企业文书档案管理.doc

企业文书档案管理 企业文书档案管理【1】 【摘要】文书档案管理是高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志是不断提高校管理水平的需要因此做好文书档案管理工作具有十分重要的意义 本文就如何加强文书档案管理进行了探讨 【关键词】文书档案;管理;原则;措施 文书档案是档案工作的重要组成部分它记载社会发展的历史过程客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果 随着改革形势的发展如何提高文书档案管理水平及时、准确、系统、完整地提供档案信息以满足各方面的需求适应日趋发展的新形势这是文书档案工作的新课题 一、文书档案管理的工作原则 (一)确定收集档案的原则 1.全面收集 档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性而要从更宏观的角度来考虑从全面的观点出发从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用既要看它的现实价值又要看它是否有社会价值和史料价值 档案是历史的记录也是历史的产物它是在一定的历史条件下形成的它的产生总是和一定的历史条件相联系 所以在鉴定档案的价值时必须运用历史唯物主义的观点和方法坚持史存原则将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值根据档案产生的历史条件、时代背景并结合现实来考虑档案的价值 2.准确、符合事实 做好企业文书档案收集工作必须坚持实事求是的原则要深入有关部门反复校对校正材料出处对原始材料进行科学的归纳、整理、分析去伪存真 同时要有选择根据企业管理和工作的需要从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义有具体实用价值且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编 坚持实事求是的原则不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌确保信息资料的准确性 3.长远发展利用 在鉴定档案价值、确定收集档案时既要看到档案在现实中的作用又要预见到未来工作中的作用因为社会在不断进步事业在不断发展档案的价值也会随之发生变化 不仅要看到眼前而且要透过文件预测到它的潜在作用 (二)实现信息化管理的原则 1.快捷 企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息为企业提供安全、及时、准确、全面的信息提高工作效率 2.方便实用 当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性而不被淘汰 要简化程序使用方便符合企业文书档案的应用要求符合档案系统规范 使用成熟的商品化软件与办公自动化软件能够有效地接口不能形成信息孤岛 3.确保信息安全 文书档案信息内容有一定的保密要求因此必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾规定用户权限涉密文件须经加密处理 涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接但必须与国际互联网维持物理断开形式从而维护涉密信息的安全 二、加强文书档案管理的措施 (一)高度重视文书档案的管理工作 1.积极主动做好档案工作的宣传汇报采取灵活多样的形式向领导和员工宣传中华人民共和国档案法档案法实施办法等档案法律法规不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中完善档案管理设施提升其规范化、信息化、现代化发展水平 改变被动提供有关档案工作资料的工作方式主动参与领导决策需要提高档案服务的主观能动性与前瞻性 2.科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求相关干部要积极接受新知识、学习新业务主动学习信息技术、现代管理等相关知识坚持素质教育、终生教育的理念不断确定新的学习目标、任务和要求掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平努力成为具有出色管理才能、技术先进的复合型人才为他人提供方便、快捷、高效的服务 3.搞好文书工作与档案工作的规范衔接 档案的前身是文件文件质量与档案质量密切相关只有建立在文书部门规范处理文件基础上才能提高档案管理水平 文书人员要建立较强的档案意识做好文书材料的立卷归档 在文件处理中要时刻注意档案整理工作实现文书、档案工作一体化 4.要求及时、准确处理文件及时登记收发文件发现文件缺少要及时查找 特别是对一些账外材料的处理应注意及时收集领导报告、会议材料等保证文件材料的完整性和实效性 此外要强化“文书部门立卷”工作这也是中华人民共和国档案法已明确的一个基本制度 国家行政机关公文处理办法也有规定公文办理完毕后由文书部门或业务部门负责“及时整理(立卷)、归档” (二)加强文书档案资料的全面收集 1.健全规章制度 档案管理人员要认真学习中华人民共和国档案法档案法实施办法等相关法律法规不断增强档案管理意识进一步完善必要的档案工作制度落实责任制为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度及时收集原始档案并理顺归档程序防止档案的散失为日后提供利用打好基础 2.加强催收 在工作中常出现由于其他工作事务而忘记及时返还文件的现象此时为确保档案不遗失应该进行催收 3.加强档案收集的广度和深度 无论是专职档案管理人员还是兼职档案管理人员都要加强专业知识的积累扩大档案收集范围完善档案收藏结构特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、企业发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理 在档案收集中要突出单位及各部门特色增加收集的门类广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料 注意增加信息收集渠道提高资料鉴别能力注意发现有保存价值的资料 4.加强部门之间协作做好文书档案的收集工作 档案员必须做到“三勤”：嘴勤即经常主动了解业务部门开展的新工作;脚勤即与业务部门加强联系与交流以及时获取有关信息;脑勤即根据单位的工作实际思考档案如何围绕单位的中心工作如何做好收集利用服务工作2 总之要加强与各部门的协调与沟通保证档案收集信息渠道的通畅着重收集能够揭示一个单位发展阶段的资料为开展实际工作和科学研究服务提高参考信息切实发挥档案部门在经济社会发展中的参谋依据作用 5.年终归档 年终时要根据文档登记表检查是否有缺漏文件如有缺漏务必补齐 因此平时就应该注意收集、查阅相关的档案资料根据预立卷制度将档案资料整理齐全按照时间顺序或文件的内容归档可起到事半功倍的作用 6.按收发文的不同种类分别进行登记 以收文为例收文登记本不得与其他记录本混用需单独使用一个记录本;一般来文为红头文件的要列明收文日期、收文号、机密等级(一般可省略)、来文单位、来文文件号、文件标题、每一来文数量;如果是传真应在备注栏注明何时收到如果有专人送交应注明由何单位、何人在何时送交;按文件内容、紧急情况准确记录文件 最后分别交各主管领导阅示如需在单位内进行宣传、办理应对承办单位、收件人、办理完毕后的归档时间做出相关记录以便全程跟踪、催办、督办;做好备案登记依据工作需要每季度或半年做一次备案可根据记录内容进行打印避免因笔体不同而造成难以辨认 年终时将做好的备案表装订成册即形成一本档案明细账 三、结语 文书档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分它既是提高管理工作效率和质量的必要条件也是维护历史面貌的一项重要工作 科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平做好档案的开发和利用工作不但可以实现档案管理工作的自身价值而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献 中专学校的档案管理【2】 【摘要】档案管理一直是我国中专学校的基本管理工作之一为学校的发展起到了奠基作用如果学校的档案管理工作做不好就会直接影响到学校的正常运行也会影响到师生学习工作的顺利开展更会影响到学校管理者的决策所以相关的院校一定要重视学校的档案管理 本文通过对档案的重要性和现今档案管理中出现的问题的分析提出了相关对策为中专学校的档案管理提供思路 【关键字】中专;档案管理;发展;改革 一、档案工作的重要性 学校的档案管理属于学校的一项基本管理工作的记录了学校的一点一滴服务于学校的日常工作为学校的管理顺利展开发挥了重要作用 学校的档案管理是将学校的日常管理、教学、科研等情况用文字、表格、图片等形式记录下来供日后的查阅和参考是一种非常重要的凭证 所以科学系统的管理学校的档案资料是非常重要的 1、档案是教学管理的重要凭证 学校的中心工作就是进行教学科研活动学校的教学工作非常系统且复杂教学的所有环节都需要记录在档案中学校在教育上的一些改革和尝试也通过系列的文字、表格等方式记录在册 学校想要了解师资情况就要参