中有所遵循 第三节文书工作制度 文书工作制度的内容通常是指以强制性办法推行的有关指导机关 组织 文书处理工作的行为规范 由于文书工作内容的多样性与广泛性 因此文书工作制度所要规范的内容也是多方面的 其作用主要是保证工作程序的规范化 工作职责的制度化和工作质量的最优化 建立健全统一的文书工作制度 使文书处理各项工作环节有法可依 有章可循 有利于提高机关办事质量和效率 具体而言 文书工作制度主要包括以下内容 文书编制制度 主要包括拟稿制度 核稿制度 一文一事制度 签发制度 会签制度等 例如拟稿制度 文稿内容属有关部门工作职责范围的 一般由该部门负责起草 或由相关部门联合起草 综合性文稿一般由办公室负责起草 或根据领导意见 由办公室会同有关部门联合起草 起草文件必须符合政策法规 内容真实可靠 格式合乎规范 语言简明朴实 拟发文件应使用拟文稿纸 使用合乎归档要求的笔墨 并将附件及拟稿依据附后 精品课件 20 核稿制度是指凡以机关名义拟发的综合性文稿 必须经办公室负责人审核把关 核稿人和最后把关人必须认真审核是否确需行文 以何种形式行文 公文内容是否观点正确 切实可行 是否符合政策法规 科室 部门是否协调一致 文稿是否简洁 通顺 数字 文字 符号是否准确规范 文稿格式 体例是否符合要求 附件 附注是否齐全 凡未经审核的文稿 不得直接送机关负责人签发 1990年 某市的一个公文由于市纪委检查委员会和监察局提出不同意见而停止执行 这个公文的题目是 XX市委 市政府关于加快发展个体 私营企业的决定 决定 中有那么一句话 市直各部门都要进一步解放思想 大力支持我市个体 私营企业的发展 只要钱不装入个人口袋 怎样干都行 决定 下达后 不到半年 这个市的个体 私营企业如雨后笋 发展很快 但是 出现了一些市直机关与个体户合股 合资或拆墙开设门面与个体户合作办店办企业现象 这些 合作 私营企业中 有少数打着市直机关的招牌 向国有企业要走俏商品转手买卖 从中获利 市纪检监察部门认为这种做法不符合省纪委第 次全体会议精神 向市委 市政府提出意见 主要是指 决定 中有 只要钱不装入个人口袋 怎样干都行 这句话是市委的一位领导同志在一次企业家学习座谈会上讲的 没有公开发表 不能作为 决定 小案例 公文校核是公文处理程序中的一个重要环节 负责公文处理的秘书处 科 长必须以高度的责任感 认真做好公文校核工作 本例中 决定 的那句话 是 决定 起草者引用市委一位负责人在一个座谈会上的即席讲话中的一句 其实 这个即席讲话是在特定的场合 特定的前提下讲的 前后还有多层意思 草拟者把它放到 决定 中是不对的 而负责公文校核的同志也未认真进行校核 因而出现差错 由此可见 公文的校核是十分重要的 分析 精品课件 23 一般地说 一个公文要经过三步校核才能送印发出 公文文稿送领导人审批之前要进行校核的内容是 报批程序是否符合规定 是否确需行文 内容是否符合党的路线 方针 政策和国家的法律 法规及上级机关的指示精神 是否完整 准确地体现发文机关的意图 并同现行有关公文相衔接 所提措施和办法是否切实可行 人名 地名 时间 数字 引文和文字表述 密级 印发传达范围 主题词是否准确 恰当 文字 符号 计量单位 数字的用法及文种使用 公文格式是否符合规定 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见等等 精品课件 24 2 已经领导人审批过的文稿 在印发之前应再作校核 校核的主要内容同 所述 这一步校核也很重要 领导人由于工作繁忙 对一些文稿 未能仔细推敲 就一字不改地签发了 有的文稿 虽作修改 但由于受时间和精力的限制而未能作全面考虑 这就要求秘书处 科 长再次校核 当然 经校核如需作涉及内容的实质性修改 则须经原审批领导人复审 3 在公文正式印发前复核 主要是对公文的审批手续 含会签 完备不完备 文种用得恰当不恰当 格式符不符合要求进行复核 最后确定发文字号 分送单位和印制份数 文书行文制度 是关于机关之间相互传递公文的规定 首先 须按组织系统归属与职权范围准确选择行文路线 向直属上级机关或所属下级机关行文 以逐级传递为基本行文路线 一般不得越级行文 遇有下列特殊情况之一者方可越级行文 第一 情况紧急 逐级传递会延误时机 造成严重损失 第二 对直接上级机关的检举和控告 第三 上级机关交办并指定越级直接上报的事项 第四 需要直接询问与联系的具体事务 第五 非越级行文则无法解决的其他事项 向同级或不相隶属的机关行文 可直接传递 其次 必须正确选择主送机关 主送机关是对公文负责办理或答复责任的机关 除普发性文件外 一般只选择一个 受双重领导的机关报送请示时 需根据请示内容选择主送的机关 请示性公文一般不直接主送领导者个人 其三 严格控制抄送公文的范围 抄送机关是需要了解公文内容的机关 凡符合下列情况之一者应予抄送 第一 向下级机关发布的重要法规性 指令性文件应抄送直接上级机关 第二 因特殊情况越级行文时 应向被越过的机关抄送 第三 向受双重领导的下级机关行文时 应同时向另一个上级机关抄送 受双重领导的机关在主送一个上级机关同时 应向另一上级机关抄送 第四 文件内容涉及有关机关的职权范围 需要征得配合时 应向有关机关抄送 第五 向其他应当和需要了解公文内容的机关抄送 属下列情况之一者可不予抄送 第一 向上级机关报送的请示 不向同级和下级机关抄送 第二 与公文的执行 办理 答复无关的机关不予抄送 其四 根据工作需要 可以两个或两个以上的机关 组织 名义制发公文 联合行文的机关必须级别相同或相近 上级和下级机关 机关与所属工作部门不能联合行文 其五 公文内容涉及其他机关或部门的职权或业务范围时 在行文前必须对有关问题充分协商取得一致意见 否则各机关 部门 一律不得按自己意见向下级机关行文 其六 要依据隶属关系准确选用行文的文种 不相隶属的机关不要制发领导指导性公文和报送请示 报告 其七 经批准在报刊上公开发布的公文 同机关内部印发的公文具有同等效力 须认真按照执行 发文机关如不另行文 应加以注明 其八 严格控制发文的数量和范围 精简公文 文书流转制度 主要包括登记制度 催办制度 审核制度 签发制度 用印制度 保密制度等 以签发制度为例 以机关名义拟发的文稿 由机关主要负责人签发 或由其委托分管负责人签发 机关所发批文 一般由分管负责人签发 签发人对文稿必须严格审核和修改 并签明意见 必要时 签发人应注明送发范围 缓急程度 密级程度 并写全自己的姓名和年月日 不得由他人代签 未经负责人签发 文件不得登记 付印 分发 文书整理制度 主要包括清退制度 销毁制度 立卷制度等 例如立卷制度 是关于将办理完毕但仍具有参考利用价值的文件定稿和与之有关的材料编立成案卷的规定 各机关文书处理部门首先必须将应当立卷的文件材料收集齐全 其次应遵循文件材料形成的规律和特点 保持它们之间的有机联系 其三要区别不同的保存价值 以确定保管期限 其四须正确反映本机关的主要工作情况 其五是便于保管和利用 案卷编立后 应编制卷内文件目录 备考表 填写案卷封面以及编制一式数份案卷目录 编目要求确切 清楚 文书工作管理制度 主要规定了文书工作人员的责任划分 如文印室管理制度 收发室管理制度 保密制度 设备操作与安全防护制度等 文书队伍的建设制度 如文书人员的岗前培训 各种岗位责任制 办公室工作职责 考核 奖惩等 文书工作有一个显著特点 即它不是任何机关或任何职能机构的专门业务 而是各个机关或职能机构都需运用的一种实现自身职能的工作手段 不仅涉及到本机关各内部职能机构 而且涉及到上下左右的机关 是整个国家机关系统中一个不可分割的环节 因此 文书工作需要有统一的做法 统一的要求 统一的规范 统一的指导 才有利于整个国家机关工作的运转 例如 文件要有统一的体式 文种要有统一的规定 行文要按一定的制度 文书的处理与管理要有统一的要求等 否则 各搞一套 自行其是 就会发生混乱和失灵 而不利于工作 第四节文书工作的组织领导 我国文书工作实行集中统一管理的原则 其具体内容大致可分为以下三个方面 一是全国党政系统分别实行集中统一指导 即由中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作 制定与颁发有关的条例 制度和办法 作出有关的指示和规定 负责召开有关的会议进行讨论研究等 二是各个机关的文书工作直接由本机关的秘书长或办公厅 室 主任负责统一领导 定期检查与监督本机关的文书工作 建立有关的规章制度 实行由文书处理部门统一收发 分办 传递 用印和归档 各个承办人员不得自取 私拆 私存 擅自销毁文件 三是在上下级机关之间 上级机关的办公厅 室 有责任对所属机关的文书工作进行业务指导 党政领导机关的办公厅 室 有责任分别对同级各部门的文书工作进行指导 各级档案行政管理部门和本机关档案室 有责任对本机关的文书立卷工作进行指导 监督和检查 文书工作是一项科学 严肃的工作 尤其随着现代科学技术的发展 现代文书工作对文书人员又提出了越来越高的素质 专业 技术等要求 所谓素质 是指一个人在政治思想 工作作风 道德品质和知识技能等方面 经过平时的锻炼 修养 达到一定的水平 那么 现代文书工作人员又应该具备有什么样的素质来适应和胜任自己的工作呢 第五节现代文书人员的素质要求 现代文书工作人员除具备政治 外语 一般知识 文字功底和现代技术应用等五方面的素质要求外 还有以下的素质要求 一是职业道德要求 埋头苦干 严守机密 并尊重领导 求实细致 二是知识结构要求 除了既要具备文 史 哲 经等基础知识及秘书 文书 档案 写作等专业知识外 还要具备一定的社会学 行政学 政治学 心理学 管理学 公关学等边缘知识 文书人员在文书处理过程中要涉及国家大政方针的贯彻执行 机关团体和企事业单位的重大问题决策等方面 在很多时候还充当参谋和助手的角色 因此对其知识结构的要求非常全面 一般来讲 文书工作人员在从事该岗位工作时候 需完成三个转变 即技能型向谋略型转变 被动型向主动型转变 单一型向多能型转变 建立新 博 精 深的知识体系 才能成为 杂家 和 通才 三是认知能力要求 即对事物认识和理解能力的要求 对于从事文书工作的人员来讲 要做到观察透彻 记忆牢固 反应灵敏 还要注意力集中 理解深刻 只有这样 文书处理的工作质量才能有本质的提高 才能最终提高机关工作的效率 智能要求具体来讲可分为以下五个方面 第一 社交能力 文字起草的过程也是问题调研的过程 没有一定的社交能力就不可能把握全面和真实的素材 也不可能集思广益 博采众长 形成高质量的文章 况且 文书工作人员还要做一些协调工作及公关工作 这就更需要具备较强的社交能力才能胜任 第二 写作能力 这也是文书工作人员的基本能力与职业能力要求 第三 协调能力 具体来说协调能力有四种 一要善于运用政策 法规 制度等进行 硬协调 二要善于做思想工作 说服各方互谅互让 发扬风格 顾全大局 即 软协调 三要善于 沟通协调 使矛盾各方了解情况 增进了解 消除误会 加强团结协作 四要善于 大局协调 要能够正确处理宏观和微观 整体与局部 上级与下级 领导与部门之间等的关系 四是综合能力要求 主要是指要善于总结现状 发现问题 要分清处理问题的轻重缓急 有条不紊等 五是应用能力要求 主要是指对新技术应用的能力 如打字 速记 录音 复印 办公自动化等 知识经济的到来 科技的进步飞跃 以及自动化发展带来的文书工作的变革 将给文书工作人员一个全新的定位 在由信息转化而来的知识成为最重要的生产要素 文书工作人员作为文书的直接操作者和责任者 必然成为文书信息的直接掌握者 行政效率的提高和决策的科学化 依靠的就是及时 准确的信息 而掌握着机构核心信息资源的文书工作人员 就顺其自然地承担着信息资源开发和提供利用的任务 其工作质量直接影响着整个机构各项工作的运转情况 因此 文书工作人员一定要具备高文化素质 高专业素质和现代化的管理知识素质 并树立起符合时代要求的信息观念 竞争观念 市场观念 法制观念 团队合作观念 创新观念及职业道德观念 更好地适应现代文书工作的变化和发展 一次 一艘载有不同国籍游客的游船在海面上航行 由于突然发生油箱泄漏情况 船很快就要沉没 于是 船长想要发布命令 要大家穿上救生衣逃生 但是船长很敏感地意识到 如果在甲板上宣布的话 一定会引起极大恐慌 而且可能没人愿意带头跳海 于是船长灵机一动 将不同国别的游客分别召集至不同的船舱部位 然后 船长依次去发布命令 在法国游客面前 船长说 要知道 能在无边的海上畅游一番是多么地浪漫啊 扑通扑通 法国游客纷纷跳下了海 在德国游客面前 船长说 我现在以船长的名义命令你们 立即跳海逃生 否则以军法论处 德国游客也跳下了海 小故事 精品课件 38 在中国人面前 船长说 你们家里还有父母和妻儿在等着你们照顾 快点逃生吧 中国游客跳下了海 在日本人面前 船长说 天皇病逝了 你们赶快游回去凭吊吧 日本人纷纷跳下了海 在英国人面前 船长说 你们看 那么多妇女儿童都落水啦 可爱的绅士们 快点去救救他们吧 英国人立即也跳了下去 故事虽有不合逻辑之处 但清晰地向我们表达了一种可以沿用的协调模式 即所谓 变色龙 模式 分析 批评领导的十二条原则长期以来 秘书的角色都是一个服从命令的角色 很少有秘书想到要批评领导 但是领导也是人 他也会犯错误 作为领导的参谋服务人员 向领导指出他们的错误 也是秘书工作的一个方面 但批评领导应该讲究批评的策略 1 能不批评领导 尽量不批评 领导有了错误 自己能够弥补解决的 尽量自己解决 2 让领导自己想出解决错误的办法 你只是旁敲侧击地提示 3 批评领导要注意沟通 4 批评最重要的是一定要让领导感到你的用心良苦 5 批评尽可能单独进行 6 以表扬的话语作为批评的开场白 7 批评的是行动 而不是人 小资料 8 一个过错 一次批评 9 在友好的方式中结束批评 10 以提醒代替批评 生活中 我们常会遇到这样的领导 本来是他自己将你整理好并已交给他的文件放在一边 忘了翻阅和签字 当有关部门追要时 他反而质问下属为何来提醒他或早点给他 若遇到了这样的事 你会非常生气 如果你的领导三番五次犯同样的错误 你应以提醒代替批评 且不能因为太气愤而反唇直辨或直指其非 因为你的领导碍于面子 不愿承认自己的错误 所以你不能点破 不能拿自己的前途开玩笑 你每天像很关心领导似的提醒他有份文件还没阅签 在你的故意提醒下 领导为了免得再忘记 就会主动把工作做好 11 以关心体谅代替批评 你虽以旁观者的身份看清了领导的缺点 但不妨站在旁观者的立场看看自己是否也有过这样的错误 那么你在批评领导的时候 就可以设身处地地为他考虑 对于一些小错误 你就可以做到以关心体谅代替批评 这样你的领导更容易接受 同时对你心存感激 12 私下批评 每个人都喜欢听赞美的话 如果这种话是当众听到的他就会更觉得有面子 大多数人都不喜欢被批评 尤其是当众批评他的错误 所以有关批评的话要私下说 这样既顾全了领导的面子 又有利于你本身的形象 另外还要注意批评的语气 用委婉的语气批评更能让人接受 一 思考题1 文书工