账务处理与总账子系统PPT课件

会计信息系统AccountingInformationSystem 第三章账务处理与总账子系统 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算与管理第九节总账子系统的改进 财务业务一体化策略 主要内容 学习目标 1掌握手工与IT环境下账务处理的异同2掌握总账子系统的基本原理和功能3掌握总账子系统的数据文件设计和会计编码的设计方法4理解总账子系统的初始设置5理解凭证处理与记账结账6了解出纳管理7了解账簿输出和会计报告8掌握辅助核算与管理 第一节账务处理概述 账务处理的基本概念账务处理是指从价值管理的视角出发 主要运用货币形式的信息计量 借助于专门的会计核算方法 对各单位 会计主体 的经济业务进行核算 控制 产生一系列财务信息和其他经济信息 为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值 从信息系统角度看 账务处理工作是由会计信息系统的子系统 总账子系统来完成的 总账子系统的基本功能是通过采集数据 加工和存储数据 报告财务信息 实现对企业经营活动进行核算和控制 保证会计信息的真实 准确和有效 1 数据采集 数据采集主要是从经济业务流程中采集数据 为数据加工服务 这些数据包括 获取 支付流程的数据转换流程的数据销售 收款流程的数据总账子系统从业务流程采集数据 2 数据加工与存储 加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和 有借必有贷 借贷必相对 的原则编制记账凭证 审核记账凭证 然后对其进行分类 计算 求和 并将结果保存在各类账簿中 3 报告信息 报告信息是以账簿 记账凭证为依据 编制内部报表和外部报表提交给投资人 债权人 管理者 政府部门等 账务处理的基本特征 规范性强 采用借贷记账法1 有借必有贷 借贷必相等 2 资产 负债 所有者权益3 总账余额 发生额 下属明细账余额 发生额之和综合性强 产生的信息具有很强的综合性和概括性 集成性要求高 是整个会计信息系统的核心 正确性要求高 第二节账务处理的流程分析 手工处理流程记账凭证核算形式科目汇总表核算形式汇总记账凭证核算形式日记总账核算形式多栏式日记账核算形式差别 登记总账的方法和依据不同 科目汇总表核算形式手工处理流程 返回 手工环境下账务处理流程的缺陷数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大 IT环境下账务处理的流程分析 账务处理流程中的主要角色业务人员 经济业务执行的主体 采购人员 销售人员 后勤人员等 凭证编制人员 将经济业务信息转换成会计信息 记账凭证的人员凭证审核人员 对凭证的正确性 合法性 合规性进行审核的财会人员 他与凭证编制人员互斥记账与结账人员 负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员 查询与分析人员 对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员 包括财会人员 财务经理 总经理等 一 IT环境下总账子系统顶层数据流程图 会计人员将初始化信息 原始凭证 记账凭证 对账单等输入总账子系统进行账务处理 总账子系统处理之后 将结果信息如记账凭证 成本费用分配信息等传入会计信息系统中其他子系统 如工资子系统 固定资产子系统 成本子系统等 会计信息系统中其他子系统也会采用实时或批处理的方式向总账子系统传递记账凭证等信息 返回 总账子系统中间层数据流程图 返回 三 银行对账的底层流图 返回 IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 数据处理的起点与终点不同数据处理方式不同数据存储方式不同对账的方式不同会计资料的查询统计方式不同 第三节总账子系统的总体设计 总账子系统的目标总账子系统的基本功能会计科目编码及其体系设计总账子系统主要数据文件设计 总账子系统的目标 1 及时 准确的采集和输入各种凭证 保证进入计算机的会计数据及时 准确和全面 2 高效 正确地完成记账等数据处理过程 3 随时输出某个时期内任意会计科目发生地所有业务 随时输出各个会计期间地各种账表 为企业管理提供信息 4 建立总账子系统与其他子系统的数据接口 实现会计数据的及时传递和数据共享 总账子系统的功能结构图 为什么需要进行会计科目的编码 会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置 按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法 会计科目编码在手工操作下一般不使用 但是采用计算机处理会计数据时 则需要采用会计科目编码 1 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2 保证会计科目的唯一性3 便于计算机处理和分类4 节省存储空间5 提高处理速度 会计科目编码设计的必要性 科目编码方法与编码原则 方法 顺序编码位数编码分组编码原则 规定性原则层次性原则1501固定资产150101固定资产 甲车间150101001固定资产 甲车间 A型机床150101002固定资产 甲车间 B型机床一致性原则简短性原则扩展性原则 会计科目编码体系的设计 定长定位不定长方式立体科目 科目体系结构 定长定位方式 定长定位方法 科目体系结构 不定长方式 科目体系结构 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来 按照项目进行存储 并将项目和科目建立动态链接 在满足优化会计科目体系的同时 达到精细核算的目的 总账子系统主要数据文件设计 计算机会计信息系统中 所有的账 证 表都必须存放在计算机存储器中 在存储器上 各种数据均以文件 或数据文件 的形式存放 那么IT环境下总账子系统中的账 证 表以哪些文件 用何种结构在计算机中存储呢 实际上 总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关 与设计人员的思路有关 还与数据管理系统等多种因素有关 三个关键文件 科目文件汇总文件凭证文件 第四节总账子系统的初始设置 总账子系统是一个通用性较强的系统 为了使其能够在各行各业应用 设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性 在进行账务处理之前 首先要根据本单位的业务属性进行具体设置 即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中 这种设置工作称之为初始设置工作 设置流程 初始设置 设置账套 设置账套模块的功能是建立核算单位 即在系统中为本企业建立一套核算账套 总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件 一般单位只有一套账 具体设置账套时 根据系统的提示对账套进行参数的定义 账套参数定义的内容账套参数定义的内容主要包括 账套 账套号 账套名称 单位名称 企业性质等 会计科目编码方案 即各级科目的编码位长 位数 启用日期 记账本位币 会计主管姓名等 案例 单位名称 北京燕丰酒业股份有限公司 简称 燕丰酒厂 启用日期 2001年4月1日会计期间 1月25日 12月25日记账本位币 人民币 RMB 企业类型 商业行业性质 股份制会计科目编码结构 4 2 2 2 2客户分类编码级次 2 2 3供应商分类编码级次 2 2 3部门编码级次 1 2 2结算方式编码级次 1 2 初始设置 科目设置录入余额人员权限设置结算方式设置 案例 第五节凭证管理 凭证管理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作 它又可划分为凭证输入 凭证审核 凭证查询打印 凭证汇总 记账等功能模块 凭证录入与控制机制 凭证类型和凭证号 凭证号是记账凭证的标识 按会计制度要求 不同类型凭证每月分别从1开始连续编号 不能有重号 漏号 因此 当用户输入凭证类型后 其控制机制为 系统检查出该类最后一张凭证号 自动加一后生成当前凭证号 凭证日期 凭证日期用于标识经济业务发生的时间 凭证日期必须为公立日期 凭证日期应该随凭证号递增而递增等 因此 其控制机制为 凭证日期为公历日期 输入日期不能为非结账月份的日期附单据数 即本凭证的附件张数 摘要 输入本笔分录的业务说明 摘要要求简洁明了 凭证录入与控制机制 科目 科目是经济业务分类的主要依据 凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制 存在性检查 即检查凭证中科目编码是否存在 财会人员在输入记账凭证时 输入一科目编码 如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码 即 科目文件 有该科目编码存在 那么检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 是否是明细记账科目的检查 检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目 在计算机条件下 科目是分级的 输入记账凭证时 只能输入记账明细科目或最底级科目 不能输入控制性科目或父科目 如果输入记账明细科目 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 凭证录入与控制机制 科目 与凭证类型是否相符的检查 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查 特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目 如付款凭证中贷方科目必须出现 现金 或 银行存款 科目 收款凭证中 借方科目必须出现 现金 或 银行存款 科目 若满足上述条件 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 凭证录入与控制机制 科目 凭证录入与控制机制 金额 任何一张凭证都满足 有借必有贷 借贷必相等 的原则 因此 对每一张凭证存入凭证文件之前 其控制机制为 自动进行借贷平衡检查 如果平衡 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 只有当所有检查结果都为 正确 或 真 该张凭证被计算机接收 否则计算机拒绝接收 凭证录入模块中的其他功能 1 科目联机查询功能2 计算器功能3 常用摘要输入功能4 凭证修改错误凭证的 无痕迹 修改错误凭证的 有痕迹 修改 凭证审核与记账 凭证审核的目的和功能凭证审核的方法1 静态屏幕审核法2 二次输入校验法 凭证审核模块的控制功能 无论是审核签字还是取消审核 审核人和制单人不能是同一人 凭证一经审核 就不能修改 删除 只有取消审核后才可以 取消审核只能由审核人自己完成 审核与记账 出纳管理 出纳管理的功能支票管理 领用支票 修改 统计 删除 获取银行对账单 录入 网络获取 银行对账 自动和手工辅助 输出对账的结果与核销已达账 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算与管理第九节总账子系统的改进 财务业务一体化策 主要内容 转账业务及其特点 期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中 期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行 期末转账业务大多数只有会计人员自己编制的会计凭证 而不同于一般业务 没有具体反映该业务的原始凭证 期末转账业务大多数要从会计账簿中提取数据 这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账 有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据 这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题 自动转账实现方法 在期末会计业务中存在几类转账业务 它们每月反复有规律地重复出现 填制的转账凭证中摘要 借方和贷方科目相同 金额的来源或计算方法基本不变 只有凭证中的金额每月不等 转账业务种类 1 费用分配 的结转如 工资分配等 2 费用分摊 的结转如 如制造费用等 3 税金计算 的结转如 所得税等 4 提取各项费用 的结转如 提取福利费等 5 年终收入 费用 的结转如 收入转利润等 期末转账 借 本年利润贷 产品销售成本管理费用财务费用产品销售费用产品销售税金及附加其他业务支出营业外支出 期末自动转账的基本原理 1 定义自动转账分录模版2 生成转账凭证 期末自动转账的基本原理 自动结账过程 1 保存结账前状态2 结账前必要的检查工作 帐表输出 综合查询 综合查询日期 年月日到年月日科目 凭证号 摘要 金额 到客户 供应商 部门 个人 项目 票号 结算方式 制单人 审核人 网络财务报告的模式 XBRL 网络财务报告的需求传统网络报告的主要模式与问题 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算与管理第九节总账子系统的改进 财务业务一体化策 主要内容 辅助管理 往来和项目 1 往来核算与管理意义功能基本原理2 项目核算与管理意义功能原理 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算与管理第九节总账子系统的改进 财务业务一体化策 主要内容 从价值链管理的视角剖析传统会计核算模式的缺陷 会计流程是基于落后的劳动力分工论思想 导致会计系统以信息 孤岛 存在 会计流程远离业务流程和管理流程 导致会计信息的实时性 相关性 有用性受到极大的影响 无法满足管理的需要 传统会计流程限制了财会人员的工作视野 制约了会计实时控制职能的发挥 参考 会计研究 2004 12 解决业务问题需要了解企业的战略 业务过程 组织结构 计量标准和IT环境的使用情况 当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于 会计问题 而不是 业务问题 这种隔阂可能导致业务过程管理与财会工作之间不必要的紧张 而且无法有效地起到会计控制作用 例如 当财会人员远离业务过程时 他们不知道物料的作用 质量 以及物料的真正实际价格 当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时 只能根据发票付款起到一个记录员而非控制员的作用 从价值链管理的视角看 传统会计核算模式的设计建立在劳动力分工的理论基础之上 会计流程远离业务流程 客观上