秘书值班、保密、印信管理等工作.ppt

秘书日常事务 第一节办公室日常工作第二节办事 日常 随机 授权第三节办公室的机要保密 第一节办公室日常工作 一 办公室概述 一 办公室的含义主要有以下几种含义 1 泛指一切办公场所 它是管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所 2 专指特殊办公场所 它是某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所 如校长办公室 厂长办公室 护士办公室 也可以指某种独立的工作机构 如国务院台湾事务办公室 招生考试办公室等 3 特指秘书机构 它是党政机关 企事业单位内部的综合职能部门 在高级领导机关称为办公厅 如中共中央办公厅 北京市人民政府办公厅 在中级机关或基层单位称为办公室 如 学院办公室 公司办公室等 这里所论述的办公室是第三种 二 办公室工作的特点 秘书人员在办公室的职责 概括起来主要有两点 一是政务服务 二是事务管理 因此 办公室工做呈现出服务性 繁杂性 分散性 灵活性 专业性的特点 服务性 由办公室工作特征而体现出来的 秘书人员即为领导服务 又为职能部门和人民群众服务 繁杂性 秘书人员承担所有事务性工作 工作繁杂 琐碎 要做到事无巨细 就要有耐心 有较强的服务意识 分散性 工作内容分散 有政务服务 有事务管理 有脑力 有体力 服务形式不一 服务手段各异 灵活性 虽然有些工作已程式化 但是工作的弹性和可塑性也很强 需要秘书人员随机应变和机动灵活 专业性 秘书人员要有较高的专业知识和专业技能 三 办公室的作用1 指挥作用2 枢纽作用3 窗口作用 3 1 2 办公室是单位主管人员进行决策和指挥的场所 犹如人的大脑 因其要做协调和服务的作用 营造良好的办公环境和创造良好的办公条件 为领导顺利决策和指挥奠定基础 一切信息在这里汇总 整理 一切指令在这里发出 日常事务在这里处理 因此 办公室工作的质量和效率 关系到单位的效率 它是对外交往的必经之地 是与社会 媒体打交道的场所 又是对外联络 展示形象的窗口 由办公室人员的基本素质可以看到单位的整体形象 因此 对单位发展至关重要 二 办公室的日常工作 一 值班工作1 值班工作组织形式办公室值班工作的组织形式 依据其工作性质和规模大小有所不同 1 专职性值班 2 轮流性值班 3 领导电话值班2 值班工作内容 1 通信联络 2 公务接待和咨询 3 处理紧急问题和突发事件 4 承办领导临时交办的工作 3 值班工作制度值班室是展示机关形象的窗口 是对外联系 传递信息的枢纽 值班人员的精神状态 一言一行都关系到本机关的威信与形象 所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴 制定值班制度 对值班人员提出相应要求 1 岗位责任制度 2 值班记录制度 3 交接班制度 4 请示报告制度 5 安全保密制度 4 值班室的建设值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容 一方面是建立一支高素质的值班队伍 建立严格的工作制度 提高值班人员的业务水平 另一方面是搞好值班室的设备 资料建设 二 印信管理印信管理就是对印章和介绍信的管理 印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证 1 印章的使用和管理 1 印章的作用 标志作用 法律作用 辨伪作用 2 印章的种类 按质料分 印章有铜印 钢印 木印 塑料印 胶皮印 万次印等 按性质分 印章有单位印章 部门印章 领导人印章 含签名章 和业务专用章 如密封章 收发文章 财务专用章 资料专用章以及一些业务人员的工作用章等 3 印章的启用 印章的刻制必须经本机关 本部门申请 经上级主管机关批准到公安部门办理手续后 再到指定的刻字单位刻制 4 印章的保管和使用 2 介绍信的使用和管理介绍信是机关 团体 企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件 它具有介绍和证明两种作用 1 介绍信的形式常见介绍信有两种形式 一种是带存根的普通介绍信 它用铅字印成 有两联 一联填写后供外出公干人员使用 另一联当作存根保存 并有骑线的编号和盖章 另一种是根据需要临时书写的介绍信 纸张一般用带有单位名称的信笺 落款处加盖机关公章 2 介绍信的种类 根据用途分为三类 第一类 行政介绍信 当机关工作人员调动工作时 需出具这类介绍信 介绍被调动人员的姓名 职务 级别 被调往何单位 任何职务 第二类 组织介绍信 这是机关工作人员调动工作时 接转组织关系的书信 第三类 专用介绍信 这是外出联系接洽工作或办理有关事物的书信 3 介绍信的管理像印章一样 介绍信也有秘书人员负责管理 填写和撰写 三 办公室活动安排 见 安排领导活动 1 拟订工作计划秘书人员是领导活动的辅助者 所以 秘书人员对领导的会议 出差 约会 访问等活动都应该进行计划 推行 变更和调整 2 安排约会秘书人员还要负责为领导安排约会 做好预约事宜 3 巧妙挡驾挡驾就是谢绝来访的宾客 一 日常事务 作好日常事务工作是每一位秘书职业生涯的基础 1 领导工作的选择性 2 操作的规范性 3 与领导工作的主辅协同性 4 运作的适应性 5 服务的周密性 6 工作行为影响的公众性 7 尽职守岗的严格性 第二节 办事 日常事务 随机事务 授权理事 1 整理办公环境 1 办公室的作用 指挥部 工作室 窗口 2 办公室的布局与布置 小办公室 大办公室 接待室 会议室 3 办公室赶里的内容与要求 整洁 安静 光线空气与温度 色调与美化 设备与用品 4 办公电话的处理电话作为现代通讯工具 在组织的管理工作中发挥着日益重要的作用 秘书每天通过电话进行大量的对内 对外联络工作 可见电话是组织展示工作效率 社会形象的一个窗口 在电话工作中 人们彼此不能谋面 看不到对方的表情 举动 只能通过电话里的声音去揣测对方的心理 态度 也就是说 秘书电话应答的声音或方式是对方能够直接感受到的全部信息 这样 秘书电话应答的声音也就成为企业组织的外在形象 因此 秘书应以礼貌的态度 专业的方式处理好每一个电话 应在电话里表现出良好的职业规范和高超的电话技巧 偶然疏忽后果不小某地发生较大的地震后 我国南方的汛期即到 一日 南方某省领导机关的值班秘书 接到国家防汛抗灾指挥部电话 要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况 要求尽快作一次汇报 并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何 值班秘书接电话时 听错为防震指挥部来的电话 当时对地震惊恐的 余波 还影响着人们的心理 认为 防震 也是理所当然的 是可能的 而没有对打来的电话认真核对 便将听错的电话 向领导汇报 当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情 被迫中断了商讨 立即召集省直各有关部门的负责人开会 研究防震工作 并准备按电话的要求向上级汇报 在研讨中 预感到如此紧急的电话 是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震 于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门 得到的答复是 没有预测到你们地区最近会发生地震 也没有要你们汇报有关情况 经再次查问 原来是防汛指挥部来的电话 一场虚惊总算放下了 但教训是应该记取的 虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失 但牵动了领导一班人的行动 打乱了领导机关工作部署 影响了领导机关工作的决策 不能不说是个较大的失误 案例分析 使用电话的基本礼仪1 态度要热情周到 礼貌友好2 口齿清晰 声音愉快自然3 语言简洁明了 得体准确 和谐有序4 提高电话工作的效率 注意保密5 简洁 完整 准确 快捷地处理电话留言 接听电话的技巧1 接听电话必须及时2 接听电话首先问候并通报3 做好电话记录4 正确处理电话的临时中断5 学会处理不在的同事的电话6 学会处理转接电话7 适时结束电话8 同时处理打进来的多个电话9 按听打给上司的电话 拨打电话的技巧1 尽量选择合适的时间打电话2 打电话前的准备工作3 准确拨号 耐心等待4 及时自我通报5 要求对方做好电话记录6 替上司拨叫电话7 拨错了号要及时道歉 绝不可一挂了之8 如果通话临时中断或受到干扰 应主动回电话9 运用语言技巧 及时结束冗长的难对付的谈话 2 随机事务 指难以预测的 不经常发生的或在职能上边界上难以确定由谁处理的事务 注意事项 1 注重预防性 2 反应敏锐性 3 整体配合性 4 辅助地位的制约性 5 沟通的枢纽性3 授权理事 秘书根据领导的意图和委授的权利及要求 代表领导去处理交办的事务 1 准确把握领导意图 2 选择有效的工作方法 3 明确授权理事的双重角色 4 与领导保持密切的沟通 5 争取其他方面的配合与合作 第三节办公室的机要保密一 机要保密的含义机要是指机密重要的工作 文件 部门或人员 个人 机关或国家出于某种需要 把不能让外界知悉的秘密事项限定在一定时空范围 称为保密 二 机要保密的内容 一 秘密的范围1 国家秘密的范围根据 中华人民共和国保守国家秘密法 2010年4月发布 2010年10月开始执行 规定 关系到国家安全和利益的秘密事项就是所谓国家秘密的范围 包括以下内容 1 国家事务的重大决策中秘密事项 2 国防建设和武装力量活动中秘密事项 3 外交和外事活动 4 国民经济和社会发展中的秘密事项 5 科学技术中的秘密事项 6 维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中秘密事项 7 其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项 2 秘书人员职业秘密范围 公文秘密 决策秘密 商业秘密 会议秘密 信访秘密 领导秘密 二 秘密的等级划分秘密等级 有利于对不同等级的秘密采取相应的保密措施 也有利于执行保密纪律 我国 保密法 将国家秘密分为三个等级 1 绝密这是最重要的国家秘密 泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害 2 机密这是重要的国家秘密 泄露出去会使国家的安全和利益遭受严重的损害 3 秘密这是一般的国家秘密 泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害 三 机要保密的任务 1 公文保密2 会议保密3 通信保密 4 电脑保密5 涉外保密三 机要保密的纪律要求 一 保密纪律秘书人员 特别是机要人员 应该严格遵守 党和国家工作人员保守秘密 的具体规定 1 不该说的秘密 绝对不说 2 不该问的机密 绝对不问 3 不该看的机密 绝对不看 4 不该记录的机密 绝对不记录 5 不在非保密本上记录机密