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XX口腔医疗集团合同管理制度 XX口腔医疗集团合同管理制度第一章总则为加强集团合同管理，建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的企业经营风险管理体系，提高经济效益，现结合集团的实际情况，制订本制度。 第一条集团及其下属各单位（除另有所指外，以下统称“各单位”）对外签订的各类合同一律适用本制度。 第二条合同管理是企业管理的一项重要内容，集团全体人员都必须严格遵守、切实执行本制度。 各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好集团以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。 第三条签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、择优签约”的原则。 第四条各单位的法定代表人（或负责人）对合同管理工作负有第一领导责任。 经办人为合同签订的第一责任人，对合同拟定、签订和履行负直接责任。 第二章合同的内容及谈判第五条合同谈判原则上应由各单位业务对口部门两人以上共同参与；如涉及其他部门的，可由经办人联系相关部门人员共同参与谈判。 第六条在合同订立前应当进行充分的背景和风险分析，包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策及法律风险分析等。 对于新的业务模式（包括新开发的业务领域或新的业务形式），应当就前述分析结果形成可行性分析报告。 根据各单位其他管理制度规定，需要事先进行审批的，还应办理相关前置审批手续。 第七条对于首次进行合作的业务对象，应当在合同签订前通过适当方式进行信用调查分析，包括要求对方提供必要的证明材料（一）如为企业，则应提供盖章的营业执照复印件、法定代表人（或负责人）身份证明；如为自然人，则应提供身份证复印件；（二）如存在授权的，则还应提供授权人盖章或签字的授权委托书；（三）属于国家许可经营的业务的，应当出具相关的许可资质证书。 第八条合同文本对合同双方权利义务的规定应明确、具体，文字表达要清楚、准确，无明显文字、语句错误。 合同内容注意事项（一）首尾部分需写明签订双方的全称、签约时间、签约地点、签约代表及联系方式。 （二）正文部分需写明主要权利义务条款，包括但不限于产品及服务类型、交货方式及期限、技术规范、验收标准、付款金额及条件、争议解决及违约责任等。 除合同履行地在我方所在地外，签约时应争取合同争议由我方所在地的人民法院进行诉讼管辖。 （三）补充协议及附件合同所涉各类补充协议、附件（包括图纸、报价单、活动方案等）均应附在合同文本后面，作为合同组成部分。 （四）合同编号具体编号规则详见附件。 （五）合同除即时结清者外，一律采用书面格式（包括合同书、电报、传真、电子邮件等数据电文形式）；除紧急情况或条件限制外，原则上应采用正式的合同书形式。 第三章合同审批第九条合同在正式签订前，必须按规定上报审批后，方能正式签订。 未经审批程序而签署的合同，各审批部门有权不予补批。 在上报审批之前已经执行完毕的合同或尚未签署但已经开始执行的合同，各审批部门有权不予补批。 第十条合同审批前，合同经办部门或业务主管部门向各有关审批部门提交合同文本。 依照本制度规定，应提交可行性分析报告或其他前置审批文件而未提交的，或合同文本主体信息、主要条款缺失的，审批部门有权不予受理。 第十一条合同审批在OA上进行申请，具体权限及流程参照OA审批流程。 第十二条为保证合同文本的规范性，提高签约效率，法务部可根据各单位的业务特点拟定合同示范文本，作为各单位对外签约的推荐文本；除特殊情况外，经办人应当使用合同示范文本。 经法务部制定的制式合同文本，在不存在法律条款修改且审批流程已规范的情况下，无需再经法务部审批。 第十三条合同审批的要点包括业务的可行性、经济性、合同的严密性、可履行性、合同技术条款的适宜性、内容的合法性、权利义务的对等性、风险评估及对策等。 参与合同审批的各相关部门应当按照各自的管理职责对合同的相关条款进行审核。 合同经办部门或业务主管部门应当对提交的资料的真实性、业务的可行性、技术条款及商业条款的适宜性负责。 财务部门应对合同金额、付款方式等财务风险提出意见。 法务部对合同的合法性、权利义务的对等性等法律风险提出意见。 第十四条合同经办部门应当根据合同审批意见修改合同文本，并将有关情况及时反馈给参加审批的各相关部门。 第十五条根据各单位章程规定，需要经董事会或股东会决议的合同，应当按规定事先提交决议。 第四章合同签订、盖章及存档第十六条合同签订前，经办部门应与合同对方充分沟通双方权利和义务，按照集团的管理要求，维护各单位的合法权益，确定合同条款内容并明确、具体、准确表达。 第十七条签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。 对外签订合同，应当由法定代表人或其委托的代理人进行。 委托代理人对外签订合同的，必须持有法定代表人签发的授权委托书，并应在授权范围及期限内行使代理权。 第十八条合同签订时，各单位应使用合同专用章，原则上不使用公章。 合同章管理相关规定如下（一）合同章由印章专管员负责保管，并存放于保险柜保管；（二）合同章使用流程参照集团印章管理制度公章申请流程；（三）合同章使用规定除特殊情况外，应由我方负责制备合同文本，并加盖骑缝章后作为认证文本，先寄回对方盖章后，再回寄我方盖章。 合同文本除在盖章页上加盖合同章外，还需在合同及其附件每页边缘处加盖骑缝章。 印章专管员应当在盖章前，核对合同审批文件（包括OA审批表单、审批邮件、印章使用申请表）；未经审批通过的合同，不得盖章。 第十九条合同签订后，按照合同规定留存相应份数用于各单位存档。 相关规定如下（一）各单位所有合同原件原则上需统一放集团行政部档案管理员处归档。 如有特殊情况，需提前发送邮件至PO-groupbybo.说明原因。 （二）合同原件存放于集团行政部，由集团行政部档案管理员归档，同时将复印件存集团财务部归档。 第五章合同的履行第二十条合同履行涉及多个部门的，应当由合同经办部门牵头，各部门密切配合。 第二十一条合同生效后，应当全面履行合同。 如果出现履行不能的情形，应当及时采取补救措施，减少损失。 第二十二条在合同履行过程中，合同经办部门有证据证明合同对方有下列情况之一的，应当及时依法行使抗辩权维护各单位的合法权益，并书面上报主管领导和法务部。 （一）经营状况严重恶化；（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。 第二十三条遇不可抗力影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据；在对方提出因不可抗力影响其履行时，应当及时要求其提交有效的证明文件。 第二十四条合同经办人将与单位终止劳动关系或因其他原因发生变更的，合同经办部门应当在情况发生后一周内书面告知对方当事人及与该合同有关的其他人员。 第二十五条重大合同履行完毕，合同经办人应撰写合同履行报告，连同所有书面材料形成卷宗后，按照集团行政部门的档案管理要求进行归档。 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。 没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。 第六章合同的监督检查第二十六条各单位要注意总结、交流合同管理经验，不断完善合同管理制度，促进集团合同管理水平的不断提高。 第二十七条集团内控部负责对合同签订、履行情况的检查，发现问题及时处理。 第二十八条集团内控部可以牵头，组织财务部、法务部等综合管理部门组成联合工作小组，共同进行检查。 合同检查的主要内容有（一）合同管理制度的建立与落实情况；（二）合同的签订和履行情况；（三）合同纠纷的处理情况；（四）合同基础资料的、保管和档案管理情况；（五）合同管理信息的编制和分析工作；（六）对于在签订、履行、管理合同中，因违反合同管理制度造成重大经济损失的人员的责任追究情况。 第二十九条集团内控部履行检查职责时，受检单位应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题作出解释和说明。 检查小组或检查人员应当在检查结束后的15日内向受检单位送达检查意见书。 检查意见书要标明检查人员姓名和职务，提出受检单位合同管理的基本情况、存在的问题及对加强合同管理的意见等。 第三十条集团内控部根据情况，可向受检单位及有关部门提出如下处理意见（一）对于未按照单位规定建立健全合同管理制度，或落实制度有重大漏洞的，责令限期改正；（二）对于在合同签订、履行和管理工作中，违反合同管理制度，造成重大经济损失的单位或个人，建议有关部门追究其相应的行政责任和经济责任；（三）对于在合同管理工作中成绩显著，为单位避免或挽回经济损失的单位和个人，建议按照有关规定给予表彰或奖励。 第三十一条受检单位应当自收到检查意见书之日起30日内将落实情况书面报告检查部门。 第六章奖惩第三十二条各单位应当建立和健全合同管理奖惩制度，维护合同管理工作的严肃性，不断推动合同管理水平的提高。 第三十三条各单位应当每年对合同管理工作进行一次全面总结，对在合同管理工作中尽职尽责，工作成绩显著，或在签订、履行合同中为单位避免重大经济损失的人员给予表彰和奖励。 第三十四条因下列行为造成单位重大经济损失的，应当对责任单位、责任人及其主管领导给予行政处分或经济处罚，构成犯罪的，依法移交司法机关处理。 （一）签订合同未按照规定程序进行审批的；（二）无权代理或超越代理权限签约的；（三）不及时主张债权及其他权益，超过诉讼时效导致权利丧失的；（四）签订、履行或变更、解除合同违反规定的；（五）因个人利益、部门利益而影响合同履行的；（六）擅自出借合同章或盖有合同专用章的空白合同书的；（七）在签订、履行合同中，因严重不负责任被诈骗，致使单位利益遭受重大损失的；（八）在签订、履行合同中，因重大决策失误，致使单位利益遭受重大损失的；（九）与对方或与所签合同有关的其他人恶意串通损害单位利益的；（十）其他在签订、履行、管理合同中的失职、渎职行为。 第七章附则第三十五条本制度由集团行政部制定并负责解释。 第三十六条本制度于公布即日起执行。 附件合同编号规则各单位在拟定合同文本时，应同时对合同进行编号。 1、合同编号分为四级，每一级编码之间用“-”隔开，具体编号规则如下第一级编码集团的第一级编码为JT，各个省份的第一级编码为名字的简写，例如北京为BJ，因广州和贵州、湖南和海南和河南的简称一致，则做特殊规定广州GAZ;贵州GUZ湖南HUN海南HAN河南HEN第二级编码部门前两个字首字母。 例如集团财务部为JT-CW，集团战投部为JT-ZT。 部门编码部门编码行政部XZ战略投资发展部ZT财务部CW护理部HL人力资