项目组织PPT课件

1 项目组织 凡事预则立 不预则废 张超勇副教授华中科技大学机械学院 2 说明 项目一旦确立 首先将要面临两个问题 第一 必须确定项目与公司的关系 即项目的组织结构 第二 必须确定项目内部的组成 组织的类型会对项目的绩效产生巨大的影响 本课将从组织的一般概念出发 重点介绍三种主要的项目组织结构形式 即职能式 项目式和矩阵式组织结构 以及它们的优缺点 并将讨论选择合适的项目组织形式所要考虑的一些关键因素 3 什么是组织管理 为了使人们能为实现目标而有效地工作 就必须设计和维持一种职务结构 astructureofroles 这就是组织管理的目的 美 HaroldKoontz 4 组织的特征 目的性 目的是组织产生的原由和使命的体现专业化分工 组织在分工的基础上形成依赖性 组织内部职位相互联系等级制度 组织存在一个上下级关系开放性 组织与外部环境存在资源及信息交流环境适应性 组织必须适应外部大环境才能发展 5 组织的定义与过程 组织 名词 组织结构描述组织的框架体系有意识形成的职务或职位的结构复杂性 组织分化的程度正规化 依照规则和程序引导员工行为的程度集权化与分权化 决策权力的分布组织 动词 组织设计管理人员设立或变革一个组织的结构 6 组织与目标的关系 目标决定组织 组织是目标能否实现的决定性因素 7 怎样才算一个合理的组织 目标的一致性和管理的统一有效的管理幅度和层次责任和权利要对等要合理分工和密切协作集权与分权相结合纪律和秩序团队精神 8 项目组织 项目组织定义为 为完成特定的项目任务而建立起来的 从事项目具体工作的组织 项目的组织也可能是由外部的组织组成的 项目组织是在项且生命期内临时组建的 是暂时的 只是为了完成特定的项目目标而组建的大多数在早期阶段进行 但是需要评审和修正 OrganizationalPlanning 9 项目是一次性的活动 客观上同样存在着组织设计 运行 更新和终结的生命周期 项目组织具有它自己的特点 1 项目组织具有生命周期 项目组织与项目一样有其生命周期 要经历建立 发展和解散的过程 项目组织 10 项目组织 2 项目组织具有柔性 项目要有机动灵活的组织形式和用人机制 项目组织万不能是 来了走不得 定了变不得 不用去不得 用的进不得 3 项目组织具有适应项目一次性的特点 项目组织与其他组织 例如政府机关 军队 医院或学校 不一样 具有临时性 4 项目组织讲求专业化 专业化可使成员提高工作效率 提高熟练程度5 项目组织注重权威和统一指挥 11 项目组织的类型 职能型项目型矩阵型弱势矩阵强势矩阵均势矩阵复合型 OrganizationalPlanning 12 职能型组织 社会化大生产 专业化分工的结果 该结构呈金字塔形 高层管理者位于金字塔的顶部 中层和底层管理者则沿着塔身向下分布 职能式组织结构最显著的特点 管理层次比较分明 把不同专业力量集中在一起是特定的职能人们从事某种特定的活动运用职能型组织结构的企业基本上生产 销售标准产品 很少涉足外部项目 13 OrganizationalPlanning 职能型组织 14 职能型组织中的项目成员 OrganizationalPlanning 15 职能型组织的优点 资源集中优势 保障供给和质量员工可以不断地提高他们的技能只向一个上司汇报对专家更易于管理 管理更具有灵活性项目成员有 家 他们在部门里工作 部门给予相应的技术支持 OrganizationalPlanning 16 职能型组织的缺点 项目经理没有足够的权力不关注客户利益责任不明确与客户沟通较困难项目常常得不到很好的对待项目成员积极性不高 OrganizationalPlanning 17 练习题 你被分配到一个项目中工作 这个项目将使找工作的人可以通过公司网站来填写和提交申请表 你要向人力资源部副经理汇报工作 你还负责向信息技术部门保送申请表并安排面试 项目协调人要过目一下你对放在网页上的申请表所做的最新的修改 你是在哪种类型的组织结构中工作 A 职能组织B 弱势矩阵组织C 项目化组织D 平衡矩阵组织 18 项目型组织 在这种组织形式中 每个项目就如同一个微型公司那样运作 每个部门都有自己的项目经理及其下属的职能部门 当环境迅速变化时 专业分工和集中管理是职能型组织所带来的问题就突出了起来 项目型结构突出的特点 集中决策 分散经营 这种项目式的组织结构常用于一些项目多 规模大的公司 19 项目型组织 OrganizationalPlanning 20 项目型组织的优点 项目经理拥有全权容易被激励 对项目忠诚 有责任心项目拥有所有必须的资源所有项目成员直接向项目经理汇报有利于快速决策更有效的沟通 OrganizationalPlanning 21 项目型组织的缺点 相对独立 知识和技能在项目之间交流程度低 项目结束时 无家可归 公司资源利用率不佳比平常占用更多的资源与设备决策时项目导向因素更甚于技术可行性 OrganizationalPlanning 22 练习题 Mary是某咨询公司的项目经理 该公司经常组建一些团队为客户提供产品 然后解散团队井将员工分配到其他的项目 她工作在哪种组织结构类型 A 弱矩阵B 项目型C 矩阵D 职能型 23 矩阵组织型由垂直的职能部门和水平的不同项目组结合而成一个矩阵 把集权和分权结合起来 从而加强了各职能部门同各项目之间的协作关系 在职能部门积累专业技术的长期目标和项目的短期目标之间找到适宜的平衡点 将职能组织型的纵向优势和项目组织型的横向优势有效结合起来注重项目与客户 充分发挥企业资源适用于既有标准产品又有项目 矩阵型组织 24 需要有项目经理与职能部门负责人的共同协作 将两者很好地结合起来 根据协作的不同程度 矩阵组织可以分为弱矩阵组织 中矩阵组织和强矩阵组织 弱矩阵组织 项目经理的权力 职能经理权力平衡矩阵组织 项目经理的权力 职能经理权力强矩阵组织 项目经理的权力 职能经理权力 OrganizationalPlanning 矩阵型组织 25 矩阵型组织 OrganizationalPlanning 弱矩阵型组织 26 矩阵型组织 OrganizationalPlanning 平衡矩阵型组织 27 矩阵型组织 OrganizationalPlanning 强矩阵型组织 28 三种类型的权力变化图 职能型 弱矩阵 平衡矩阵 强矩阵 项目型 项目经理权限 职能经理权限 大 小 大 小 29 矩阵型组织的优点 非常清楚项目目标 责任点单一最有效地利用公司资源 几个项目可以共享稀缺的资源 资产成本也可以由项目和职能部门共同承担客户与项目经理直接沟通 对客户相应速度快职能部门是 家 技术专家依然保留在职能部门 有利于知识库的建立职能部门给予更多支持 更好的协调 集思广益 有利于解决问题信息流畅通 指跨部门的水平 项目信息 与穿越组织的垂直 技术信息 沟通 OrganizationalPlanning 30 矩阵型组织的缺点 职能经理不可能为了项目放弃最好的资源 同时有多个项目实施时 分享稀缺资源会导致部门间出现问题双重责权 权力平衡及逊色的沟通体系会带来困扰当问题涉及的人比较多时 会延长决策时间运作矩阵型组织的成本更高 需要的程序更多 更多管理人员牵涉到决策过程当中 重复汇报和管理将增加成本容易出现信息混乱 即使在西方公司 良好的信息流 水平与垂直 只在完好的流程体系及拥有优秀的协调者的情况下才能实现 OrganizationalPlanning 31 练习题 你的项目团队来自你公司所有部门 一些来自于财务部 一些来自运营部 还有些来自销售和市场部 尽管他们向你汇报项目的问题 他们仍然需要为自己 家 部门的工作花费40 的时间 你在你的项目中使用的是什么类型的组织 A 集中办公B 项目型C 矩阵D 职能型 32 不同类型组织的优缺点比较 OrganizationalPlanning 33 项目组织结构及其对项目实施的影响 34 决定组织机构选择的关键因素 在项目组织形式的选择时 需要了解哪些因素制约着项目组织的实际选择 下表列出了一些可能的因素与组织形式之间的关系 35 项目组织形式的选择 针对不确定性较低 所用技术规范 持续时间短的小项目应该采用职能型组织结构 因为它层次清晰 可以充分利用公司内部资源 对于环境变化大 技术创新性强的大型项目 应该采用项目型组织结构 因为每个项目都下设了很多职能部门 可以进行有效的协调和配合 适应环境的变化 矩阵型组织结构适用于技术复杂 风险程度较大的大型项目 如组织既有标准产品又有项目 矩阵型结构是比较合适的 36 组织过程资产 组织过程资产包括任何或全部与过程相关的资产 可来自任一或所有参与项目的组织 用于帮助项目成功 这些过程资产包括正式和非正式的计划 政策 程序和指南 组织过程资产还包括组织的知识库 如经验教训和历史信息 组织过程资产可能包括完整的进度计划 风险数据和挣值数据 项目团队成员通常有责任在项目全过程中对组织过程资产进行必要的更新和补充 组织过程资产可分成以下两大类 流程与程序 组织的工作流程与程序共享知识库 组织用来存取信息的共享知识库 37 疑难问题解答 1 跨国项目或到国外傲的项目 项目经理首先要考虑什么 如何应对 首先要考虑所在国文化差异 要逼迫培训和学习了解所在国文化 以减少冲突 更好地管理顶目 2 不同组织类型适应的项目环境 职能型组织适用于规模小 专业要求单一 可以在一个职能内完成的顶曰 矩阵型组织适用于需要跨领域 跨职能 跨业的复杂顶目 项目型组织适用于对资源要求很高 规模大 风险程度高的顶目 3 项目协调员与项目联络员的区别 项目协调员和联络员都是弱矩阵的组织中对项目经理的称呼 项目协调有一定的决策权 顶目协调员汇报信高级别的经理 有权限做一些决策 联络员没有该权限 4 如何区分事业环境因素和组织过程资产 除商业数据库外 事业环境因素都对项目有制约何用 并且是项目经理必须害虑的内外部条件 环境 组织过程资产则是因自所在组织中 一切可供项目利用 对顶目起支持作用的因素 包括流程 程序和共享知识库 38 案例 以W公司的A项目为例 从项目组织结构选择的角度分析项目失败的原因 一 A项目概况 W公司是一家设备制造企业 2004年W公司建立的合资公司 参加铁道部组织的公开招标 并最终获得了200km h高速列车的部分订单 项目命名为A项目 二 A项目组织结构的选择与实施结果 W公司的组织结构模式是职能型组织结构 W公司曾采用该组织结构成功完成了一些项目 并发展起了成熟的供应链 鉴于以往成功经验 W公司决定采用职能型的项目组织来实施A项目 公司从设计 工艺 采购和生产等各职能部门抽调人员及其他资源 组成项目实施组织 项目组织中的成员仅向各自的职能部门经理汇报 正式的沟通以沿着命令链的垂向沟通为主 一旦需要协调其他职能部门的工作 项目组成员需要向职能部门的经理汇报 由处于职能部门顶层的职能经理来协调 然后将协调的结果传达给项目组成员 W公司过去成功完成的项目其规模不大 项目持续的时间在一年以内 外部环境也相对稳定 对客户的要求和供应商的能力都有深刻的认识 而W公司的大型A项目 技术非常复杂 而且项目活动的地理位置 语言和文化都有差异 W公司没有从项目本身及其内外部环境进行仔细考虑 而是盲目教条地采用职能型组织结构对项目进行实施 导致了项目的失败 39 案例 例 某企业是以项目为基础的企业 即企业的经营活动