工作分析的基本方法与工具PPT课件

1 第四章工作分析的方法与工具 第9讲 2 目录 一工作分析概述 二工作分析的历史与发展 三工作分析的内容与组织 四工作分析的方法与工具 五任务分析 六人员分析 七方法分析 八工作分析质量鉴定 九工作分析实践问题 十工作评价 3 本章学习目标 熟悉观察法 工作日志法 访谈法 问卷法等工作分析基本方法的内容 适用范围和特点 掌握工作分析各种基本方法的应用技巧理解国外常用工作分析系统的主要内容了解工作分析方法的新发展及内容 4 上节内容回顾 一 访谈法的含义二 访谈法的适用范围三 访谈法的实施要点四 访谈法的优缺点 5 访谈法实践经验分享 国内运用最广泛 最成熟 最有效的职位分析方法 唯一能够适用于各层各类职位 且是对中高层管理职位进行深度职位分析效果最好的方法 有助于任职者对职位进行系统思考 总结与提炼 6 访谈法效果 提高访谈法的效果需要把握以下关键点 1 访谈者培训2 事前沟通应在访谈之前一星期左右事先通知以访谈指引等书面形式告知访谈内容3 技术配合事先进行文献研究通过开放式职位分析问卷初步收集 整理职位信息 7 访谈法效果 4 沟通技巧建立并维持良好的互信和睦关系适当地运用提示 追问 控制等访谈技巧5 信息确认访谈过程中 及时向被访谈者反馈并确认 在访谈结束前 应向被访谈者复述所获信息的要点 以得到其最终的认可 8 第四节问卷调查法 一 问卷法简介二 非结构化问卷的构成 重点 三 非结构化问卷操作要点 重点 四 问卷法的适用性及效果 9 一 问卷法简介 什么是问卷法 以书面的形式 通过任职者或其他职位相关人员单方信息传递来实现职位信息收集的方式 问卷法分类定量结构化问卷非结构化问卷 10 定量结构化问卷 特点 一般采用封闭式问题 遵循严格的逻辑体系 分析结果可通过对信息的统计分析加以量化 形成对职位的量化描述或评价 例如PAQ MPDQ等 优势 具有较高的信度与效度 便于职位之间相互比较 11 非结构化问卷 特点 能进行较完整的信息收集 适用范围广泛能进行个性化设计优势 适应性强 灵活高效过程更具互动性 结果更具智能性缺陷 精度不够 随意性强与分析师主观因素高度相关 12 二 非结构化问卷的构成 13 1 基本信息 1 职位基本情况 14 2 职位目的 格式 工作依据 工作内容 工作成果 工作依据 根据 工作内容 动词 工作对象 工作成果 主要描述工作达到的目的例如 某公司办事处系统部客户经理职位设置的目的是 根据公司有关客户服务的规章制度和公司战略发展需要 拓展本系统客户关系 确保本系统销售目标的完成和客户关系的提升 15 2 本职位设置的目的 填写说明 这一栏目的主要目的是用一个简短的 具有高度概括性的语句来揭示一个职位在一个组织中存在的目的和作用 具体填写格式为 工作依据 工作内容 工作成果 工作依据 填写格式 根据 工作内容 填写格式 动词 工作对象动词的选择参见后附 参考动词表 工作成果 填写格式 主要描述工作达到的目的 16 例如 某公司办事处系统部客户经理的职位目的 根据公司有关客户服务的规章制度和公司战略发展需要 拓展本系统客户关系 确保本系统销售目标的完成和客户关系的提升 请填写你的职位目的 2 本职位设置的目的 17 3 工作职责 要求任职者按照一定的逻辑顺序和规范的行文格式列举本职位主要工作职责 注意 逻辑顺序 最重要的排在第一 其次排第二 行文格式 动词 工作对象 工作需达到的目标 时间比重 重要的工作一定花时间多吗 80 20法则 18 3 工作职责 请尽量列出本职位的职责 并按照其重要性加以排序 重要性排序 是指按照每项工作对于达成本职位目标的重要程度将全部职责排出顺序 最重要的排在第一 其次排第二 依此类推 注意 投入时间多的工作不一定重要 工作职责书写格式 动词 工作对象 工作需达到的目标其中动词的选择需根据工作实际情况仔细斟酌 请参考附件 参考动词库 时间比重 请你大致计算某一工作职责占你全部工作时间中的百分比之后填写 注意各项工作职责的百分比之和为100 任多个职位的人员请注意分别开来 将两个或多个职位分开书写 并予以标明 19 以下是某公司办事处系统部客户经理填写的内容 请参考 20 请你填写你的工作职责 填写空格不够时 可以另附表格 21 4 组织架构 此格填写你的二级上级职位名称 此格填写你的直接上级的职位名称 本行中 有灰色底纹的方格填写你的职位 本行填写你的直接下级职位名称以及各职位现有员工数量 22 4 组织架构 请你在上图中直接填写 注 根据所担任的职位在整个组织中的位置填写空框 尤其要注意填写清上下级职位名称 此部分可以参照公司已有的组织结构图 身兼数职者 如管理者代表 要特别在图上标明 或者自己画出结构图 23 5 工作联系 填写说明 请你填写在从事本职工作时与你发生业务关系的部门 子公司 外部单位 并列举出联系的主要内容 不够可以在表外标明 填写 有关 业务关系 的界定 本表格列举的工作联系为你的工作中经常发生的关联 而非突发事件 具体界定为每周至少发生一次或在一个业务周期内定期发生的关联 联系的主要内容 请你简单界定 如 财务部审计主管 对 子公司财务部门 的工作联系为 内部审计 24 5 工作联系 25 主要从工作时间 出差比重 工作负荷等角度刻画工作特征 可采用开放式提问 也可采用封闭的选择方式 6 工作特征 工作时间的类型 26 6 工作特征 请在符合你的工作特征后画 27 7 任职资格 任职资格指任职者履行该职位的职责所应具备的资格条件 不是填写该职位现在的工作人员的情况 即应当从职位的角度而非从任职者自身的角度来考虑担任这一职位的人所应具备的资格条件 任职资格包括 工作所需的学历 工作经验 知识结构 工作技能 能力与素质等 28 学历 工作经验替代表 说明 请将所有符合你职位条件的学历 工作经验组合用阴影填涂 29 专业培训 说明 其中培训方式选择为 在职培训 离岗半天以内 长期脱产培训 离岗半月以上 短期集中培训 离岗一天 半月 30 工作技能 请划 选择完成工作必须具备的技能 31 能力与素质 请选择完成工作必须具备的能力与素质 32 8 职业通道 即职位晋升通道 包括 本职位经过何种培训后可以晋升到何种职位哪些职位经过何种培训后可以晋升到本职位 33 三 非结构化问卷操作要点 1 问卷设计2 问卷试测3 样本选择4 问卷发放及回收5 问卷处理及运用 34 三 非结构化问卷操作要点 问卷设计问卷包含的项目填写说明阅读难度填写难度填写者文字水平问卷长度 35 三 非结构化问卷操作要点 1 问卷试测对于设计的问卷初稿在正式调查前应选取局部岗位进行试测 针对试测过程中出现的问题及时加以修订和完善 避免正式调查时出现严重的结构性错误 36 三 非结构化问卷操作要点 2 样本选择目标职位任职者较少任职者较多 样本以3 5人为宜调查样本也可以包括任职者的直接上级以及有代表性的其他相关人员 37 三 非结构化问卷操作要点 3 问卷发放与回收必要的职位分析辅导培训通过公司内部通讯渠道发放调查问卷 及时跟踪相关人员填写状况 解答疑难问题 并通过中期研讨会的形式组织目标职位任职者交流填写心得 统一填写规范 职位分析师按照职位分析计划按时回收问卷 38 三 非结构化问卷操作要点 问卷处理及运用对于回收的问卷 职位分析师应进行分析整理 剔除不合格问卷或重新进行调查 将相同职位的调查问卷进行比较分析 提炼正确信息 编制职位说明书 39 四 问卷法的适用性及效果 适用性 1 除访谈法外 问卷法也是国内目前运用最为广泛 效果最好的职位分析方法之一 并且 问卷法可以用于对企业内各层各类职位进行职位分析 具有较为普遍的适用性 2 问卷法与访谈法具有极高的互补性 二者结合使用 是目前职位分析的主流方法 40 四 问卷法的适用性及效果 问卷法的效果主要取决于四个方面 1 问卷设计的质量系统完整的结构 标准化的格式 详细的填写说明书和填写范例 2 问卷调查前的辅导通过面对面的沟通 说明调查的意图 并就问卷的内容和填写规范进行讲解 41 四 问卷法的适用性及效果 3 问卷调查过程的控制对调查过程的严密组织