第4讲 秘书与领导

第四讲 秘书与领导 教学目的 本章要求学生明确秘书与其领导者主辅配合的和谐程度和有效程度 决定着秘书工作的价值和效率 也不同程度地影响着领导工作的效率 理解秘书与领导必须在事业目标上保持一致必要性 教学重点和难点 重点掌握如何正确处理秘书与领导的关系以及秘书为领导服务应注意的问题 第一节领导需要怎样的秘书 秘书与领导构成的主辅配合关系的和谐程度和有效程度 决定着秘书工作的价值和效率 也影响着领导工作 领导和秘书在事业目标上保持一致性 在工作上相互信任 配合默契 在感情上彼此交流 相互理解 是搞好秘书工作的关系 对提高领导工作效率也是十分有益的 领导及秘书的构成 机关领导 分为由领导个体组成的领导集团及具体的或主持或分管的领导人 秘书可能以领导集团为综合辅助对象 如秘书长 办公厅 室 主任 秘书处 科 长以及由他们所节制的秘书人员 也可能是以具体的或主持或分管领导人为直接辅助对象的个人秘书 中 上层机关 这类个人秘书较多 一 领导活动与秘书工作 一 领导与秘书工作领导是领导者为了实现预定的目标 采用一定的组织形式和方法 率领 引导 指挥 协调和控制被领导者完成预定任务的活动过程 中外历史和现实的领导活动实践已经证明 领导需要秘书工作的辅助和服务 秘书工作是领导活动不可缺少的辅助环节 两者是紧密联系在一起的 可见 秘书工作是伴随着领导活动产生发展的 秘书工作是领导活动的不可缺少的辅助和服务环节 二 领导者与秘书领导者是在一定的组织中承担决策 组织 指挥 协调 监督和控制的负责人 是组织活动中的率领者 引导者 在组织中处于核心位置 在社会主义社会 领导者是人民的公仆 领导者与被领导者之间的关系 体现为根本利益一致的 人格地位平等的 不同的社会分工关系 三 领导工作与秘书辅助 要求领导者与被领导者相适应 领导者和被领导者之间不断地调整相互利益 愿望和目标 使之和谐一致 才能有效地完成工作任务 利益 愿望 目标的和谐一致 是形成和保持良好的领导者与被领导者关系的前提 要求领导者与工作任务相适应 要求领导者不断通过对自身的调整 做到较好地胜任其职 被领导者与其工作任务相适 即任务目标的确定要恰当 使被领导者经过积极努力能够完成 同时领导者要引导被领导者 自觉地更新知识 改变观念 学习科学和技术 掌握新的本领 以适应形势发展和工作任务提出的新要求 秘书如何了解领导 秘书既以辅助领导活动为基本职能 就得了解领导 而后才谈得上建立利于自己职能活动的良好关系 大略而言 秘书要掌握领导的如下主要状况 1 领导集团的基本状况 了解领导集团的指导方针和指导思想 总体任务和具体目标 是秘书必须洞悉 明了的最重要的基本状况 还要了解领导集团的内部结构 包括集团成员的思想素养构成 知识素养构成 能力素养构成 气氛素养构成 性格素养构成及作用素养构成等等 领导集团的职能运行状态 领导集团成员异彩纷呈 参差不一的素养构成 必然使领导集团的职能运行呈现两种主要状态 其一 协调 默契 高效运行状态 领导集团各成员的综合素养较高 较为均衡 构成较为合理 集团成员素养之间形成较强的互补效应 且主要领导人具有相当的协调驾驭能力 那么 该领导集团一般都会表现出协调一致 配合默契 形成全系统同步运转 卓有效率的指挥 控制中心 其二 分歧 失调 低效运行状态 如果领导集团各成员的综合素养不高 或者过于参差 素养结构不合理 相互间不但不能互补还易相互排斥 且主要领导人的协调 驾驭能力较弱 这样 领导集团就矛盾分歧 难以协调 默契 进而导致思想 行动失调甚至南辕北辙 严重的内耗 将直接削弱集团对全系统的指挥 控制能力 工作效果是不会好的 2 领导人的基本状况 主要有 政治素养 包括政治觉悟和政治态度 政策水平及执行政策的自觉程度 思想水准 包括马列主义的理论水平 对国情及实际的认识程度 以及运用理论剖析 判断问题的思维能力 领导能力 指进行决策 组织实施决策 控制 协调全局以实现管理目标的指挥表现 知识涵养 指领导人对本职业务知识及其它相关或不相关知识的掌握深度与涉猎面 作风修养 主要指领导人内在气质及思想涵养表现在实施领导和待人接物过程中的相对稳定的性格特征 处事方式 工作方法以及语言 文风 交往习惯 等等 二 领导对秘书的要求 一 领导需要忠于职守 安于本分的秘书1 明确职能范围 在被动地位发挥主观能动性2 安于本分 不争名 不图利 二 领导需要敏于观察 勤于思考的秘书1 敏于观察 做到拾遗补阙2 勤于思考 敢于进谏 三 领导需要提供信息 敢说真话的秘书1 及时提供准确信息 说真话报实情2 善于积累和整理资料 供领导之所需 四 领导需要任劳任怨 能够分忧代劳的秘书1 乐于吃苦 忙而不乱 累而无怨2 办事可靠 能够分忧代劳 五 领导需要能够联系群众 善于协调的秘书1 联系群众 充分领导与群众的纽带2 善于协调 为领导工作缓化矛盾 秘书不能擅自作主 凡工作大事均应请示汇报 秘书开展工作 贯彻指示必须按领导意图 指示 不能随意改变 不能走调 凡不属于秘书工作自身范围的事项必须请示汇报 凡遇到带有政策性的新情况 新问题 无政策法律依据 无前例可循的问题必须请示 凡带有方向性 全局性 关键性的问题必须汇报 凡需变通执行的问题必须经领导同意 切忌自以为是 自作主张 这是铁的组织原则 秘书不能代替领导 不能越权越位 越位 就是犯规 在秘书工作中 要防止五种越位 首先是决策越位 其次是表态越位 其三是工作越位 其四是答复问题越位 五是场合越位 秘书与领导相处 在工作上要自觉贴紧 忠诚服务 具体地讲 应做到以下几点 一 忠于职守 精心服务 自觉维护领导集体所代表的根本利益 1 忠于职守 首先 要热爱自己的岗位 其次 秘书必须敬业乐业 其三 秘书要踏踏实实 兢兢业业地工作 尽力干好每件事情 做到脑勤 眼勤 耳勤 嘴勤 手勤 腿勤 2 尊重领导的隐私 严守机密 3 与领导患难与共 二 诚恳实在 说老实话 办老实事 做老实人 不欺上瞒下 不阳奉阴违 首先在工作中 做老实事 诚实而不弄虚作假 其次在思想品德上 做老实人 不欺上瞒下 其三 从职业道德讲 秘书应埋头苦干 不计名利 向领导汇报工作 反映情况要全面 真实 准确 客观 有喜报喜 有忧报忧 不能报喜不报忧 向下级传达指示要如实 原本原样 不夸大不缩小 不走调 撰写公文要客观真实 科学准确 解决问题注重调查研究 不唯书 不唯上 只唯实 自觉贴紧忠诚服务 三 要信守诺言 言而有信 不讲大话 空话 假话 一要讲信念 二要讲信守 不说假话 不欺骗领导 对自己的言行负责 以自己对领导的信任来赢得领导对自己的信任 向领导反映情况 汇报工作 向下级传达指示 调查研究等都必须讲真话 遵守诺言 实践诺言 一应值千金 不可随便失约 毁约 食言 领导交办的工作答应后应立即办理 答应下级和群众的问题应立即纳入议程 并做到件件有结果 有答复 三要讲信誉 每一次接待 每一个电话 每一份文件 每一次谈话都必须讲信誉 重形象 四 要树立浩然正气 威武不屈 富贵不淫 贫贱不移 自觉抵制歪风邪气 一要讲正气 二要讲良心 三要讲节操 小知识 领导需要什么样的秘书 1 了解你的领导 个性与处理风格 男领导与女领导有别 不能改变情势 不能改变别人 只好改变自己2 成为一个得力的助手 自动处发 像一个尽职的管家婆 注意细节 可以24小时全天候待命 任劳任怨 学中做 做中学 管理自己 管理领导 3 办公室的游戏规划 认清自己的处境及地位 评估自己的能力和潜力 基本的生存工具 小心别卷入政治斗争4 成功来自信心 对事不对人 恐惧只是藉口而不是理由 宽阔自己的人生道路 享受工作的乐趣 5 结语 当你还是个小秘书时 看看大秘书做些什么 有一天 你也可以成为大秘书当你还是个大秘书时 看看领导做些什么 有一天 你也可以成为领导 三 秘书工作需要怎样的领导 秘书工作需要怎样的领导 也就是说我们在工作中应该培养什么样的品质 才能与领导的工作合拍 从而使自己不断的增长才干和学识 归纳起来就是 标准 引导 理解 沟通 磨炼 标准 要我们记住在选用秘书时应该把握的标准 一是组织特征 一是工作需要 还有就是办公室状况 引导 要求我们作为一个领导 应该从发展其特长 明示组织需要 加重工作责任 适时肯定成绩等方面入手 引导秘书健康成长 理解 对秘书工作辛劳的理解 对秘书身心及生活的关心 以及在秘书工作遇到困难时的指导支持和帮助 沟通 使秘书明确工作的目标与任务 使秘书知晓领导的想法与意图 使秘书了解任务的内容与特点 磨炼 要求秘书遵纪守法 注重维护团结 廉洁奉公 加强政治 业务学习 案例36 P114 大家都来尝试分析个人的性格 我们在应聘找工作时 应该找些什么样的领导才能更好更快的开展工作以在短期内取得最佳效果呢 或者换句话来说 我们应该做好哪些准备工作呢 倘若我们碰到象吴子立这样的领导 该如何处理呢 继续工作但巧妙的避开违纪 或者离职 第二节秘书与领导的关系 一 人格地位上的平等关系 二 实现目标工作中的同事关系 三 工作职能上的上下级主辅关系 四 工作过程上的主从关系 五 工作沟通上的双向交流关系 六 工作绩效上的一体关系 案例38 P1