7外部沟通文件ppt课件

第七章书面商务文件 外部沟通文件 主讲教师 蒋小龙E MAIL jxl198182 外部沟通文件 致意便条 商务信函 传真电子邮件 商业计划 年度报告 短信服务 外部沟通文件 指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面形式 基本要求 沟通活动必须被充分并准确地完成 以便实现组织的目标 具有公关职能 所以应尽可能展现组织最好的方面 7 1致意便条 便条是一种简便的短信 一般只包括自己公司名称及上条礼节性短信 用于把比较简单的事情告诉别人 如托事条 请假条等 便条基本格式 各种便条的写法基本相同 第一行正中写明便条性质 如请假条 留言条等 第二行顶格写收信人的称呼和冒号以示尊重 第三条空两格写正文 正文后致意 一般另起一行空两格写 此致 下一行顶格写 敬礼 给朋友或同学相熟者的便条 也可省略该项内容 最后写姓名和时间 便条格式示范 自己单位名称谨向您致意XXX 礼节性短信 自己名字 可写可不写 例文 1 请假条王老师 今天家母突然重病住院 父亲又公出在外 需我前往医院护理 特请假一天 此致敬礼 学生李小明2008年12月5日 例文 2 留言条小张 我有急事外出一会儿 约二十分钟左右回来 你来后请稍侯 我去去便回 李即日 例文 3 请托条赵兄 请代购 素质教育与学生作文 十本 尽快寄回 谢谢 李小明2009年 月 日 7 2商务信函 外部沟通文件最常见的形式就是信函 1 具有的作用 安排会议确认已安排会议的日期及时间申请工作回复申请信 发出面试邀请 推荐信要求及雇佣通知给顾客的广告或推销函件 1 具有的作用 检查潜在客户的信用状况投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题回复客户投诉提供成本或合同标的估算询价或要求供应商提供有关产品及服务的附加信息提交订单 商务信函 2 发送商务信函的原因 提供或寻求信息确保一些事情已经完成与客户及供应商保持或发展良好的关系 商务信函 3 商务信函的标准清楚简洁具体和特定准确和完整礼貌而得体及时处理 商务信函 4 包括的基本内容公司名称 地址及电话号码 公司标志 归档号 收件人姓名及地址 日期 问候词 标题 内容的编排 恭敬的结尾方式 写信人的签名 姓名的印刷体 说明其他情况 商务信函格式示范 发件人的公司名称地址 姓名发件人的电话电子邮箱 归档号 日期 收件人 如亲爱的XX 内容 您真诚的XXX 手写签名 XXX 印刷体签名 附件 课堂练习1 写一封商务信函 P114 7 3商业计划 1 制订商业计划的原因 阐明他们的想法及目标支持资金申请通过将进展与计划做对比评估 来监测公司的业绩设定销售及利润目标明确所需资源以及所涉及的成本 商业计划 2 商业计划包括以下的要件 解释你的商业构想概述能够被满足的潜在市场列出有关竞争者 竞争者的优势和劣势以及你将如何应对竞争者的详细信息说明你将如何营销产品或服务及其所涉及成本的多少 涵盖有关房屋和附属场地及所需的所有资本方面的计划提供有关个人背景 资质和业务经验的详细信息说明你准备投入多少资金说明你需要资助资金的数量及偿还计划概述你所能提供的贷款抵押列出详尽的财政预算 商业计划 3 商业计划5个关键部分 经营目标销售与市场营销生产 资源需求资金支持方面的数据 成功商业计划范例1 武汉市天兴洲旅游开发有限责任公司创业计划书 2011年12月 本商业计划书内容涉及本公司商业秘密 仅对有投资意向的投资者公开 未经本公司同意 不得向第三方公开本商业计划书涉及的本公司商业秘密 24 项目简介行业和公司及其服务产品及服务市场与环境分析设计规划风险分析开发和运营计划管理团队关键风险 问题和假设投资项目经济效益分析筹资方案股权结构 目录 25 项目简介 天兴洲旅游开发有限公司是一家旨在打造一个康乐 休闲 宁静 自然于一体的多元化的武汉特色旅游景点的旅游开发公司 公司对天兴洲的开发符合武汉政府对天兴洲开发的规划要求 得到了政府的支持与投资 公司规划将天兴洲分为七大区域 办公接待及沙滩景区 滨湖特色及餐饮娱乐区 会议度假及生活疗养旅游区 疗养生活区 湿地风景区 生态农业风景区和生态景区 企业以为顾客创造城市中心的一片绿洲为宗旨 坚持顾客 服务 团队 效率的核心价值观 开拓 创新 立足于市场 优质 用心 服务于顾客 定能推动旅游业经济快速发展 创造生态旅游的一朵奇葩 为广大游客打造一流的生态服务景区 核心理念 核心价值观 顾客 服务 团队 效率 使命 推动旅游业经济快速发展 创造生态旅游的一朵奇葩 愿景 十年后我公司将是一个绿色现代化的企业集团 在一个有着科学合理的公司制度与优秀的企业文化下全体员工各尽其能 精神饱满的发挥着他们的聪明才智 努力为当地农民创收 实现当地富裕 把天兴洲打造成一个及娱乐休闲 健康快乐 绿色自然于一体的国际化娱乐场所 26 行业和公司 1 行业旅游业是我国的朝阳产业 是国民经济重要的经济增长点 是拉动内需的重要途径 可以带动其他产业的发展 近年来 武汉市旅游业获得了长足的发展 初步形成了 行 游 住 食 购 娱 六大旅游要素齐全 旅游功能基本配套的产业格局 市旅游业依托武汉市丰富的旅游资源 三列山系 一组湖群 两江汇流 拥有较为完善的基础设施 客运量不断增加 运输能力进一步提高 公路 航空 铁路运输各占一定的比例 旅游星级宾馆的接待能力在不断增强 宾馆规模变大 竞争力增强 武汉市旅游接待能力不断增强 利于武汉市旅游活动的开展 其发展对带动武汉市国民经济的发展具有重要作用 但是从全国来看 武汉市旅游业并不突出 其发展还存在着不少限制因素 武汉市基础设施还有待进一步优化 旅游宣传不力 旅游服务欠缺 管理部门对旅游景点的整合能力不强 缺乏长远规划 旅游景点的开发往往超过旅游地的环境承载能力 造成了环境问题 对此 武汉市要采取一系列措施 扩大宣传 打造品牌 完善基础设施 整合旅游景点 多个景点联合开发 从而促进武汉市旅游业的长远发展 行业和公司 公司理念 1 核心理念核心价值观 顾客 服务 团队 效率 使命 推动旅游业经济快速发展 创造生态旅游的一朵奇葩 愿景 十年后我公司将是一个绿色现代化的企业集团 在一个有着科学合理的公司制度与优秀的企业文化下全体员工各尽其能 精神饱满的发挥着他们的聪明才智 努力为当地农民创收 实现当地富裕 把天兴洲打造成一个及娱乐休闲 健康快乐 绿色自然于一体的国际化娱乐场所 2 企业精神企业宗旨 为顾客创造城市中心的一片绿洲 企业口号 开拓 创新 立足于市场 优质 用心 服务于顾客 竞争意识 用于进取 敢于面对竞争 工作作风 高效 发展 用心 服务 精益求精 关爱互助 28 产品及服务 产品 天兴洲生态旅游项目规划简介 A 办公接待及沙滩景区B 滨湖特色餐饮娱乐区C 会议度假及疗养生活旅游区D 疗养生活区E 湿地风景区F 生态农业风景区G 生态景区 29 市场与环境分析 1 风景区环境分析2 交通条件3 自然环境4 人文历史环境5社会经济条件 景区市场环境和市场调查分析 表1武汉市2008和2009年年度旅游统计信息资料来源 武汉市统计信息网 面临挑战 市场的竞争天兴洲在武汉市内具有资源的独特性和稀有性 但从全国来看 天兴洲并非唯一的江心洲 上海的崇明岛 南京的江心洲等旅游开发较好 湘江的橘子洲早已声名在外 因此 上述地区对于外省市游客的吸引 分流了天兴洲的游客市场 就吸引游客的核心圈层武汉市而言 天兴洲也面临着市区各生态旅游景区点的激烈竞争 如黄陂区的木兰系列 农耕年华 蔡甸区的农业旅游 东西湖区的石榴红村等 这些景区点均开发较早 在市内知名度较高 部分旅游产品与天兴洲类似 因此 对于处于生态旅游开发起步阶段的天兴洲而言 无疑是严峻的考验 附近区域的工业生产存在一定的污染威胁天兴洲东部面对武汉市青山区 西侧是武湖 青山区是武汉钢铁化工企业较为集中的区域 且石化企业距离江边较近 由于武汉夏冬两季主导风向为东南风和东北风 所以 如果不采取有力的污染防控措施 位于青山区西侧的天兴洲将受到一定的工业废气威胁 而在武湖一侧 一些外地个体修船业老板 把江边作为维修轮船的工地 白天发出巨大的敲击声响 会给天兴洲带来一定的噪声污染 结论 武汉市天兴洲具有开发价值和发展前景 此地必将成为一处旅游胜地和城市名片 我们的创业计划是可行的 33 设计规划 设计大纲开发时间进程分为预备期 近期 中期 远期 天兴洲规划分为七个区 1 办公接待及沙滩景区2 牧场3 森林植物园4 生态农业园区5 滨湖特色餐饮娱乐购物区6 会议度假及疗养生活旅游区7 湿地风景区 开发规划蓝图 天兴洲开发规划简介1 办公接待及沙滩景区2 牧场区3 森林植物园4 生态农业风景区5 滨湖特色餐饮娱乐购物区6 会议度假及疗养生活旅游区7 湿地风景区 35 营销计划 1市场机遇经济效益 1 短期来说 以各种基础设后施修建带动的效益以及第三产业带来的效益来刺激消费和投资 2 中期来说 可以形成以旅游业为核心的产业链 带动农业及一些轻工业的发展 3 长期来说 可以形成以武汉为中心的辐射到汉中地区的生态旅游开发区 社会效益 1 政府 利于政府绿色GDP的增长 增加就业率促进社会稳定 推动政府工模式转型 提高政府在公众中的形象 2 公众 推动当地居民生活水平的提高 为高度紧张工作者提供一个休闲放松的宁静之地 给企业提供更多发展空间 培育一批高素质强竞争力的企业 3 环境 生态环境在开发的同时形成可持续发展 达到人与自然的和谐发展 2 市场定位通过市场细分 结合天兴洲特色公司确定了三个主要目标群体 学生 老年人 中青年白领阶层 而针对其进行消费心理分析 发现该群体是生态环保的引领者或实践者 她们推崇自然享受 同时也是康乐休闲的有力购买者 具体分析如下表5 表5目标市场定位表 3 定价策略目标 建立天兴洲康乐休闲生态旅游优势品牌地位 提高目标市场占有率 原则 在品牌建设初期将实行跟随定价方法 在性价比例上占据优势 进入成熟期后将采用领导定价法 提高服务附加价值 使游客获得更大的顾客让渡价值 我们的门票初步的定价在30元 人 学生 残疾人 军人等半票 会根据市场因素略加调整 因素 成本控制 a 降低开发成本 b 提高对员工培训质量c 实行对基础设施的一对一责任制市场份额 a 横向上 相对于植物园 森林公园 东湖等我们的价格优势 相对于不同群体我们采取的不同定价 学生票 老年人爱心票等 并在同行竞争下不断调整价格来获取长期的价格优势和市场份额 b 纵向上 根据洲上不同季节所具有的特色来定价 获取价格优势 考虑中长期的票价模式 季票 年票 T型订票原则及套餐消费模式等 方法 按照细分成本和竞争形势来制定价格 收集和分析相关成本数据后我们将得到一个基准数据 公司长期经营目标的实现和可持续发展的需要也将成为价格制定的重要影响因素 了解主要竞争对手的定价情况 预期反应和预计市场需求 销售渠道拟采取的销售渠道有两种 自建销售网络 利用现有渠道 推广策略1人员推销2广告宣传3营销公关 39 开发和运营计划 开发原则有效保护合理开发永续利用 总日程表 运营计划目标 3 总日程表 管理团队 1 公司经营理念本公司以开发武汉天兴洲 提供旅游服务为主营业务 努力将天兴洲打造成武汉的一块知名品牌 让这块城市的后花园走出 深闺 让 江城之心 焕发活力 我们将围绕天兴洲独特的自然风光 结合 凉 静 野 朴 的特点 把这块 世外桃源 打造成具有田园风光的康乐休闲圣地 公司要求全体员工以积极饱满的精神面貌投入工作 精益求精 关爱互助 培养出一流企业的工作作风 体现绿色 休闲 健康 快乐的经营理念 2 初期公司组织结构图及说明处于创业初期的企业 旅游景区的开发规划及其营销宣传尤其重要 本着精简高效 突出重点的原则 我们设计了如下的直线制组织结构 此组织机构的优点是命令统一 联系便捷 如图9所示 股东会 我们员工的最终获得的薪酬如图11所示 激励措施与绩效考核 45 关键风险 问题和假设 1 风险战略模拟风险模拟1投资风险公司的投资规模巨大 投资范围广泛 随着市场因素的不断变动会给投资效益带来多方面的影响 再者随着投资规模的不断增加和生产规模的不断扩大 如果经营不当 会给公司带来毁灭性的打击 战略对策1公司在投资之前将进行全面而细致的市场调研 充分做好财务方面的工作 确保投资方向准确合理 将合理利用筹集资金 使经济效益和社会效益最大化 风险模拟2武汉旅游潜在行业不利趋势战略对策2及时分析纠正营销策略 仔细解读政府政策 合理预测武汉旅游市场的未来趋势 咨询相关风险投资公司 采取严格合理的建议 风险模拟3旅游开发产品成本超过估计战略对策3公司已与上海普华永道会计事务所签订协议 准确无误的财务开发成本预算 将会此事件发生的可能性降为最小 合理的财务预算将会使资金发挥最大化作用 风险模拟4公司销售额未曾达到预期销售额战略对策4准确评估市场营销策略 迅速调整营销策略 下一阶段经营充分分析合理规划好 风险模拟5旅游开发与预期日程不一致战略对策5前期合理开发部署准确预测风险 后期分析原因 找出利弊 及时调整对策 采取半月一规划的策略 风险模拟6员工临时退出战略对策6 法律上 公司与所有正式的员工签订劳动合同既保障员工权力也有利于公司的人员稳定 经济上 所有员工至少都能得到800元的基本工资加上1 100 的绩效工资 以及岗位的补贴还有各种公司福利及社会保险 公司员工的平均工资可达2000多元 精神上 公司独特的晋级机制 终生员工制 设立各种奖项不仅在经济上留住人才 在精神方面也是很好的一种吸引力 优美 自然的工作环境以及优秀的公司文化足以对员工产生强有力的吸引力 关键风险 问题和假设 2 风险投资的退出我们将以非常负责的态度对待我们的投资者 众所周知 风险投资家并不是要长期的持有投资 而是要在适当的时候退出 取得他们应得的收益 并将资本投向其他的行业 来实现资本的长期有效的运转 获取最大的效益 所以 本公司会把投资者的利益放在第一位 在投资者退出时得到尽可能大的回报放在十分重要的位置上 47 投资项目经济效益分析 3 总投资估算 见表17 总投资估算表 48 筹资方案 1 天兴洲的资金需求情况拆迁 25292万元天兴洲整治工程 700万元生态农业区和生态区前期投入 4800万元项目建设投资 39407万元2 筹集方法1 以地入股 动员农民以地入股 这不仅可以节约开发商的资金 而且可以盘活农民的土地资源 拓宽农民的增收渠道 互惠互利 约节约资金14408万元 2 政府扶持 向政府提出申请 企业所获得的利润与政府按一定比例分成 初步估计可获得5000万元 3 向银行贷款 以信贷方式 向商业性银行贷款5000万元 4 拿出自有资金进行投资建设 拿出自有资金384万投入项目 通过招商引资方式出筹集资金 推销天兴洲的特色 吸引国内大企业 大公司 大集团的投资 招商引资等方式约可筹集资金6000万元5 通过股份制改造发行股票 发行股票是股份公司筹集资金非常有效的形式 可以迅速募集资金 集中大量资本从事大规模开发经营 非常适合天兴洲的集资需求 大约筹集资金34066万元 6 通过发行债券筹集负债资金大约筹集资金5350万元 49 拟出让20 股份 融资XXX万元人民币 资金用于招募中高级技术人才和运营服务人才开发新版网站系统购买数据仓库软件 加强数据分析处理市场拓展及运营费用购买服务器 租用带宽薪酬工资 融资及资金用途 50 我们充分考虑并尊重投资人的意愿 投资人可以退出的渠道有 公司被并购引入新的投资者时 早期投资人套现退出国内创业板或海外上市管理团队回购 投资退出渠道 51 联系人及联系方式XXX电话 Email 联系我们 成功商业计划范例2 商业计划书暴风图腾2010 22 核心成员介绍 邢岳 27岁 团队负责人 精通技术研发 优秀的人员管理经验 在东软负责手机多媒体软件开发 在蜗牛电子负责3D引擎 工具开发 70万行以上程序编码经验 具有和国内一线公司在游戏实现技术上比拼的能力 具有10年游戏经验的资深玩家 具有很好的艰苦创业能力 并一直在逆境中带领团队前进 暴风图腾能够在惨烈竞争中生存下来 并开发出玩家反响不错的版本 很大程度上是由于邢岳的创业热情引领着团队 赵璐 28岁 精通游戏美术制作 多年的人员管理 具有3款MMORPG开发经验 未与邢岳见面之前 已经开始创业生涯3年 深知创业艰苦 具有10年以上游戏经验的资深玩家 谢鸣 28岁 精通技术研发 是邢岳在大连东软的伙伴 情同手足 一起走过了最艰难的时刻 具有10年以上游戏经验的资深玩家 团队简史 2008年初 想法确立年与技术0起步年 确立了开发MMORPG的想法 团队包含邢岳 谢鸣两人 2009上半年 计划实施年 对MMORPG的游戏制作技术进行积累并不断与外联系 准备吸纳人才与投资 团队包含邢岳 谢鸣 盖驰三人 2009下半年 工作磨合年 全面的游戏制作开始 团队包含邢岳 谢鸣 赵璐 荆延涛 高坤 贺征 胡增彬 谢甲峰 盖驰九人 2010年 项目可行性度量年 通过游戏核心内容的制作确定了可玩性和可完成性 对团队人员能力的认识更加准确 团队包含邢岳 谢鸣 赵璐 荆延涛 高坤 贺征 胡增彬 谢甲峰 盖驰九人 产品概要 产品名称 神话纪元 开方式3DMMORPG战斗体验为核心西方魔幻题材串联多个著名世界神话故事为游戏背景 包含北欧 希腊 玛雅 中国 开发计划 单机版Demo 网络雏形版 战斗体验版 PVEPVP版 成长版 任务活动版 攻城盟战版 新手体验版 平衡体验版 商业版 封测版 内测版 公测版 更多资料片 完成 完成 剩余25 2个月 剩余80 2个月 剩余90 2个月 剩余90 1个月 3个月 1个月 2个月 2个月 1个月 1个月 0个月 6个月一次 演示基本的游戏样貌 演示基本的多人游戏行为 验证基本的位置移动 战斗技能是否正常 展现基本的技能功能带来的战斗体验 更加完善的技能战斗体验以及PVP奖惩方法实现 增加角色等级成长 技能成长 道具成长 宠物成长等功能 任务系统完善 支持的任务类型已经全部完成 在此基础上为游戏增加更多任务实例 增加城池占领 城池资源掠夺 城池经营等功能 增加新手教学 新手任务等内容 争取新手可以不接触任何 新手教材 而快速度过门槛 开始体验游戏 仔细完善新手出生点 新手体验等关键游戏内容 对整个游戏包括 技能系统 生活系统 装备 道具系统 宠物系统进行全方位的战斗数值平衡与经济数值平衡 同时也在美术资源容量占有 美观程度上达到平衡 实现通用的道具销售功能以及便捷的玩家购买渠道 并增加相应的快速统计功能 排除测试组发现的游戏Bug 并进一步提升可玩性 排除玩家反馈的游戏Bug 并进一步提高可玩性 随时可以开始公测 每6个月发布一个大版本资料片 主要增加新职业 新技能 新装备 新地图 并根据游戏运营情况进行分析 开发适合游戏持久生存的相