《控制项目范围》PPT课件

IT项目管理 ITPM InformationTechnologyProjectManagement控制项目范围 2 56 整合项目资源是项目整体管理的主要工作 其主要过程有制定计划 实施计划 控制计划变更 项目的静态资源包括与项目相关的人 财 物 动态资源包括非实物生产资料 无形的管理约束 项目的运作过程等 项目干系人是指参与项目或受项目活动影响的人 在项目管理中对项目干系人进行分析和管理非常重要 项目的整体管理围绕项目管理计划进行 项目管理计划用来协调所有其他计划 以指导项目执行的文件 课程回顾 3 56 课程回顾 项目整体管理将8大领域的相关要素结合在一起 随着项目沿着其生命周期演化 这些要素将变得更加集中 这些要素完美揉合之际 就是项目成功之时 项目成功 筛子装水的启示 图3 2整合项目资源在项目管理中的地位与作用 4 56 如果您不能明确要去哪里 那您也不知道什么时候能达到 我们不应该少做必须做的或者应该做的工作 但也不应该多做不必要做的或者不能做的工作 本章将主要介绍IT项目范围与IT项目范围管理的概念 内容 详细介绍IT项目的启动及项目范围管理过程 分析项目范围变更控制过程 本章知识要点 P 96 5 56 学习完本章后 应当掌握如下知识 1 项目范围与范围管理的基本概念 2 IT项目范围管理主要过程与内容 3 编制IT项目章程的方法 4 召开IT项目启动会议的方法和内容 5 项目范围与质量 时间和成本的关系 6 软件项目范围变更控制流程 本章知识要点 P 96 6 56 缺少正确的项目需求 定义和范围核实是导致项目失败的主要原因 目前IT项目最大的问题是项目需求与范围的不确定性和易动性 做对的事情比把事情做好更重要 4 1项目范围管理概述 P 97 7 56 IT人员缺乏对企业信息化的深刻理解 他们更多地把视角放在技术上面 而忽视了对企业需求获得能力和信息化的感悟能力的造就 最终导致了忽略企业需求 渐渐地把自己打扮成为一个技术专家的角色 IT项目的成功从需求开始 优秀的需求分析与设计人员是IT成功之本 4 1项目范围管理概述 8 56 全面地面向需求的IT项目开发组织是一切保证的基础 如果组织不以客户需求为导向 那么任何其他努力都将化为乌有 软件如果缺乏与管理的真正融合 所有使用者会感到软件是一个没有灵魂的躯壳 软件对于企业管理的作用就失去了许多应当体现的价值 4 1项目范围管理概述 9 56 4 1项目范围管理概述4 1 1项目范围与项目范围管理 P 97 项目范围是指产生项目产品阶段包括的所有工作及产生这些产品经过的所有过程 项目范围的定义包括两个方面的含义 项目产品范围项目工作范围对项目产品范围完成的衡量标准根据客户要求来进行 对项目工作范围完成的衡量标准根据项目范围管理计划来检验 1 项目范围的定义 10 56 4 1项目范围管理概述4 1 1项目范围与项目范围管理 P 97 项目范围管理是指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程 项目范围管理的主要主要任务是 保证项目利益相关者在项目要产生什么样的可交付成果方面达成共识 也要在如何生产这些可交付成果方面达成共识 应该将项目产品范围与项目工作范围的管理很好地结合 以确保项目工作可以得到项目的最终可交付成果 2 项目范围管理的定义 11 56 4 1项目范围管理概述4 1 1项目范围与项目范围管理 P 98 项目范围管理主要步骤 1 把客户的需求转变为对项目产品的定义 2 根据项目目标与产品分解结构 把项目产品的定义转化为对项目工作范围的说明 3 通过工作分解结构 定义项目工作范围 4 项目干系人认可并接受项目范围 5 授权与执行项目工作 并对项目进展进行控制 3 项目范围管理的步骤 12 56 4 1项目范围管理概述4 1 2项目范围管理的重要性 P 98 范围不明确的后果是项目的范围蔓延 项目永远也做不到头 对范围的理解不一致的结果是项目组的工作无法得到其他干系人的认可 对于软件项目来说 这两种现象非常突出 它严重阻碍了项目的成功 13 56 4 1项目范围管理概述4 1 2项目范围管理的重要性 P 98 项目范围对项目的影响是决定性的 只有完成项目范围中的全部工作项目才能结束 确定项目的范围对项目管理来说非常重要 它至少能起到如下作用 1 提高费用 时间和资源估算的准确性 2 确定进度测量和控制的基准 3 有助于项目分工 14 56 4 1项目范围管理概述4 1 3项目范围管理过程 P 99 图4 1IT项目范围管理过程 15 56 4 1项目范围管理概述4 1 3项目范围管理过程 P 99 范围规划 制定项目范围管理计划 确定 核实与控制项目范围 定义WBS 范围定义 制定详细的项目范围说明书 作为将来项目决策的根据 制作WBS 将项目大的可交付成果与项目工作划分为较小和更易管理的组成部分 范围核实 正式验收已经完成的项目可交付成果 范围控制 通过对造成项目范围变更的因素施加影响 控制项目范围的变更 16 56 4 2项目启动 P 99 项目的启动是项目范围规划之前的必要活动 成功的启动项目是有效的进行项目范围管理的前提 在项目启动中 项目经理应该熟悉项目背景 了解项目干系人 研究项目的商业需求和用户需求 初步确定项目范围 制定项目章程 项目启动最重要的成果是通过项目章程和确定项目经理 目标驱动 结果引导 是成功地启动项目的最好方法 17 56 4 2项目启动4 2 1了解IT项目背景信息 P 99 启动项目时需要掌握的基本信息 项目是否具有明确的结果项目是否有行业标准 国家标准或国际规范项目的开始日期 截止日期是否合理项目发起人是否有权开展项目项目是否有财务支持项目是否有人做过 使用情况如何 18 56 4 2项目启动4 2 1了解IT项目背景信息 P 100 启动IT项目时需要掌握的技术信息 项目采用的新技术将会怎样影响使用者项目采用的新技术会对其他软件造成什么影响项目采用的新技术和正在使用的系统的兼容性项目采用的新技术的风险大小采用新技术的供应商在行业中的业绩如何网络建设情况如何 19 56 4 2项目启动4 2 2项目启动的依据 P 100 启动项目首先应该从组织整体环境和战略计划上进行分析 要从以下几个方面来考虑 企业战略目标项目选择的标准项目建设的目的项目成果说明书与项目相关的历史资料 20 56 4 2项目启动4 2 3IT项目的启动会议 P 101 由于IT项目需求复杂 影响面广 实施周期长 涉及部门和人员多 且没有太多经验 因此项目的启动会议尤为重要 召开项目启动会议的目的是 使项目干系人明确项目意义 背景 目标 范围 要求及各自应该承担的职责与拥有的权利 应该明确 在项目和项目的每一个阶段 都应该积极准备和成功的举行项目启动会议 21 56 4 2项目启动4 2 3IT项目的启动会议 P 101 启动会议是否成功 直接影响到项目组工作的展开和项目的顺利实施 高层领导和项目经理对下列工作应予以高度重视 1 会议目标与要求2 会议前的准备工作3 参加会议的人员4 会议的主要议题 案例4 A GB BMIS启动会议的成功与影响 22 56 4 2项目启动4 2 4项目章程 P 101 项目章程是正式承认项目存在的重要文件 组织通过它来授权项目工作的正式开展 项目章程 是一个特别的文件形式 它可以是项目立项书 企业需求说明书 产品说明书 项目任务书 开工令或项目描述表 项目的主要干系人需要在项目章程上签字 以表示承认在项目需求和目的上已经达成一致 并承诺提供相关的支持 案例4 B 表4 1项目章程示例 23 56 4 2项目启动4 2 4项目章程 P 101 项目章程应该通过管理者对项目及项目所需的条件进行客观的分析后颁发 它提供给项目经理运用 组织项目所需资源 进行项目活动的权力 主要项目干系人应该对该章程达成共识 并亲笔签名认可 项目章程的象征意义大于其内容本身 项目经理应该引起高度重视 因为它是你的护身符 案例4 C TEMCO 项目任务书 24 56 4 3项目范围规划 P 102 项目的范围是对项目的界限进行的定义 范围是指项目中的交付成果的总和 范围的确定是逐渐进行的 从最初对于项目最终交付成果的概念 到在项目发展中对于交付成果越来越细节描述的文件 逐步深入 项目应该交付所有在项目范围内所描述的内容 范围内不包括的任何工作都不应该在项目中开展 25 56 4 3项目范围规划 P 102 范围规划的任务包括 确定项目范围 明确项目的主要可交付成果 制定项目范围管理计划 记载如何确定 核实与控制项目范围 以及如何制定与定义WBS 项目范围的确定与管理直接关系到项目的整体成功 26 56 4 3项目范围规划4 3 1范围规划的依据 P 103 范围的规划建立在项目启动的基础上 主要应该考虑如下因素和依据 1 环境因素2 组织过程资产3 项目章程4 项目初步范围说明书 27 56 4 3项目范围规划4 3 2项目范围管理计划 P 103 项目范围管理计划描述对项目范围如何进行管理 项目范围怎样变更才能与项目要求相一致 项目范围管理计划是项目管理团队确定 记载 核实 管理和控制项目范围的指南 项目范围管理计划的主要内容有 根据详细的项目范围说明书制作的WBS 如何正式核实与验收项目已完成可交付成果控制详细项目范围说明书变更请求处理的方式 28 56 4 4项目范围定义 P 104 在完成范围规划工作后 项目范围管理的第二个过程就是范围的定义 通过这一过程 将项目工作任务分解成易于操作和管理的工作单元 范围定义对项目成功非常重要 因为一个好的范围定义可以提高项目时间 成本以及所需要的资源估算的准确性 还可以为项目实施的绩效评测和项目控制提供基线 并有助于清楚地沟通工作范围与职责 范围定义过程的输出是项目工作分解结构 WBS 29 56 4 4项目范围定义4 4 1范围定义概述 P 105 范围定义就是定义项目的范围 即根据范围规划过程定义的范围管理计划 采取一定的方法 逐步得到精确的项目范围 IT项目的工作是一次性的独特工作 怎么做 做到什么程度 这些都是项目范围定义必须回答的问题 任何一个项目都有3个主要约束条件 即质量 时间 成本 这三个条件是相互影响 相互制约的 而且往往是由于范围影响了时间和成本 30 56 4 4项目范围定义4 4 2范围定义的依据 P 106 项目范围定义的主要依据是项目已有的文件和相关信息 项目文件包括 项目章程 项目初步范围说明书 项目范围管理计划 批准的变更请求 项目范围定义中搜集的信息包括 环境因素和组织过程资产信息 IT项目专业领域对项目交付成果和项目工作的客观要求方面的信息 项目范围变更请求方面的信息 项目限制条件与假设条件信息 31 56 4 4项目范围定义4 4 3IT项目范围说明书 P 106 详细项目范围说明书是针对初步项目范围说明书而言的 该说明书详细地说明了项目产品或可交付成果及生成这些项目交付成果所要求的工作 详细的项目范围说明书也是项目相关利益主体对有关项目目标和要求的共同意愿表述 人们可以由此制定后续的详细计划和业绩评估基线 并开展各项项目工作 32 56 4 4项目范围定义4 4 3IT项目范围说明书 P 107 详细的项目范围说明书包括如下内容 项目目标和项目范围指标项目产品范围说明书项目可交付成果的规定项目约束条件和假定条件项目配置关系及其管理要求项目批准的规定 案例4 B 表4 2IT项目范围说明书 33 56 4 4项目范围定义4 4 4软件项目范围说明书 P 108 作为IT架构师 很可能经常会发现自己处于进退维谷的境地 前有业务目标 后有IT系统 这两方面都具有规模大 不易改变和灵活性差的特点 制定业务目标的人员和开发系统的人员不一定了解彼此的工作内容和成果 如果你无法详细而清晰地将干系人的需求用书面的形式表达出来 则表明你没有完成系统范围定义的任务 34 56 4 4项目范围定义4 4 4软件项目范围说明书 P 108 在软件项目中 软件系统范围经常表现为软件需求规格说明书 SoftwareRequirementsSpecifications SRS SRS也称为功能规格说明 产品规格说明 需求文档或系统规格说明 SRS精确地阐述一个软件系统必须提供的功能和性能以及它所要考虑的限制条件 SRS不仅是系统测试和用户文档的基础 也是所有子系列项目规划 设计和编码的基础 35 56 4 4项目范围定义4 4 4软件项目范围说明书 P 108 SRS作为产品需求的最终成果必须包括所有的需求 任何未写入SRS中的需求 将不能作为协议的一部分 并且不能在产品中出现 所有的参与者必须根据已通过评审的需求来安排工作 以避免不必要的返工和误解 高质量需求文档必须具有完整性 一致性 可修改性 可跟踪性和可读性的特征 36 56 4 4项目范围定义4 4 4软件项目范围说明书 1 引言1 1目的1 2文档约定1 3预期的读者和阅读建议1 4项目范围1 5参考资料 系统需求规格说明书 2 总体描述2 1产品前景2 2产品功能2 3用户类和特征2 4运行环境2 5设计和实现上的限制2 6用户文档 图4 A软件需求规格说明书模板 37 56 系统特性3 1系统特性X3 X 1描述和优先级3 X 2激励 响应序列3 X 3功能性需求外部接口需求3 1用户界面3 2硬件接口3 3软件接口3 4通信接口 系统需求规格说明书 其他非功能需求5 1性能需求5 2防护性需求5 3安全性需求5 4软件质量属性其它需求附录A 术语表附录2 分析模型附录3 待确定问题清单 图4 A软件需求规格说明书模板 续 案例4 C TEMCO XNXC ERP SRS 38 56 4 5工作分解结构技术 P 108 工作分解结构 WorkBreakdownStructure WBS 是一种为了便于管理和控制而将项目工作任务分解的技术 WBS是一种以可交付成果为分解对象 以结果为导向的分析方法 通过WBS对项目所涉及的工作进行分解 而所有这些工作构成了项目的整体范围 39 56 4 5工作分解结构技术4 5 1WBS的用途 P 109 工作分解结构确定了项目整个范围 并将其有条理地 分层次地组织在一起 属于工作分解结构底层组成部分的计划工作叫做 工作细目 可以安排在进度表中 用来估算费用 进行监视和控制 工作分解结构是当前批准的项目范围说明书规定的工作 没有包含在WBS里的工作是不应该做的 40 56 4 5工作分解结构技术4 5 2制作WBS的方法 P 110 使用指导方针 根据颁布的编制WBS的指导方针 样本 模板 制定WBS 类比法 借助类似产品的WBS 用它作为起点 制定新项目的WBS 由上至下法 从项目最大的单位开始 逐步将它们分解成下一级的多个子项 由下至上法 让项目组人员一开始就尽可能地确定项目有关的各项具体任务 然后再将各项具体任务进行整合 并归总到WBS的上一级内容当中 案例4 D WBS案例 软件开发模板 41 56 4 5工作分解结构技术4 5 3WBS的应用 P 111 表4 3工作分解结构词汇表模板 42 56 4 5工作分解结构技术4 5 3WBS的应用 P 111 制定和应用好WBS要遵循以下一些基本原则 一个单位工作任务在WBS中是唯一的 一个WBS项的工作内容是其下一级各项工作之和 WBS中的每一项工作都明确由一个人负责 WBS必须与工作任务的实际执行过程相一致 项目组成员必须参与WBS的制定 每一个WBS项都必须归档 WBS要具有一定的灵活性以适应无法避免的变更需要 43 56 4 6项目范围核实与控制 P 112 要形成一份满足干系人需求的范围说明书和WBS是一件非常不容易的事情 而项目范围核实和范围变更控制则更具难度 由于IT项目的特点 范围蔓延的现象屡见不鲜 正是诸如范围蔓延等类似的问题 导致了许多项目的失败 因此 对项目范围进行核实 并制定专门的范围变更控制程序尤为重要 44 56 4 6项目范围核实与控制4 6 1项目范围核实 P 112 范围核实是指利益相关者对范围的正式接受 为了能使项目范围得以正式认可 项目团队必须形成明确的正式文件 说明项目产品及其评估程序 以评估是否正确和满意地完成了项目产品 IT项目范围核实的步骤 1 确定需要进行范围核实的时间2 识别范围核实需要哪些投入3 确定范围正式被接受的标准和要素4 确定范围核实会议的组织步骤5 组织范围核实会议 45 56 4 6项目范围核实与控制4 6 2项目范围的控制 P 113 范围变更的表现形式多种多样 如客户改变对功能需求的想法 项目预算发生改变甚至项目环境发生变化等 在IT项目中 范围变更可能来自服务商 供应商或者客户 也可能来自项目组织内部 产生变更可能有如下一些原因 1 需求不明确2 系统实施时间过长3 用户业务需求改变4 系统正常升级 46 56 4 6项目范围核实与控制4 6 2项目范围的控制 P 113 项目范围控制是指当项目范围变化时对其采取纠正措施的过程 以及为使项目朝着目标方向发展而对项目范围进行调整的过程 进行项目范围控制时 需要重点考虑以下几个方面 1 范围控制是必须的 不存在无变化的项目 2 项目范围变化 并不仅仅意味着工作量的增加 3 项目范围控制的目的不是阻止变更的发生 4 积极地 主动地进行项目范围管理 使变更朝着有利于项目顺利完成的方向发展 47 56 4 6项目范围核实与控制4 6 2项目范围的控制 P 113 为保证项目变更的规范和有效实施 通常项目实施组织会采取以下措施 项目启动阶段的需求范围变更预防项目实施阶段的需求范围变更项目收尾阶段的总结 48 56 4 6项目范围核实与控制4 6 3软件项目范围变更控制 P 114 软件项目唯一不变的就是总是在变 范围变更控制就是为了消除范围变更造成的不利影响 项目团队必须意识到软件项目范围变更本身并没有什么不对 很多时候这会让系统更健壮 更实用 有效的范围变更流程对项目范围的控制至关重要 变更控制的目的不是控制变更的发生 而是对变更进行管理 确保变更有序进行 49 56 4 6项目范围核实与控制4 6 3软件项目范围变更控制 P 115 图4 4软件项目范围变更控制流程 50 56 4 7软件项目范围控制的常见问题及对策 P 117 与用户一起深入举行软件变更分析妥善处理不合理的变更要求正确处理用户说不清楚的需求使用模板来管理软件项目变更 案例4 E 表4 4软件项目范围变更管理模板 51 56 P 119 缺少正确的项目需求 定义和范围核实是导致项目失败的主要因素 范围是指产生项目产品所包括