会计信息系统-第6章-采购与应付款管理ppt课件

第6章采购与应付款管理 6 1概述6 2采购与应付款业务流程分析6 3采购与应付款系统功能分析 6 1概述 因采购与应付款有着紧密的联系 因此在会计实务中 采购与应付款既可以作为一个子系统运行 也可以将其划分为既相互联系又可独立的子系统运行 目前大多数会计软件都采用独立的子系统即采购管理子系统和应付款管理子系统 采购与应付循环的管理与核算因不同行业或企业而有所不同 其中制造企业和商品流通企业的采购活动具有较大的代表性 企业通过采购材料或商品而开始生产经营活动 企业的采购一般是从订单开始的 订单是企业根据产品的市场销售状况或客户的需求和库存的情况而产生的 企业一方面要减少资金的占用 另一方面要减少经营的风险和存储的成本 把库存减少到最低可接受程度 即所谓 经济库存量 就要设计科学的采购计划 即设计经济采购批量与订购点 早期的 20世纪60年代后采用MRP 物料需求计划 传统库存管理方法 订货点法 订货点法是一种使库存量不得低于安全库存的库存补充方法 以此来保证需求 MRP的逻辑流程图 卖什么 做什么 买什么 市场要什么 商业企业的库存完全由供应商来决定 只要库存达到最低 供应商立即补充 由于计算机及网络技术在企业管理中的应用 企业内部乃至整个供应链的各种信息共享程度越来越高 利用采购订单模式科学制定采购计划 已经成为许多企业的共识 一 采购管理主要任务 根据企业内部库存和外部市场的情况 及时地制定采购计划合理选择供应商反映和监督采购合同的执行情况 一般而言 较高的存货储备有利于生产和销售 但无疑却增加储备的成本 储备存货的成本包括三种 1 采购成本 指购货款及其运输费用等 年采购成本与年总采购量有关 一般与订货量无关 2 订货成本 指每次订货发生的各种费用 该成本与每次订货量无关 所以每次订货量越大则每年订货次数越少 年订货成本越低 3 持有成本 指拥有并保存存货所发生的各种费用 如仓库保管成本 存货所占用资金的资金成本 在保管过程中所发生的损失以及存货的保险费等 采购管理应包括如下几个方面 1 实际采购量的控制 为减少资金占用和库存的存储成本 又不影响企业的生产和销售 应合理安排采购数量和批次 要根据市场的需求情况进行生产 根据生产和库存的情况进行采购 决不能盲目地进行采购 因此 对订单的管理是采购管理的重要环节 2 采购成本的控制 采购成本的控制对企业也是非常重要的 许多中大型工业企业采用按计划成本核算方法对采购环节的成本加以控制 一些企业还利用电子商务作为工具在网上进行大批量的集中采购 采购量大 可以降低采购价格 从而降低采购成本 同时 又避免了下级单位的黑箱操作 订货成本也大大降低 不同的企业对采购成本的控制有不同的方法 3 货款结算的控制 采购完成时 供应商必然要进行货款结算 首先 应注意结算方式 结算时间的选择安排 这对企业是非常重要的 它一方面体现了企业信用与供应商良好关系 另一方面还可以争取到供应商对所售商品的折扣 指现金折扣 从则降低成本 其次 应正确确定结算金额和对象 当企业的采购活动频繁时 尤其是在手工方式下 与供应商的结算 稍有疏忽可能出错 而一旦货款多付或错付对象将给企业带来损失 因此 当企业采购用订单进行采购时 货款的结算应该与采购订单上的金额和对象保持一致 第三 应注意应付账款与预付账款的管理 定期与供应商对账 4 入库的管理 入库材料的品种 数量等应该与订单相一致 当供应商发运的物品运抵后 必须由验收部人员核点验收 检查运抵物品的数量和性能状态 发现物品存在质量问题 应立即提醒采购部门与供应商联系 对需要退货的物品应填写退货单 并通知财务部在货款结算中扣除相应的金额 二 采购交易的会计核算采购环节的会计核算方法因企业类型 规模以及管理方式的不同而不同 如工业企业的采购核算可以采用实际成本核算或计划成本核算 采用计划成本核算的 应使用 材料成本差异 科目 核算采购的实际成本和计划成本的差异 以达到反映与控制采购成本的目的 商品流通企业可以采用进价核算和售价核算 一般对批发商品采用进价核算 而对零售商品多采用售价核算 采用售价核算的企业应设置 商品进销差价 科目 核算商品售价与进价的差额 以反映商品毛利 对于采购环节运杂费的处理 工业企业与商品流通企业核算也有所不同 工业企业运杂费 除小额市内运输费外 一般直接或分配计入采购成本 作为材料成本的一部分 而商品流通企业的运杂费 一般都直接计入营业费用 三 采购与应付子系统的特点与目标 一 采购与应付子系统的特点采购与应付子系统是会计信息系统中的一个较为复杂的子系统 它具有如下特点 1 数据处理量大 一般工业企业中材料 辅助原料的品种规格繁多 对每个具体的品种都要进行详细全面的反映 不仅要反映其数量指标 而且要反映价值指标 同时还要反映与不同供应商之间的结算关系 因此 采购与应付子系统涉及面广 数据处理量大 2 数据变化频繁 采购活动是企业生产顺利进行的必要前提 生产过程中的耗用要通过采购环节补偿 订货品种 供应商 结算价格 结算方式变化频繁 必然使数据输入与处理的频率相当高 3 核算方法较复杂 采购环节由于材料核算可以采用实际成本核算或计划成本核算 进价核算或售价核算 结算与实际入库过程存在货到票未到 票到货未到等情况 因此 核算方法较为多样 4 与存货子系统和账务处理子系统存在频繁的数据传递关系 采购与应付子系统不是一个独立的系统 材料采购后的入库和货款的实际结算等数据要传递到存货子系统和账务处理子系统 同时它在订单管理控制和供应商结算情况方面也接收存货子系统和账务处理子系统的数据 5 管理要求高 采购与应付子系统的业务处理既涉及钱也涉及物 还涉及税的合理计算 因此数据的输入与处理可靠性要求高 容不得任何错误 二 采购与应付子系统的目标根据采购与应付子系统的上述特点 一个完善的采购与应付子系统的目标应包括以下几方面 1 采购核算与管理 进行采购订单处理 及时 准确地完成订货和采购的数据处理与管理 反映和监督采购合同的制定和执行情况 合理选择供应商 正确计算存货采购成本和税金 与存货子系统一起使用可以动态掌握存货的现存量信息 2 应付账款的核算与管理 完成从收到供应商的发票到处理付款为止的数据处理过程 反映和监督存货采购交易过程资金的支出和应付情况 及时提供债务总额和现金需求量 随时掌握采购业务的付款情况 并能对应付账款进行账龄分析 处理采购入库单并生成各种机制凭证数据 自动传递到账务处理子系统和存货子系统 四 采购子系统与应付款子系统的关系 采购与付款的工作流程可分为如下几步 1 当企业需要采购货物时 请购者编制购买货物的清单 并送到采购部门 2 采购部门收到采购清单后 有专职人员负责这项采购 选择供应商 编制采购订单 并将采购订单提供给财会部门 验收部门以及供货商 3 当采购的货物送到验收部门时 与采购订单进行核对 编制验收报告 办理入库手续并开入库单 根据入库单登记库存账 并将验收报告送到财会部门 4 当财会部门收到供应商寄来的发票和其它单据时 将其与验收报告 采购订单进行核对 计算采购成本 编制记账凭证 借 原材料或材料采购贷 应付账款应交税金 应交增值说 进项税额 并登记账簿 更新应付账款 原材料等账户 5 在付款期到时 财会部门签发支票付款 并编制记账凭证 借 应付账款贷 银行存款并登记账簿 更新应付账款 银行存款账户 6 2采购与应付管理流程分析 一 采购与付款流程管理控制以工业企业为例 采购与应付子系统的业务流程包括下列主要交易事项 1 查阅存库存量记录及授权采购交易 2 选择供应商与发出采购单 3 验收购入物品 4 根据购入物品的验收资料更新存货明细账记录 5 登记采购交易产生的应付债务 6 定期汇总购货交易的各项资料 过入存货和应付账款等总分类账户 采购业务处理模式首先必须确保 请购 采购 收货验货 应付帐款和现金支出职能的分离1 请购请购单必须由采购以外的其他部门提出 请购单一定要经过最初提出购买申请的部门审核 采购数据库 收货报告 应付帐款 采购 收货 仓储 请购单 2 采购 无论请购单采取何种方式由何处签发 选择供应商和安排交货方式都是采购部门的职能 采购部门选择好供应商后 应根据请购单编制一份购买订单 并把其副本送交供应商 应付帐款 请购 仓储 以及收货部门在接下来的订单处理过程中将会分别接触并处理购买订单 供应商一般会返还购买订单的一个副本 确认已经收到了购买订单 应将购买订单的签发通知请购部门 请购部门有必要复查购买订单 以确认其是否与请购单中标明的企业需求一致 应付账款 卖主 卖主 采购数据库 竞价 采购 3 收货与验货 收货职能应当独立于仓库保管的职能 收货部门可直接处理购买订单 并将其与从供应商处运来的货物进行核对 当货物实际运到时 收货部门可以仅凭购买订单从供应商处接收货物 收货程序要求对运到的货物进行独立清点 并编制收货报告 清点过程可以采用独立盘点或盲点 即清点人是先不知道购买订单上标明的购买数量 这种做法的目的是让清点人只能通过实物清点得到收货数量 而不可能从购买订单上抄袭有关数据 盲点所得数量与购买订单上的数量核对后编制相应的收货报告 其副本随同货物转移至仓储部门 收货还有一项职能 质检 有技术能力的质检人员对收到的货物进行质量检测 给有关使用部门或请购部门以适当的质量保证 仓库 仓库 采购数据库 卖主 收货 4 仓储 仓储部门根据再次确认货物已经收到 具体做法是签收收货报告 并传递给应付帐款部门 并依据购入物品的验收资料更新存货明细账记录 如果货物是直接运至请购部门而不是仓库 请购部门的监督人员应在收货报告上进行确认 随后将其传递给应付帐款部门 对所购货物的接收进行独立的检查确认 是采购业务流程的一个重要控制特征 5 应付账款 应付账款部门负责向供应商支付所欠的货款 为了处理一次采购业务 通常必须具备4种相关的文件记录 请购单 购买订单 收货报告 发票 付款活动中使用凭单系统是对采购业务采取的一种必要的控制措施 凭单系统实质上是一种复查技术 它可以确保在对一张发票付款之前 收集 确认并复查所有相关文件 对有关的记录作最后的检查 凭单经过核准后 传送给负责现金支出的职员凭此付款 福特公司的采购付款流程 整个采购业务活动还有几点控制特征要特别注意 采购业务本身既不能对货物进行实际的控制 也不能对付款活动所需要的文件记录进行控制 收货职能要与货物的保管职能相分离 在授权付款之前 必须得到收获职能和保管职能两方面的确认 负责应付帐款的职员只能处理与其有关的文件 不能单独接触货物或现金 请购单必须由采购以外的其他部门单独进行复查 发票在送交应付帐款部门之前 要交采购部门进行必要的复查和核准 采购条件应由采购部门之外的其他部门来评价是否恰当 存货记录应当及时更新 以便能够客观反映实际收到的存货数量 随时掌握库存动态 二 采购与应付子系统的数据流程 一 采购子系统数据处理流程1 采购业务的工作内容和工作程序由于采购子系统的复杂性 因此在介绍电算化方式下采购管理子系统的数据处理流程之前 我们将采购业务的工作内容和工作程序再做进一步的分析 下面的图表是采购子系统的业务运行程序图 以制造行业为例 清楚地说明了采购业务的工作内容和工作程序 采购子系统的业务运行程序 2 采购子系统的数据处理流程与其它子系统相比采购子系统不仅数据处理复杂 自动化程度也较低 采购系统中无论是采购计划的制定还是采购订单的生成都需要人工干预 且人为因素占很大的比重 设计采购子系统时 除了考虑正常的收料验货 还要考虑不合格的货物处理即退货处理 并能对退货业务发生的不同时机 采取不同的解决方案 下面的采购子系统的数据处理流程图中针对退货业务 提供了三种解决方案 1 结算前全额退货 即已录入采购入库单但未进行采购结算 并且全额退货 这时 需填制一张全额数量的退货单 负数入库单 把这张退货单与原入库单进行结算 冲抵原入库单数据 2 结算前部分退货 即已录入采购入库单但未进行采购结算 并且部分退货 这时 需填制一张部分数量的退货单 负数入库单 把这张退货单与原入库单 采购发票 发票上的数量 原入库单数量 退货单数量 进行结算 冲抵原入库单数据 3 结算后退货 即已录入采购入库单 采购发票 并且已进行采购结算 这时 需填制一张退货单 负数入库单 和一张红字发票 负数发票 把退货单和红字发票进行结算 冲抵原入库单数据 采购子系统的数据处理流程 采购结算单 二 应付款子系统数据处理流程 1 应付款处理业务的工作内容和工作程序应付款处理业务主要是财务部门用于核算和管理供应商的往来款项 它是以发票 其他应付单等原始单据为依据 记录采购业务及其他业务所形成的往来款项 处理应付款项支付 转账等情况 其主要工作内容和工作程序如下所示 应付款子系统的业务运行程序 2 应付款子系统的数据处理流程电算化方式下的应付款子系统数据处理流程如下图所示 当应付款子系统与采购子系统集成使用时采购发票可以由采购系统自动传入应付款系统 否则在应付款子系统中要录入采购发票并审核 应付款子系统数据处理流程 6 3采购和应付款子系统功能模块设计 一 采购子系统功能模块设计依据采购子系统的数据处理流程图可得到下图所示的采购子系统的功能结构图 应付款子系统功能模块设计根据应付款子系统数据处理流程图可以得到如下图所示的应付款子系统功能结构图 练习题 一 单选题1 下面 功能不是应付款子系统应具有的 A 增加应付款B 录入起初余额C 审核记账凭证D 账龄分析2 采购订单的审核关键是 A 比较请购单与