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Excel基础培训 主讲 陈杰 思南县中等职业学校 培训内容 本专题旨在让同事们掌握EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧 提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率 数据的输入 1 数据的常用操作 2 3 3 5 3 4 6 掌握并熟练运用Excel常用技巧 常用函数 单元格的格式 7 工作表常用操作 一 数据的输入 纵向填充上一单元格内容在不连续的单元格中填充相同内容单元格内的分行填充序列设置数据输入时的格式 如小数点开头为0的数据的输入日期的输入 数据的输入 1 纵向填充上一单元格内容按键盘上的 Ctrl d 即可 Ctrl R 是向右填充2 在不连续的单元格中填充相同内容先按住Ctrl键选中所需要填充的单元格 输入内容后 按Ctrl 回车键即可 3 单元格内的分行在输入时或双击单元格后在要分行的地方按Alt 回车键即可 数据的输入 4 填充序列在编辑菜单 填充 序列中选择要插入的序列 5 设置数据输入时的格式 如小数点小数点格式 在工具 选项 编辑中 自动设置小数点 这样在输入数据时就不用每次输入小数点 如1 22只须输入122即可 1 2则输入120 6 开头为0的数据的输入在单元格格式 数字中选择文本 即可输入开头为0的数据 7 日期的输入以 或 号将月与日分开即可 二 数据的常用操作 插入行或列选择性粘贴 如公式 数值 运算排序自动筛选 数据的常用操作 1 插入行或列在需要插入行或列的地方右击单击插入 选择行或列 2 选择性粘贴 如公式 数值 运算选择性粘贴公式 数值 首先复制要粘贴的内容 定位到要粘贴的位置 右击选择选择性粘贴 选择公式或者数值即可 运算 首先复制一个数值 然后选择要运算的所有单元格 右击选择选择性粘贴 选择运算符确定即可 数据的常用操作 3 排序选中所有需要排序的内容 选择数据 排序 选择好主要关键字的升序或降序和次要关键字的升序和降序 以及有无标题行 单击确定即可 注意 当选中的标题行中有合并的单元格的时候是不能排序的 如果数据有多列 则要选中所有列的数据 否则只排序选中列的数据 4 自动筛选选中所有需要筛选的内容 选择数据 筛选 自动筛选 注 数据筛选中的自定义还可以筛选出介于两个数之间的所有数据 三 单元格的格式 插入批注设置单元格格式 如对齐 填充颜色 边框等 单元格的格式 1 插入批注选择要插入批注的单元格 右击选择插入批注即可输入批注 2 设置单元格格式 如对齐 填充颜色 边框等对齐 主要是水平居中对齐和垂直水平对齐 其中水平居中对齐可以在工具栏上直接设置 填充颜色 可以在工具栏上直接设置 也可在单元格格式中的图案上设置 边框 可以在工具栏上直接设置也可在单元格格式中的边框上设置 注 除可设置单个单元格格式外 还可以批量设置单元格格式 也就是先选中要设置的所有单元格后 再右击 设置单元格格式 EXCEL日常操作中的常用技巧 大量的数据输入是一件比较繁琐的工作 除了提高输入的速度外 还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法 1 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格 按住Ctrl键 用鼠标单击其他单元格 就将这些单元格全部都选中了 2 快速输入的技巧 输入范围的选定 Ctrl 单元格 如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同 直接按下 Ctrl D 或R 键就可以完成输入 其中 Ctrl D 是向下填充 Ctrl R 是向右填充 如果多个单元格需要输入同样的文本 我们可以在按住Ctrl键的同时 用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格 然后输入该文本 再按下 Ctrl Enter 键即可 右键下拉列表选项快速录入 EXCEL日常操作中的常用技巧 1 单元格内容的合并 方法一 连字符 合并 方法二 利用CONCATENATE函数 CONCATENATE B2 C2 2 单元格内容的分列 方法一 工具菜单 数据 分列 方法二 LEFT RIGHT函数 例如aaa 111B1 left A1 3 C1 RIGHT A1 3 3 格式 自定义格式只改变数据的显示外观 并不改变数据的值 也就是说不影响数据的计算 灵活运用好自定义格式功能 将会给实际工作带来很大的方便 EXCEL日常操作中的常用技巧 4 单元格错误信息函数处理 EXCEL日常操作中的常用技巧 5 数字 文本的快速转换 数字转变为文本格式 如身份证号 数字前加 文本格式转变为数字格式 1 选择性粘贴 2 函数 VALUE TEXT 6 建立分类下拉列表 数据有效性7 m2 m3 C 快速输入 ALT 178 179 186 8 禁止复制隐藏行或列中的数据 选中要复制的区域 单击 编辑 定位 命令 在打开的对话框中点击 定位条件 按钮 选中 可见单元格 选项 然后复制粘贴 9 统计不重复数据个数 SUM 1 COUNTIF A1 A12 A1 A12 然后按下ctrl shift enter键可在选中单元格里看到统计值 EXCEL日常操作中的常用技巧 10 保证数据的唯一性 选定目标单元格区域 这里假设为A1 A10 依次单击 数据 有效性 打开 数据有效性 对话框 在 设置 选项卡中单击 允许 下拉列表 选择 自定义 然后 在 公式 中输入 countif A 1 A 10 A1 1 不包括引号 接着 单击切换到 出错警告 选项卡 在 样式 中选择 停止 然后分别在 标题 和 错误信息 中输入错误提示标题和信息 设置完毕后单击 确定 退出 此时 我们再在目标单元格录入数据时 Excel就会自动对数据的唯一性进行校验 当出现重复数据时 Excel中会出现前面设置的错误提示信息 四 函数 自动求和平均数计数条件计数数据的引用 函数 1 自动求和利用状态栏查看求和结果 如果状态栏上不是求和 则可以右击更改为求和 利用自动求和工具 选择好要求和的区域 单击工具栏上的自动求和工具即可 利用函数SUM 利用公式 SUM I83 I87 括号内为所要求和的区域 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮 再弹出的窗口中选择SUM确定 单击选择求和区域后确定即可 函数 2 平均数选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮 再弹出的窗口中选择AVERAGE确定 单击选择求平均数区域后确定即可 公式为 AVERAGE I83 I88 3 计数选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮 再弹出的窗口中选择COUNT确定 单击选择求计数区域和条件后确定即可 公式为 COUNT I83 I88 4 条件计数选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮 再弹出的窗口中选择COUNTIF确定 单击选择求计数区域后确定即可 公式为 COUNTIF I83 I88 30 函数 5 数据的引用工作簿内的数据引用 在需要引用数据的单元格中输入 然后找到要引用的数据所在的单元格单击 这时在需要引用数据的单元格中出现类似 I87的内容 单击任意单元格后即可出现所引用的数据 不同工作簿内的数据引用 打开引用数据所在的excel文件后 在需要引用数据的单元格中输入 然后找到要引用的数据所在的单元格单击 这时在需要引用数据的单元格中出现类似 book2 xls Sheet1 I 85 其中book2 xls为excel文件名 Sheet1为工作表名 I 85为单元格名 的内容 单击任意单元格后即可出现所引用的数据 五 工作表常用操作 工作表的改名工作表的添加 删除工作表的移动 复制超级链接单元格区域窗口冻结 工作表常用操作 1 工作表的改名双击工作表默认名称Sheet1 在Sheet1选中后输入新名称即可 2 工作表的添加 删除添加 选择插入 工作表即可删除 右击工作表名 删除即可3 工作表的移动 复制在同一个工作簿移动 鼠标左键按住工作表名拖动即可在同一个工作簿中移动工作表 在不同工作簿移动 右击工作表名 移动或复制工作表 在弹出的窗口中选择好工作簿确定即可移动工作表 工作表常用操作 在同一个工作簿复制 按住Ctrl的同时 鼠标左键按住工作表名拖动即可在同一个工作簿中复制工作表 在不同工作簿复制 右击工作表名 移动或复制工作表 在弹出的窗口中选择好工作簿 并且勾上建立副本 单击确定即可复制工作表 4 超级链接在单元格上右击 选择超级链接 再弹出的对话框中选择本文档中的位置 单击确定即可 5 单元格区域选中要命名的单元格区域 单击名称框并输入名称 按回车键确认 工作表常用操作 6 窗口冻结在输入行列数特别多的表格中 冻结窗格 窗格 文