西一矿地面生产及附属工程建设竣工档案归档管理办法(试行).doc

西一矿地面生产系统及附属工程建设竣工档案归档管理办法（试行）1目的为做好西一矿地面生产系统及附属工程建设项目竣工档案的整理、编制、归档和移交工作，促进各参建单位加强项目工程竣工档案的管理，确保地面生产系统及附属工程建设竣工档案的质量，顺利完成归档移交工作，根据中华人民共和国档案法、基本建设项目档案管理暂行规定、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、华润电力控股有限公司管理制度（暂行）等法律、法规和标准，结合西一矿工程建设实际，制定本办法。2适用范围凡参与西一矿工程建设的所有单位，必须遵守本办法。3竣工文件归档要求3.1归档文件案卷划分归档文件案卷的划分要遵循单项工程的整体有机联系，即每个单项工程的分类组卷不但体现了整个工程的问题重要性、时间顺序、工程进程情况，同时还要方便查找与利用。西一矿地面生产系统及附属工程建设项目竣工档案案卷划分参照煤炭建设工程资料管理标准（新版）说明（2013年4月修订），及附件6：工程竣工档案案卷排列顺序。3.2归档文件卷内排列要求3.2.1归档文件的排列以单项工程为划分原则，同一单项工程内的归档文件排列应遵循文件形成的规律，尽可能按文件形成的程序、过程或时间顺序排列。3.2.2排列时要考虑文件在结构上的隶属关系和工作程序的衔接关系，区分主次，按文件的重要程度进行排列。3.2.3前期、施工管理、竣工验收文件等，按问题、文件重要程度排列，一般是按批复在前请示在后，译文在前原文在后，正件在前附件在后，印件在前定（草）稿在后，文字在前图表、图纸在后的规定进行排列组卷。3.2.4施工文件，应按管理性文件，施工记录，原材料出厂证明及复试文件，建筑安装文件，检测、检验文件，质量验收评定文件，分部、分项验收及竣工验收等文件、竣工图纸的排列顺序进行组卷。3.2.5监理文件，按专业、问题结合文种排列，或按专业结合工程阶段（进度）、时间顺序进行排列组卷。3.2.6设计变更文件，一般的排列方法是汇总情况等说明性文件在前，记录性文件在后，即设计变更文件汇总表（一览表）、设计变更通知单、执行情况回复单的顺序进行排列组卷。3.2.7原材料文件，应按材料质量跟踪记录（汇总表）、进场材料报验单、材料出厂质量证明（检测报告）、材料复试报告顺序进行排列组卷。3.2.8设备文件，总体应满足文字在前，图纸在后的要求。具体应按依据性文件、开箱验收、随机图样、安装调试和运行等顺序进行排列。3.2.9竣工图，应按专业、卷册号、图号顺序进行排列组卷。3.3归档文件质量要求3.3.1归档文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、安装、调试等方面的技术标准、规范和规程。3.3.2归档文件的内容必须真实、准确、完整、齐全，并与工程实际相符，不得重复组卷，同时要注意卷内文件的“闭环”，即有请示有批复，有检查通知有整改记录，有设计变更及执行回复，确保文件的完整性。3.3.3归档文件应采用耐久性强的书写材料，书写材料一律使用黑色、黑蓝色碳素笔，碳素笔质量要符合GB/T430692（国标），不得使用其他的书写材料。3.3.4归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续齐全，并且为原件。3.3.5归档文件中文字材料应采用国家标准图幅，尺寸规格为A4幅面（297210mm），如遇一些出厂或检测报告等材料，尺寸与正常A4幅面不符，若幅面小于A4的要将原文材料附于A4幅面上，若幅面大于A4的要将原文材料进行折叠。3.3.6归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张，对于破损的文字材料、图表图册要进行修补、托裱（70克以上）。3.3.7录音、录像等特殊载体的资料要保证载体的有效性，电子文件要使用不可擦除型光盘和U盘存储。3.3.8竣工图纸必须由建设（法人）单位组织监理单位、施工单位依据图纸变更文件或现场工程实际等进行严格的质量审核，即“三方会审”，并出具竣工图审核记录，同时要在竣工图上加盖竣工图章（具体要求见附件4），形成电子版移交。3.4归档文件装订要求3.4.1案卷装订采用胶装，案卷厚度以不超过200页纸张为一个单位，如卷内最后一件文件因其独立性而不能进行拆分装订，可适当增加此卷的厚度，增加数量控制在50页以内。3.4.2竣工图按技术制图复制图的折叠方法GB/10609.3标准统一折叠成A4图幅手风琴式，把印有竣工图章的一角向外拆成等要三角形，既里折外翻，图标栏显露在外，不进行装订；与竣工图共同组卷的图纸会审、设计变更、工程联系证书等文件，可直接打号与图纸散装使用无酸纸档案盒（档案局监制）装盒。3.4.3装订时必须将文件上的金属物全部剔除，装订要整洁、符合要求。3.5归档文件案卷编制要求3.5.1卷内文件的编号以有书写内容的页面进行编号，每卷单独编号，卷与卷之间不连续编号，页号从“1”开始，不采取“0”占位编号，编号自卷内目录后的首页。3.5.2页号的编写位置，单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，经折叠后的图纸一律在右下角；裱糊在A4纸张上的文件以A4纸张的幅面大小进行编号，案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。3.5.3卷内目录排在卷内文件的首页之前，具体填写要求见附件1。3.5.4卷内备考表排在卷内文件末页之后，具体填写要求见附件2。3.5.5案卷封面采用淡蓝色彩印纸（纸张质量在150g以上）裱糊，具体填写要求见附件3。3.6归档文件移交要求3.6.1西一矿地面生产系统及附属工程建设项目竣工档案可在单位工程完工并通过验收后，进行移交验收。3.6.2西一矿地面生产系统及附属工程建设项目竣工档案向档案室移交实行双套制，即纸质版本和电子版，纸质数量以合同规定数量为准。3.6.3同时移交电子档案一套（电子档案转换为PDF格式），电子档案的载体采用不可擦除式光盘保存，内容与纸质载体档案保持一致，竣工图扫描转换为PDF格式。3.6.4档案部门在接收竣工档案时要严格按有关规定进行审核，不符合要求的档案下发整改通知单，则另其按要求进行整改，否则不予接收。3.6.5档案验收合格后，由档案部门出具档案移交验收单一式五份，验收单须经施工、监理、建设单位工程管理部门、质监站及档案管理部门签字确认方可生效。4附则4.1本办法经公司总经理授权后，由人力资源与行政部负责解释。4.2本办法自发布之日起执行。5附件附件1：卷内目录填写要求及示意图附件2：备考表填写要求及示意图附件3：案卷封面填写要求及示意图附件4：竣工图章填写要求及示意图附件5：竣工资料移交流程图附件6：工程竣工档案案卷排列顺序附件7：档案整改通知单附件1：卷内目录填写要求及示意图一、序号一栏用阿拉伯数字从1依次开始标注卷内文字材料或图表、图纸的顺序号。二、文件编号一栏填写文字材料、图表或图纸本身所有的编号或字号，没有可不填写。三、责任者一栏填写所对应文字材料、图表或图纸所形成的单位名称。四、文件材料题名一栏填写文字材料、图表或图纸的标题，拟写时要简要、清楚、正确的反应出该文件的主要内容。同一标题若针对不同内容，必须标注清楚，以备日后利用时方便检索。五、日期一栏填写文字材料、图表或图纸的形成日期，若同一份文件上出现两个以上日期，应以最后日期为准，格式为20120602，年月日之间不加隔任何符号。六、页数应填写每份文件的总页数。七、备注一栏用于填写需要备注说明的事项。八、表内填写文字均使用宋体五号字，不加粗，在格内居中分布，格式为固定版式，不得随意更改行、列数及表头等。卷 内 目 录序号文件编号责任者文件材料题名日期页数备注1湖南长沙化验设备有限公司煤矿化验设备购销及安装合同2008121412湖南长沙化验设备有限公司企业资质证明20060502610湖南长沙化验设备有限公司电子天平出厂质量证明200812019/9附件2：备考表填写要求及示意图备考表应填写案卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。备考表的内容包括卷（盒）内文件情况说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。一、盒（卷）内文件情况说明填写内容为每卷内的文件材料件数、页数或张数，载体的类型，以及其它需说明的情况。二、立卷人及立卷日期：由案卷的整理人签字（手签字）并填写立卷日期。三、检查人及检查日期：由案卷的质量审核检查人员签字（手签字）并填写检查日期，施工档案的检查人应为该项目的负责人。四、互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。五、备考表内除立卷人及检查人必须为手写签字外，其余可采用打印，打印字体为宋体三号字，不加粗。 六、备考表格式为固定版式，不得随意更改。备 考 表互见号盒（卷）内文件情况说明 卷内文件共计25件，146页。立卷人：年 月 日检查人：年 月 日附件3：案卷封面填写要求及示意图案卷封面需打印内容包括：档案号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级，采用淡蓝色彩印纸（纸张质量在70g以上）裱糊在案卷外面。一、档案号由档案类别代码、分类代码、单位工程项目号和案卷号组成，由西一矿档案室统一编号。二、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，应包括总项目名称、单位工程名称、卷内文件载体类别及大概内容。例如：华润电力内蒙古煤电一体化项目五间房西一矿井职工倒班休息楼F工程施工合同、施工组织设计、工程概况等文件，其中标注下划线部分为固定部分，其余根据所施工工程名称及所装订案卷内容决定。三、立卷单位填写案卷的整理单位，即此项工程施工单位全称。四、起止日期为卷内包含文件的最早日期与最晚日期。五、保管期限分永久、长期、短期三种，同一案卷内若出现不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。六、密级按绝密、机密、秘密三种划分，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级作为本卷的密级划分。七、案卷封面格式为固定版式，不得随意更改。档 号档案馆号华润电力内蒙古煤电一体化项目五间房西一矿井职工倒班休息楼F工程施工合同、施工组织设计、工程概况等立卷单位 资料整理单位全称起止日期 2013年10月1日2014年10月2日保管期限 永久密 级 17附件4：竣工图的编制及归档要求一、竣工图是设计单位受项目建设（法人）单位委托，根据合同规定，以施工图为基础，依据经项目建设（法人）、施工、监理、调试等单位审核签认的设计变更文件以及现场施工验收记录和调试记录编制而成的，其编制与出图的深度应以能满足项目竣工验收及投产运行、设备维护和改（扩）建需求为原则，确保竣工图的完整性与准确性。二、竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，做到图实相符、技术数据可靠、签字手续完备、书写材料耐久、无覆盖现象，符合档案归档管理要求。三、若无任何更改的施工图可直接作为竣工图使用，但必须加盖竣工图章；如出改动，仅限于文字说明可直接在图纸上进行杠改或划改，其余则需重新出图。四、竣工图章由编制单位逐张加盖，包括图纸目录，竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏附近的空白处。五、竣工图章上的每一栏目要填写清楚，签字手续完备，不得代签。六、竣工图章的尺寸应以国家标准尺寸为准，如下图所示：竣工图章样式 80竣 工 图1550施工单位7编制人审核人7技术负责人编制日期7监理单位7总 监现场监理7 20 20 20 20附件5：附件6：工程竣工档案案卷排列顺序第一卷：施工管理卷包括：施工合同、勘察报告、授权委托书、企业及人员资质、施工组织设计报审材料、施工组织设计、各类工程施工方案、各类工程技术交底、工程开工报审表、工程开、复工报告、工程停工报告以及中间施工时间变更的申报材料、工程总体概况表等。第二卷：施工过程卷包括：施工现场管理检查记录、施工日志、施工检查记录、施工总结、报告、施工过程会议资料等过程管控资料。第三卷：施工使用原材料卷包括：材料总汇总单、见证取样，送检备案等质量证明、原材料报审文件、原材料出厂质量证明、复检、复试报告，批量检验、抽检、互检报告、检测检验文件。第四卷：施工质量评定文件包括：质量监督检验部门出具的各类质量评定、检测文件。第五卷：工程验收文件包括：隐蔽工程验收、分部、分项工程质量验收记录、整体竣工验收、工程交接证书等文件。第六卷：竣工图纸包括：图纸的会审、设计变更、工程联系证书及图纸、图册等文件。注：施工过程中如遇到土建