百盛汽修汽配管理系统使用说明书.doc

百盛汽修汽配管理软件V7.0使用说明 百盛汽修汽配管理系统使用说明书四川百盛德科技有限公司第 46 页 共 46 页中国运输挂靠行业软件第一品牌 四川百盛德科技有限公司 版权所有内容提要本手册是“百盛汽修汽配管理软件V7.0”的配套资料，以浅显易懂的文字和图片阐述了系统的使用操作。本手册主要包括系统的介绍、安装、基础数据、汽修管理、汽修统计、汽配管理、汽配统计、库存管理、应收应付、报表分析及系统管理等，内容详尽，配有大量图示，适用于系统的实施者、管理者、系统管理员、业务员、操作员等。2008-2015年 版权属于四川百盛德科技有限公司。版权所有，翻印必究。未经四川百盛德科技有限公司书面同意，不得对本手册进行增删、改编、节录、翻印、改作。本手册的演示截图中包含了一些日常业务操作用到的数据或者报表的示例。为了尽可能完整说明问题，这些数据示例可能包含了一些人名、公司名、单位名称以及车辆品牌等名称。所有这些名称都是虚构的，如果与实际商业企业、人名以及单位所使用的名称和地址相似，纯属巧合。本手册中若有不详尽地方或与实际的管理软件不符之处，请以实际的管理系统为准。我们也会及时更新相关的手册。最终解释权归四川百盛德科技有限公司所有。目录第一章 系统简介61.1 系统特点61.1.1 系统简介61.1.2 系统特点61.2 配置要求71.2.1 硬件要求71.2.2 软件环境要求81.3 客户端安装81.3.1 安装前的准备81.3.2安装过程81.4 进入软件101.4.1 软件对使用环境的设置要求101.5 启用百盛汽修汽配管理系统软件101.5.1注册软件10第二章 软件基本操作及基础数据122.1 基础数据122.2按钮提示132.3编辑框142.4万能查询142.5打印、导出152.6表格设定162.7其他设置17 第三章 汽修管理173.1前台接车173.2维修派工183.3维修领料183.4完工审核193.5财务结算203.6出厂收款223.7保险跟踪223.8售后服务233.9保险理赔结算23第四章 汽修统计2441施工档案报表244.2维修工艺统计244.3接车人统计254.4维修领料统计254.5工人工资统计254.6维修收入利润账274.7年审车辆统计27第五章汽配管理285.1采购订单285.2采购入库295.3采购退货295.4采购付款单305.5零售报价单305.6零售单315.7零售退货单315.8收款单325.9配件明细32第六章 汽配统计336.1散件入库336.2散件入库明细336.3零售单据汇总336.4零售明细账346.5货品进销明细账34第七章 库存管理357.1库存查询357.2库存调拨357.3库存盘点367.5库存调拨表377.6盘点损益表37第八章 应收应付38第九章 报表分析409.1车牌统计409.2新增客户统计409.3维护月报表409.4车主档案表419.5结算状态报表419.6工人工资明细表419.7丢失客户统计42第十章 系统管理4210.1公司信息管理4310.2操作员设置4310.3操作员使用权限4410.4备份数据库4410.5还原数据库4510.6修改密码4510.7短信帐号设置4510.8系统提醒设置4610.9帮助主题4610.10订购说明4610.11百盛网站4610.12关于软件47第一章 系统简介1.1 系统特点1.1.1 系统简介百盛汽修汽配管理系统是百盛软件公司针对汽修汽配行业的业务特点，专为汽修汽配的公司设计制作的。我们依据现代科学管理理念，集国内外先进管理思想，并结合自身多年积累的开发经验和大量的市场调研，在高度集成、操作简单、方便管理、使用灵活等原则的指导下精心研发的一款软件。该软件主要包括基础数据、汽修管理、汽修统计、汽配管理、汽配统计、库存管理、应收应付、报表分析及系统管理等模块。软件价格低廉，功能强大，维护简单，无论中、小型企业，花费很少投资，可以迅速得到企业全面信息化管理应用。百盛汽修汽配管理系统7.0紧密结合当今汽修汽配模式，为汽修汽配企业提供了全面的信息管理功能。是汽车维修店和汽车配件店等用户优秀的计算机管理方案。满足各级部门对工作的需求，如总经理、销售经理、销售人员、会计、出纳、计划员、库管员、修理人员、接车人员、领料员等，是汽修汽配企业最佳管理利器。集汽修汽配企业的进、销、存、财管理于一体。所有单据和报表均支持底盘号、发动机号、合格证号等显示、查询和打印。先进的万能查询功能。支持用户自定义报表。所有单据和表格可以导出至Excel、Word、HTML、TXT格式文件。严谨的权限设置，不仅可以定义菜单权限，还可以定义具体操作权限。实用的多帐套管理。操作简单、极易上手，无须专业培训，会用键盘鼠标即会使用。 百盛汽修汽配管理系统采用了大量的最新技术，进一步完善了业务管理功能，整个产品在管理功能、易用性、数据容量、数据安全性等方面都有了很大的提高。1.1.2 系统特点完善的业务流程 所有单据和报表均支持底盘号、发动机号、合格证号等显示、查询和打印；基于流程而非单据的管理，实现了汽修汽配企业业务流程化管理的需求；先进的万能查询功能；支持用户自定义报表；所有单据和表格可以导出至Excel、Word、HTML、TXT格式文件；严谨的系统权限设置，不仅可以定义用户的菜单权限，还可以定义用户的具体操作权限；实用的多帐套管理；支持总公司、专营店/网点任意两者间的数据通讯，支持支持Local本地连接、RAS远程拨号网、LAN局域网、VPN虚拟专网、Internet互联网等多种网络结构。数据维护方便百盛汽修汽配管理系统数据库测试采用800万条数据，系统反应速度与只有少量数据比较没有明显降低。强大的系统定制能力百盛汽修汽配管理系统具有很强的定制功能，方便用户使用，您可以根据具体需要，自由设计单据和报表，按照自己的爱好改变报表模板、单据样式、显示界面和数据的显示风格，从某种意义上说这就是我们为您专门定做的软件。智能报表功能百盛汽修汽配管理软件提供丰富的图形报表功能，直观、简明地体现业务状况，协助您准确地预测市场，及时做出经营决策。与Excel完美结合百盛汽修汽配管理系统的所有报表都可以完全导出到Excel，方便您做各种您所要的报表,就不必再为报表输出格式而烦恼，您可以很方便地将报表导出到Excel，做出系统将不能提供的报表给您。强大的自定义数据打印功能为方便您的使用，百盛汽修汽配管理系统中打印报表可以转存为多种其他文件格式，并且可以将当前报表输出到图形方式。具有打印筛选和查找、过滤功能，可以按您设定的条件来打印内容。软件可以自由设置是否打印单据或报表组成元素的内容，指定打印功能设置、页面设置、打印的表头及页脚、打印样式等，此外还可设置显示标尺及报表放大、缩小功能。1.2 配置要求百盛汽修汽配管理系统运行于Microsoft Windows操作系统。1.2.1 硬件要求 服务器推荐配置： CPU：PII或C1G以上PC兼容机；内存：256MB；硬盘可用空间：900MB；显示器：VGA（或更高分辨率）监视器；显卡：支持800600 增强色（或更高分辨率）。工作站推荐配置： CPU：PII或C700以上PC兼容机；内存：128MB；硬盘可用空间：200MB；显示器：VGA（或更高分辨率）监视器；显卡：支持800600增强色（或更高分辨率）。打印机：建议采用Epson LQ系列打印机。 1.2.2 软件环境要求 软件适用于Windows 98/Me/2000/XP/7/8等操作系统。 1.3 客户端安装1.3.1 安装前的准备 在安装“百盛汽修汽配管理系统”之前，请确认你的计算机上安装的Windows操作系统是否工作正常，无计算机病毒，无死机现象，各种硬件设备是否正常工作，如果您使用的是网络版，则要检查与数据库服务器的网络连接是否正常。将本软件安装光盘放入驱动器中，系统会自动启动安装程序。如不能自动启动安装程序，请打开资源管理器，在光盘的根目录下找到“Setup.exe”文件，并双击它。系统将启动自动安装程序。请根据提示安装你所购买或要试用的产品。安装前请仔细阅读以下安装说明:1.3.2安装过程在安装时，系统会有提示，您只需要根据提示一步步进行，安装程序会自动完成所有安装过程，安装完成后就可以进入本软件。 在软件安装过程中，会自动弹出如下欢迎界面，单击【下一步】按钮。单击【下一步】按钮，程序将进入下一个界面，继续安装，如果您不接受该许可协议，单击【】按钮，将退出安装。如果您接受该许可协议，则单击【下一步】按钮，程序将进入下一个界面，继续安装。如果您要改变安装目录，可以单击【浏览】按钮，弹出选择目录对话框，进行修改，然后单击【下一步】按钮，继续安装：如果您要改变程序所安装的文件夹，请输入您想要的文件夹名称，然后单击【下一步】按钮，继续安装。 改变安装文件目录： 显示开始复制窗口，请确认您填写的信息，单击【下一步】按钮，开始安装软件。 安装完成：单击【完成】，百盛汽修汽配管理系统就成功的安装到您的计算机中。完成百盛汽修汽配管理系统的安装。1.4 进入软件1.4.1 软件对使用环境的设置要求 启动软件之前，请检查以下设置是否达到运行软件的要求：打印机设置 设置打印机的操作如下：启动Windows，打开“控制面板”，双击“打印机”，双击“添加打印机”进入安装打印机向导。根据向导的提示完成打印机的安装设置工作。建议设置时选用Epson LQ 1600K系列打印机。 1.5 启用百盛汽修汽配管理系统软件 百盛汽修汽配管理系统软件的启动直接用鼠标双击桌面屏幕上的“百盛汽车销售管理系统”管理软件图标，或从Windows任务栏中选择：开始程序百盛软件百盛汽车销售管理系统，启动软件。1.5.1注册软件如果您安装的是演示版会弹出软件注册窗口（图1-5-1）：如果在注册前要试用软件，则按【软件试用】进入如图的软件登录界面，如果软件已经注册则直接进入该窗口： 启动1、 通过Windows的菜单启动：单击左下角的开始按钮 程序 百盛汽修汽配管理系统 百盛汽修汽配管理系统；2、 通过桌面上创建了快捷方式启动：双击桌面上的百盛汽修汽配管理系统快捷方式的图标；3、 网络版必须先启动服务器，其他工作工作站才能进入；输入正确的用户编号的密码就可以顺利进入“百盛汽修汽配”管理系统。注意：试用版密码为001，系统管理员帐号为:001，正式版本帐号为001，密码为001。密码和帐号在进入系统后可自行更改，并可给予软件操作相关权限。 退出系统软件在运行状态下如果需要退出，可采用以下方法：选择菜单系统管理退出系统 是(Y)。用鼠标单击画面右上角的 是(Y) 。按快捷键Esc（键盘上左上角的那个键），再确认退出。软件主界面：第二章 软件基本操作及基础数据主要介绍一些常用功能，包括查询、万能查询、排序、打印等常用功能，这些功能是本系统经常使用的功能，也是本系统的特色功能，将帮助您方便、迅捷的实现您想达到的目标。2.1 基础数据基础数据主要包括如下窗口中的项目：在此以仓库信息设置为例，进行说明。基础数据的每个窗口中的主要操作功能都有增加、修改、删除、保存、排序、查询、打印和关闭窗口。在首次运行使用软件时，请先在基础数据中设置相应的数据，以便在软件的其他部分运行时顺利调用数据。 2.2按钮提示在窗口上方是每个窗口中的功能按钮区域，图标的功能以及被注明，可以根据需求直接调用。在车辆品牌设置窗口中的按钮主要是针对各种分类进行设置的。因为每个品牌的车辆都有多种不同的系列，对此，可以在该窗口中设置大类、在大类下面继续设置子类和小分类。添加新的品牌后可以整理排序。2.3编辑框普通编辑框：当鼠标点击空白框后，编辑框会变成浅灰色，即可直接录入字符； 下拉编辑框：不能录入字符，只能选择下拉选择框中的内容。单击按钮/单击空白处弹出下拉选择框；2.4万能查询万能查询是系统为用户提供灵活的组合条件查询功能，由用户构造系统能够理解的条件，然后系统根据条件把符合条件的记录查询出来；熟练地掌握万能查询的使用，将会给您的工作带来意想不到的方便。用鼠标点击键。进入以下操作界面：“保存查询条件”是为了方便对已经录入的查询条件的调用，查询条件只有保存为方案后才可调用，一般情况下您直接在“查询内容”列单击按钮或按回车键，可弹出。可以选择字段名、比较关系、比较内容进行条件组合，然后单击确定(Yes)按钮继续添加查询条件，单击取消(Esc)按钮返回“万能查询”主窗口。在“万能查询”主窗口中单击鼠标右键可以对查询条件增加、修改、删除。查询条件录入完成后，可以将这些查询条件保存为不同的方案，方便日后使用。单击确定(Yes)按钮执行查询，单击取消(Esc)按钮不执行直接返回。概念说明1. 比较关系种类：等于、不等于、大于、大于等于、小于、小于等于、包含、不包含、开始为、结尾为；2. 由字段名、比较关系、比较内容构成的一个表达式就是一个比较式。如：车辆名称、包含、别克；颜色、等于、黑皆是比较式；3. 逻辑连接符共分两种：并且、或者。由比较式和逻辑连接符构成的表达式即是逻辑表达式，其中单个比较式也是逻辑表达式；4. 比较式和逻辑表达式统称为条件表达式，也称查询条件。如：车辆名称、包含、别克、并且、颜色、等于、黑；5. 运算的优先级：所有的比较关系是平等的。比较运算的优先级高于逻辑运算。逻辑运算符的优先级为：“并且”优先于“或者”；使用说明1.每次进入万能查询对话框，都会自动新增一条条件，可以直接在“字段名”列单击按钮或按回车键，可弹出查询条件窗；2. 在“万能查询”主窗口中单击鼠标右键可以对查询条件增加、修改、删除；3. 输入比较内容可以是具体的字符串或数字、日期等，无论输入的是数值还是字符，都不必带引号。2.5打印、导出系统中所有的打印处理都调用公用的打印窗口，用户可以通过此功能，轻松地打印出单据和报表。注：只有当表格中有数据时打印、导出功能才会执行。鼠标单击按钮执行打印默认的单据，如要打印其它报表请按右边的按钮。打印操作详解：缩放比例：可以通过输入缩放比例，或选择系统提供的常用缩放比例对预览进行缩放；设置：打印设置对话框与普通Windows应用程序的打印设置基本相同，一般不用更改；导出：用鼠标单击按钮执行数据导出为其它格式文件。单击出现如下窗口：系统能表格中的数可以按Excel文件、Word文件、网页文件、文本文件四种格式进行数据导出；2.6表格设定更改列宽用鼠标指向表头的列边，出现符号，按住表头（按住鼠标左键）的列边，移动鼠标即可调整列宽。调整后的列宽如要保存，请执行“自定义表格”功能进行保存。您也可执行“表格各列自动调整为最佳宽度”来自动调整列宽，调整后的列宽不保存，如要保存，请执行“自定义表格”功能进行保存。更改列顺序用鼠标按住表头（按住鼠标左键），移动鼠标可将您选定的列拖动到任意列位置。调整后的列顺序如要保存，请执行“自定义表格”功能进行保存。自定义表格系统默认的表格是将所有能显示的列都显示了，对于不同的使用者来说，会感到数据列太多，为了方便您的使用，您可以按自已的要求定制系统中所有的表格。用鼠标单击键。进入以下操作界面：2.7其他设置：确认对所属窗口中的数据的修改，如处于“添加”状态，不关闭当前窗口。其它状态则关闭当前窗口。：取消对所属窗口中的数据的修改，关闭当前窗口。第三章 汽修管理汽修管理是整个汽修的一个重要环节，如何如何科学、合理的管理整个修理过程及记录，百盛汽修汽配管理系统告诉你！汽修管理主要功能如下： 3.1前台接车前台接车主要是对前来修车的客户及维修基本资料进行登记，把修理的明细录入，以便后期进行查询。 u 登记车牌、车型、进厂里程、车主信息、发动机号码：方便后期查询车主资料u 修理编号、类别、金额、进厂日期和结算日期、送修人电话：方便管理人员管理，联系送修人在相应的时间来取车。u 修理项目（明细）、估计配件、其他费用、备注、保险索赔：方便维修人员进行维修领料，以及修理时的注意事项，还有后期保险索赔的办理。3.2维修派工对所有送来维修的车辆派工人去进行修理，同时方便后期查询修理项目和了解车辆维修的基本情况。 3.3维修领料处理送修车辆的配件问题，可以查询送修车辆领料和退料以及领料人资料，以便后期结算。常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）领料车辆信息：表示所领配件使用在某一辆送修车辆上；领料员及所领材料信息：记录是哪一位员工领的，领的什么配件，所在仓库及数量确认资料输入正确后，单击保存(Yes)按钮存盘；单击取消(Esc)按钮放弃存盘并关闭当前窗口。 3.4完工审核在送修车辆完工之后，进行完工审核。如图： u 完工审核：点击【查找单据】菜单，根据送修车辆的基本信息找到需要审核的车辆，点击【完工审核】菜单，保存。3.5财务结算对已经完成审核的车辆进行财务结算。 选择结算车辆：双击“财务结算”，会弹出查询窗口，选择你所要结算的车辆并且双击；点击“入账”，会弹出结算单进行收款，填上收款金额，入账方式，点击“确定”入账成功，最后保存。3.6出厂收款主要针对已完成修理、审核、结算后的账单查询。u 出厂收款查询：选择时间，点击【查询】菜单，会弹出所选时间的收款总账单，如需打印，点击“打印单据”，无需打印点击“关闭”。3.7保险跟踪对已购保险的客户进行保险跟踪的管理，跟踪保险办理的时间以及进度，并且短信通知客户。3.8售后服务对维修车辆进行后期跟踪服务（电话回访），做好回访记录。3.9保险理赔结算对投保车辆进行保险理赔结算，填写好开单日期，维修单号，保险公司编号，保险公司名称等。u 保险理赔结算单的填写：首先填写资料，点击【入账】，然后【保存】第四章 汽修统计汽修统计主要是针对汽车修理厂内部的一些资料统计，方便对施工档案、维修工艺、接车人、维修领料、工人工资、维修收入、年审车辆的管理。该模块的主要功能如下：4.1施工档案报表施工档案报表是查询施工车辆的一个管理报表的工具，可以查询施工车辆的单据状态、金额、电话等信息。4.2维修工艺统计对维修车辆的维修工艺进行统计，输入查询时间进行查询。4.3接车人统计根据接车人可以查询出该接车人所接待的汽车的车牌，车主，车型，维修费，材料费，其他费用，佣金，结算金额和状态。方便接车人后续对其管理的车辆进行服务。4.4维修领料统计根据所选时间可以查询该时间内的领料账单，查询配件编码、名称、数量、金额、成本、毛利等。4.5工人工资统计工人工资统计可以帮助汽车修理企业更好的管理工人工资，明确工人工资的细节。工人工资统计主要分为两个部分工资汇总表和工资明细表：u 工资汇总表：选择汇总的时间，点击确定，弹出工资汇总表，设置，选择打印。u 工资明细表：选择汇总的时间，点击确定，弹出工资汇总表，设置，选择打印。u 工资明细时，可选择修理组：4.6维修收入利润账对已送来维修的车辆的账目进行统计，对成本及利润进行查询。u 数据查询：点击【查询】菜单，可以选择多种查询方式，万能查询方法前面章节讲过。u 其他功能介绍：可以对数据进行排序，自定义打印以及打印详情信息。通过上方的菜单进行操作。4.7年审车辆统计对送来维修的车辆需要进行年审的统计，留下车主信息。第五章汽配管理汽配管理用于汽配行业的采购、库存、零售、收款等业务。从供货商采购进汽车配件时，应及时入库，货物如有问题进行退货登记，出售时登记零售的报价等。该模块主要功能如下：5.1采购订单单击汽配管理-采购订单菜单，如下图：常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框） 进货单号：系统将自动生成新的进货单号。您可以在系统参数中设定起始单号，每添加一张的单据时系统自动1； 日期：表示配件采购录入的实际日期，编辑框显示的是当前的系统日期； 供应商：表示采购配件的来源；发票号码：表示采购的发票号码；仓库：表示采购配件所放入的仓库；总金额：表示进货的总金额录入配件信息：配件编码、名称、车型、单价、数量等确认资料输入正确后，单击保存按钮存盘；单击关闭关闭当前窗口。5.2采购入库 在该窗口中录入所采购货物的所在仓库，信息等，以便于以后可以更快捷的找到货物，为以后清理库存做准备。 进货单号：系统将自动生成新的进货单号。您可以在系统参数中设定起始单号，每添加一张的单据时系统自动1； 日期：表示配件采购录入的实际日期，编辑框显示的是当前的系统日期； 供应商：表示采购配件的来源；发票号码：表示采购的发票号码；仓库：表示采购配件所放入的仓库；是否开发票：表示有没有开发票；录入配件在仓库的信息：配件编码、名称、车型、数量、单位、单价、零售价、批发价、全额和仓位（以便于清理货物和找到货物）。确认资料输入正确后，单击保存按钮存盘；单击关闭关闭当前窗口。5.3采购退货在货物出现问题或者仓库出现库存太多等情况需要退货时，我们可以使用采购退货功能对退换的货物进行统计，主要填写好进货订单号、供应商、发票号码、仓库、总金额、备注、以及配件编码、名称、自定义内容、车型、退货数量、单位、单价、金额，确认无误之后点击【保存】，就成功完成退货单。5.4采购付款单采购付款单主要是查询进货付款的初期余额、总金额、收款、期末的余额，是记录所有采购货物的总账。5.5零售报价单在客户需要购买零售商品时，我们需要给客户报价时所需要填写的单据，内容如下：5.6零售单给客户进行报价后，客户需要进行零售的时候给客户填写零售单据，主要是在零售报价单的基础上多一个仓位，表示产品所在的位置，方便领取货物。5.7零售退货单客户购买配件后，如需退货填写的表格：5.8收款单主要是客户进货收款和退货收款总账。5.9配件明细在配件明细里面，选择一个时间段后，可查询这个时间段的所有产品明细及产品的来源、动态等：第六章 汽配统计汽配统计，主要用于统计进货和零售配件的汇总及进销货的账目明细。该模块主要功能如下：6.1散件入库当客户需要查询某个时间段所采购入库的货物时，输入改时间并且点击【查询】，就会弹出改时间段的入库配件信息、数量、金额等。6.2散件入库明细对已录入的采购产品明细和退货的退回明细进行查询：6.3零售单据汇总根据选择所汇总的时间，对相关数据的进行统计和分析也可以对数据进行排序以及筛选过滤。可选择汇总内容（如零售汇总、零售汇总零成本、零售退回汇总）。6.4零售明细账根据选择所汇总的时间，对相关数据的统计和分析。可以对数据进行排序，统计以及筛选过滤。可选择汇总内容（如零售汇总、零售汇总零成本、零售退回汇总），查询汇总明细表。6.5货品进销明细账在货品进销明细账里，客户可以选择相应的时间和供应商，点击【查询】，并可以查看所选时间及供应商提供的货物明细，进货价格，销售价格，退货价格及调拨数等明细账。第7章 库存管理库存管理，主要管理货物的库存盘点等。该模块主要功能如下：7.1库存查询单击库存管理-库存查询菜单，如下图：库存查询可以查询所有入库配件的资料、库存数量、单位、销售价和所在仓库及仓位等。7.2库存调拨单击库存管理-库存调拨菜单，如下图：常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）调拨单号：系统将自动生成新的调拨单号。您可以在系统参数中设定起始单号，每添加一张的单据时系统自动1；调拨日期：表示配件调拨的实际日期，编辑框显示的是当前的系统日期，您可以输入修改日期； 调出仓库：表示配件从哪个仓库调出；调入仓库：表示配件调入到哪个仓库；调拨金额：表示所调拨配件的总金额；基出数据：表示调出配件的基本信息；确认资料输入正确后，单击保存存盘入账；单击取消(Esc)按钮放弃存盘并关闭当前窗口。7.3库存盘点选择盘点仓库和盘