清华大学-管理秘书实务7-1

1 目标七 时间与情绪管理 秘书工作千头万绪 事务繁杂 既有办文办会的大事又有各种类型的琐事 在繁杂忙碌的事务工作中 秘书人员既是为领导辅政的决策助理 又是事无巨细的公务勤杂员 既担负着协助领导促进组织发展的重任 又时刻联通着上下内外各种信息和关系的交流和传递 承担着比其他岗位人员更多的压力 要想成为一名优秀的秘书 就要掌握时间与情绪的管理方法 时刻让自己保持科学高效的工作状态和健康向上的心态 2 3 张强和李华同是天成有限公司的办公室秘书 张强经常加班 因为每天的工作就像滚雪球一样 越积越多 总是难以按时处理完 李华却很少加班 下班后还会坚持锻炼 事后 张强索性把自己每天的时间和工作情况记录下来 仔细分析才发现果然有很大的问题 他总是一上班就开始打电话 查邮件 回复邮件的时候还会捎带着浏览体育新闻 琐事完成了才开始忙自己的 正事 有时候中间再有点什么小事一耽搁不加班才怪呢 情景导入 4 张强诊断了自己的时间使用情况 发现问题的症结在于时间的分配利用很不合理 实际上 哪怕给每个人一样多的时间 有的人游刃有余 比如李华 有的人却疲于应付 比如张强 这就是时间管理能力上的差异 5 知识点一 时间管理的内涵和价值 一 时间管理的内涵时间管理是更加有效的利用既定的时间 通过科学的规划和恰当的原则对事务进行安排和取舍 从而使时间发挥更大的效能 6 二 时间管理的价值时间的管理是秘书人员高效工作 实现个人价值不可或缺的法宝 它的价值在于 一 认清自己的现状 时间管理可以帮助秘书人员量化自己的工作 更好地认清自己的现状 并致力于改善 1 我都做了什么 接了五个电话 看了一份报纸 与三个人聊天 回复了八封邮件 2 是不是做了自己最需要做的事情 这么多文件我怎么最后才动笔 3 是不是在工作中获得了真正的收获 它是什么 我本应该准备好发言 学会写发言稿的 可是我似乎更精通今天的八卦新闻 7 二 形成积极的思维方式和好的行为习惯时间管理意味着自我管理 我怎样做才更科学 这种方法适合我 我应该适当的约束放纵的自己 绝不能继续聊天和网上购物 那不是最主要的 我要集中全部力量面对这件事 排除干扰 今天我的主要任务是 8 三 拥有更加明晰的目标时间管理会使我们拥有更加明晰的目标 1 什么是我最想要的生活 关注于阅读和交际 2 我今年 这个月 这一周 今天的目标科学吗 今年我要完成市场调研书的写作 这个月搜集全部的资料 这一周做完基本纲要 今天开始动笔完成第一章 3 目的明确 我必须现在开始行动 马上开始 今天我要处理完所有的急件 9 四 实现自我价值 获得成就感 时间管理会让秘书在工作中找到自己的方法和节奏完成既定的目标 很容易实现各个阶段的自我价值 获得巨大的成就感 1 我居然完成了 不可思义 我一小时接待了三个客户 2 我很了不起 因为我这么快的做完了 高度集中精力 我居然写完了这么长的调研报告 3 我能行 因为我一直做的很好 我可以完成这个任务 因为我总能按时完成 4 我一定会成功的 因为我志在成功 我一定可以拿到最好的绩效工资 因为我每天都高效率的工作 充实而快乐 10 知识点二 时间管理的基本原则 1 目标和计划先于行动从明天起开以做什么呢 在行动之前 让目标和计划来告诉你 我的目标是 为了实现目标我将按照如下计划来做 11 2 要事第一 黄金时间面对黄金般价值的事情 给自己列时间表的时候 要重点关注黄金时段即你最有效率的那段时间的安排 遵循意大利经济学家帕累托20比80定律 用80 的时间来做20 的事情 找准最重要的 3 微笑着说 不 排除一切无关的干扰 说 不 时要牢记 你拒绝的一件事而不是一个人 所以不要板起脸来 微笑着说明自己的理由 要委婉而坚定4 今日事情今日毕 不做欠下时间债的人 海尔集团首席执行官张瑞敏提出了 日事日毕 日清日高 的理念 要求每一个工人和管理者学会管理自己的时间和目标 即著名的 5E 标准 每个人 Everybody 每件事 Everything 每一时 Everytime 每一物 Everyone 每一处 Everywhere 12 5 考虑不确定性 游刃有余的高效工作努力锻炼自己在不留余地 又饱受干扰的情况下 完成预计的工作 或者另准备一套应变计划 如何应付工作优先次序突然变更1 通知所有由此而牵连的相关单位及人员2 在进行其他工作前先完成重要项目3 依重要 紧急及普通等原则将事情分类4 依事情之重要性设定优先次序5 接受他人请托前先评估该项事情的重要性及自己的工作量6 告诉对方何时可完成或可协助那些部份7 若无法帮忙时 适时且得体的拒绝8 了解自己的目标并列举三项优先原则9 每天都尽全力做好每一件事 13 6 找准自己的问题 通过管理自我来管理时间 时间管理是你自己在管理 是 人 的管理 首先要解决的问题不是时间 而是自我的价值定位 工作态度和行事风格 不管理自己的人不可能管理好时间 14 知识点三 时间管理的方法 一 GTD GettingThingsDone 完成每一件事这种方法是美国时间管理专家戴维 艾伦在畅销书 GettingThingsDone 中文译本 尽管去做 无压工作的艺术 戴维 艾伦曾说过对秘书人员充满启发的话 始终如一地坚持做一些看似琐碎的小事 长此以往 将会产生重大的影响 他的GTD具体做法可以分成收集 整理 组织 回顾与行动五个步骤 15 16 二 不离手的 待办单 永远都坚持将你每日要做的一些工作事先列出一份清单 排出优先次序 确认完成时间 以突出工作重点 1 设计一个待办单 待办单主要包括的内容 非日常工作 特殊事项 行动计划中的工作 昨日未完成的事项等 2 待办单的使用注意 固定时间制定待办单 头一天晚上或一上班就做 一天一张待办单 完成一项划掉一项 为应付紧急情况留出时间 最关键的一项 每天坚持 17 在设定事项的时候 我觉得可以遵循华为公司的以SMART为导向的 华为 目标原则即 具体性 Specific 目标必须是清晰 比如 目标 我要努力的工作 不是一个具体的目标 但目标 我要处理完15份文件 会见两名客户 就是具体的目标了 可衡量性 Measurable 目标必须用指标量化表达 可行性 Attainable 应该在能力范围内且有一定难度 是需要跳一跳够的到的桃子 相关性 Relevant 与工作生活密切相关 及时性 Time based 必须确定完成的时间 18 三 时间管理 四象限 法 要把精力的重点放在重要但不紧急的事情著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论 把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分 基本上可以分为四个 象限 19 四 简洁高效 快速反应 麦肯锡30秒电梯理论麦肯锡认为 一般情况下人们最多记得住一二三 记不住四五六 所以凡事要归纳在3条以内 秘书人员在时间管理中要牢记奥卡姆剃刀定律 Occam sRazor Ockham sRazor 如无必要 勿增实体 Entitiesshouldnotbemultipliedunnecessarily 20 五 节省时间的基础 管理好物品的5S运动借鉴日本公司倡导的 5S 运动 清理 SEIRI 整理 SEITON 清洁 SEISO 维持 SETKETSU 素养 SHITSUKE 5个项目 因五个日语的罗马拼音均以 S 开头 因此简称为 5S 此种方法倡导从小事做起 力求事事 讲究 保持环境的干净整洁 物品摆放有条不紊 一目了然 将资源浪费降到最低点 提高整体工作质量和效率 21 5S管理具体各项内容如下 1 清理 全面检查 制定分类标准 不使用 很少使用 一般使用 经常使用 坚决清除不使用物品 最经常使用的物品放置于最容易取得的地方2 整理 规划场所 划分区域 摆放整齐 分类标识 不同颜色 一目了然3 清洁 划分责任区域 例行清洁 四无标准 无废物 无污迹 无灰尘 无死角 隔离污染源4 维持 制定标准工作文件 制定奖罚办法 定期检查5 素养 坚持行动 正向强化 形成习惯 22 对应 5S 原则 秘书人员应该做到 1 东