EnglishCommunicationforColleges

english communicationforcolleges reviewofchapter5 businesslettersbusinesslettersareusedtosendwrittenmessagestopersonsoutsideanorganization lettersarealsousedtosendformalwrittenmessagestoemployeeswithinanorganization businesslettersareconsideredtobemoreformalthanmemos 商务信函用来向公司以外的人传达书面信息 信函也可以在公司内部的员工之间传达正式的书面信息 商务信函比备忘录更正式 letterorders alettercanbewrittenindirectorderorindirectorder dependingonwhetherthemessageisneutral positiveornegative directorderisusedinneutralandpositivemessages indirectorderisusedinnegativeandpersuasivemessages 信函可采用直接顺序或间接顺序 取决于信息是中性 积极还是消极 中性和积极信息采用直接顺序 消极和说服性信息采用间接顺序 letterparts standardparts标准组成部分optionalparts备选部分 standardparts thestandardpartsofabusinessletterarethedateline letteraddress salutation body complimentaryclose signatureblockandreferenceinitials 商务信函的标准组成部分有日期 地址 问候语 正文 结尾敬辞 签名和打字员姓名缩写 optionalparts abusinessletteralsomayincludetheseoptionalparts attentionline subjectline companynameinsignatureblock enclosurenotation copynotation postscriptandsecond pageheading 一封商务信函还可以有以下这些备选部分 指明收信人 主题 签名档处的公司名 附件 抄送 附注 第二页抬头 businessletterformats likememos businesslettersmaybepreparedindifferentformats thethreebasicletterformatsareblock modifiedblockandsimplifiedblock 和备忘录一样 商务信函也许会呈现不同的格式 三种基本格式是 齐头式 改良齐头式和简化齐头式 howtoaddressanenvelope yourfullnameyouraddress fullnameofthepersonyouarewritingtohis heraddress addressingenvelopes remarks 备注 1 private私人信2 confidential机密信3 registered挂号邮件4 express快递邮件5 ordinarymail平信6 immediate urgent 急件7 printedmatter印刷品8 sample样品 typesofletterswithneutralandpositivemessagesthereareseveraltypesofletterswithneutralandpositivemessages routinerequestsandclaimsareletterswithneutralmessages orders positiveresponsestoarequest friendshiplettersandacknowledgmentlettersareletterswithpositivemessages 日常请求和索赔是含有中性信息的信函 订购信 肯定答复请求 友谊信和感谢信是含有积极信息的信函 planningandorganizingletterswithnegativemessages1 beginwithaneutralopening 2 reasonsforthenegativemessage 3 thenegativemessage 4 theclosing 小练习 whichofthefollowingwouldbethebestbeginningforanacknowledgment a thankyouforyourorder yourbusinessissincerelyappreciated b hereatabccompany wesincerelyappreciateyourbusiness c yourlettercametometoday d ireceivedyourorderfor15speakersets keya 小练习 trueorfalse1 thedirect indirectorderisbestwhenthewriterhasbothpositiveandnegativemessagestocommunicate true2 forthereasonsofthenegativemessagetobeeffective theymustbesender oriented false chapter6 writingreports 6 1planningreports计划写报告 根据其类型 目的和格式不同 报告可以分为各种不同的类型 本节的学习目标是 1 根据报告的类型 目的和格式区分各种报告 2 了解计划报告的步骤 3 了解数据 结论和建议的区别 typesofreports definitionareportisadocumentthatprovidesthefactsaboutaspecificsituationorproblemforconsideration 报告是描述事实或分析问题的文件 thetwostylesofreportsareformalandinformal formalreportsgenerallyarelong analyticalandimpersonal informalreportsareshorterthanformalreportsandarewritteninalessformalstyle 报告可以分为正式报告与非正式报告 正式报告通常较长 具有分析性 用语客观 公司向股东或政府做的年度报告就是正式报告 另一个例子是对外的建议书 这是向公司以外的人分析问题和提供建议的一种正式报告 非正式报告比正式报告要短 且没有那么正式 销售报告和对内建议书是非正式报告的两个例子 withregardtothepurpose reportscanbeinformationaloranalytical informationalreportspresentinformation facts sotheyincludeverylittleanalysis analyticalreportsanalyzeproblems presentfacts drawconclusionsandmakerecommendations 报告根据目的可分为信息报告和分析报告 信息报告主要陈述信息或事实 因此几乎没有分析 银行经理也许会让出纳主管提供一份关于日订单销售所得资金的平均数值 这样的报告就是信息报告 分析报告主要分析问题 陈列事实 得出结论 最后做出建议 分析报告往往既要陈述事实又要提供解决问题的方案 withregardtotheformat informalreportscanbewritteninseveraldifferentformats includingmemo letterandmanuscriptformats formalreportsarelongerandmorecomplexthaninformalreports sotheyarewritteninmanuscriptformat 根据格式 非正式报告可分为备忘录 信函 手册报告等几种 正式报告更长也更复杂 因此往往采取手册的格式 planningareport whenplanningareport youshould 1 identifytheproblemtobestudiedandtheobjectiveofthereport 确定调查的问题和写报告的目的 2 decideonareastoinvestigate 确定调查领域 3 determinethescopetodecidewhatwillbeincludedandexcluded 确定范围 即要涉及哪些内容以及不涉及哪些内容 4 plantheresearchbydevelopingascheduleandbudget 制定时间进程表和资金预算 给调研做计划 5 developapreliminaryoutline whichmaydifferfromthefinaloutline 制定初步纲要 也许与定稿会有出入 6 collectthedatathroughprimaryorsecondaryresearch 通过一手调研或二手调研积累数据 7 analyzedata drawconclusionsandmakerecommendations 分析数据 得出结论 给出建议 theoutlineofareport theoutlineforaninformationalreportcanbearrangedinoneofthefiveways 1 chronologicalorder 按时间排序2 orderofimportance 按重要性排序3 logicalsequence 按逻辑顺序4 category 分类排序5 geographicalorder 按地区排序 theoutlineforanalyticalreportswhenoutlininganalyticalreports youcanuseahypothesis whichisapossiblecauseorexplanationoftheproblem oryoucanusealternativesolutionstoaproblem 分析报告的纲要可采用假设 也就是对一个问题做出可能性的原因或解释 或者可以列出替代性解决办法 outlineformats thepreliminaryoutlinefollowseitherthetopicalformatorthediscussionformat inatopicaloutline headingsdescribeinafewwordsthetopicsyouhaveinvestigated adiscussionoutlineprovidesmoreinformationaboutthetopicsandthesubtopics 初步纲要可以采用主题格式或讨论格式 在主题纲要中 陈列出来的每个主题用几个词概括 在讨论纲要中则给出关于主题和次主题的更多信息 data conclusionsandrecommendations datatwokindsofdataareavailable primaryandsecondary primaryresearchsecondaryresearch报告的调研可以采用两种数据 一手调研和二手调研所获得的数据 primaryresearchinvolvesgatheringfresh newdatabytalkingwithexperts customersorsuppliers andobservinganexperiment 一手调研通过和专家 顾客或生产商谈话 观察实验等方式取得新鲜数据 secondaryresearchinvolveslocatingdatathatalreadyhasbeengatheredandreportedin forexample books periodicals reports onlinesourcesandsoon 二手调研主要是在书籍 期刊 报告 网上资源等地方收集已有的数据 analyzedataonceyouhavethedata lookforlogicallinksbetweenfactsandfigures 一旦拥有了这些数据 你需要寻找事实与数据之间的合理关联性 drawconclusionsafteranalyzingthedata youmayarriveataconclusion anopinionbasedoninterpretationofdata 分析数据以后 你可能会基于数据解析得出一个结论或是观点 makerecommendationsthen youmaywanttoincluderecommendationsinareport whichofferssuggestionsofwhatshouldbedone 然后 你可以给出建议 来帮助解决从中得出的问题 小练习 which ofthefollowingshouldbepartofaninformationalreport a factsb conclusionsc recommendationsd alloftheabovekeyd 6 2writinginformalreports撰写非正式报告 大多数商务报告都是非正式报告 它们或者陈述信息 或者分析问题 在本节里 我们将来学习如何撰写非正式报告 本节的学习目标是 1 了解在组织非正式报告的时候 何时使用直接顺序 何时使用间接顺序 2 了解个人与非个人的写作风格 3 列出非正式报告的组成部分 4 解释什么时候采用信函 备忘录或手册的格式撰写非正式报告 organizinganinformalreport mostbusinessreportsareinformalreports 大多数商务报告都是非正式报告 有着以下两个目的之一 陈述信息或分析问题 非正式报告可以以直接或间接顺序来组织 directorder ifthereportisroutineorifyouexpectthereadertorespondfavorably usethedirectorderandpresentthemainideafirst theformatis introduction mainidea findingsandsupportingdetails closing 如果是日常报告 或者你认为读者会有积极反应 采用直接顺序 先说主题 采用直接顺序的报告格式是 介绍 主题 调查结果和补充细节 结尾 indirectorder useindirectorderwhenyouexpectanunfavorableresponseorthenthereceivermayneedpersuasiontoacceptthemainidea theformatis introduction findingsandsupportingdetails mainideaandclosing 当你认为读者会给出消极反馈 或者需要说服读者接受主题的时候 采用间接顺序组织报告 采用间接顺序的报告格式是 介绍 调查结果和补充细节 主题 结尾 informalreportsusuallyarewritteninarelativepersonalstyle usinganypronounyouchoose areportwritteninanimpersonalstylesoundsmoreobjectivethanareportwritteninapersonalstyle 非正式报告往往以个人的态度撰写 可以使用各种人称 采用非个人的写作风格 听起来更加客观一些 如果你的报告里的问题很严肃 或者要上呈到高管手中 也许你会需要让它显得更正式一些 这样的话 你最好使用一些非个人的表达 尽量少用第一或第二人称 formattinginformalreports informalreportshavethreemainparts 1 opening theintroduction 2 body findingsandsupportingdetails 3 closing 1 开头 介绍 2 正文 调研结果和补充细节 3 结尾 thelengthoftheopeningwillvaryaccordingtothepurposeofthereport forabriefmemoreport theopeningmightbeonlyasubjectline 开头长度会随报告的目的而变化 对于备忘录式的简报来说 开头可能仅仅是主题那一栏 thebodyofareportincludesthefindingsandsupportingdetailsthatresultedfromtheresearch 报告正文是基于调查所得出的结论和补充细节 theclosingofareportisimportantbecauseitisthefinalopportunitytoleaveanimpressiononthereader oftenthemainideaisemphasizedinthislastsection 报告结尾很重要 因为这是给读者留下深刻印象的最后机会 往往在结尾要重新强调主题 letterreports信函式报告 externalreports thosewrittenforpeopleoutsidetheorganization oftenarewritteninletterformat thesereportsarecalledletterreports ingeneral aninformalreportwritteninletterformatshouldbefivepagesorless memoreports备忘录式报告 amemoreportisashortinternalreport whichissenttootherswithintheorganization andiswritteninmemoformat manuscriptreports手册式报告 manuscriptreportsareshortreportswritteninmanuscriptformatandareusuallylongerthanmemoorletterreportsbutshorterthanformalreports 手册式报告是以手册的方式撰写的短篇报告 往往比备忘录或信函报告长 但比正式报告短 对内建议书 internalproposals 就是常见的手册式报告 6 3writingformalreports撰写正式报告 正式报告比非正式报告更复杂更长 往往在呈递给公司高管的时候使用 本节的学习目标是 1 了解何时使用正式报告 2 了解正式报告的基本组成部分和补充组成部分 organizingaformalreport formalreportsaremorecomplexandlongerthaninformalreports itmaybeusedwhenwritingtothetopmanagementofanorganization 正式报告比非正式报告更复杂更长 往往在呈递给公司高管的时候使用 formalinformationalreportsusuallyfollowthedirectorderbecausetheycontaininformationthatreadersexpect 正式的信息报告往往采用直接顺序 因为他们所提供的信息正是读者想要的 formalanalyticalreportsmaybeorganizedinthedirectorindirectorder becausesomeofthemmayreceiveafavorableresponsewhileothersmaynot 正式的分析报告既可