制作产品销售表PPT课件

第14章制作产品销售表 本章中将制作一份某公司的产品月销售表 通过本实例读者可以详细了解Excel2007的数据透视表和数据透视图的作用 进而掌握使用Excel2007对各种数据进行分析的技巧 本章主要内容包括整理原始销售数据 创建数据透视表 更改数据透视表布局和显示内容 创建数据透视图等 通过本章的练习 用户可以具体掌握数据透视表和数据透视图的使用方法 数据筛选的技巧等 由此使用户由浅到深 一步一步掌握使用Excel2007对海量数据进行分析筛选的方法 14 1案例分析 销售关系着企业的命脉 是企业所有活动的中心 销售情况的好或坏直接涉及到企业的生存和发展 所以销售状况一直是企业管理者最为关心的问题之一 而作为一个管理者 不可能耗费大量时间来逐条查看销售记录 这时就需要负责人员将销售情况进行处理分析后直接提交分析结果 Excel2007的数据透视表和数据透视图功能可以灵活地对此类海量数据进行统计分析 使用户可以对数据进行不同方式的筛选或统计 大大方便了各种需求的用户 本实例效果如图14 1所示 14 2知识点热身 Excel工作表的主要作用是展示数据及其规律 故其不应有过多的装饰成分 而过分忽略表格的外观 则易使数据显得杂乱无章 没有层次 同样不利于对数据的查看 对于普通数据量的表格 通过Excel2007的一般功能即可完成 但现代企业的技术或销售等数据都是海量呈现 这就提出了快速汇总数据和交互式报表的要求 Excel的数据透视表可以说是为这种要求量身定做的 14 2 1数据透视表概述 数据透视表是交互式报表 可快速和并和比较大量数据 可旋转其行和列以查看数据源的不同汇总 而且可以根据要求查看不同区域的明细数据 数据透视表是一种动态工作表 它提供了一种以不同要求查看数据清单的灵活方法 数据透视表由字段 页字段 数据字段 行字段 列字段 项 页字段项 数据项 和数据区域组成 其主要作用有 以多种灵活方式查询海量数据 展开或折叠要关注结果的数据级别 查看感兴趣数据的明细 对数值数据进行分类汇总和聚合 按分类和子分类对数据进行汇总 创建自定义的公式 将行和列进行调换 以查看原数据的不同汇总 对最有用或关注的数据子集进行筛选 排序 分组 并有条件地设置格式 以便轻松查看所需要的信息 提供简明 有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表 使数据分析结果直接发布为网页 通过网络进行数据共享 14 2 2创建数据透视表 如果需要分析相关的汇总值 尤其是要合并数量较多 种类复杂的列表并对每个数字进行多种比较时 最好使用数据透视表 以某学生成绩表为例 来创建数据透视表分析成绩 具体操作如下 14 2 3添加和删除数据透视表字段 使用数据透视表查看数据汇总时 可以根据需要随时添加和删除数据透视表的字段 这样可以重新处理数据 添加数据时只要单击数据透视表的数据区域中的任意单元格 打开如图14 8所示的 数据透视表字段列表 对话框 将相应的字段拖动至下方的 报表筛选 列标签 行标签 和 数值 对话框中的任意之一即可 14 2 4设置和修改数据透视表 创建完数据表后可能需要对其中的各方面进行设置和修改 例如数据源的更改 刷新 数据表选项设置 更改值字段的设置等 1 更改数据源2 刷新数据透视表中的数据3 修改数据透视表相关选项4 更改数据透视表位置 14 2 5数据透视图的应用 除了数据透视表 Excel2007还提供了数据透视图功能 以方便用户更加直观地观察数据及其趋势 数据透视图是以图形形式表示数据透视表中的数据 与数据透视表类似 数据透视图的布局和数据也可以更改 数据透视图通常有一个使用相应布局的与之相关联的数据透视表 两个报表中的字段相互对应 如果更改了某一报表的某个字段位置 另一报表中的相应字段位置也会改变 1 直接通过原始数据创建数据透视图2 通过现有数据透视表创建数据透视图 14 3具体操作步骤 本章主要使用数据透视表对某公司的销售记录进行分析 通过查看不同字段来获得不同的分析结果 为了使结果更加清晰条理 可以对数据透视表设置相应的样式 通过报表筛选可以对特定销售记录进行分析查看 14 3 1创建数据透视表 首先通过原始数据来创建新的数据透视表 具体制作步骤如下 14 3 2调节字段来分析数据 在 数据透视表字段列表 窗格中 各个列表框内的字段分别对应数据透视表中的各个标签单元格 其中 报表筛选 列表框中的字段对应筛选部分的标签 列标签 列表框中的字段对应数据透视表中各列的标签单元格 行标签 列表框中的字段对应左侧行前的标签单元格 1 查看每个销售员在每个地区的销售业绩2 查看各客户购买的商品种类及数量 14 3 3使用筛选功能查看销售状况 以上数据透视表皆在全部原始数据的基础上创建 但有时用户需要仅对部分数据或特定数据进行分析 则可以使用报表筛选功能来查看某些特定数据 例如 需要单独查看 张强 和 刘叶 两个业务员在各地区销售的各商品情况 则可以按照如下方法操作 1 将 业务员 字段拖动至 报表筛选 列表框 将 地区 字段拖动至 列标签 列表框 将 商品名 和 购买单位 字段多动至 行标签 列表框 将 出货量 字段拖动至 数值 列表框 如图14 27所示 2 此时列出的是全部销售记录的数据透视表 由于只需要查看 张强 和 刘叶 两个业务员在各地区的销售状况 故可以单击左侧 业务员 单元格右侧的下三角按钮 打开如图14 28所示的下拉菜单 3 单击选中 多项 复选框 以允许选择多个对象 单击取消 全部 复选框的选择后 单击选中 张强 和 刘叶 复选框 设置后效果如图14 29所示 14 3 4通过数据透视表创建数据透视图 虽然数据透视表可以方便地对大量数据进行汇总筛选 但其结果展示方式毕竟仍是汇总数据 为了更直观地展示数据对比效果或变化趋势 Excel2007提供了数据透视图功能来满足这一需求 Excel2007允许通过原始数据直接创建数据透视图或者在现有数据透视表的基础上创建数据透视图 下面在现有数据透视表中创建数据透视图 14 3 5将数据透视表发布为单个网页文件 在制作完数据透视表之后 有时需要将其发布到网上以便对需要的用户共享结果 发布为网页的具体操作方法如下 14 4案例总结 数据透视表是Excel2007中的重要功能之一 通过它用户可以快速完成对海量数据的分析 这也是现代企业数据分析的重要方法之一 但由于其较难掌握 许多初级用户对此功能可能还比较陌生 下面对这一功能的深层次注意事项进行说明 14 4 1兼容性问题 任何软件的升级都免不了有兼容性的问题 Excel也不例外 Excel2007中创建的数据透视表版本号为12 而原来的Excel2002和2003中创建的数据透视表的版本号为10 如果在Excel2007中打开版本为10的数据透视表 则有许多功能不能使用 具体有 许多筛选的值都不可用 手动筛选功能不可用 筛选标签呈灰色 格式化隐藏项目不可用 行数限制为64 000行而非1 000 000行 列数限制为255列而非16 000列 数据透视表中唯一项的最大数量限制为32 000个而非1 000 000个 字段标签的字符限制为255个字符而非32 000个 字段列表中的字段数量限制为255个字符而非16 000个 Excel2007版本的工作表中创建的数据透视表版本号为12 而在Excel2007程序中打开的97 2003版本的工作表中创建的数据透视表版本号为10 将工作薄从兼容模式保存为Excel2007文件格式时 所有数据透视表都需手动刷新才能将其转换为版本为12的数据透视表 但在Excel2007文件格式中创建的数据透视表即使保存为97 2003版本 此数据透视表也不能再进行刷新 14 4 2字段顺序问题 在制作数据透视表时 有时会遇到在 行标签 或 列标签 列表框中添加多个字段的情况 此时各字段在列表框中的排列顺序将决定各字段在数据透视表中的汇总级别 具体对比效果如图14 39 14 40所示 14 5常见问题解答 Excel2007的数据透视表设置选项众多 功能强大 且数据透视表内的数据不能像普通表格的内容一样进行直接编辑 故许多初级用户在实际应用中会遇到各种问题 下面就部分常见问题做一下解答 14 5 1如何使数据透视表自动刷新 由于Excel的数据透视表不支持即时自动刷新 但可以通过其他方法实现自动刷新的效果 通过以下步骤可以让每个数据透视表在工作薄打开时自