档案及办公用品管理制度.doc

TO致: FROM由: C.C.抄报： DATE日期: SUBJECT主题: 关于档案及办公用品管理制度NO.编号: 为规范酒店行政办公文件编发、档案及办公用品管理，满足工作需要，提高文件处理和档案使用的效率，合理节约开支，特制定下列管理制度。文 件 处 理一、文件行文的格式1、酒店内部行文发文，按酒店统一的文印格式编发： 由董事长、总经理发至各部门的有关酒店营运、决策等重大事项决定（通知）、人事决议、有关制度、批复等，由行政办公室以FL20 00 号顺序，按公文格式编发； 酒店领导召开会议形成的会议纪要，由行政办公室按年度顺序号编发； 呈批件：行政或有关部门在工作中遇有问题等需提请董事长、总经理批复的文件，在文印格式封面右侧酒店标识下加印呈批件字样，以呈批件形式上报；各部门因部门工作需要形成的文件，或各部门之间有关工作的联系函件，均按酒店统一设置的发文格式编发。各部门文件编号为：部门英文缩写200 00 号。所有文件用纸以A4为准，字体为宋体，字号一般为四号。二、文件处理（一）酒店内部文件：1、凡以酒店名义行文，涉及酒店经营策略或政策制度的文件，以及对外交往、信函往来等酒店文件，由行政办公室或相关部门，按公文制作程序办理，经总经理审定，并由行政办公室按顺序编印、发布、存档。2、部门或部门间文件：由部门领班以上人员起草，按规定格式打印，交部门经理审核批准后分发。若有涉及酒店经营策略或政策制度的文件应先经行政办公室审定，提交总经理批准后，由行政办公室编印、发放、存档。二、外部文件：1、凡公司及总经理的收文，由行政办公室签收登记；属公司领导亲收的文件及信件，交收件人亲自处理。2、各类文件收到后立即安排逐件分类登记存档，个人不得私自保存应当存档的文件。 3、公文登记后，由行政办公室根据上级主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，原则上由行政办公室留存原件，以复印件形式分发，分发时必须请收文人签字确认，签收单附在文件后存档。4、各部门或专人对承办的文件，必须认真负责，按规定期限迅速办理，件件有落实，事事有下文，转办要及时、催办有结果、及时反馈、防止积压。5、各级管理人员调动/离职时，应将文件/档案清理移交。凡外出参加相关会议带回的文件，应及时送档案室登记保管。档 案 管 理 一、档案的归档办法（一）归档要求1、酒店所有对外签订的合同，酒店所形成的各类文件都应归档，统一管理。2、归档的文件材料必须是原件（已定稿），且应齐全完整。3、归档的文件材料必须准确地反映酒店各项工作活动的真实内容和历史过程。4、归档的文件材料必须有经过系统整理的编号，必须层次分明，符合其形成规律。5、归档的文件材料应做到纸质材料优良，字迹工整，签署完备，禁止用铅笔、纯蓝墨水、彩笔、圆珠笔、复写纸书写，以利于档案的长期保存。6、档案的移交应按移交清册当面清点，确实无误后交接双方应在移交清册上签名或盖章。7、归档的录音、音像、照片等声像档案或实物档案，应标注制作时间、年代、文字说明、承办单位、制片人等，并按照档案管理要求单独存放。（二）归档时间1、各部门内部管理工作中形成的文件材料，平时由各部门档案人员自行分类造册并编号保管，于次年的元月份内将应归档的文件材料汇总后编制移交清单向档案室（行政办公室）移交。2、工程设备档案由工程部负责，一般在设备安装完工验收后归档。3、工程档案在工程完成后二个月内，将要归档的图纸和资料按工程档案的相关要求由工程部以电子文档一份，完整的竣工图两份汇总后向档案室（行政办公室）移交。4、每年形成的会计财务的相关档案由财务部门按财务档案的相关要求由财务部门独立保管。（三）归档份数1、一般文件材料归档一式一份。2、重要的需要永久保存的或利用频繁的文件材料归档一式两份，以方便借阅。（四）归档手续1、归档时要填写档案移交清单，一式两份。2、交接双方应当面清点、审核无误，须解释的问题应当面讲清并记录备忘。3、交接双方应在移交清单上签字，各执一份备查，以明责任。二、档案保密等级1、酒店档案保密等级分为：绝密、机密、一般保密三级。董事会决议、人事薪资制度、每月薪资报表及各类财务报表属绝密级，需经总经理批准方可借阅；各类证照、中高层管理人员的人事档案、各类合同等属机密级，需经分管领导批准方可借阅；管理制度各类施工图纸、一般的员工档案、各类历史照片及音像资料属一般保密级，需经部门总监批准方可借阅。2、档案管理员须严守公司机密，不得将档案材料带出档案室，不准把档案带回家中或在公共场所查阅。所有机密档案都不得向无关人员泄密，严防档案丢失或泄密。3、认真执行档案的借阅制度，履行审批手续，不得任意扩大借阅范围。三、档案的销毁1、档案按不同的保管期限分为永久、长期、短期三类。对已超过保管期的档案，应及时组织鉴定，经鉴定，仍有保管价值需延长保管的档案，应重新划定保管期限。对于超过保管期限且经鉴定无保存价值的档案，应填写档案销毁申请单交部门经理、分管领导或总经理审批认可后方可销毁。销毁时应编制销毁消册并有两个以上监销人员。监销者应在档案销毁请单上签字，注明销毁方式和日期。若销毁的档案数量多，应送当地造纸厂当场化为纸浆，严防泄密。2、档案工作人员在销毁前，应对销毁清单认真进行清查，核对后在销毁清单上注明销毁日期并签名盖章。3、财务档案的保管期限及销毁制度参照国家有关规定处理。办 公 用 品 管 理一、 物资分类酒店办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品和实物资产。低值易耗品包括：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。管制品包括：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。贵重物品包括：物资价格达300元以上，如：电脑、摄像机、照相机、打印机等。实物资产包括：空调、办公桌椅等。二、 物资采购（一）酒店所有办公用品的采购，原则上由行政部按计划统一购买，属特殊专用物资，由相关部门经理提出申购，视金额的多少报请相关领导批准后，由行政部安排添置。（二）采购程序1、采购前先与总库联系确认存货情况，有存货则填写物品领用单按领用程序办理；若无存货按申购程序。2、采购物品应填写物品申购单，经部门经理审核，报总经理批准。三、物资领用：酒店根据物资分类，实行不同的领用方式。1、先填写物品申购单一式两联，由部门总监签字认可后经总办批准，到仓库办理领用手续，仓库发货人在相应位置确认后留存一联，退一联交领用部门留存；2、低值易耗品：部门领用后由领班负责合理分配使用并控制成本；管制品：部门领用后由领班负责管控，交领用人签字领用，部门制作台帐留存，领用人离/调职时须办理移交；贵重物品和实物资产：由财务部与使用部门设立贵重物品和实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状，并由财务部牵头定期盘点，物品转移时必须办理财务相关的调拨手续。四、酒店物资借用1、凡借用酒店办公器材，需填写物资借用单，并由借用部门总监签字认可；2、借用物资超时未还的，该物资的管理部门有责任督促归还；3、借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况由借用部门照价或折价赔偿。五、其他1、新进人员到职时其办公用品的领用由用人部门报批领用；人员离职时，必须向原部门办理办公物品归还手续，移交未得到认可的，人力资源部不得为其办理离职手续。2、 每月10日前，仓库负责制定各部门办公用品费用清单报表交行政办公室备查，行政办公室有权控制各部门的办公物品领用费用。复印、传真、长途电话及网络的管理1、凡属酒店行政办公所需的复印、传真、长途电话均应进行登记，由行政办公室负责办理；各部门或营业网点开通市话、长途电话应经行政部批准，费用计入各部门营运成本。2、行政办公室的电脑、复印机、传真机等办公设备由行政办公室负责管理，任何人未经批准不准擅自动用。3、复印、传真等资料、文件，需填写申请单，经部门经理签字，根据工作轻、中、缓、急，具体安排