办公室日常管理制度管理.doc

-办公室日常管理制度人事行政部发【2012】3号为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本管理制度。一、目的为使公司员工日常工作、生活行为有所规范，养成良好的工作生活习惯，以形成良好的企业文化，特制定本规范；二、适用范围适用于公司所有员工；三、生活礼仪规范1、总体要求是：得体、协调、整洁、大方。（1）男职员的着装要求：着衬衫、西装、系领带、穿皮鞋（不得穿皮鞋以外的其他鞋类）。女职员的着装要求：不得穿运动服装、牛仔服装运动鞋、超短裙、低胸衫或其他不适宜的装束。（2）员工应保持头发干净，梳理整齐。男职员头发不过耳，不得留胡子；女职员头发整洁，整披肩或捆扎起，不得做奇异发型；女职员化妆应给人清洁健康印象，不能浓妆艳抹，饰物佩戴得当。（3）员工应保持口腔清洁，上班前不能吃有异味的食品或饮酒。（4）其他：每周五员工可穿着休闲服装上班。如当日需拜访客户则需穿正装。2、罚款：员工违反本规定的，第一次给予口头警告，第二次由部门负责人开处罚单，每次处罚款额为50元。屡教不改者即处罚单累计3次以上，将依据公司规定给予相应处罚。四、日常工作礼仪规范1、办公室规范（1）保持办公区及公共区域的环境整洁，办公用品摆放整齐。（2）坐椅、靠背一律不能放任何物品，人离开时椅子调正。（3）垃圾篓：罩塑料袋，置于办公桌下，每天下班时带离公司。（4）报刊：阅读完后必须放回报架或书柜。2、语言规范（1）电话来时，听到铃响，应在电话铃响三声内接起，先报“您好，创得投资！请问”，对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话后，自己再放话筒。对指名的电话，在转接前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。（2）交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；3、会客礼仪规范（1）有客户来访，马上起来接待，并带客户到会议室进行洽谈。（2）客户走后，应及时将会议室整理干净，如：椅子摆正、一次性杯子及烟缸的清洁处理。（3）接待来访客户时，应主动、热情、大方、微笑服务。4、行为规范（1）坚守工作岗位，不能擅自离岗。（2）上班时间不能看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。（3）上班时间不允许在办公室区域内饮食。会议室为公司指定的就餐地点，但餐后应做好清洁工作。（4）不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事。（5）上班时间尽量不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。（6）不得在办公区域内吸烟。（7）一次性杯子是公司为客户提供的，故公司员工不得使用，饮水者自带水杯。（8）严禁员工在办公室内有违反善良风俗的行为（例如：赌博、看色情读物等）（9）上班时间严禁在办公区内大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天；不得使用不文明语言。（10）出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。（11）个人外套、大衣应尽量悬挂于指定地点，请勿随意摆放。（12）工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。（13）办公桌上应素雅、整齐、清洁，重要文件存放应注意保密，不得随意摆放。（14）办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。（15）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。（16）未经人事行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。（17）保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。（18）要节约用电，下班后及时关闭计算机；开启空调时按国家相关要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。（19）爱护公司资产，发现损坏应及时报修。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应的赔偿。5、罚款：员工违反本规定的，由部门负责人开处罚单，每次处罚款额为20元违反标有“”条款的加重处罚，每次处罚款额为50元，由各部门负责人监督。屡教不改者即处罚单累计3次以上，将依据公司规定给予相应处罚。五、办公现场管理规范1、工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在他人办公室/财务室逗留。公共卫生由后勤安排打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁、整齐。2、 员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。3、 在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以粉碎，非重要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。罚款：员工违反本规定的，第一次给予口头警告，第二次由部门负责人开处罚单，每次处罚款额为20元。屡教不改者即处罚单累计3次以上，将依据公司规定给予相应处罚。六、考勤管理制度1、工作时间周一至至周五9：0017：30，就餐及午休12：0013：00周六、周日休息，国家规定除外。2、出勤（1）公司员工必须在每个工作日早上9：00前到公司报到，主管以上人员原则上鼓励提前到公司报到。（2）公司员工若下午因业务需要不能及时赶回公司，须在下班前半小时与部门主管取得联系，并在获得批准的情况下方可不回公司，次日将工作情况向部门主管汇报并于次日上班首半个小时内至人事部补签考勤卡，否则将按事假半天处理。（3）公司员工在上班前或上班时间内因业务需要外出，则需在公司留言板上注明去向，外出和返回公司时均要打卡，并在考勤卡上注明情况，特别是公司业务人员，还需连同外出业务开发情况交由人事部做情况核对及登记汇总，否则将按事假半天处理。（4）迟到：公司给予员工每月三次每次不超过十分钟的宽限。员工预期会迟到必须以电话方式由本人通知部门主管和人事部，并讲明迟到的原因。迟到超过公司所宽限的次数和时间的均按公司规定予以处罚：15分钟内扣款20元、1530分钟内扣款40元、超过30分1小时内按事假1天处理、未经公司批准在规定的上班时间一小时以上未到公司报到为旷工处理。（5）早退：未经公司批准在规定的下班时间之前一小时内擅自离开公司者，为早退，并扣除半日工资。未经公司批准在规定的下班时间之前超过一小时以上擅自离开公司者，为旷工。（6）旷工：未经公司批准在规定的上班时间一小时以上未到公司者，下班时间之前超过一小时以上擅自离开公司者；未经请假、虽请假但公司不予批准或假期届满未虚假、擅离岗位者为旷工；员工上下班时，须亲自打考勤卡，严禁代打考勤卡；代打、签退或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。（7）员工上班未迟到而忘记打卡，应在当日报告部门主管，由部门主管签字确认后，到人事部做登记，方可按准时上班处理，否则按事假半天计算。员工下班未早退而忘记打卡，应在次日报告部门主管，由部门主管签字确认后，到人事部做登记，方可按准时下班处理，否则按事件半天处理。员工当月累计三次或三次以上未迟到未早退而忘记打卡者，将给予扣除其半日工资的处罚。（8）考勤卡放置在卡座上，员工打完卡后立即将考勤卡放回原位。任何员工不得带走自己的考勤卡，此行为视为偷窃公司保留追究刑事法律责任的权利。（9）员工在打考勤卡时发现考勤卡损坏或打卡重复，应立即报告部门主管，由部门主管签字确认后，到人事部做登记，方可按出勤处理。（10）员工不得擅自涂改、复制、使用考勤卡。一经发现，将由部门负责人开处罚单，每次处罚款额为100元。（11）上班打卡后不得外出吃早点或办私事，一经发现，由部门负责人开处罚单，每次处罚款额为50元。3、请假员工根据员工手册和其他相关规章制度中关于休息休假的规定进行管理七、关于处罚1、违反本制度的任一条款，将由部门负责人负责开出处罚单并监督相关人员在2日内自愿将金额交至人事行政部纳入员工活动基金，人事行政部必须备案登记。2、拒不执行人员公司依据员工手册和其他相关规章制度中相关规定通报批评、记过、降职降薪、辞退公司行政处罚同时人事行政部门根据处罚单的金额在工资发放当日自动划入员工活动基金；3、人事行政部有独立开具处罚单权利。4、部门负责人有未能监管到位失职行为，人事行政部有权要求其承担连带责任5、扣款全部入员工活动基金由人事行政部监督管理，用于员工集体活动开销。6、屡教不改即处罚单累计3次以上者，公司依据员工手册和其他相关规章制度中相关规定通报批评、记过、降职降薪、辞退等公司行政处罚；7、在对过错员工签发处罚单时，都必须首先取得该员工本人对其行为的解释，任何处罚决定只有在对应受处分之行为的原委进行认真负责的调查之后才能做出；8、受处分当事人若有异议，可于收到处分决定之日起三日内向人事行政部提出书面申诉。9、任何时间上的耽误或宽容不影响处罚行为的实施。九、奖励1、若员工在当月未迟到、未早退、未请假及未违反公司相关规定的情况下，公司将给予100元的经济奖励。十、活动基金1. 活动基金：公司为了搞员工娱乐活动，将员工日常违纪罚款作为公司员工集体活动的经费。“来自于民，用之于民”2. 使用方向：日常员工娱乐活动；3. 使用流程：（1） 人事行政部负责活动基金使用，对活动的组织实施。（2） 听取部门负责人意见，按少数服从多数的原则确定活动内容。（3） 各部门配合人事行政部使用活动基金。4、监督审查（1）每次活动后，部门负责人签字确认活动基金明细表。（2）人事行政部每季度月底对活动基金进行核对一次。5、活动基金明细表：见附件十一、其他1、本制度是对员工手册中相关部分的细化，若员工违