(5)企业行政管理(本科必修)

第七章 企业行政事务和后勤事务管理,第一节 企业办公室建设第二节 文书管理事务第三节 会议管理事务第四节 企业后勤管理第五节 企业后勤管理的内容,第一节 企业办公室建设一、概述 1、企业办公室的含义和组织形式 （1）企业办公室具有以下含义： 综合服务部门； 企业高效、有序运转的结合枢纽； 协调中心； 企业决策的参谋和助手。,（2）企业办公室的类型 1、综合型 统一承担企业的办公事务，并负责企 业的上传下达和事务性对外联络。如：经理 办公室、厂长办公室等，一般具有面向全企 业的特点，适合于规模不大的企业。 2、分立型 针对不同的服务对象设立办公室， 如：行政办公室、车间办公室、总经理办 公室、副总经理办公室、管理处，等等。,二、企业办公室的作用 1、智囊中心：承担各种文字工作；通过综合各种 意见提供决策参考。 2、信息中心：企业内外的耳目。 3、协调中心：位处领导层和基层部门之间，具有 双向承接作用。 4、发布中心：各种正式信息的规范来源地。 5、示范中心：规范管理的重要承担者。,三、企业办公室的特点 1、综合性：上、下、内、外兼顾。 2、繁杂性：会议组织、文件收发、礼仪接待、用车 调度、厂容厂貌、等等。 3、服务性：以后台支持性工作为主。 4、规范性：构成企业运行规范性的枢纽。 5、严谨性：千头万绪，一丝不苟。 6、装饰性：企业的重要窗口。,四、企业办公室的四种职能 1、协调 注意事项：把握总体性； 上下一致：对上对下负责要一致； 不干预：收集信息、协调矛盾、 督促检查、催办实施、 当好参谋，但不干预领 导。 2、信息处理 包括：收集、加工、传递、储存、输出、反 馈。 3、决策参谋 4、综合事务管理,五、企业办公室的组织管理 1、其本工作要求 顾全大局； 参谋意识； 效率观念。 2、管理方式 责任管理； 规范化； 常规管理：明确周、月、季、年 周而复始的常规管 理； 自动化。,六、办公自动化 1、核心工作：形成人机信息处理系统。 2、工作要点： 人机协调； 信息增值； 提高效率； 节省费用； 提高人员素质。,第二节 文书管理事务一、文书管理体系 1、文书的种类 （1）按作者划分：公文、私信 （2）按企业内外分：外部文书、内部文书 （3）按内容或目的分：普通文书（往来、应酬） （4）按处理事务分：收接文书、传阅文书、 分发文书、审议文书、 草案文书、会议文书、 废除文书、保管文书、 回执文书、归档文书、 登记文书,（5）按形态划分：报告（日报、月报、调查报告） 帐票（帐本、传票、台帐） 图表（地图、设计图、示图、表格） 书籍（报刊、杂志、图书） 其他（商品目录、说明书、手册） （6）按载体划分：纸质文书、光电文书 （7）按保存期划分：重要文书、次要文书、 普通文书、即时文书,2、文书管理体系 收发 制作 运用 保管 归档 保存 编辑 分类 接收 整理 分发 处理 保管 移交 归档 废除 制成 寄出 整理 收集 借出 催还 检索 文书管理流程图,收寄、制作、整理 文书处理 处理、分发、保管、借用文书管理体系 分类、编辑、归档、废除 文书档案 检索、调用 文书管理体系图,3、文书管理的目标 基本准则： （1）不管何时何地都能提供准确、及时的信息； （2）维持信息开发、存储、检索、留存的有效系 统； （3）进行文件、设备和程序的管理，指定标准和 定期评价方法； （4）有效控制和处理文书，协助对职员进行教 育。,文书管理的目标细分： 1、文书形成目标 主要工作：清除不需要的文书、控制文书的形 成、设计高效利用的文书、建立应 用和形成的成本标准。 2、文书存储目标 主要工作：分类和编码、挑选设备和用品、建 立良好的存储程序、选拔管理人员 3、文书检索目标 主要工作：迅速查阅、高效借出、控制归还。 4、文书保管目标 主要工作：建立期限分类系统、决定保管文书 的类型、定期清理。 5、文书处置目标 主要工作：建立文书存放的商品化中心、压缩 存档量、移交失效文书、控制销毁。,4、文书管理的组织 行政办公室主任 数据处理 行政系统 文书管理 办公室服务 可行性 一般系统 文书形成 设备、用品 计算机 工作管理 存储 维修、更新 安装 人员培训 检索 复制 评价 形成标准 保护 邮递 电信 保管 文字处理 移交 处理 报表管理 信函管理 微缩技术,5、文书管理在网络化办公管理中的新角色 通过演示案例分析下述问题： 1、电子文书与纸质文书的比较 2、办公过程的文书化 3、与传统文书管理的角色比较 演示案例：荷兰Elsevier出版公司全球出版系统的 文书处理和办公流程,Elsevier 出版物的进入界面,二、信件处理 1、来信处理 （1）分类 电报类 时限信件 公司内其他部门来函 亲启信件 报刊杂志 商品目录及广告 邮包 （2）拆信 要点：1）保留信封；2）检查附件。,（3）登记 要点：1）统一登记；2）记载日期。 （4）分信 要点：1）区分私人信件和公函； 2）对公函的后续处理：用红笔勾出要 点，节省阅读时间；对需回复的信 件可加边注提醒。 （5）回信要领 1）完备 2）具体 3）简洁 4）正确 5）恭敬 6）体谅,三、公文处理流程 签收 拟办 誉印 收 拆验 文 会商 发 校对 文 分文 书 呈核 文 盖印 处 编号 拟 拟稿 处 编号 理 传递 核 核稿 理 封印 收发 会稿 送达 阅稿 归档 批准 清稿,四、印章管理 1、种类 （1）职员名章； （2）部门印章。 2、用印要领 （1）用于以各自名义行文时使用； （2）职务名称印章只用于以职务行文时使 用； （3）一般盖在文件下方； （4）必要时骑缝盖印； （5）一般用朱红印泥； （6）盖印张数太多时，可采取印刷方式。,第三节 会议管理事务 一、会前准备 1、启动会议准备程序 会议准备程序 明确会议目的 明确与会者 明确议事日程 通知与会者 开会,说明：程序中各阶段的内容 阶段 管理层的意图 行政办公事务1、明确会议目的 确定议题、时间、地点 与管理层的日程进行协调 选择会址 准备会议资料 确定会议方式2、明确与会者 确定与会者名单 编制与会者名册 确定会议组织者和主持者 预定会场 确定会场3、明确议事日程 确定会议资料 编辑会议资料 确定议程 编辑议程计划 确定会场布置格局 制定会场布置方案 确定会议服务项目 制定会议服务计划4、通知与会者 确定会议指南和通知 印制与分发指南和通知 会前资格审核 核实参会者、编制名册 布置会场 准备会议记录簿 准备会议签到簿,2、明确与会者 要点： （1）与会者与会议目标是否负有重要责 任； （2）与会者与会后的行动是否直接相关； （3）与会者是否有助于议题深化； （4）与会者是否有能力和权力形成一项决 议； （5）与会者是否可有可无； （6）与会者是否能全身心投入会议； （7）与会者是否会造成对他人的心理压 力。,3、选择开会时间 （1）把握全体与会者方便的时间段，避免打乱某 些人的日程安排； （2）选择与会者中关键人物最佳的开会时间； （3）避免会议期间与企业的重要经营活动冲突； （4）力求开短会； （5）只要超过半天，一般应分为两段。 4、选择开会地点 （1）考虑路线和交通的方便； （2）会场空间大小得宜，一般平均每个与会者2 至3平方米为宜，空间过大彼此难以亲近； （3）考虑通讯、费用和起居的舒适。,5、拟订议事日程 （1）重要事项列在议事日程前项； （2）要给重要的事项留出足够的时间； （3）切忌议程过于繁杂，内容要精练； （4）每两小时左右要安排一次休息。 6、会场布置 要点： （1）便于进出，紧凑和谐； （2）按会议目的可区分为： 1）单向传递信 息，包括新闻发布、下达指示、作报告、 传达精神等；2）多向讨论，包括审议、联 谊等；3）双向沟通，包括讲授知识、教育 培训提问答疑等。,5、拟订议事日程 （1）重要事项列在议事日程前项； （2）要给重要的事项留出足够的时间； （3）切忌议程过于繁杂，内容要精练； （4）每两小时左右要安排一次休息。 6、会场布置 要点： （1）便于进出，紧凑和谐； （2）按会议目的可区分为： 1）单向传递信 息，包括新闻发布、下达指示、作报告、 传达精神等；2）多向讨论，包括审议、联 谊等；3）双向沟通，包括讲授知识、教育 培训提问答疑等。,单向式座次 适用于“1）”,多向式座次适用于“2）”,双向式座次适用于“3）”,7、会议通知 8、会前事务审核 二、会中事务 1、与会者会议签到 要点：造册登记，汇总印发 2、会场服务 （1）引导座位 （2）分发会议材料 （3）内外联系 （4）维持会场秩序 （5）处理临时交办事项 3、会议记录,三、会后事务 1、预订与会者回程交通事宜； 2、安排车辆送客； 3、寄发留念照片等。,第四节 企业后勤管理 一、什么是企业后勤？ 为保证企业的正常运行而设置的物资、环 境、生活和服务等辅助工作项目。 二、为企业各部门提供工作条件 相关问题：企业内部的社区性质 三、建立企业与员工亲密纽带的物质和措施基础 要点：关怀措施需要物质性的持久充实。 四、统一的后勤管理可以节约开支 要点：缺乏统一后勤时会自发产生低效的分散后 勤行为。,第五节 后勤管理的主要内容 一、物资管理 包括：（1）房舍、非生产用交通工具、家具、药 品、文具、劳动保护用品，等等。 （2）设施的使用、维护和更新管理 二、生活管理 包括：（1）宿舍管理；（2）食堂管理；（3）环 境管理；（4）文娱设施管理；（5）其他 三、服务管理 包括：（1）事务性用车；（2）水电；（3）卫生 （4）报刊杂志；（5）其他。 四、接待管理,第八章 企业文化管理,第一节 企业文化的概念 一、企业文化内涵 在长期生产经营过程中逐步生成和发育起来并日趋稳定的独特的企业价值观、企业精神，和以此为核心生成的行为规范、道德准则、生活信念、企业风俗、习惯传统等等，以及由此形成的企业经营意识、指导思想等。 二、企业文化的五个基本特点 1、文化背景 2、积淀形成 3、实体内容：如价值观、习惯行为规范、经营意识 4、复合形态：观念、物质和行为为载体的复合。 5、功用特点：维护和推动企业的生存和发展。,三、企业文化的内容 1、企业哲学 主要表现：价值取向（如人道、团结）、方法论（如“产业人本分”的思维方式）、处事原则（如诚信）等。 2、企业目标 特点：以意念上的符号化为突出形态，表现为（1）经营目标数量化；（2）内容集中化；（3）战略指向成果化。 3、企业民主 特点：体现“以人为本”的民主观念。 4、企业道德 特点：构成企业的伦理关系，调节企业与社会、企业与企业、企业与员工之间的关系。 5、企业制度 6、团体意识 7、企业文娱,四、企业文化的实体化和形象性 1、企业文化的实体化 （1）设备工具和原材料的维护和使用； （2）产品和服务的供给； （3）工作条件和配套设施； （4）着装和员工面貌。 五、企业形象 可区分为： 1、内部形象和外部形象； 2、表层形象和深层形象； 3、实值形象和虚值形象；,第二节 企业文化的管理 一、价值管理 1、核心特点：促成企业内部共同的心理契约 2、展示企业的基本性格和公众形象 3、左右员工的共同愿景和行为规范 4、价值观创新的原则： （1）人的价值高于物的价值 （2）共同价值高于个人价值 （3）用户价值高于生产价值 （4）社会价值高于金钱价值（如：合法追求利 益，等等）,二、人性管理 1、人不是企业的手段而是企业的主体 2、以人为中心： （1）讲求企业良心 （2）善待员工 3、适合人性的工作氛围 4、培植满足人性的发展土壤 三、激励管理 1、自我激励 2、参与激励 3、“肯定”激励 4、工作激励 5、发展激励,四、情感管理 1、情感凝聚 2