时间管理培训课件ppt课件

时间管理 蒲林昌 目前的状态 工作没有计划 每天靠惯性进行日常安排 像无头苍蝇一样工作 没有方向感 因事情太多而使自己手忙脚乱 导致错误频出 每天列了一大堆计划 晚上回顾时 发现忙的都是一些琐碎的事情 重要工作却没完成 经常加班 身体和心理处于一种透支的状态 忙 盲 茫 时间管理是自我管理 管理自己改变个人工作习惯做时间的主人 要么被时间管理 我没有时间 其实只是一个借口 更快乐的工作更智慧的工作 影响时间效率的因素 时间杀手 电话会议冗长不速之客打扰办事拖拉信息沟通不足资源不足 找资料与人漫谈 聊天欠缺周详计划 不分轻重缓急过分专注细节不能自我约束不懂说 不 凭记忆办事 善忘不敢决定 等指示负责人员 迟到 犹豫不决 人的精力就像桶的容量一样是有限的 时间失控的原因 1 缺乏计划BI身负重任 很多时候都会同时有多项任务须要完成 而这些任务又各有不同的困难和完成期限 BI惟有见步行步 而不能事先全盘计划如何完成各项任务 渐渐发现时不予我 其中一二项的时限迫在眉睫 於是匆忙放下手上的工作 去完成紧急工作 这种处理方法虚耗时间 2 缺乏组织BI很多工作须要与其他部门配合 假如在需求商务 客服配合工作前没有与他们取得默契 相互间信息沟通不足 则在执行工作上可能会遇到阻碍 或彼此产生误会 而导致无法完成工作等情况 所用资料杂乱无章 须花更多时间去处理 3 缺乏控制每项任务都有完成的时限和要求的标准 若BI在接到工作任务后 没有及时跟进进度及成效 很可能在限期完结前才发现限期将至 导致要急匆匆处理 甚至容易出现错误 在工作完成后 须要从头再做 平白浪费不少时间 面对同事的请求 在自己没有时间和精力完成其事项时 不会委婉适当说 不 4 缺乏进取意识个人态度消极 不够积极进取 做事拖拉 找借口不干好工作 唏嘘不已 喜欢做白日梦 工作中和人闲聊 每天都计划并写下当天要做的事情 对现时如何使用时间有清楚的了解 按目标去计划如何使用时间 为自己手头的工作找生趣 对自己的工作感兴趣 找些时间去定立目标 不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来 一 做好规划 时间管理的6大方法 Specific 目标要具体Measurable 目标必须是可衡量的Attainable 目标是可能实现的Relevant 目标是切合实际的Trackable Timebound 可跟进 要设定时间表 设定规划目标的SMART原则 凡事预则立不预则废 要事第一 知道每件工作的轻重缓急 将每天的工作依轻重缓急来分类 在明知没有时间去承担更多工作时 学会拒绝新的工作 技巧处理 不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作 依问题的轻重缓急马上下手去处理 不要堆积 懂得授权 要假手于人 不是事事都要亲力亲为 二 分清轻重缓急 四象限原则 价值矩阵 合理的时间配置 清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西 把工作上需要的东西放在方便取用的地方 用日记簿安排每日的时间 确保工作地方一切东西都运作正常 使工作能顺利进行 为每样东西找个 家 将需要的资料放好 以免费时失事 将文件归档 不要堆满桌面 尽量集中在一个地方工作 三 组织得当 剔 合 排 简 剔 剔除运用4W1H查问法 试试哪些可以剔除 WHY为何做 不做可以吗 WHAT做什么 不这样做可以吗 WHERE在那里做 一定要在这个部门做吗 WHEN何时做 换个时间可以吗 HOW如何做 变通办法做可以吗 合 合并流程内的各项手续 试一试哪些可以合并排 排重经过剔除 合并以后 剩下的手续按顺序重排简 简化经过剔 合 排之后 是否最简 能不能再简化 以达到最好的效果 做个 人民币 式的人物 做好自己该做的事 帮助同事做有助于自己工作完成的事 善于沟通 乐于沟通 发扬团队精神 与他人一起工作 学习同事省时的好办法 善于在 工作链 中忙里偷闲 四 与人共事 有效沟通 你 你的客户 你的同事 你的领导 你的家庭 其他 专心工作 作出各种安排去减少骚扰 尽量多用更有效的方法沟通而少用文书 懂得婉拒不速之客 善用电话 减少身旁无聊的人 全心投入工作 减少冗长而没有价值的会议 懂得授权 不要只靠自己处理积压的工作 五 避免荒废时间 面对艰难的工作时 马上着手处理 不要找借口拖延 争取第一时间完成手上的工作 不要别人多次催促 把艰巨的问题优先在清早处理 把困难的工作优先办妥 面对艰难工作时要提起精神 控制自己的情绪 不要厌倦 紧张和不安 马上行动 不要说 不知从何入手 而延迟开展工作 积极面对 不要因为工作困难而迟迟不展开工作 六 与拖延决战 什么是拖延 总是处理无关紧要的事 而非必须优先解决的问题 你必须提交一个重要的报表 你却在整理桌上的合同 不替一位大客户准备数据 却打电话给一个小客户 延误了做数据报表的时间 等到需要提交为时已晚 逃避困难或不愉快的工作 为了轻松混日子 不愿承担责任 敷衍搪塞 十大时间节约 1 有用的东西定位放置 2 带着建议开会带着任务离开 3 每个电话都当做一个国际长途 4 把自己的计划当成老板的计划 5 当天的事情当天完成 6 丢弃无用的东西要快狠 7 事后处理不如事前预防 8 通过别人把自己的事情做好 9 万事以最小