《档案管理》重点.doc

第一章1、档案的产生：档案的起源包括档案的萌芽和档案的最终形成两个阶段。人们创造了“结绳记事”、“刻木为契”等记事方法。档案产生的前提条件是文字的发明2、“档案”一词的由来：档案的形式和名称也不断变化，有册、典、中或中治、文案、文书的案卷、文案、文牍、案牍等名称。我国古代，文书与档案这两个概念基本上是不分的。“档案”一词，初始于明末清初之际。3、档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。档案一般来自两个方面：一是机关团体、部队、企业和事业单位等；二是个人。文件转化为档案一般需要具备三个条件：必须是办理完毕的文件；必须是对日后具有一定查考和报讯价值的文件；必须是按照一定规律集中保存起来的文件。所谓办理完毕，主要是指完成了文书处理程序，而不是指文件中所说的事情办理结束。档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。从我国档案载体的发展来看，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁劵、缣帛、纸张等。兼具原始性和记录性于一体的特点，成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。档案和图书、资料等都是知识的一种载体，都属于文献范畴。档案和图书在一定条件下可以互相转化，档案经过研究、加工、汇集或编辑出版，可以转化为图书，而图书在出版机构内部，随同原稿保存起来的那部分就是档案。4、国家档案全宗，又称国家全部档案，这是社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。按形成时间划分新中国成立前档案和新中国成立后档案。1949年10月1日中华人民共和国成立之前的各个历史时期中形成的各种内容和形式的档案，习惯称为“历史档案”。1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前整个心民主主义革命时期内形成的档案称为革命历史档案按内容性质划分文书档案，科技档案，各种专门档案。文书档案亦称普通档案；专门档案也称专业档案，主要有：诉讼档案、人事档案、地名档案、教学档案、会计档案、宗教档案、艺术档案等。按形成领域划分私人档案和公务档案；在私人活动中形成的、为个人所有的档案，可向有关档案馆寄存或出售，寄存档案所有权不发生变化。公务档案必须按照国家规定，无条件地向国家档案馆移交。按载体划分纸质档案和非纸质档案，其中，非纸质档案又可以分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、胶磁档案等。甲骨文是迄今发现最早的甲骨档案。5、档案的作用：一是凭证作用；二是参考作用。档案的凭证作用，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案之所以有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。档案、图书和报刊杂志及其他资料等同样具有参考作用，但档案参考作用的特殊性和主要特点在于它的原始性和可靠性。档案具有最权威的真实性，但不是说档案所记载的内容都是真实的。对内容不真实的档案，既不能简单地将其付之一炬，认为地制造一段“历史的空白”，也不能用现实的观点去涂、抹、勾、划“改造”它。对于内容有疑问的文件，只能在考证后在卷内备考表附以必要的说明。采取妥善措施，控制利用，加强咨询，以便合理地发挥档案应有的作用。6、档案作用的规律性：档案作用范围的扩展律；档案机密程度的递减律；档案作用侧重点的转移律；档案发挥作用的条件律。档案作用范围的扩展律：一般而言，时间和作用范围成正比。档案在形成之初，主要是对形成者本身有用。档案对社会的作用，称为第二价值。档案机密程度的递减律：档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。档案作用侧重点的转移律：档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期会不断发生变化，档案作用的侧重点也随之转移。档案发挥作用的条件律：档案利用价值与社会实践（档案的作用是通过人们在日常活动中反复利用而发挥出来的，档案的作用发挥程度取决于人们的利用程度）：社会发展水平；社会档案意识（个人对档案的具体认识及社会上对档案带有普遍性的认识程度，这种社会性的观念称为社会档案意识）；档案管理水平。第二章1、档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。2、档案价值的鉴定可以与档案收集和整理工作结合进行，现行机关对文件进行分类立卷时，往往结合档案价值的初步鉴定。3、整个档案工作的内容可以分为两个方面，即基础工作和利用工作，二者是相辅相成的。“先打基础，后搞利用”的想法是错误的，在具体工作中，不能片面追求基础工作的完备，在具备了一定的基础后就开展利用，并在利用的过程中再对基础工作予以完善，通过利用工作来检验和促进基础工作。4、档案工作的服务性：档案工作总是为一定的经济、政治、科学、文化等事业服务的，并且在服务中得到加强和发展。5、档案工作的政治性：档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现；档案工作的既要性是档案工作政治性的又一体现（这种机要性是由档案本身的特点和国家利益所决定的）；档案工作的政治性还体现在维护国家历史真实面貌方面。6、档案工作的基本原则：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。这一原则包括三部分基本思想：确立了档案工作的组织原则和管理体制统一领导，分级集中地管理国家全部档案；提出了档案管理的基本要求维护档案的完整与安全；体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的基本标准便于社会各方面的利用。三部分是辨证统一的，其中，统一领导、分级管理是核心。统一领导、分级管理：全国档案工作由各级党委和政府统一领导，由各级档案行政管理部门分层负责地监督和指导；国家所有的档案由各级档案机构集中统一管理；党政档案和党政档案工作实行统一管理。维护档案的完整与安全：维护档案的完整一是数量上的完整，二是档案质量上的完整；维护档案的安全一是档案的实体安全，二是档案的信息安全。维护档案的完整是保证档案安全的条件，档案散乱、丢失不但会造成档案的损毁，而且也导致档案信息上的不安全。便于社会各方面的利用体现了档案工作的最终目的和服务性质。7、我国设置了档案室、档案馆和档案行政管理部门及一系列辅助性机构。档案室是各机关统一保存和管理本机关各部门形成的内部组织机构。是档案事业最广泛的基层组织。档案室是机关工作的助手，是机关各项工作的必要条件；是全国档案工作的基层组织，是整个档案工作的基础。档案室是先期保存具有长久保存价值档案的过渡性机构，机关档案工作是中国档案事业的重要特色。档案室还兼有对本系统和直属单位档案工作监督、指导和检查的职责。类型：综合档案室（目前最普遍、数量最多的一种机关档案室形式）；联合档案室（将同驻地的两个以上机关的档案室联合起来设立一个档案室）；文书档案室；科技档案室；专门档案室。档案馆是保存档案的最终机构。各级国家档案馆是集中保存、管理各类档案的文化事业单位。档案馆与档案室虽然同为直接管理档案的机构，但也有一定不同：机构性质、管理档案的范围、管理档案的期限、提供利用的对象不同。近几年来，在我国出现了一批新型档案机构，其中较为突出的是文件中心、档案寄存中心和档案中介机构等。8、档案机构之间的关系：以档案室为基础，档案馆为主体，档案行政管理机构为中心。是我国档案工作组织体系中的三大主要机构。相互关系：（1）、业务指导、监督和检查的关系。如上海市档案局与市级机关档案室及上海市档案馆之间（2）档案交接关系。如上海市档案馆与市级机关档案室（3）档案工作协作关系。各级各类档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的业务协作关系。第三章1、档案收集工作的内容，从收集手段上可以分为档案的接收和档案的征集两个方面。2、档案收集工作的意义：为档案工作的开展提供了实际的物质对象；是贯彻集中统一管理原则的具体措施；档案收集工作的质量高低是影响其他业务环节的直接因素3、档案收集工作的基本要求：（1）丰富和优化馆（室）藏。这是档案收集工作首先必须树立的指导思想（2）加强馆（室）外调查和指导（3）积极推行入馆（室）档案的标准化（4）保持全宗和全宗群的完整性。一个全宗的档案只能向一个档案馆移交，决不允许对一个全宗的档案进行人为地分割。所谓全宗群是指历史上形成的，在时间、内容等方面具有密切联系的若干全宗。4、档案是指各单位在工作活动中产生的文件材料处理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷。5、归档制度是档案室收集工作的重要内容和最基础的工作。归档制度包括归档范围、归档时间、归档案卷质量要求和归档手续等内容。6、文件归档时间是在文件形成后的第二年上半年，即在次年6月底以前向档案部门移交7、归档要求：归档文件要齐全完整；归档文件要系统条理；归档文件要进行基本的编目8、档案室移交档案时，应当根据案卷移交目录详细清点案卷。经过认真核对，交接双方才履行签字手续，交接双方各存一份目录。9、档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好立卷归档前的准备工作：（1）协助选择正确的立卷环节（2）划定科学的立卷范围。为了避免重复立卷和防止遗漏文件。如上级机关的综合性文件，由本单位的办公室负责；上级主管部门的业务文件，由对口的内部机构负责；本单位的发文和内部文件，谁办理谁负责立卷。这样有利于确保档案的完整和优化。（3）协助编制立卷类目。立卷类目通常是由文件立卷人员、机关档案室、文件承办人员和秘书部门共同在当年年初或上半年拟制。10、零散文件的收集、“帐外”文件的收集、专门文件的收集11、档案馆档案的来源：对现行机关档案的接收，这是档案馆馆藏档案的主要来源；对撤销机关档案的接收；对社会散存档案的征集；档案馆之间交接和交换档案。12、档案馆收集档案的范围：（1）、中央级档案馆；（2）各类专门档案（3）省（直辖市、自治区）级档案馆。接收本级机关及其所属企事业单位需要永久保管的现行机关和撤销机关的档案，并接收和征集具有全省（市、自治区）意义的各种历史档案（4）省辖市（州、盟）和县级档案馆。接收本级机关及其所属企事业单位需要长久保管的现行机关和撤销机关的档案，并接收和征集本地区的各种历史档案。13、现行机关档案的接收要求：进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性；立档单位编制的组织沿革、全宗介绍、有关检索工具和与全宗相关的各种资料应随同档案一起接收，包括档案目录。14、档案馆接收现行机关的档案，有两种方法，即逐年接收和定期接收15、属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当资档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。立档单位必须无条件地将应当进馆的档案定期向有关的国家档案馆移交。但对于重大活动档案以及在两个文明建设中有较大现实利用价值的档案，可酌情提前接收进馆。对专业性较强或者需要保密的档案，立档单位经同级档案行政管理机构检查和同意，可以延长向档案馆移交的期限。16、重大活动在结束后一定时间内，在完成相关档案整理编目的基础上，应及时向有关档案馆移交第四章1、档案整理工作的一般程序：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制等步骤区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开全宗内档案的匪类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类。立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位案卷2、档案整理的工作程序一般由不同的工作机构和人员分别承担，文书立卷工作一般由直接产生、处理文件的文书部门和文秘人员承担；全宗内档案分类、案卷排列和编号以及编制案卷目录的工作，一般由各个立档单位的档案室承担；全宗划分和排列多由档案馆承担。3、档案工作的整理原则：遵循保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于档案的保管和利用的原则。保持文件之间的历史联系：主要表现为文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。文件是由一定的机关及其内部组织机构和个人在活动中形成的，形成于同一机关或内部机构或个人的文件之间必然地存在一种内在的联系。来源方面的联系是首要的联系。文件在内容方面的联系时最紧密的联系。文件在形式方面的联系：形式一般是指文件存在和表达的方式，如文中、载体材料及记录方式等充分利用原有基础，包含三层含义：（1）在原有整理结果基本可用的情况下，维持原先整理状况不变，同时通过编制必要的检索工具来弥补其中的缺陷（2）某些整理结果明显不合理，可在仔细研究的基础下，尽量在原来整理的体系内作局部调整；（3）原有基础确实问题突出，严重影响了保管和利用，可以重新整理，但也应当尽可能吸收或保留其中的可取之处，包括原有的时间标记。便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的4、立档单位的含义及构成条件。全宗是指一个档案整体，而立档单位是指形成该全宗的单位或个人。立档单位首先必须是一个独立单位，而不是单位的内部机构。行政上，可以独立地行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；组织上，有专门的管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权；财务上，有自己独立的预决算，有单独管理财务的机构或会计人员。衡量某一个人的档案能否成为个人全宗，必须具备两方面构成条件：一是该人是否名人，二是该人的档案是否完整。5、在具体处理个人档案与公务档案的归属时，要慎重处理。个人在从事各种公务活动中所形成的文件材料，一般不应收入人物全宗，而应当作为有关机关或组织档案全宗的一个组成部分。如果确实需要，也可将这些文件中的一部分，放入有关人物全宗保存。6、党派、政党、社团和宗教组织在各个历史时期和新中国成立前后，其宗旨和组合成分没有发生根本性变化，其档案应构成一个全宗。立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部机构的调整、工作地点的变动等变化，对全宗划分不产生影响。7、临时性机构存在时间较长、产生档案数量较多、档案内容比较重要，也可根据实际情况，构成独立全宗8、全宗还可以分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。联合全宗：一是前后有密切继承关系的机关，成为档案“连体”，难以分开；二是合署公办或职能联系紧密的机关，无法区分。如上海市档案局与上海市档案馆联合全宗。全宗汇集：若干个性质相近、档案数量极少的独立全宗档案汇集：所属全宗不明的、或所属全宗不复存在的零散档案汇集而成的一种全宗补充形式。9、立档单位的档案主要由三部分文件构成，即收文、发文、内部文件。立档单位的发文和内部文件，文件的作者就是档案的形成这。立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者。10、立档单位与全宗历史考证，一般由“立档单位沿革”和“全宗状况”两部分组成立档单位和全宗历史考证，一般由档案室负责撰写，整理过程中不断修改补充。11、档案分类法：按问题分类适用范围：（1）立档单位内部机构不稳定，变动较大且又较为复杂（2）各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起（3）在选用了组织机构作为第一或第二级的分类法后，由于类内档案数量较多，确有必要细分。一般只将问题分类法运用于类目的第二或第三级12、年度机构分类法，适合于先行机关。可与文书部门每年的归档工作结合，从而确保分类的正常进行；同时，便于库房的排架，每年形成的文件按机构排序依次上架，不必预留空位，也避免了倒架，库房管理非常方便。1995年 办公室 组织部 宣传部 1996年 办公室 组织部 宣传部机构年度分类法，适用于内部机构比较稳定的立档单位，一般多用于撤销机关和历史档案。办公室 1995年 1996年 劳动工资 1995年 1996年年度问题分类法，适合于现行机关，但必须在无法按组织机构分类时才采用1995年 综合类 组织人事类 1996年 综合类 组织人事类问题年度分类法，综合类 1995年 1996年 业务类 1995年 1996年 分类方案是进行分类工作的依据，对分类方案的调整情况，应在全总介绍中说明，以便档案管理工作的前后衔接。13、如果只编了一本综合目录，那么也要给这个目录编上“1号目录”。14、不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编件号，件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。装订的卷内文件则应安排列次序编流水页（张）号。无论以哪种方法编制，一个号代表了一份或一页文件，所以都不应有空号出现。第五章1、档案鉴定主要是指档案保存价值的鉴定2、档案的保存价值是由档案自身的特点和社会利用的需求两个方面的因素决定的。3、档案内容是决定档案价值最重要的因素。档案的重复性大致有两种情况：第一种是重复文件，即同一文件的多分留存。机关档案室的重复文件大多是由于重复立卷造成的，这个问题可以通过各机关内部立卷分工等措施来解决。4、档案的相对价值，依据三方面判定：所存档案的完整程度；档案内容的可替代程度；各全总之间档案的重复性。5、机关档案保管期限表是各机关、团体、企事业单位根据本单位档案的具体情况编制，只供本单位鉴定时使用。6、保管期限：根据国家档案局第8号令规定，文书档案的保管期限定为永久保管和定期保管两种。永久为30年以上，定期一般分为30年、10年。档案保管期限的年限是从文件产生后的第二年开始算起。7、各机关需要销毁的档案，须经机关领导审核批准后施行；档案馆需要销毁的档案，须经鉴定委员会审核，报主管领导部门批准后施行；销毁1949年以前形成的档案，须经单位领导人或鉴定委员会审核，并同时报国家档案局批准后，方可施行。8、档案鉴定工作的方法：直接鉴定法要求档鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠度等方面。直接鉴定一般以案卷为基本单位进行，一般以不拆卷或个别拆卷的办法来处理。永久卷内混有少量的内容联系密切的仅需要长期保存的文件，可以不拆卷；但如混有较多的长期文件，则应拆卷，将长期文件剔除；长期卷内混有较多的永久文件，则不可以拆卷，整卷上升为永久保存。9、文件立卷归档的鉴定工作是对档案的第一次鉴定，也成为初始鉴定。机关档案室的鉴定工作是对档案的第二次鉴定，即对档案的后续鉴定。后续鉴定不仅要对初始鉴定的结果及标准的掌握进行“再审核”，尤其要做好移交进馆档案的质量监控，确保进馆档案的质量。档案馆的鉴定工作是对档案的第三次鉴定。10、销毁清册也称“销毁目录”、“销毁清单”，是准备剔除销毁的档案登记簿，也是日后查考档案销毁情况的凭据。一般是以案卷为登记单位，必要时，也可以按文件登记。档案销毁清册经审批后，还需由审批的领导人签名盖章。档案销毁清册应以全宗为单位编制。11、销毁的方式可以送到指定造纸厂化成纸浆。以磁带、磁盘、光盘等为载体的档案，可以采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁。第六章1、档案保管工作的内容主要包括三个方面：档案库房管理；档案流动过程中的保护；保护档案的专门措施2、档案保管的具体任务包括两个方面，即档案保护技术工作和客房管理工作。档案损毁有两个因素：人为和自然因素。自然因素分为内因、外因。外因是指档案所处的周围环境和保管条件等，如：不适宜的湿温度、光、空气污染及害虫、霉菌等有害生物3、档案保管工作的基本方针是“以防为主，防治结合”。4、档案保管的主要物质条件：档案库房、档案装具、档案包装材料、档案保管设备档案装具主要有架、柜、箱等三种。档案包装材料基本材料三种：卷皮、卷盒和包装纸5、档案库房管理：库房管理制度、库房防护措施、库房与装具的排列与编号、档案存放与排列。库房管理制度：实现档案保管的制度化、规范化和标准化。库房与装具的排列与编号：整齐一致、避光通风、空间合理。档案存放与排列：档案馆内的全总按全宗群的联系进行分类存放，是在档案管理中组织馆藏的一种方法。全宗内不同类型的档案，为了便于安全管理，可以将不同载体或规格的档案分别存放，但必须在全宗主体位置放“参见卡”，指明其存放位置，以便利用。6、大多数的档案馆（室）采用竖放方式。采用平放方式存放档案，应适当控制档案的叠放高度，一般以不超过40厘米为宜。7、档案存放位置索引，一般有两种编制方法：以全宗为单位的档案存放位置索引；以库房和装具为单位的档案存放位置索引。8、档案代理卡又称代卷卡。9、全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是在档案管理活动形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。10、通过全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况，了解全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况。按照准确、齐全、规范的要求归入全宗卷：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术的应用。11、卷内文件材料按“问题时间”进行系统排列，全宗介绍、立档单位大事记在前，有关单位收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和现代化管理等方面的文件材料按顺序排列。第七章1、档案统计工作的基本要求为保证统计资料的准确性、及时性和科学性。2、档案登记工作：案卷目录是档案馆（室）基本和必备的检索工具。3、收进登记簿是档案馆记载档案增长情况的一种登记形式。4、案卷目录登记簿是用来统计档案馆内各个全宗内案卷目录的数量和档案数量。5、利用者登记卡片是利用者第一次到档案馆办理有关利用手续时，由档案部门进行的初次登记。6、阅览室入室登记簿是档案馆（室）统计档案利用人次的重要依据。7、借阅单是利用者和阅览室工作人员之间借阅、归还档案的交接凭证。8、档案借出登记簿是档案馆（室）对档案借出馆（室）外利用时额一种登记文件，也是统计外借档案数量的一种依据，其作用与借阅单基本相同。9、档案统计调查是档案统计工作的开端和基础。统计调查的基本形式有统计表报和专门调查两种。统计表报是档案统计中最基本的、最经常的一种调查方式。统计表报往往带有专业性和强制性。统计表报主要特点是按照规定的格式、统一指标、统一计算方法和统一报送时间与程序，自下而上报送。专门调查往往采用的是一次性调查形式，可分为普遍调查和抽样调查两种类型。第八章1、档案检索包括档案存储和查检两个阶段。2、档案检索的手段通常有两种：一种是手工检索，一种是计算机检索3、档案检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。4、档案检索语言主要有两大类：一类是分类语言，一类是主题语言。中国档案分类法主要用于分类标引和组织档案分类目录。中国档案主题词表用于各级综合性档案馆（室）所藏档案的主题标引与主题检索。5、档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。6、我国制订并颁布了行业标准档案著录规则，作为全国档案著录的规范性依据。根据档案著录规则的规定，档案的著录项目有以下七项：题名与责任说明项；稿本与文种项；密级与保管期限项；时间项；载体形态项；附注与提要项；排检与编号项。这些项目中正题名、责任