秘书实训项目

实用秘书综合实训 模块五综合实训 电子制作 郭梅 综合实训 项目20道路机械设备技术交流会 项目20道路机械设备技术交流会 1 熟悉技术交流会流程 2 掌握会议筹备方案的拟定方法 3 能够根据会议的性质 规格 规模等因素设置会场布局 4 提高组织与办理会议的技能 实训目标 项目20道路机械设备技术交流会 1 小组成员一起讨论以上五项实训任务的规范 要领及注意事项 并做简要记录 2 按所承担的角色轮流进行模拟饰演 3 两名评委给每位同学分别打分 给以评价并做记录 4 负责会议人员 分三组要根据会议日程 议程与会议预算制定详细的会议计划 如会议物品与设备使用计划 会议车辆使用计划 演出方案 宴会菜单明细等 并提请相关领导审批认可 5 会议物品和礼品由专人负责采购 分两组要列出采购清单 本着实用节约原则来制定采购数量和价位 6 会议使用的设备 安装 调试 分一组进行安排配备一定数量的技术人员进行会前的调试配齐工作 实训要求 项目20道路机械设备技术交流会 1 实训场地 礼堂或教室 根据任务安排来布局演练格局 2 分组进行 每组可由6名同学组成 对于情景中的角色进行模拟饰演 情景中的主要人物有4名 6名同学可进行两轮饰演 以方便对比 参加模拟饰演的有4名同学 另两名同学作为评判打分 每名同学都必须参加饰演 总负责人 1人具体操作人 1人具体操作人 1人协助会议部门或人员 分五组 实训准备 项目20道路机械设备技术交流会 3 会议材料的准备 陈欢列出会议所需的材料清单 向李总汇报审批后 着手准备 根据计划与会人员名单 给每人准备一份资料 并用专用会议文件贷装好 再次核对会议资料 为了确保每位与会人员所得的资料准确无误 在核对资料质量与数量时 要严格把关 认真细致 会议资料在与会人员签到时分发 实训准备 项目20道路机械设备技术交流会 4 会议辅助设施 材料的准备 会议桌椅及演讲台 会场装饰用品 鲜花 旗帜 会标 会徽 笔 纸 打印机 扫描仪 复印机 笔记本电脑 屏幕及投影仪 白板及白板笔 麦克风及镭射笔 摄像机及照相机 光盘及U盘 发给来宾的笔和便签纸 会议用资料 产品样本 实训准备 项目20道路机械设备技术交流会 1 拟订技术交流会计划 议程表2 拟写邀请函 制作签到背景板3 拟定技术交流会筹划方案4 制定会议费用预算5 拟写会议记录与会议纪要6 拟写会议新闻稿 参考答案 123456 实训任务 任务一制定技术交流会计划 议程表 1 会议组织者会前准备职责 1 确定会议目标和希望达成的结果 2 决定是否召开会议 3 准备背景资料 4 确定会议议程 5 邀请适当的出席者 6 准备场地 保障会议顺利开始 知识要点 任务一制定技术交流会计划 议程表 2 会议组织者注意事项 1 要明确此次会议的目的及需要解决的问题 2 会议组织者要按照会议流程进行周密的安排与策划 3 要明确会议主题与召开此次会议拟达成目的的关系 4 议程上的每个议题之间应具有逻辑关系 由于会议时间有限 对每项议题通常应设定时限 以保证所有重要问题都不遗漏 知识要点 任务一制定技术交流会计划 议程表 3 高效会议流程 1 确定会议主持人 2 确定会议目标及议程 3 确定会议时间 4 选择适合会议主题的会议地点 5 确定与会人员 6 准备适当的视听辅助设施 7 确定达成会议目标的方法 8 发布会议通知及会前准备事项 9 会议记录 10 会后向与会者发布会议备忘录 落实责任 知识要点 任务一制定技术交流会计划 议程表 任务实施 任务一制定技术交流会计划 议程表 任务评估 任务二拟写邀请函 制作签到背景板 知识要点 邀请函样板 任务二拟写邀请函 制作签到背景板 任务实施 任务二拟写邀请函 制作签到背景板 任务评估 未完 任务二拟写邀请函 制作签到背景板 任务评估 续前表 任务三拟定技术交流会筹划方案 任务实施 任务三拟定技术交流会筹划方案 任务评估 任务四制定会议费用预算 任务实施 任务四制定会议费用预算 任务评估 任务五拟写会议记录与会议纪要 1 会议记录是在在会议过程中由记录人员记录会议的组织情况和具体内容 要求记录的项目必须完备 记录的言论必须详细完整 会议纪要是记会议大要 会议上的重要或主要言论 会议纪要人员必须使用标准的会议纪要模板来做正式记录 每次的会议纪要文档必须在会后规定时间内提交到相关部门与领导查阅 2 开会结束要及时记录会议的主要决议 并把会议相关信息填入会议卡片中 用于存档 会议卡片需要注明会议时间 地点 人员 议题 议题所需报告报表 会议待决事项 跟踪记录等信息 知识要点 任务五拟写会议记录与会议纪要 3 要注意会议记录与会议纪要的主要区别 1 性质不同 会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是法定行政公文 2 功能不同 会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 知识要点 任务五拟写会议记录与会议纪要 任务实施 任务五拟写会议记录与会议纪要 任务评估 任务六拟写会议新闻稿 1 会议新闻稿标题一般力求具有概括性 简短性 富有吸引力 写法往往有两种 1 单行式标题 概述式 设问式 比拟式 比喻式等 2 双行式标题 由正 副标题组成 2 会议新闻稿正文是核心 写法有三种 1 综述法 将会议的进程 出席情况 会议的发言和议程加以概括而成 2 重点报道法 将会议的某个重要环节的内容或个别发言重点反映出来 3 摘要法 摘录代表发言的概要 供与会者参阅 知识要点 任务六拟写会议新闻稿 任务实施 任务六拟写会议新闻稿 任务评估 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 发件人 陈欢发送时间 2009 03 1713 03 09收件人 副总经理抄送 总经理 大客户部经理刘强 服务部经理 销售部管理专员主题 3月27日会议计划副总 你好 关于3月27日VOLVO道路会议我认为节省和效果都很重要 计划如下 1 将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 一 时间安排 27日下午1 00 2 00会务人员集合及来宾签到2 10 2 20总经理致词2 30 3 00道路机械介绍3 00 3 30文艺表演3 40 3 50交机仪式3 50 4 30设备演示及工厂参观4 40 5 00前往香格里拉大酒店5 30 7 00晚宴28日上午9 00 11 00高尔夫体验12 00 13 30午宴13 30活动结束 1 将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 二 节目安排 共分两块1 会议时只采用钢琴演奏 配合代理品牌高雅气氛 茶歇时有美声歌唱 交机仪式采用 交钥匙 方式 在上面刻上产品的名称 2 晚宴时节目经典热闹 配上抽奖 红罂粟女子打击乐弦乐宝贝民族舞江南诗语民歌演唱对花 1 将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 三 背景安排 共有三处 1 主会场签到处有背景版 设在五楼多功能厅的楼梯口 会议场内原武汉中南的背景墙上加字 道路机械春天之约2 样机场待交机的设备用红绸装饰 并在旁边竖立易拉宝 产品简介3 宴会厅安排音响 配合鼓乐表演 为省费用 各类灯光机暂不要 1 将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 四 车辆安排 会议当天需一辆40座左右车辆 或者客户自带的车和公司车辆一起使用 将会议人员从会议场地送到香格里拉大酒店 五 其他费用 1 27日晚宴和28日中餐 每桌688 最低标准了 2 房费主楼352 间或别墅 看我们预定房间的情况 早定房间可尽量住在主楼内 按100人会议 入住15个房间 节目 18000餐饮 15000 两天共15桌 住宿 5280预计总费用 38280 1 将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 附件为 部分节目图片 酒店菜单方案陈欢 华申工程机械设备有限责任公司地址 武汉市 路 号电话 027 858 78传真 027 858 78邮编 430200手机 1397 866E Mail huan chen com 2009 03 17 1 将拟写好的会议计划以邮件形式发送技术交流会计划给会议总负责人并抄送给相关人员 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 2 技术交流会议程 时间表 未完 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务一制定技术交流会计划 议程表 2 技术交流会议程 时间表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务二拟写邀请函 制作签到背景板 1 邀请函样板 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务二拟写邀请函 制作签到背景板 1 邀请函样板 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务二拟写邀请函 制作签到背景板 1 邀请函样板 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务二拟写邀请函 制作签到背景板 2 签到表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务三拟定技术交流会筹划方案 1 会议筹备进展时间表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务三拟定技术交流会筹划方案 1 会议筹备进展时间表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务三拟定技术交流会筹划方案 1 会议筹备进展时间表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务三拟定技术交流会筹划方案 1 会议筹备进展时间表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务三拟定技术交流会筹划方案 1 会议筹备进展时间表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务四制定会议费用预算 会议费用预算明细表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务四制定会议费用预算 会议费用预算明细表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务四制定会议费用预算 会议费用预算明细表 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务五拟写会议记录与会议纪要 参考答案略 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务六拟写会议新闻稿 2009年华申道路机械设备技术交流会华申道路机械设备技术交流会在公司领导的精心安排准备下并秉承着客户利益最大化的经营理念于2009年03月27日在香格里拉大酒店多功能厅隆重召开了 参加此次技术交流会的客户来自湖北省内公路 铁路 水泥 钢铁 市政等行业单位及沃尔沃制造方专业人士 同时也有矿山行业产品专家到会 整个会场座无虚席 可谓公司难得的盛会 作为工程机械代理商的重要成员 公司总经理向所有参会来宾致辞 着重介绍了公司规模逐步扩大的历程及趋于完善的服务体系 所有来宾对公司具有了更深入的了解与信任 而此次会议通过华申市场经理及产品专家对华申道路机械设备产品特性 到产品技术 再到工地现场实际操作等都进行了详细的讲解 通过本次技术交流会不但很好的推广了华申道路机械设备系列产品 同时也很好的加深了客户对华申道路机械设备全面认知度 也有利于公司在湖北省区域市场的潜在健康发展 参考答案项目20道路机械设备技术交流会任务六拟写会议新闻稿 2009年华申道路机械设备技术交流会技术交流会末尾 隆重交机仪式开始 在激昂的音乐奏响中 公司副总经理郑重邀请客户代表走上演讲台 双方亲切握手 李总接过伺仪手捧的一台摊铺机钥匙 正式递交给客户代表 由此意味着本次技术交流会产生了实质的成交效果 标志着