企业文书档案的整理

年月日 企业文书档案的整理 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 目录 概述 文书档案的收集 文书档案的整理 一 概述 一 相关概念企业档案 企业在研发 生产 服务 经营和管理活动中形成的各种门类和载体的记录 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 1 企业档案是企业活动整体的记录和反映 2 企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料 第一手资料和原始资料 3 企业档案由企业文件材料有条件地转化而来 具有长远查考利用价值 文件处理完毕或告一段落 企业档案工作总则 1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分 企业档案工作是企业研发 生产 经营和管理活动的基础性管理工作 2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带 实行统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需求为导向 运用现代技术与管理方法 通过资源整合和开发 为企业研发 生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 4 企业应维护档案的完整 准确 系统与安全 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 企业档案门类 10大类 经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 产品生产类 科研开发类 项目建设类 设备仪器类 会计业务类 职工管理类 参见 企业档案工作规范 da t42 2009 国家档案局2009年11月2日发布 2010年1月1日实施企业档案载体 包括文字 图表 声像 电子 实物等 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 其中 企业在经营管理 生产管理 行政管理 党群工作中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种文件材料档案 即构成企业文书档案 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 二 文书档案的整理整理方法 按卷整理和按件整理两种方法 按件整理 将收集齐全完整的归档文件进行鉴定 以件为单位进行装订 划分保管期限 分类 排列 编号 编目 装盒 上架排列 使之有序化的过程 三 按件整理的标准依据 归档文件整理规则 中华人民共和国行业标准da t22 2000国家档案局2000年12月6日批准 2001年1月1日实施 有关 件 和 卷 的相关规定 国家档案局关于企业执行 科学技术档案案卷构成一般要求 和 归档文件整理规则 的意见 经科字 2003 第2号 科学技术档案案卷构成一般要求 gb t11822 2000 和 归档文件整理规则 da t22 2000 自2000年发布以来得到广泛运用 这两个标准都是档案整理的依据 属推荐性标准 企业应结合各自档案工作的实际执行 科学技术档案案卷构成一般要求 是国家标准 侧重科技档案的整理 归档文件整理规则 是行业标准 侧重文书档案的整理 由于这两个标准在档案整理要求上有所不同 在一个企业如何执行 需要统 认识 为保持档案整理的规范统一和排列有序 根据企业档案管理的实践 对企业执行上述两个标准提出以下意见 国家档案局关于企业执行 科学技术档案案卷构成一般要求 和 归档文件整理规则 的意见 一 档案管理现代化水平较高 实现计算机检索和档案信息网上查询的企业 可参照执行 归档文件整理规则 否则暂缓执行此标准 二 企业在执行 科学技术档案案卷构成一般要求 和 归档文件整理规则 时 原则上不打破原有的分类框架 国家档案局关于企业执行 科学技术档案案卷构成一般要求 和 归档文件整理规则 的意见 三 根据 工业企业档案分类试行规则 进行实体分类的企业 党群工作 行政管理工作 经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行 归档文件整理规则 的规定 按 件 进行整理 年归档量较少的企业 可将上述四类合并为一类整理 暂称为管理类 产品 科研 基本建设 设备仪器四类的文件材料仍执行 科学技术档案案卷构成一般要求 的规定 按 卷 整理 国家档案局关于企业执行 科学技术档案案卷构成一般要求 和 归档文件整理规则 的意见 没有按 工业企业档案分类试行规则 进行实体分类的企业 其管理性的文书档案可参照执行 归档文件整理规则 科技档案可执行 科学技术档案案卷构成一般要求 四 同时执行这两个标准的企业 有些内容可统一 1 卷盒规格统一为310mm 220mm 长 宽 厚度可根据实际需要在10 20 30 40 50 60mm中选择使用 国家档案局关于企业执行 科学技术档案案卷构成一般要求 和 归档文件整理规则 的意见 2 备考表统一采用 科学技术档案案卷构成一般要求 的要求 按 件 整理的可将备考表中的 立卷人 改为 整理人 3 归档文件整理规则 的归档文件目录与 科学技术档案案卷构成一般要求 卷内目录用途不同 应分别按各标准的要求使用 目录规格可选用a4型297mm 210mm和16开型 260mm l85mm 两种形式 国家档案局关于企业执行 科学技术档案案卷构成一般要求 和 归档文件整理规则 的意见 4 企业档案全宗号的使用统一按 科学技术档案案卷构成一般要求 的要求执行 五 事业单位可参照上述意见执行 国家档案局经科司二00三年三月十三日 归档文件整理规则 中关于 件 的规定 件 归档文件的整理单位 1 文件正文与定稿为一件 2 正文和附件为一件 3 原件与复印件为一件 如传真和复印件 4 来文与复文为一件 如请示与批复 报告与批示等 5 转发与被转发件为一件 6 正文与文件处理单 拟办单 领导签批单等为一件 7 报表 名册 图册 会议记录 期刊等 一册为一件 8 一次会议或活动形成的文件 为便于利用 可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理 如果文件太多可集中排列 作多件来处理 9 干部职工调动通知书 党员关系介绍信 存根 以一人为一件或几人为一件 10 文件的中文与外文为一件 文件的汉文本与少数民族文本为一件 五 质量要求 1 文件材料应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 2 整理过程中所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 四 整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 二 文书档案的收集 一 文件材料的来源 本企业形成的文件 上级主管部门或企业集团下发的文件材料 所属单位及参股企业应向本企业提交的文件 本企业参与的合作项目 合作单位按要求应向本企业提交的文件 其他本企业执行 办理的外来文件 注意事项 1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案 2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案 3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料 4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料 5 企业可根据需要向社会 离退休人员征集档案 资料 二 文件材料的鉴定主要是对收集的文件材料进行 资格审定 确定其是否属于归档的范围 剔除没有保存价值的文件材料 鉴定依据 国家档案局令第10号 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 2013年2月1日起施行 企业文书材料归档范围 一 反映本企业在研发 生产 服务 经营 管理等各项活动和基本历史面貌的 对本企业各项活动 国家建设 社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料 二 本企业在各项活动中形成的对维护国家 企业和职工权益具有凭证价值的文件材料 三 本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料 社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料 所属和控股企业报送的重要文件材料 四 有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料 下列文件材料可不归档 一 有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料 任免 奖惩非本企业工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 二 本企业文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 未经会议讨论 未经领导审阅和签发的文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性来信 来电记录 企业内部互相抄送的文件材料 本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 三 非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料 四 所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报 情况反映 其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料 五 其他不需归档的文件材料 三 文件材料归档要求 1 企业应实行部门 项目及专项工作的文件收集 整理 归档责任制 各部门 项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档 2 归档的文件应完整 准确 系统 其制成材料应有利于长久保存 图文字迹应符合形成文件设备 打印机 复印机 扫描仪等 标称的质量要求 3 归档的文件应为原件 因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档 4 企业应归档纸质文件材料中 有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的 应与文件正本 定稿一并归档 5 对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限 非纸质文件应与其文字说明一并归档 外文 或少数民族文字 材料若有汉译文的 应一并归档 无译文的要译出标题和目录后归档 6 归档的文件一般一式一份 重要的 利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数 7 多个企业联合召开的会议 联合研制的产品 联合建设或研究的项目 联合行文所形成的文件材料 原件由主办企业归档 其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档 8 文件形成部门应就归档文件填写 档案交接登记表 重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明 并经项目负责人审核签字 企业文书档案材料即经营管理工作 生产技术管理工作 行政管理工作 党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档 四 文件材料归档时间 科研开发 项目建设文件应在其项目鉴定 竣工验收前归档 周期长的可分阶段 单项归档 产品生产及服务业务应定期或按阶段归档 产权产籍 质量认证 资质信用 合同协议 知识产权等文件应随时归档 外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档 保管一年后向档案部门移交 注意 电子文件逻辑归档宜定时进行 物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致 磁带 照片及底片 胶片 实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档 或与相应内容的纸质载体归档时间一致 更新 补充的文件 企业内部机构变动和干部职工调动 离岗时应清退的文件 企业资产与产权变动过程中形成的文件 其他活动中形成的文件等 应随时归档 凡属企业归档范围的文件材料 必须按有关规定向本企业档案部门移交 实行集中统一管理 任何个人不得据为己有或拒绝归档 国家档案局令第10号 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第六条 企业各门类档案要集中统一管理 将档案据为己有或者拒绝归档的按照监察部 人社部 国家档案局30号令规定处理 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 三 文书档案的整理 装订 划分保管期限 分类 排列 装订 编号 编目 装盒 上架 一 装订 归档文件应按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 装订方法 1 粘贴法 2 3页的文件采用此种方法 要求左 上侧对齐 2 使用不锈钢装订 4 10页的文件的可采用此种方法 要求左 上侧对齐 3 线装法 10页以上的文件可采用此种方法 采用 三孔一线 选择粗细适中的棉线进行装订 要求左 下侧对齐 4 特殊情况 如装订成册不便拆钉的书籍 刊物 由于其金属物已严密封装在其中 拆除有损其原貌 因此也可以不拆除 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 二 划分保管期限 企业文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 参见国家档案局令第10号 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第八条 第九条及附件 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 三 分类 1 年度分类法2 问题分类法3 保管期限分类法 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 1 保管期限 年度 问题分类法 适用于文件材料较多的大中型企业 永久 2009年经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 2010年经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 30年 2009年经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 2010年经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 10年 2009年经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 2010年经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 2 保管期限 年度 按问题排列 适用于文件材料较少的企业 永久 2009年按经营管理 生产管理 行政管理 党群管理顺序排列2010年按经营管理 生产管理 行政管理 党群管理顺序排列30年 2009年按经营管理 生产管理 行政管理 党群管理顺序排列2010年按经营管理 生产管理 行政管理 党群管理顺序排列10年 2009年按经营管理 生产管理 行政管理 党群管理顺序排列2010年按经营管理 生产管理 行政管理 党群管理顺序排列 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 四 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 五 编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号 并以归档章的形式在归档文件上注明 全宗内档案按类分别集中排列 类别内档案按类目条款顺序依次排列编号 根据分类方案和排列顺序编制档号 档号应指代单一 具有唯一性 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 档号可采用 全宗号 分类号 或项目代号或目录号 案卷号 或件号或盘 盒 张号 表示可选 结构 类别号可采用阿拉伯数字 英文字母 拼音字母中的一种或两种混合方法设定 档号编制方法见 档号编制规则 da t13 1994 国家档案局1995 06 12批准 1995 10 01实施 编号时 要在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 文件处理单随同归档的 归档章盖在文件处理单上 以保护文件正本