订单处理-配送ppt课件

订单处理系统是物流系统的神经枢纽中心 而客户订单是引发物流过程运转的信息 信息流的速度与质量对整个运作过程的成本与效率具有直接的影响作用 订单处理与信息系统构成了物流与企业管理信息系统的基础 订单处理系统 一 客户订货周期 1客户下单 2订单接受 3订单处理 4分拣与包装 5货物运输 6交付给客户 1订单准备与发送1天2订单接受与订单输入1天3订单处理1天4仓库分拣和包装1天5货物运输1天6客户交货和卸货 1天总订货周期时间8天 1 客户订货周期组成 一 客户订货周期 时间范围0 5 1 5天 1 订单准备与发送 2 订单输入和处理 3 订单处理 时间范围1 3天 时间范围1 9天 时间范围1 5天 4 运输 5 客户接受 总订单周期 时间范围0 5 1 5天 2 订单周期的变动 一 客户订货周期 3 订货周期不稳定的因素 一 客户订货周期 实际交付周期与事先约定的周期不符 原材料订单交付量的不稳定性 交付原材料的质量问题 运输的不稳定 客户填写订单 然后将订单交给销售人员或者邮寄给供应商 传统方式 略高层次的方法 先进的系统 通过电话将订单告诉制造商的订单接受文员 文员再将订货信息详细记录下来 客户通过电话将订单信息传递给在制造商总部办公并配备计算机终端的客户服务代表 这种类型的系统允许客户服务代表确定所需产品是否有库存 1 订单输入方法 二 客户订单如何进入企业订单处理功能 为了在订单发送和订单输入方面达到最快的速度和实现最高的准确度 电子化方式 例如通过电话线发送信息的电子终端和计算机与计算机之间的联网 正得到更广泛地应用 许多公司逐渐使客户通过互联网来下单 二 客户订单如何进入企业订单处理功能 客户订单 可用库存 核查信用 仓库提货 客户交付 运输客户订单 订单发送 输入客户订单 生产计划 运输计划 延期订单 库存文件 生产 发货文件 处理订单 开具发票 2 客户订单路径 二 客户订单如何进入企业订单处理功能 通讯功能 速度 成本 一致性 准确性 评价订单发送方式的四种方法 此外订单处理系统可以把有用的销售信息传达给营销部门 用于市场分析和预测 财务部门 用于现金流计划 以及物流或生产部门 三 评价订单发送方式的方法 计算机完善了订单处理系统 客户与销售人员可以通过免费电话将订单发送到配送中心或公司总部 订单处理员配备有数据终端 可以实时输入和访问信息 订单处理员一输入客户代码 包括客户姓名 账户地址 信用代码以及运输地址的订单格式就显示在屏幕上 1 先进订单处理系统 三 评价订单发送方式的方法 计算机完善了订单处理系统 职员口头接受订单的其他信息 然后在终端上将其输人系统 这些信息将与标题信息一起显示出来 系统能够将订货数量与最低运输数量相匹配 以保证订单能够满足必要的规格 然后 职员可能会将订单返回给客户 当订单全部满足准确和完整的标准格式时 将进人处理阶段 1 先进订单处理系统 三 评价订单发送方式的方法 需求流 运输和物流其它环节的关系 供应商 分销商 零售商 制造商 产品流 传统的供应链流 供应商 分销商 零售商 制造商 产品流 订单 订单 订单 传统的供应链中信息流的障碍 三 评价订单发送方式的方法 及时准确的信息流 运输和物流其它环节的关系 平滑 连续的与需求相匹配的产品流 基于信息的供应链流 供应商 分销商 零售商 制造商 三 评价订单发送方式的方法 2 内部销售 电话销售 三 评价订单发送方式的方法 内部销售 电话销售是自动化订单处理系统的一个延伸 它使企业能够 保持与那些购买量不足以进行频繁的销售访问的现有客户之间的联络 增加与可获利的大客户之间的联络 有效地开拓新的市场机会 电话销售的好处 3 电子数据交换 三 评价订单发送方式的方法 根据商定的交易或电文数据的结构标准实施商业或行政交易从计算机到计算机的电子传输 电子数据交换EDI 简单地说 一台计算机直接与另一台计算机进行的通讯 EDI采用电子化的通讯方式替代语音和书面的通讯方式 EDI发送允许接受方直接对文件进行处理和根据文件采取行动 ElectronicDataInterchange 3 电子数据交换 三 评价订单发送方式的方法 首先 使用者必须具有共同的通信标准 此外 使用者必须共享一种共同的语言或信息标准或者具有转换能力 为了使EDI正常运行 要求计算机语言相互兼容 目前使用的EDI协议有许多种 有一些协议是由某个特定的企业创造和使用的独特的系统 有一些标准已经被某个行业所采纳 EDI标准 3 电子数据交换 三 评价订单发送方式的方法 专用系统涉及由单个企业所有 管理和维护的EDI系统 该企业直接向许多供应商采购或者直接从客户那儿接受订单 增值网 VANs 也称第三方网络或多对多系统 是使用最广泛的EDI系统 第三方企业充当中央票据交换所 主要的EDI系统 专用系统 增值网 Value AddedNetworks VANs 以及行业联合系统 专用系统与增值网之间的区别 见下页图 3 电子数据交换 三 评价订单发送方式的方法 供应商 供应商 供应商 制造商 制造商 制造商 第三方供应商 供应商 供应商 供应商 制造商 增值网 VAN 多个购买者多个供应商 专用系统 一个购买者对多个供应商 3 电子数据交换 三 评价订单发送方式的方法 EDI有许多潜在的好处 减少文书工作 由于手工处理工作的减少而提高准确率 加快订单和其他数据的发送速度 减少数据输入 文件归档 邮寄以及相关任务方面的文书 管理工作 3 电子数据交换 三 评价订单发送方式的方法 降低下达订单和相关的加工和处理工作的成本 由于可以在文书工作上花费更少的时间而提高员工发挥能动性的机会 由于确认和运输通知的快速而提高信息的有效性 通过将EDI与其他系统对接而降低了其他部门的工作负担并提高了这些部门的工作准确度 由于准确度的提高和订货周期时间的缩短而降低了库存 四 电子数据交换 EDI 单证实例 商业合同 5 1订单处理过程5 2影响订单处理时间的其它因素5 3物流信息系统5 4物流信息系统的应用 5 1订单处理过程 销售订单 订单准备 订单状况报告 订单传输 订单履行 订单录入 5 1 1订单准备 orderPreparation 指搜集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买要求的各项活动 包括 决定合适的供应商 填制订单 很多ERP系统只要有需求一般是电脑产生 确定库存的可得率 包括产品规格及数量等 通报订单信息 订单可执行的程度等 运用电子技术加快订单准备 商品条形码扫描系统通过电脑直接给供应商下单自动补货系统 5 1 2订单传输 OrderTransmittal 订单处理的第二步 指订单请求从发出地点到订单录入地点的传输过程 传输方式 人工方式 邮政 快递等 时间长 速度慢 成本低 电子方式 E mail 传真 时间短 速度快 电子 人工方式因订单传输方式会影响订单的处理进度 进而影响公司的业绩及成长 电子方式将逐步取代人工方式 5 1 3订单录入 OrderEntry 指在订单实际履行前所进行的各项工作 包括 核对订货信息及其准确性 客户订单 即销售单 核查产品库存状况 准备补交货订单 采购单 或取消订单 采购单或客户订单 文件 审核客户信用 转录订单信息 将客户订单转成公司的销售订单 开具账单订单录入方式 手工录入和借助电子工具录入 如何识别客户信用风险 5 1 3订单录入 OrderEntry 5 1 3订单录入 OrderEntry 订单录入的影响因素 订单录入方式影响订单录入的时间 订单录入的批量影响订单录入的时间及履行 订单录入的时间影响订单的处理及履行修改订单录入系统的目的 减少销售 采购 人员的非销售 采购 工作 合并订单以提高运输调度的效率 改进存储点拣货与装运模式 5 1 4订单履行 OrderFulfilling 与实物有关的活动 包括 通过提取存货 生产或采购来获取所订购的货物对货物进行包装安排运输送货准备货运单证以上有些可以和订单录入同步进行 缩短处理时间 5 1 4订单履行 OrderFulfilling 订单履行的优先法则 先收到先处理 优先处理订货量小 相对简单的订单 优先处理承诺交期最早的订单 优先处理交期最近及紧急订单 使处理时间最短 预定处理顺序 5 1 4订单履行 OrderFulfilling 依据标准 是否对所有客户公平 订单的重要性 能够实现的订单处理的速度 5 1 4订单履行 OrderFulfilling 订单不完全履行的问题 分割订单分割订单 SplitOrder 利用备用货源部分履行订单 分批交货 是分割订单进行分批交货还是将订单压后处理 决策者需权衡增加的订单处理成本 运输成本 分割订单 与维持期望的客户服务水平所带来的收益 准时交货 5 1 5订单状况报告 订单处理的最后一环 不断地向客户报告订单处理或交货过程中各种状况 确保优质的客户服务 活动内容 跟踪客户订单执行状况 报告订单处理的进度 报告订单交付的时间和数量 报告发运状况等 单据的演变 客户采购单 业务销售单 关务出货通知单 业务发票 库房包装单 生产入库单 库房收货单 采购采购单 计划MRP 计划生产工单 订单处理案例 Dell通过网站向供应商提供实时数据 使供应商了解零部件库存 需求预测及其他客户信息 更好地根据DELL的需求组织生产并按JIT配送 大多数零部件只在Dell仓库存放15分钟以内 同时 DELL的客户在网上按指令配置PC 下订单5分钟后就可以得到确认 36小时以内客户订购的PC就会下生产线装上配送车 订单处理案例 讨论 影响订单处理时间的因素有哪些 如何加快企业订单的处理速度 加快企业订单反应速度 5 2影响订单处理时间的其它因素 订单处理的先后顺序 PriorityProcessing 按照优先原则进行并行处理与顺序处理 ParallelversusSequentialProcessing 处理订单的步骤多 有时候可以同时进行订单履行的准确度 Order FillingAccuracy 准确地处理订单能够免去纠错的程序订单的批处理 OrderBatching 批处理可以节省处理成本 但批量太大则会增加处理时间合并运输 ShipmentConsolidation 合并运输可以节省成本 但延长了订单处理时间 模块一订单处理 主要内容 一 订单制作 一 商品库存查询1 库房库存查询2 货架库存查询3 堆头等其他陈列商品查询 二 系统库存查询1 查询系统库存数据2 按照销售计划查询缺货信息 一 订单制作 三 订单单据录入流程 二 单据审核 一 商品名称及数量审核1 商品2 每箱数量3 订货数量4 订货金额 二 单据审核 二 订单项目审核1 订货单号2 供应商索3 订货日期4 订货人5 到货日期 三 其他审核注意 一张订单 每种商品只能有一条订货信息 三 订单确认 一 新增订货单的确认作业 二 取消订货 取消该订货单 三 暂不处理 先从待确认的订货单中剔除 以后再确认 四 如要保存所作的确认作业 按 确认 按钮 2 订单档案资料内容设计 不同交易形态的订单由不同的栏位需求 如一般交易 现销式交易 间接交易等 处理流程差异很大 交易形态针对一整张的所有出货品项 因此需要设计成不同的档案分别存放 寄库式交易 兑换券交易或合约式交易通常都是针对一张订单中某些出货品项而言 因此可凭借增设交易记录栏位 说明此出货品项的交易形态而不需要另外设档 表头档 明细档 订单档案栏位设计 订单表头 标题性资料订单单好订货日期客户代号客户名称客户采购单号送货日期送货地址 订单明细资料商品代号商品名称商品规格商品单价订购数量订购单位金额折扣交易类别 配送梯次付