投资集团实物资产管理制度.doc

XX投资集团实物资产管理制度前言为科学管理XX投资集团（以下简称：XX集团）的实物资产（以下简称：资产），强化实物资产管理，统一管理口径，明确各层级的管理责任，维护实物资产的安全性、完整性，提高实物资产使用率，防止实物资产流失，切实做好实物资产服务保障，加强行政部与财务中心对实物资产管理的配合协调，根据XX投资集团实物资产管理制度工具书，结合XX集团自身特点，特制定本制度。目录章号标题页码一资产的分类及定义3二资产管理组织架构及层级职责3三资产的采购申请6四资产的验收登记及出入库6五资产的财务对账7六固定资产的交接、调拨及回收7七固定资产的维修及保养8八固定资产的核查盘点8九固定资产的报废9十资产管理的会议9十一奖惩措施9一、资产的分类及定义1、实物资产又称有形资产，是指有物质形态的资产，分为固定资产和低值易耗品。2、固定资产是指耐用期在一年以上的实物资产，它主要包括土地、建筑物、贵重物品、电器设备、办公设备、办公家具、公务车辆、食堂设备、工程设备、餐厅设备、交通工具、通讯设备、宾馆设备、电工设备、绿化设备、消防器材、机械设备、特殊设备、机施设备、会所设备、装饰品、高尔夫设备、垂钓设备、游艇设备、特殊设备、样板间、样板库等。其中单位价值在2000元以上作为贵重固定资产。3、低值易耗品是指耐用期在一年以下的实物资产，它主要包括办公用品、车辆用品、IT耗材、工程耗材、餐饮耗材、保洁用品、维修耗材、劳保用品等。二、资产管理原则、组织架构及层级职责（一）、资产管理原则：1、XX集团按照“谁使用，谁管理，谁丢失，谁负责”的原则实行全覆盖责任制管理。2、各单位负责人及资产管理员对本单位的资产负有全部管理责任。3、各单位如有库房，本单位资产管理员同时兼任库房管理员职务。（二）、资产管理组织架构：XX集团 总经理XX集团 行政部总监总资产管理员XX 集团总部资产 管理员各中心 部、室 资产 管理员地产公司资产 管理员各部门 资产 管理员旅游公司资产 管理员万能服务中心 资产 管理员高尔夫 俱乐部 资产 管理员办公室 资产 管理员机械库 资产 管理员球车库 资产 管理员其他部门资产 管理员饮食文化中心 资产 管理员国贸酒店资产 管理员办公室 资产 管理员度假酒店资产 管理员各部门 资产 管理员1号别墅资产 管理员1号宾馆资产 管理员物业公司资产 管理员各部门 资产 管理员生态公司资产 管理员各部门 资产 管理员销售公司资产 管理员各部门 资产 管理员（三）、资产管理层级职责：1、一级资产管理员：XX集团总资产管理员（1）、负责全XX集团的资产管理工作，制定并落实各项资产管理制度及流程。（2）、负责指导并监督凯湖各分公司的资产管理工作，合理安排资产管理员的相关工作。（3）、负责XX集团固定资产管理系统的日常管理工作。（4）、负责审批全XX集团的资产采购、发放、转移、调拨、维修、回收、报废等手续。（5）、负责资产管理的涉外工作。（6）、负责组织相关部门每年一次的固定资产核查盘点工作。（7）、负责每月汇总各公司的采购计划表及资产对账统计工作。2、二级资产管理员：XX集团总部、各直属分公司资产管理员（1）、负责本公司的资产管理工作，严格执行各项资产管理制度及流程。（2）、负责指导并监督下属部门的资产管理工作，合理安排资产管理员的相关工作。（3）、负责本公司固定资产管理系统的日常管理工作。（4）、负责审批本公司的资产采购、发放、转移、调拨、维修、回收、报废等手续。（5）、负责办理本公司资产的验收及出入库手续。（6）、负责组织落实本公司每年一次的固定资产核查盘点工作。（7）、负责每月汇总本公司的采购计划表及资产统计表。（8）、负责核查本公司离职人员的资产交接情况，并签署意见。（9）、根据资产统计表每月与财务中心核对实物资产。3、三级资产管理员：各公司直属部门资产管理员（1）、负责本部门的资产管理工作，严格执行各项资产管理制度及流程。（2）、负责申请本部门的资产采购、发放、转移、调拨、维修、回收、报废等手续。（3）、负责落实本部门每年一次的固定资产核查盘点工作。（4）、负责监督本部门离职人员的资产交接情况。4、四级及以下层级资产管理员：各部门下属分支资产管理员四级及以下层级工作职责，与三级资产管理员相同。三、资产的采购申请1、各部门根据下月业务需要填写采购审批单，选择下月采购计划类别，逐级审批后在每月末交至成本控制中心办理。下月采购计划每部门每月只可申报一次。2、各部门如有紧急业务需要，可临时填写采购审批单，选择紧急采购类别，逐级审批后交至成本控制中心办理。3、采购审批单适用于资产采购总金额在5万元以下，资产采购总金额在5万元以上按呈批立项办理。四、资产的验收登记及出入库1、一般采购类资产由公司资产管理员、采购员、使用责任人根据供货明细单、采购审批单一一核对检查，验收合格的，办理入库手续。资产管理员凭供货明细单填写入库单上的名称、单位、数量、单价及备注用途，经手人由采购员签字，保管员由资产管理员签字。2、非工程合同类大型资产由公司资产管理员、使用责任人根据采购合同等办理验收手续。3、工程移交类资产由工程负责人、接收方公司资产管理员、使用部门资产管理员、使用责任人根据移交清单、供货合同等办理验收手续。4、资产管理员在办理验收手续时，需筛选出属于固定资产类别的资产，登记到“固定资产管理系统”并粘贴条码标签，登记时需注明资产类型、名称、特征、型号、数量、单位、使用部门、保管人、入账时间、单价、总金额。5、资产管理员根据采购审批单办理出库，领用资产需填写出库单，经手人由使用责任人签字，保管员由资产管理员签字。如资产数量大且使用责任人并非一人，需填写物资领用单，每个使用责任人均需本人签字确认。如有属于固定资产的，资产管理员需根据资产去向，变更固定资产管理系统内信息，并重新粘贴资产条码标签。资产条码标签粘贴后，除资产管理员外，不得涂改或撕毁。6、二、三级库下发领用，需重复以上步骤，以此类推。7、办理入库、出库，必须手续齐全，否者不予办理，未办理手续的资产，不得发放。8、使用责任人对已领用的资产有全部责任。五、资产的财务对账1、公司资产管理员在办理出入库手续时，需实时登记出入库统计及台帐，其中包括固定资产出入库统计表、低值易耗品出入库统计表、低值易耗品进销存统计以及低值易耗品领用台帐,登记周期为上月26日至本月25日。2、出入库统计及台帐需在每月27日前报送总资产管理员，由总资产管理员汇总后于月底前交至财务中心。3、公司资产管理员在每月初，需将上月出库单汇总交至财务中心核对。4、公司资产管理员在每月初，需根据“固定资产管理系统”填写资产增减统计表并报送总资产管理员。5、总资产管理员每月负责汇总、核实XX集团当月的资产增减统计表，务必做到账实相符，报送集团行政部。六、固定资产的交接、调拨及回收1、调岗或离职员工需填写交接明细表，并将所领用的固定资产移交给本部门其他员工或退还库房，由部门资产管理员负责监交并报送公司资产管理员，公司资产管理员需备份交接明细表，并根据交接明细表更新“固定资产管理系统”，由总资产管理员最终审核。2、部门内部交接固定资产凭交接明细表到公司资产管理员处办理。3、跨部门、跨公司的固定资产调拨，需到公司资产管理员处登录“固定资产管理系统”，填写并下载资产调拨审批表逐级审批。4、各部门如有闲置未用的固定资产，需报送行政部，行政部设有闲置物资库，各部门可按月将闲置的旧物资做入库处理，以便总资产管理员在全XX集团内部统筹调配，提高资产的使用效率。5、总资产管理员有权向资产使用责任人询问固定资产使用情况，可对使用率低的固定资产进行回收处理。6、各单位如有负责人或资产管理员调岗或离职，需由新负责人或新资产管理员对本单位进行全面盘点，双方在盘点报告上确认签字后报送总资产管理员审核。七、固定资产的维修及保养1、为确保各项固定资产的正常使用，使用部门要经常对资产进行检查维护，发现损坏要及时填写资产维修审批表逐级审批报修，不得擅自请人维修。2、对于固定资产的维护，应根据其购买期限的不同采用不同的方法处理，如在保修期内，应由成本控制中心统一联系厂商进行维修。3、如超过保修期，总资产管理员根据月度报送的维修费用计划，统一安排维修保养，办理维修费的报销手续。4、如维修费用大，还应报送XX集团相关部门协助与维修单位签定维修保养合同。5、固定资产的维修应控制在预算范围内，超出计划的维修保养支出，必须由XX集团总经理批准。八、固定资产的核查盘点1、各部门资产管理员应每月对其所管辖的固定资产进行清查盘点,并将盘点结果报送总资产管理员处，总资产管理员将组织不定期抽盘。2、行政部汇同财务中心每季度末组织资产抽盘，抽盘比率为全XX集团固定资产总额的30%，季末由总资产管理员出具简易的抽盘报告，报送XX集团总经理。3、行政部汇同财务中心、督查部每年末在集团行政部的指导下，进行全XX集团的资产核查盘点，由总资产管理员出具XX集团资产盘点报告，报送XX集团总经理以及集团行政部。4、每月总资产管理员根据各部门报送的自查结果与登记台账进行核对，发现不符的要及时查明原因并做出处理。出现盘盈或盘亏情况的要及时办理相应手续，以便财务中心进行账务处理。5、无论是部门的自查还是相关部门组织的盘点清查，部门负责人和部门资产管理员都要全力配合，出现盘盈盘亏情况的部门负责人以及部门资产管理员要逐一写出书面说明并对相关责任人作出相应的处罚。九、固定资产的报废1、固定资产需要出售、报损的，经总资产管理员查实办理审批手续后，可以作转卖、清理或报废处理，并由财务中心、督察部、行政部备案。行政部设置废旧物资库，废弃物品经相关部门备案登记后定期变卖处置。2、纳入财务固定资产明细账的资产在报废时，不论金额大小，各资产管理员均须首先登录“固定资产管理系统”，填写并下载资产报废审批表，详细说明资产报废的原因，呈有关技术人员鉴定，确认该固定资产已丧失使用功能的，除汽车、房屋需由董事长审批方可报废或作变价处理外，其余固定资产按授权权限审批。3、对已提足折旧需报废的固定资产，需技术部门确认，已无使用价值的由部门资产管理员提出报废申请，经批准后注销，由行政部备案。对提足折旧后能继续使用的资产，各部门资产管理员仍负责管理直至报废。十、资产管理会议1、总资产管理员需每月组织各公司资产管理员召开资产管理工作会，并定期去分公司做专题培训。2、总资产管理员需定期组织相关业务部门召开资产管理研讨会。3、集团行政部需定期与XX集团总资产管理员、各分公司资产管理员召开资产管理培训会。十一、奖惩措施1、固定资产如发现人为损坏情况，需由部门资产管理员填写资产人为损坏/丢失赔偿单，由责任人负责付费维修，如无法维修，由责任人按照资产金额照价赔偿。如因管理不力，无法追究到责任人的，由部门负责人及资产管理员组织相关责任人付费维修或照价赔偿。2、固定资产如发现丢失情况，需由部门资产管理员填写资产人为损坏/丢失赔偿单，由责任人按照资产金额照价赔偿。如因管理不力，无法追究到责任人的，由部门负责人及资产管理员组织相关责任人照价赔偿。3、未经总资产管理员审定，自行拆卸、改装、调拨和报废处理固定资产的，总资产管理员有权要求责任人将其恢复原状，并对责任人予以通报批评。4、部门负责人需对低值易耗品领用严格把关，避免浪费，如有领用量过大且无法做出正常说明的，对该部门予以通报批评。5、资产管理员所报资产台账与实物资产如有不符，且涉及资产金额在一万元以下的，予以通报批评。6、资产管理员所报资产台账与实物资产如有不符，且涉及资产金额在一万元（含）以上的，予以通报批评，并取消其当季度绩效考核奖金。7、资产管理员对于行政部总资产管理员部署的资产管理工作需积极配合，各项工作均需在指定时间节点内完成。如有超期未完成或有重大失误的，取消其当季