物资采购及管理制度

文件编号:HS03-XZRS-04实施日期:2020-05-01版本/状态:B/41. 目的 确保公司物资管理的规范化、制度化。2. 适用范围2.1 办公用品：回形针、大头针、钉书针、图钉、橡皮、涂改液、刀片、胶水、复写纸、笔记本、标签、便条纸、信纸、信封、名片、夹子、名片本、名片座、剪刀、美工刀、钉书机、计算器、水性笔、印泥、笔筒、文件夹、文件栏、资料册、印刷品等日常办公用品以及办公环境所需装饰物品、清洁物品等。2.2 招待用品：烟酒、槟榔、口香糖等。2.3 公司固定资产。3. 职责3.1 行政人事部负责物资的采购、发放、管理等工作。3.2公司其他部门负责本部门物资的领用、发放、使用。3.3 行政人事部是公司固定资产的统一归口管理部门，负责固定资产的登记、维修、调拨、盘底核对，符合公司要求；3.4 各部门及驻外机构第一负责人为固定资产管理第一责任人；3.5 财务部负责资产建账及问题资产调查处理及调账工作、资产的监督及稽核工作。4. 术语和定义4.1 固定资产是指使用期限超过2年或单位价值在2000元以上的资产，主要指房屋、电子设备、电器设备、高档家具、生产设备、交通工具、其他设施等资产，办公、保洁易耗品不计算在内。4.2 固定资产代码及类别：4.2.1 房屋 代码为014.2.2 电子设备 代码为02（包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、相机、摄像机、监控等）4.2.3 电器设备 代码为03（包括空调、电视、风扇、冰箱、消毒柜、热水器、饮水机等）4.2.4 高档家具 代码为044.2.5 交通工具 代码为05（包括汽车等）4.2.6 其他设施 代码为064.2.7 核算单位编码：湖南公司编码为01、分公司编码为02、培训中心编码为03、公司建筑劳务公司为04、其他单位为05 5. 工作程序5.1 日常招待用品和办公用品管理流程5.1.1 申购5.1.1.1 办公用品的申购由各部门于每月5日前填写办公用品申购领用表交行政人事部统一购买（遇期不报者视为无采购申请，不再补发）。5.1.1.2 招待用品及其它临时采购不需填写书面申购表，由行政人事部根据库存情况及时采购。5.1.2 采购5.1.2.1 日常办公用品、耗材、招待用品、食堂油米实行点定采购制，由行政人事部通过货比3家的方式，选出长期供货商（含网络）定点采购；5.1.2.2 小额零星采购，采取多方询价的方式，适时采购，单价在200元以下且单次采购总额在500元以下由采购员确认；单价在500元以下且单次采购总额在2000元以下请示部门负责人同意；单价在1000元以下且单次采购总额在5000元以下请示分管副总同意；超出此限额需经总经理批准后采购。5.1.2.3 大额采购：采购总价达3万以上的采购，需邀请至少3家以上的供应商，采取公开竞标方式进行招标采购。5.1.2.4 实行点定采购制的物资由采购员根据各部门申请和合理库存量在规定的时间内购回，并确保一定的库存量，非特殊情况一律在指定供应商处采购。5.1.2.5 小额零星采购根据实际情况尽量扩大单次采购量，减少采购次数,并根酌量库存。5.1.2.6 采购员需及时将供应商资料（地址、电话、联系人、报价）等信息输入电脑，建立供应商名录，作为公司的管理资源。5.1.3 验收入库5.1.3.1 物资购回后24小时内应由采购员核数、入帐、入库，并由部长进行监管；5.1.3.2 入库时避免办公用品碰撞、挤压、损坏。5.1.4 发放领用5.1.4.1 办公用品领用时间为每月10日前，遇节假日顺延至节后的第一个工作日。5.1.4.2 招待用品原则上在工作时间内领用，发放时应在招待用品领用登记表上登记签名。5.1.4.3 发放时需避免错发、漏发；5.1.4.4 新入职人员到职时向所在部门提出办公用品申请单，经部门负责人批准后向行政人事部即时申领；5.1.5 统计5.1.5.1 行政人事部每月25日统计数据，26日对库存的办公、招待用品进行盘点，做到帐实相符，每月30日前将各部门分摊情况及库存数据提交至财务部，并将领用明细情况及分摊情况在钉钉上公布。5.1.5.2 财务部根据行政人事部核对后的办公、招待用品统计数据，将费用分别计入各部门费用中。5.2 固定资产管理工作 5.2.1 日常管理5.2.1.1 设备编号：固定资产编号统一由行政人事部按资产的分类规则进行编号，财务根据资产编号明细账进行账务处理。（资产编号号码暂按8位数确定，编码从左到右的顺序为：1至2位为核算单位编码，3至4位为资产类别， 5至8位为该资产的序号。如湖南公司购置一台电脑，则编号为01- 02- 0036）5.2.1.2 保管定人：根据谁用谁管谁维修、保养的原则确定实物负责人，使每台设备都有专人保管，丢失损坏有人负责，防止设备管理出现真空状态。信息资产由行政人事部进行安装、维护，信息资产及控购由行政人事部负责完成。5.2.1.3 管理定户：行政人事部负责对设备保管、使用和维护保养、及资产台账数据及时更新。5.2.1.4 设立实物台账。资产管理部按所有资产详细记录每项内容（包括资产状况、责任人等），及时做好个人使用资产、公共使用资产的确认，督促人员异动时认真做好实物交接。5.2.2 固定资产的购置要求5.2.2.1 各部门需购置固定资产，应提交固定资产申购表，分别由部门负责人、行政人事部、申购部门分管领导、总经理或董事长批准后采购，未按流程审批的物资采购，其费用一律由采购人员自行承担； 5.2.2.2 批准后，由行政人事部负责采购或调配； 5.2.2.3 购回的资产必须有对方的发票或发货凭证（内容包括品名、型号、单价、数量）随货一同交行政人事部验收签字后，入综合资产管理部固定资产，并在固定资产购置登记表中予以登记，同时对物资进行编号。5.2.2.4 具体结算方式：a) 固定资产购进的付款方式为分期付款、预付时，凭审批后的请款报告及合同付款；货到后总部财务凭内容完整的入库单结算联入帐，挂相应供应商往来，最后款项（除质保金外的）必须在对方提供完整正规发票的前提下付款；b) 固定资产购进的付款方式为货到付款时，货到后总部财务凭内容完整的入库单结算联和对方开具的正规发票付款并及时入帐；c) 固定资产已验收入库，但发票未到的，按财务部流程执行。5.2.3 固定资产的申购流程 部门提出申购计划申购部门分管领导意见行政人事部意见总 经 理 审 批（采购单价超过5000元或采购总额超过10000元的资产，需同时经董事长审批）采购部门安排采购采购部门验收行政人事部登记入账财务结算5.2.4 资产的调拨管理流程 使用单位提出资产调拨申请，行政人事部审批后安排调拨，并开具固定资产调拨转移登记单。双方资产负责人在调拨单上签字确认。 财务部入帐行政人事部进行残值处理总经理审批财务部审核行政人事部意见填报固定资产处置申请单使用单位提出报损申请5.2.5 资产报损管理流程 5.2.6 资产的盘点5.2.6.1 每年11月，由行政人事部、资产使用部门和财务部共同对固定资产进行盘点清查，并填制固定资产盘点明细表。若有盘盈或盘亏，须列出原因和责任，总经理批准后，财务部进行相应的帐务调整，存在需要报损的，按报损流程进行审批，并由行政人事部对台帐内容进行更新；5.2.6.2 固定资产如因个人保管使用不当而造成遗失或损坏的，由该资产责任人或部门赔偿。5.3基本办公设备的配备5.3.1 基本办公设备配备原则：根据实际办公需求，原则上每人配备工作电脑一台，如果使用频率不高的岗位或主要工作无需通过办公电脑完成的，原则上采用多人共用的原则；每部门配备办公打印机一台。5.3.1.1新入职员工试用期内不采购新办公电脑，与实习部门共用，如有闲置电脑，可向行政人事部申请临时调配。5.3.1.2 新入职员工试用期合格并定岗后，可由入职部门向行政人事部申请调配或按固定资产采购流程申请采购。5.3.1.3 新成立部门办公设备配备，由新成立部门向行政人事部申请调配或按固定资产采购流程申请采购。5.3.1.4 高管、部室长、技术岗位原则上配备笔记本，其他岗位原则上配备台式机，特殊情况需配备笔记本，资产购置时同步审批。5.3.2 基本办公设备采购预算：普通办公台式或笔记本3500元/台，重点或特殊岗位办公台式或笔记本4500元/台，专业或技术岗位办公台式或笔记本6500元/台，电脑详细配置或具体要求根据岗位实际情况确定；办公打印机2000元/台，详细配置根据部门实际情况确定。5.3.3 基本办公设备置换原则：办公电脑和办公打印机使用期限原则为5年或资产摊销完毕。5.3.3.1 办公电脑达到置换条件、但还能正常使用的，使用部门可以说明置换原因并退回行政人事部检测和处置，使用部门按固定资产采购流程申请采购。5.3.3.2办公电脑达到置换条件、也不能正常使用的，使用部门说明故障现象或不能正常使用的原因并退回行政人事部检测和处置，使用部门按固定资产采购流程申请采购。5.3.3.3 办公电脑未达到置换条件、但不能正常使用的，使用部门必须说明置换原因并退回行政人事部检测和处置，原则上以维修为主，根据检测结果确认必须置换后，使用部门按固定资产采购流程申请采购，未摊销金额计入使用部门办公成本。5.3.3.4 办公电脑未达到置换条件、但不能达到岗位办公条件的，使用部门必须说明置换原因经行政人事部对岗位需求分析确认可以置换后，使用部门按固定资产采购流程申请采购，原办公电脑退回行政人事部检测备用。5.3.3.5 办公打印机未达到置换条件，使用部门必须说明置换原因并退回行政人事部检测，原则上以维修为主，根据检测结果确认必须置换后，使用部门按固定资产采购流程申请采购，未摊销金额计入使用部门办公成本。5.3.3.6 办公打印机达到置换条件，但还能正常使用的，原则上继续使用；如不能正常使用，则由使用部门说明置换原因并退回行政人事部检测，根据检测结果确认必须置换后，使用部门按固定资产采购流程申请采购。5.3.4 行政人事部每年底统计达到置换条件的基本办公电脑和办公打印机，并在来年预算中予以列支。5.4 制服管理规定5.4.1 行政人事部负责管理员工制服的订做、使用登记等相关工作。5.4.2 员工按照公司要求统一着装，保持整洁。5.4.3 原则上新员工试用期合格后根据需要制作、配发制服，需提前制作应请示总经理同意。5.4.4 制服使用期限为两年（从领用之日起计算）。服装使用未满两年而离职者，须承担服装折旧费，其计算方式为：半年内按70%承担折旧费，半年至一年按50%承担折旧费，一年至两年按30%承担折旧费。折旧费在其结算工资中扣除。5.4.5 制服丢失须向行政人事部申报再次购领，制服费用由本人承担。5.5. 车辆管理制度5.5.1 属于公司固定资产的车辆，根据实际工作情况交由部门或专人使用。5.5.2 属于个人专用的车辆，其使用者承担车辆的保险、年检、维护、违章处罚等费用；属于部门单位公用的车辆，由各部门单位承担车辆的保险、年检、维护等费用，由驾驶员承担