账务处理子系统PPT课件

1 会计信息系统 第三章账务处理子系统 AccountingInformationSystem Chapter3GeneralLedgersystem 2 本章概览 账务系统 工作原理 3 教学目的与要求 通过本章内容的学习 了解账务系统的基本原理 掌握账务系统的数据流程和功能模块 通过上机实验 掌握账务系统的初始化 日常业务处理和期末业务处理操作 4 本章重点与难点 重点 账务系统数据流程账务系统功能模块账务系统初始化账务系统日常处理账务系统期末处理 难点 账务系统数据流程 5 第一节账务系统概述 账务处理一直是财务软件的核心 账务系统是整个会计信息系统的核心 以凭证为原始数据 通过对凭证的输入和处理 完成记账 结账 银行对账 账证表的查询和打印等账务处理工作 一 账务系统的任务1 及时 准确地采集和输入各种会计凭证2 高效 正确地完成记账过程3 随时输出各种财务数据 为企业管理提供信息 6 二 账务系统与其他子系统的关系 7 三 账务系统的特征 一 综合性强 在整个会计信息系统中起核心作用 二 规范性强 通用性好 三 控制要求严格 正确性要求高 8 手工账务处理的业务流程是怎样的 存在哪些问题 思考 第二节账务系统的流程分析 9 一 手工账务系统的业务流程 记账凭证 收款凭证 付款凭证 转账凭证 原始凭证 填制和审核 登记日记账 日记账 编制报表 月末处理 登记明细账 编制科目汇总表 登记总账 科目汇总表 明细账 总账 报表 10 二 手工会计下账务处理流程的缺陷 1 数据大量重复2 准确性差3 信息提供不及时4 工作强度大 11 三 计算机账务系统的数据处理流程 原始凭证 输入凭证 临时凭证文件 用户 科目编码表 期初余额表 其他初始化表 其他系统传入凭证 审核凭证 输出 记账 凭证文件 科目余额 发生额文件 部门 项目辅助文件 企业对账文件 期末处理 编报 输出 银行对账单 输入或传送 基本账套参数表 银行对账单文件 银行对账 输出 记账凭证 已审核记账凭证 记账凭证及汇总情况 自动转账凭证 会计报表 总账 明细账 日记账 辅助账表 余额调节表 已达账项 未达账项 初始化 12 原始凭证 输入凭证 临时凭证文件 用户 科目编码表 期初余额表 其他初始化表 其他系统传入凭证 审核凭证 输出 记账 凭证文件 科目余额 发生额文件 部门 项目辅助文件 企业对账文件 期末处理 编报 输出 银行对账单 输入或传送 基本账套参数表 银行对账单文件 银行对账 输出 记账凭证 已审核记账凭证 记账凭证及汇总情况 自动转账凭证 会计报表 总账 明细账 日记账 辅助账表 余额调节表 已达账项 未达账项 初始化 13 1 包含的主要数据库文件 1 临时凭证文件 2 凭证文件 3 科目余额 发生额文件 也叫汇总文件 4 部门 项目等辅助文件 5 企业对账文件 6 银行对账单文件 14 临时凭证文件 凭证文件科目余额 发生额文件 15 2 数据处理的基本流程 1 用户将本单位的其他会计信息 如科目代码和名称 期初余额等 通过初始化输入计算机 并保存在相应的数据文件当中 2 根据审核无误的原始凭证编辑输入记账凭证 输入的凭证经检查无误后 存入临时凭证文件 或者通过其他子系统生成凭证传入账务系统 存入临时凭证文件 3 对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核 4 记账 根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账 分别更新记账凭证文件 科目余额 发生额文件 部门 项目等辅助文件 企业对账文件 并将临时凭证文件中已记账凭证删除 16 5 根据记账凭证文件 科目余额 发生额文件和部门项目等辅助文件生成日记账 明细账 总账 各种辅助账等 6 会计期末 自动进行期末处理 并自动生成记账凭证 称之为机制凭证 传入临时凭证文件 7 根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账 生成对账结果 8 在所有凭证都记账后进行结账 9 根据各种余额 发生额文件及记账凭证文件输出各种会计报表 17 四 计算机方式和手工方式下账务系统处理流程的区别 1 数据处理方式不同2 数据存储方式不同3 会计资料的查询统计方式不同 18 第三节账务系统的功能结构 总账系统 系统初始化 建立会计科目 输入期初余额 设置凭证类别 结算方式设置 其它有关设置 凭证录入 凭证审核 凭证记账 凭证汇总 支票登记簿 银行对账 输出日记账 输出明细账 输出总账 输出辅助账 自动转账 对账 结账 凭证管理 出纳管理 账簿管理 期末处理 19 第四节账务系统的业务流程 系统参数设置 会计科目设置 凭证类型设置 外币汇率设置 结算方式设置 录入期初余额 输入凭证 审核凭证 记账 账簿管理 出纳签字 取消审核 出纳管理 辅助核算管理 月末转账 试算平衡 对账 结账 打印 备份 开始下月业务 日常处理 期末处理 系统初始化 20 第五节账务系统初始化 初始化设置前的准备工作 1 仔细阅读 使用手册 2 会计科目 凭证类别等的确定3 会计数据资料的准备4 会计组织和人员分工的确定 21 一 账务系统控制参数设置为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求 总账作为通用商品化软件的核心子系统 是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案 企业可以根据自身的实际情况进行选择 以确定符合个性特点的应用模式 软件越通用 意味着系统内置的参数越多 系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程 22 23 一 凭证参数1 制单控制 填制凭证 1 制单序时控制该类凭证最后一张凭证日期 凭证日期 系统日期 2 支票控制对录入的支票号提供登记或报销的功能 3 资金及往来赤字控制填制凭证时 相关科目的最新余额出现负数时 系统给予提示 4 可以使用其他系统受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单 24 2 凭证控制 处理凭证 1 现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了 在指定科目中被指定为现金流量的科目 系统要求指定现金流量项目及金额 2 自动填补凭证断号新增凭证时 系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号 3 凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目 则必须录入结算方式及票据号3 凭证编号方式 1 系统编号 2 手工编号 25 二 凭证打印参数1 合并凭证显示 打印选择此项 在填制凭证 查询凭证 出纳签字和凭证审核时 凭证按照 按科目 摘要相同方式合并 或 按科目相同方式合并 合并显示 在明细账显示界面提供是否 合并显示 的选项 2 打印凭证页脚姓名决定在打印凭证时 是否自动打印制单人 出纳 审核人 记账人的姓名 26 三 权限参数 制单权限控制到科目 通过 明细权限 进一步设置单位有多个制单人 张三负责费用报销 限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目 制单权限控制到凭证类别 通过 明细权限 进一步设置限制某个操作员只能填制某个类别的凭证 操作员进行金额权限控制 通过 明细权限 进一步设置系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单 一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单 这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失 27 凭证审核控制到操作员 通过 明细权限 进一步设置如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证 则应选择该选项 出纳凭证必须经由出纳签字出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证 涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务 如果选择该项 凭证处理流程为 填制凭证 出纳签字 审核凭证 记账 凭证必须经由主管会计签字如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据 则应选中该项 允许修改 作废他人填制的凭证如果制单人填制的凭证有误 该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废 28 四 账簿参数 1 打印位数宽度 2 打印输出方式 3 打印行数 五 其他设置 29 二 外币及汇率设置1 外币名称2 折算方式 外币 汇率 本位币 的折算方式 外币 汇率 本位币 的折算方式3 录入固定汇率或浮动汇率使用固定汇率的 月初录入记账汇率 即期初汇率 月末录入调整汇率 即期末汇率 使用浮动汇率的 每天在此录入当日汇率 制单时使用固定汇率还是浮动汇率 是在账务系统参数设置时指定的 30 2 选择固定汇率 输入汇率 1 输入外币基本信息 确认 31 三 会计科目设置 会计科目设置的原则 1 会计科目设置必须满足会计核算和管理的要求 2 会计科目设置必须满足会计报表编制的要求 3 会计科目设置必须保持科目间的协调性和完整性 4 会计科目要保持相对稳定 5 会计科目设置要考虑到与子系统的衔接 32 一 增加会计科目 33 1 科目编码 会计科目编码的意义 1 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2 保证会计科目的唯一性 3 便于计算机处理和分类 4 节省存储空间 5 提高处理速度 34 会计科目编码的方法 群码 顺序编码分组编码位数编码 35 科目编码设计的原则 规范性原则层次性原则1501固定资产150101固定资产 甲车间150101001固定资产 甲车间 A型机床150101002固定资产 甲车间 B型机床一致性原则简短性原则扩展性原则 36 会计科目编码不能重复 增加会计科目时 应先建上级科目 再建下级科目 会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则 一级科目编码应使用财政部统一规定的编码 已经使用的会计科目不能再增加下级科目 只能增加同级科目 已使用的科目不能再修改科目编码 注意 37 2 科目名称中文名称或英文名称 不许为空3 科目类型资产 负债 所有者权益 成本 损益4 账页格式金额式 外币金额式 数量金额式 外币数量式5 助记码6 科目性质 余额方向 增加记借方的科目 科目性质为借方 增加记贷方的科目 科目性质为贷方 已有数据的科目不能再修改科目性质 注意 38 7 辅助核算要求 辅助账类 五种辅助核算功能 部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 项目核算8 其他核算要求 1 日记账 需要记日记账的科目 现金 银行存款 2 银行账 需要进行银行对账的科目 银行存款类 3 外币核算 科目是否要求外币核算 以及核算的外币名称 4 数量核算 科目是否要求数量核算 以及数量计量单位 39 科目辅助核算的设置如果用户原来的许多往来单位 往来个人 部门 项目等是通过设置明细科目来进行核算管理的 那么 在使用账务系统后 可以改用辅助核算功能进行管理 即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目 同时将这些明细科目设为相应的辅助核算目录 一个科目设置了辅助核算后 它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上 可以进行辅助核算的内容主要有 部门核算 客户往来 供应商往来 个人往来及项目核算等 40 主要用于对各种收入 费用类科目进行按部门核算 如管理费用 销售收入如企业管理费用项目很多 想按不同部门进行核算 传统会计科目体系设置 5502管理费用550201办公费55020101事业部155020102事业部2 550202差旅费55020201事业部155020202事业部2 550203保管费55020301事业部155020302事业部2 550204业务招待费55020401事业部155020402事业部2 1 部门辅助核算 41 如果设置部门辅助核算 则可以将科目设置为 5502管理费用550201办公费 部门辅助核算 550202差旅费 部门辅助核算 550203保管费 部门辅助核算 550204业务招待费 部门辅助核算 42 将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来 按照项目进行存储 并将项目和科目建立动态链接 43 主要用于对各种往来类科目进行按客户核算 如应收账款 预收账款等如某企业的产品种类很多 销售客户非常多 如果按以下传统会计科目体系设置 1131应收账款113101应收销售款11310101应收A产品款1131010101应收A产品款 客户甲1131010102应收A产品款 客户乙1131010103应收A产品款 客户丙 11310102应收B产品款1131010201应收B产品款 客户甲1131010202应收B产品款 客户乙1131010203应收B产品款 客户丙 113102应收运杂费 2 客户往来辅助核算 44 如果设置客户往来辅助核算 则可以将科目设置为 1131应收账款113101应收销售款11310101应收A产品款 客户往来辅助核算 11310102应收B产品款 客户往来辅助核算 11310103应收C产品款 客户往来辅助核算 113102应收运杂费 45 主要用于对各种往来类科目进行按供应商核算 如应付账款 预付账款等如某企业的供应商非常多 如果按以下传统会计科目体系设置 2121应付账款212101辽宁省21210101供应商A21210102供应商B 212102山东省21210201供应商C21210202供应商D 212103河北省21210301供应商E21210302供应商F 3 供应商往来辅助核算 46 如果设置供应商往来辅助核算 则可以将科目设置为 2121应付账款212101辽宁省 供应商往来辅助核算 212102山东省 供应商往来辅助核算 212103河北省 供应商往来辅助核算 47 主要用于对企业与员工之间资金往来类科目进行按个人核算 如其他应收款 其他应付款等如某企业的员工非常多 如果按以下传统会计科目体系设置 1133其他应收款113301差旅费借款11330101张三11330102李四 113302私人借款11330201张三11330202李四 113303应交罚款11330301张三11330302李四 4 个人往来辅助核算 48 如果设置个人往来辅助核算 则可以将科目设置为 1133其他应收款113301差旅费借款 个人往来辅助核算 113302私人借款 个人往来辅助核算 113303应交罚款 个人往来辅助核算 49 所谓项目 被认为是专门的经营对象和核算对象项目核算 就是围绕一个专门的对象 将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集 如企业的产品收入 成本 在建工程 科研单位的课题等等如企业有A B两种产品 要求分产品核算库存商品 生产成本 产品销售收入 产品销售成本 可以利用项目辅助核算功能 1243库存商品 项目辅助核算 4101生产成本410101直接材料 项目辅助核算 410102直接人工 项目辅助核算 410103制造费用 项目辅助核算 410104其他 项目辅助核算 5101主营业务收入 项目辅助核算 5401主营业务成本 项目辅助核算 5 项目辅助核算 50 项目档案设置 其他辅助核算档案设置前已述及 增加项目大类 项目核算的分类类别 如生产成本 在建工程 对外投资 技术改造 课题 合同订单等项目大类 51 定义项目结构 项目核算的有关栏目 52 选择项目核算科目 具体指定需按此类项目核算的科目 一个项目大类可指定多个科目 53 定义项目分类和项目目录 可将项目大类下的项目进行分类 然后设置具体的项目目录 54 二 修改和删除会计科目如果要对已经设置完成的会计科目内容进行修改 或者将不需要的科目删除 应在会计科目未使用之前进行修改或删除 只有部分科目属性允许修改 已经使用过的会计科目不能再修改科目编码和科目性质 不允许删除已经使用过的会计科目 修改和删除科目应逐级进行 先删除下级科目 再删除上级科目 注意 55 三 指定会计科目指定出纳的专管科目 只有指定科目后 出纳才能执行出纳签字 查询现金 银行存款日记账等相应权限 从而实现现金 银行存款管理的保密性 现金指定为现金总账科目 银行存款指定为银行存款总账科目 注意 56 四 凭证类别设置在录入凭证之前 应进行凭证类别的设置 已使用的凭证类别不能删除 也不能修改类别字五种常用的凭证分类方式 1 记账凭证 2 收款 付款 转账凭证 3 现金 银行 转账凭证 4 现金收款 现金付款 银行收款 银行付款 转账凭证 5 自定义凭证类别 注意 57 58 在设置凭证类别时可以对凭证在制单时所使用的科目有一定限制 通常系统有五种限制类型供选择 借方必有 收款凭证 现金 银行存款 逗号为英文状态的 现收凭证 现金银收凭证 银行存款贷方必有 付款凭证 现金 银行存款现付凭证 现金银付凭证 银行存款凭证必有 现金凭证 现金银行凭证 银行存款凭证必无 转账凭证 现金 银行存款无限制 59 填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息 60 五 结算方式设置建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式 如现金结算 支票结算等 定义结算方式的内容包括 结算方式编码 结算方式名称和票据管理标志 票据管理标志是为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能 类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式 在填制凭证时 使用设置了 票据管理 的结算方式时 系统要求登记支票登记簿 未事先登记 或支票报销功能 前面已登记 61 六 数据权限设置 数据权限控制设置 选择对 部门 进行数据权限控制 62 数据权限设置 设置用户 田晓宾 可以对 销售一部 的数据进行 查询和录入 63 七 期初余额录入年初建账 直接录入年初余额年中建账 录入启用当月的期初余额及年初至启用月份的借 贷方累计发生额 系统自动计算年初余额 一 录入基本科目余额 底色为白色 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始 上级科目的数据由系统自动计算 科目有数量外币核算时 在输入完本位币金额后 还要输入相应的数量和外币信息 出现红字余额用负号输入 修改余额时 直接输入正确数据即可 64 二 录入辅助核算科目余额 底色为黄色 对于设置为辅助核算的科目 不能直接输入该账户的期初余额 这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来 在输入期初余额时 双击该科目的期初余额栏目 系统会自动为其开设辅助账页 65 三 试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后 为了保证初始数据的正确性 必须依据 资产 负债 所有者权益 收入 成本费用 的原则进行平衡校验 期初余额试算不平衡 可以填制审核凭证但不能记账 已经记过账 则不能再录入 修改期初余额七 其他相关设置 一 常用凭证设置 凭证模板 二 常用摘要设置 摘要库 三 自定义项的设置 注意 66 第六节账务系统日常业务处理 凭证填制凭证审核凭证记账凭证修改凭证作废凭证冲销凭证查询凭证汇总 出纳签字现金 银行日记账查询资金日报表支票登记簿银行对账 总账发生额余额表明细账序时账日记账多栏账辅助核算账簿 67 一 凭证管理 凭证类型 手工凭证 直接在计算机上输入的 手工编制凭证后输入 机制凭证 其他子系统转入凭证派生凭证 自动转账凭证 一 凭证填制 68 1 凭证类别 初始设置时已定义的凭证类别代码或名称2 凭证编号 采用自动编号时 计算机自动按月分类别连续编号3 凭证日期 采用序时控制时 凭证日期应大于上一张凭证日期4 附单据数 该记账凭证后所附的原始单据数 凭证类别选择错误 系统将不允许保存 凭证一旦保存 其凭证类别 凭证编号均不能修改 注意 69 5 摘要 输入本笔分录的业务说明 摘要要求简洁明了6 会计科目 可以输入科目编码 中英文科目名称或助记码7 金额 金额不能为 零 红字以 号表示 一张凭证上只记录一笔完整的业务 不应将不同业务记在一张凭证上 科目必须输入最末级科目 注意 70 8 辅助核算信息 1 数量核算 提示输入 数量 单价 2 外币核算 自动带出 汇率 提示输入 外币金额 自动计算 3 银行类科目 提示输入 结算方式 票号 及 发生日期 等若需登记 支票登记簿 则在此提示登记 4 其他辅助核算信息 部门 个人 客户 供应商 项目等9 制单人签字 系统自动将登录系统的操作人员姓名填入 71 业务特征 辅助核算 银行账 要求输入辅助核算 结算方式票号 72 如果该结算方式设置了 票据管理 标志 需要进行 票号登记 73 业务特征 辅助核算 外币 系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币 74 业务特征 辅助核算 数量 输入数量和单价 系统自动计算金额 75 业务特征 辅助核算 客户往来 输入客户相关信息 76 业务特征 辅助核算 供应商往来 输入供应商相关信息 77 业务特征 辅助核算 部门 输入部门信息 78 业务特征 辅助核算 个人往来 输入个人信息 79 业务特征 辅助核算 项目核算 输入项目信息 80 凭证保存时的正确性检查 有错误将不允许保存1 凭证类型检查 是否符合借贷科目必有条件2 凭证号检查 编号必须连续 不能有重号 漏号3 凭证日期的检查 日期是否序时4 科目代码合法性检查5 金额检查 借贷金额是否平衡 81 二 凭证审核凭证填制完成后 系统在保存凭证之前已经进行过校验 为什么还要进行凭证的审核 系统很难校验出的错误 会计业务是否真实合法 记账凭证与原始凭证是否相符 会计分录编制是否正确 凭证借贷方科目同时错误且金额相同 思考 82 审核人和制单人不能是同一个人 审核认为错误的凭证 应退回制单人修改后 再审核 凭证一经审核 就不能被修改 删除 只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除 取消审核签字只能由审核人自己进行 只有审核无误的记账凭证才能记账 注意 83 三 凭证修改 作废 恢复 整理1 凭证修改凭证处在系统中的不同处理阶段应采用不同的修改方法修改 为什么 修改方法 凭证处在系统中的不同处理阶段 1 已输入 未审核的 直接进行修改 不留痕迹 2 已审核 未记账的 先取消审核再修改 不留痕迹 3 已记账的 不能直接修改 采用 红字冲销法 或者 补充登记法 进行更正 留有痕迹 修改时注意制单日期的序时问题 外部系统传来的凭证只能在原生成系统修改 注意 思考 84 2 凭证作废及删除 1 作废 恢复 当某张凭证不想要时 可使用 作废 恢复 功能 将这些凭证作废 作废凭证仍保留凭证内容 只是显示 作废 字样 作废凭证相当于一张空凭证 不能修改 不能审核 也可取消作废标志 并将当前凭证恢复为有效凭证 2 删除 整理 不想保留作废凭证时 可以通过 删除 整理 功能 将其彻底删除 并对未记账凭证重新编号 只能对未审核 记账的凭证作凭证整理 注意 注意 85 3 冲销凭证如果需要冲销某张已记账的凭证 可以制作红字冲销凭证 只能针对已记账凭证制作 红字冲销 凭证 制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后 需要再编制正确的蓝字凭证进行补充 通过红字冲销法增加的凭证 应视同正常凭证进行保存和管理 注意 86 四 凭证记账账务处理软件记账过程 1 选择记账凭证选择记账月份 凭证类别 凭证编号2 系统自动检验记账凭证发现有问题的凭证 不平衡的 未审核的 有错误的等 系统会显示出来提示修改 并停止记账3 数据保护记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份4 正式记账用临时凭证文件中已审核的凭证更新科目余额 发生额等相关文件 同时将已记账凭证转移到凭证文件中 87 记账数据流程图 88 记账数据流动过程 10000 10000 10000 89 第一次记账时 若期初余额试算不平衡 不能记账 未经审核的凭证不能记账 有不平衡凭证或错误凭证时 系统停止记账 上月未结账 本月不能记账 记账过程不允许无故中断系统运行或关机 注意 90 五 凭证汇总 查询1 凭证汇总按条件对记账凭证进行汇总并生成科目汇总表进行汇总的凭证可以是已记账凭证 也可以是未记账凭证计算机条件下的凭证汇总和手工条件下的凭证汇总目的是否一样 2 凭证查询 输出 输入查询条件进行查询 包括查询未记账凭证或已记账凭证 思考 丰富的查询条件 91 二 出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具 它主要可以完成出纳签字 现金和银行存款日记账的查询输出 支票登记簿的管理 银行对账等工作 一 出纳签字出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金 银行科目的凭证进行检查核对 凭证一经签字 就不能被修改 删除 只有取消签字才可以 取消签字只能由出纳人员自己进行 注意 92 二 支票登记簿1 当有人领用支票时 银行出纳员登记支票领用日期 领用部门 领用人 支票号 备注等2 当支票支出后 经办人持原始单据 发票 到财务部门报销 会计人员据此填制记账凭证 当在系统中录入该凭证时 系统要求录入该支票的结算方式和支票号 在系统填制完成该凭证后 系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期 该号支票即为已报销 只有在会计科目中设置了银行账核算的科目才能使用支票登记簿 注意 93 三 银行对账银行对账业务流程 94 1 录入银行对账期初数据第一次使用银行对账功能前 应首先将手工系统向计算机系统转换前的期初未达账项输入系统 以保证数据的连续性和完整性 在开始使用银行对账之后不再使用此功能 95 2 录入银行对账单 96 3 银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式进行 1 自动对账计算机根据对账条件自动进行核对 勾销 对账条件由用户根据需要选择对账条件 结算方式相同 结算票号相同 方向金额相同 必要条件 97 对于已经核对上的银行业务 系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志 并视为已达账 其余为未达账 但有些可能是虚假未达账 虚假未达账产生的原因 业务处理不规范 如将两笔业务发生额作为一笔业务入账 更正错账 如红字部分冲销或兰字部分补充登记 输入错误 如录入对账单时将票据号码或金额录入错误 2 手工对账对一些应勾对而未勾对上的账项 逐项判断是否为已达账 进行手工核销 98 4 输出对账结果 银行存款余额调节表 已达账 未达账等 四 现金 银行存款日记账及资金日报表查询 99 现金日记账 支票登记簿 100 三 账簿管理 查询输出 一 基本核算账簿1 总账 各总账科目的年初余额 各月发生额合计和月末余额2 发生额余额表 采用计算机记账的单位 可用发生额余额表代替总账3 明细账 查询各账户的明细发生情况4 序时账 以流水账的形式反映单位的经济业务5 日记账 现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询6 多栏账 查询多栏明细账 可以事先定义多栏账的栏目 101 102 二 辅助核算账簿部门核算 客户往来 供应商往来 个人往来 项目核算账簿的总账 明细账 以及部门收支分析和项目统计表等等 和手工不同的是 计算机账务系统在任何一级会计科目都可以输出对应账簿 注意 103 1 部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况 及时地反映控制部门费用的支出 对各部门的收支情况加以比较分析 便于部门考核 部门核算可以提供各级部门的总账 明细账 以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能 104 2 个人核算个人核算主要进行个人借款 还款管理工作 及时地控制个人借款 完成清欠工作 个人核算可以提供个人往来明细账 催款单 余额表 账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能 105 3 4 客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生 清欠管理工作 及时掌握往来款项的最新情况 可以提供往来款的总账 明细账 催款单 对账单 往来账清理 账龄分析报告等功能 如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话 可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理 106 5 项目核算项目核算用于收入 成本 在建工程等业务的核算 以项目为中心为使用者提供各项目的成本 费用 收入 往来等汇总与明细信息 以及项目计划执行报告等 107 第七节账务系统期末业务处理 108 一 自动转账 期末摊 提 结转业务的处理 期末转账的特点 1 期末转账业务通常是在每个会计期末结账之前都要统一进行处理的固定业务 主要是期末的摊销 提取 转账等业务 每个会计期间重复进行2 期末转账业务处理具有很强的规律性 凭证的摘要 借贷方科目基本固定不变 会计分录中金额的来源或计算方法也基本不变3 期末转账业务的数据基本来源于账簿账务系统允许把这类相对固定的特殊凭证 定义为凭证模板 自动转账凭证模板 在使用时 由计算机自动调用事先设置好的转账凭证模板生成转账凭证来完成转账业务 109 一 定义转账凭证1 自定义转账设置 自定义转账凭证模板可以完成的转账业务主要有 费用分配 的结转 如 工资分配 制造费用分配等 费用分摊 的结转 如 待摊费用摊销等 税金计算 的结转 如 增值税等 提取各项费用 的结转 如 提取折旧费等 输入转账序号 转账说