课Word邮件合并标书的整体制作PPT课件

1 计算机基础 徐州工业职业技术学院 2 任务驱动 任务4 为投标讨论发出批量邀请函任务5 投标书的整体制作与完成 生成目录 3 知识点掌握 掌握邮件合并的方法生成邀请函 掌握页面 页眉页脚 背景等的综合设置方法 掌握模板的使用方法 会自动套用格式 会更改英文的大小写 会用工具菜单能自动生成目录 会更新目录 4 任务4 为投标讨论发出批量邀请函 2 4 1样式2 4 2模板2 4 3邮件合并 5 2 4 1样式 1 定义 规定文档中标题 题注 正文等各种文本元素的外观形式 样式是几组格式的总称 一个样式中 可以包含多种格式 比如 标题1样式 我们可以把它定义一个字体名称 字号大小 粗体 斜体 字体颜色等等 也就是说 通过样式的设置 可以为内容快速应用多种格式 而不必每种一一设置各个格式 更重要的是 样式具有索引功能 能被Word在后续操作中识别和替换等 2 样式分类 段落样式 字符样式 表格样式 6 2 4 1样式 3 设置 选中文字或段落 格式 工具栏 格式窗格 按钮或 格式 菜单 样式和格式 来创建段落样式或字符样式 表格自动套用格式 就是样式的一种综合运用实例演示 通讯录中样式的使用 7 2 4 2模板 1 模板的含义是文档的特定格式 是一种文件名后缀为 DOT的word文档2 新建文档时选用的默认模板是word的空白文档模板 默认名为 Normal dot3 利用一个模板的步骤 1 文件 新建 2 单击标签 选择所需的文档类型 8 2 4 2模板 4 创建模板方法1 执行 文件 新建 模板 命令 创建一个新空白模板文档 然后 输入内容 并将其保存为一个模板文件 方法2 将现有文件直接转化为文件名后缀为 DOT的文件 9 2 4 3邮件合并 邮件合并 利用Word处理多个相似结构文档 这些文档的主体内容保持不变 只是需要在特定地方输入不同的信息 如接收人姓名 地点等 创建邮件合并的条件 主文档和数据源 1 创建主文档和数据源 工具 邮件合并 主文档 数据源 2 在主文档中插入合并域 3 合并数据源和主文档插入点置于主文档 邮件合并 10 2 4 3邮件合并 邮件合并是在两个电子文档之间进行的 一个叫 主文档 一个叫 数据源 文档 主文档 中包含有在合并文档时保持不变的文字或图形 可以理解为一份文件的原件 主文档 内又可分为两部分 一是相对固定的内容 如 正文 签名等 另一部分是变化的内容 其中前者在 主文档 中直接制作 后者则需要从 数据源 文档中合并进来 数据源 文档一般所保存的多为通讯资料 以表格的形式存储 表格可以是Word Excel Access或Outlook中的联系人记录表 一行 一条记录 为一个完整的信息 一列对应一个信息类别即数据域 如姓名 地址等 第一行为域名记录 在 数据源 文档中只允许包含一个表格 可以在合并文档时仅使用表格的部分数据域 但不允许包含表格之外的其它任何文字和对象 11 2 4 3邮件合并 邮件合并通常包含以下几个步骤 创建主文档 编辑好固定不变的内容 创建或打开数据源 在主文档中对应位置插入合并域名字 执行邮件合并操作 将数据源中的可变内容与主文档中的不变内容进行合并 生成一个合并文档或打印输出 12 2 4 3邮件合并 操作实例 录取通知书的制作 13 邮件合并上机前的准备工作 邮件合并上机操作要求生成班级邀请函 邀请班上每个同学来参加招投标大会 请课代表事先做好 班级名单 xls 里面含有班级每个成员的姓名 以备上机时使用 14 任务5 投标书的整体制作与完成 生成目录 2 5 1任意设置页码2 5 2创建目录2 5 3投标书的整体制作2 5 4Word2003的高级使用 2 5 5Word2003的实用技巧 15 2 5 1任意设置页码 分开封面 目录 与正文不管你的封面有多少页 首先要做的就是将你的封面与正文分开 作用就如同将封面与正文分别存为两个文件一样 可以分别进行不同的操作 操作是将光标定位到封面最后 使用 插入 菜单中的 分隔符 命令 进入后在 分隔符 窗口下部 分节符类型 选项栏中点选 下一页 确定后退出 这时文档就分为封面 目录 与正文两节 16 2 5 1任意设置页码 将光标定位在正文所在页 使用 视图 菜单中的 页眉与页脚 命令 进入后在 页眉与页脚 对话框中点击 链接到前一个 按钮 目的是为了取消链接 再点选 设置页码格式 按钮 第四个按钮 进入后 在 页码格式 对话框下部 页码编排 选项栏中勾选 起始页码 并根据你的要求在 起始页码 后的空白框中选择正文第一页的页码 一般都是1 确定后退出 这样就达到了封面或目录与正文分开设置页码的目的 注意 使用分隔符可以将文档分成若干个部份分别进行设置 17 2 5 2创建目录 目录自动生成是 样式和格式 的具体应用 操作方法 格式化各级标题 选择 格式 样式和格式 命令 打开 样式和格式 任务窗格 分别设置一级标题 二级标题 三级标题 使用 索引和目录 命令 自动生成目录 将插入点定位到目录页 敲击三次回车键 Enter 产生三个空行 将光标移到第一行 输入 目录 并设置居中 字体 字号和字形 将光标移到第二行 选择 插入 引用 索引和目录 对话框 点击 目录 选项卡 如图所示 确定即可在目录页生成目录 若生成目录页码未对齐 可将插入点置于未对齐后 此时水平标尺将出现 右对齐式制表符 按住 Alt 键并拖动该制表符 使出现的虚线与其它页码对齐 释放鼠标左键即可 用户可以选定目录页的目录文字 重新设置 因修改内容造成页码变化 可在目录页中右击并选择 更新域 命令 在弹出的对话框中选择 只更新页码 按钮 如某些标题被修改 则选择 更新整个目录 确定后目录中的页码或标题自动更新 18 2 5 2创建目录 生成目录实例演示 Word上机操作 的目录生成 注意 目录的更新 19 2 5 3投标书的整体制作 参考1 封面目录正文 投标涵投标人承诺涵具体内容1 2 附录 投标人资质文件招标邀请函注意 红色为一级标题 蓝色为二级标题 绿色为三级标题 20 2 5 3投标书的整体制作 参考2 封面目录正文 1工程简述1 1项目背景和开发理念2商务部分2 1投标涵2 2投标人承诺涵2 3法定代表人身份证明书2 4投标人法定代表人授权委托书2 5设计内容2 6建筑工程条例2 6 1质量责任和义务3附件 投标人资质文件招标邀请函 21 2 5 4Word2003的高级使用 1 自动检查拼写与语法错误 1 设置 工具 选项 选中 键入时检查拼写 和 键入时检查语法 清除 隐藏文档中的拼写错误 和 隐藏文档中的语法错误 2 用红色波浪线标识可能的拼写错误 用绿色波浪线标识可能语法错误 22 2 5 4Word2003的高级使用 2 搜查拼写和语法错误 1 选定段落 2 工具 拼写和语法 3 字数统计 1 目的 用来查看字数 段落数和行数 2 使用 工具 字数统计 进行查看 23 2 5 4Word2003的高级使用 4 自动更正常用单词输入错误 如 theri their误用CapsLock引起的错误 thERE there同时关闭CapsLock键常见的单词组合拼写错误 如 onthe onthe具有语法错误的常用词组 如 can tofbeen can thavebeen 24 2 5 4Word2003的高级使用 a 打开与关闭自动更正按钮 工具 自动更正 若要显示或隐藏 自动更正选项 按钮 选中或清除 显示 自动更正选项 按钮 复选框 b 若要设置与大写更正有关的选项 请选中或清除对话框中的后五个复选框 c 要打开或关闭 自动更正 词条 请选中或清除 键入时自动替换 复选框 25 2 5 4Word2003的高级使用 例 设置自动更正内容 工具 自动更正选项 选中 自动更正 设置 替换 与 替换为 内容例如 替换 眭替换为 计算机基础教师 26 2 5 4Word2003的高级使用 5 中文版式拼音带圈字符纵横混排合并字符双行合一6 插入脚注 尾注 批注 书签等 27 2 5 4Word2003的高级使用 7 其它 宏 窗体 审阅 修订 域 修复等 28 2 5 5Word2003的实用技巧 1 快速改变阿拉伯数字为大写2 快速插入当前日期或时间按Alt Shift D键来插入系统日期 按Alt Shift T组合键则插入系统当前时间3 快速改变文本字号选中文字后 按下Ctrl Shift 键 以10磅为一级快速增大所选定文字字号 而按下Ctrl Shift 键 则以10磅为一级快速减少所选定文字字号 选中文字后 按Ctrl 键逐磅增大所选文字 按Ctrl 键逐磅缩小所选文字 29 2 5 5Word2003的实用技巧 4 快速取消自动编号虽然Word中的自动编号功能较强大 但是有时自动编号命令常常出现错乱现象 其实 我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号 1 当Word为其自动加上编号时 您只要按下Ctrl Z键反悔操作 此时自动编号会消失 而且再次键入数字时 该功能就会被禁止了 2 选择 工具 自动更正选项 命令 在打开的 自动更正 对话框中 单击 键入时自动套用格式 选项卡 然后取消选择 自动编号列表 复选框 最后单击 确定 按钮完成即可 30 课堂互动 将 6课目录生成素材 打开 给正文插入页码 要求目录没有页码 将页码居中显示 字号为初号 颜色任意 设置完正确的页码后在第一页生成目录 更改正文中的部分标题的大纲级别 并更新目录 31 课后作业 作业一 投标书的制作完成 教师下发项目任务单 同学们根据项目任务单和查到的资料 完成投标书的整体制作 并上交到小组长 小组长上交到课代表 电子稿 标题为班级姓名学号投标书 32 课后作业 作业2 每位同学写出Word任务的项目小结 内容可含 理论和上机学习总结 个人的学习工作计划是否得到实施 预期成果及自查项目是否完成 个人工作进度 重点难点是哪些 在任务完成过程中对相关职业素质方面的教育 如质量意识 成本控制意识 团队合作意识等是否有明确的认知 不足处是什么 电子稿和A4打印稿一份 标题为班级姓名 Word项目小结 33 课后作业 作业2参考 一 学习目标二 学习过程三 学习体会以上作业在Excel第一次上机前必须全部上交每位同学最好准备一个U盘 用来保存资料 任务作业和上机作业 34 项目任务单 制作投标书 任务1 1 投标书中文字的编辑与排版修饰 20 文本的编辑和排版 字体 段落 首字下沉 分栏 特殊符号的输入 2 项目符号和编号的设置方法 边框和底纹 任务