秘书事务管理事务办公设备采购与办公资源调配PPT课件

精品课件 1 事务35办公设备采购与办公资源调配 学习目标 学习内容 课后练习 精品课件 2 学习目标 了解办公设备采购程序 采购预算制定方法和办公资源调配方法 能够主持购买或租用办公设备 能够有效调配办公资源 精品课件 3 学习内容 一 办公设备的采购程序二 采购预算方案的制订三 调配办公资源 精品课件 4 一 办公设备的采购程序 一 获得设备使用权的方式 二 政府采购常识 三 采购程序 四 注意事项 精品课件 5 一 获得设备使用权的方式 精品课件 6 二 政府采购常识 精品课件 7 三 采购程序 1 提出购买申请2 审批 落实经费3 招标 选择供应商4 签订供货合同5 货物入库6 支付货款 精品课件 8 1 提出购买申请 由需要购买设备的人或部门填写 办公设备申购表 说明需要该设备的理由及具体的型号 数量等内容 并由部门领导签字 精品课件 9 办公设备申购表 日期 编号 精品课件 10 2 审批 落实经费 申请表填好后 交由财务部门进行综合平衡 确认采购经费来源 财务主管签字后交采购人员 精品课件 11 3 招标 选择供应商 精品课件 12 4 签订供货合同 选择好供应商后 与其签订供货合同 合同中应详细规定所订购货物的型号 规格 数量等细节 约定交货方式与付款方式等 由双方签字盖章 同时 采购方向供应商出具正式的订货单 精品课件 13 订货单 订单号 精品课件 14 5 货物入库 合同签订后 采购人员负责催促交货 确保货物能够按申购部门要求的时间及时入库 收到供应商的货物后 要对照交货单和自己的订购单检查货物 使用部门要及时组织验收 确认采购的物品是否符合要求 采购人员要根据收到的货物填写入库单 库房人员要签字表示货物进库 精品课件 15 入库单 精品课件 16 6 支付货款 会计部门收到发票后 对照交货单 入库单和订购单 三单设备名称 数量应当相符 经财务主管签字批准 支付货款 精品课件 17 四 注意事项 1 在自己的职权范围内 依照规定的程序进行购置 要多征求使用者的意见 2 从申请采购到入库形成整套购买文件 3 按照进货 验货程序检查所购设备的型号 质量 数量 价格及相应单据 4 若发现提供的货物或票据不符合要求 要立即与供应商联系 5 妥善保管设备采购的相关文件及单据 精品课件 18 二 采购预算方案的制订 一 采购预算方案的制定原则 二 采购预算方案的编制程序 三 编制预算方案的注意事项 四 常用预算编制方法 精品课件 19 一 采购预算方案的制定原则 1 真实性原则2 重点性原则3 目标相关性原则4 经济合理性原则 精品课件 20 1 真实性原则 采购费用的预测必须以实际的市场调查为依据 对每一项目的数字指标运用科学合理的方法测算 力求各项数据真实准确 精品课件 21 2 重点性原则 预算编制要做到合理安排各项资金 在兼顾一般的同时 优先保证重点支出 预算安排要先保证基本支出 后安排项目支出 先重点 急需项目 后一般项目 精品课件 22 3 目标相关性原则 采购的设备应与办公活动的任务目标相关 精品课件 23 4 经济合理性原则 预算应经济合理 在不影响任务目标的前提下提高资金的使用效率 精品课件 24 二 采购预算方案的编制程序 1 确定核算基数2 进行市场调研3 确定种类 型号和价格4 编写预算方案5 征求意见 完善方案 精品课件 25 1 确定核算基数 确定预算的核算基数实际上就是要确定采购费用的总额 确定时应根据办公活动的实际需要 具体项目的目标 公司的财力等统筹安排 在具体操作方法上 可以参考上一年度或者类似项目的实际支出 确定一个核算基数 有些办公设备高 中 低档差价是非常大的 确定了总额之后 基本上就能定位所购设备的档次 精品课件 26 2 进行市场调研 可以通过上网等各种方式了解所要采购产品的型号 价格 功能等详细信息 对于以前从未购置过的设备 大型贵重设备或批量购买设备 要对多家供应商进行比较 调查的信息要周到全面 例如 要全面比较设备的性能 功效 价格 付费方式 供货时间 交货方法 售后服务以及供应商的信誉等 精品课件 27 3 确定种类 型号和价格 根据核算基数与调研结果 确定购买设备的种类 型号及价格 确定时要注意明确以下问题 1 此次采购是要解决什么问题 2 这些采购的产品是不是必需的 3 可选择的产品有哪些 有没有比目前的方案更经济 更高效的方案 4 各项产品的重要次序是什么 5 从实现办公目标的角度看到底需要多少资金 精品课件 28 4 编写预算方案 预算方案要进行科学的可行性论证 提出项目的效益目标 技术标准 动用的公共资源 支出标准和测算依据等 精品课件 29 5 征求意见 完善方案 制订好的预算方案要交使用部门征求意见 进行协商 对预算方案进行修改完善后 交上司审批 然后再执行 精品课件 30 三 编制预算方案的注意事项 精品课件 31 四 常用预算编制方法 1 传统预算法2 零基预算法 精品课件 32 1 传统预算法 精品课件 33 2 零基预算法 精品课件 34 三 调配办公资源 一 办公资源管理概述 二 办公资源管理的基本程序 三 办公资源管理的注意事项 四 办公资源管理软件简介 精品课件 35 一 办公资源管理概述 精品课件 36 二 办公资源管理的基本程序 1 了解情况2 分类管理3 建立档案4 定期进行数据分析 精品课件 37 1 了解情况 了解本单位所有办公资源的基本情况 包括名称 放置的地点 功能情况等 精品课件 38 2 分类管理 对单位所有办公资源进行分类 如设备类 日常用品类 行政用房类 车辆类等 每一类都要单独建立账册 精品课件 39 3 建立档案 精品课件 40 4 定期进行数据分析 精品课件 41 三 办公资源管理的注意事项 1 无缝建档2 及时更新3 及时清退4 掌握信息 精品课件 42 1 无缝建档 必须要对单位所有的办公资源进行建档 明确每一项资源所在的位置 在需要的时候能够迅速找到它们 精品课件 43 2 及时更新 要注意及时更新记录 办公资源的变动情况要记录在案 能够真实地反映目前的实际使用状况 精品课件 44 3 及时清退 要注意按规定清退办公用品和设备 即在有员工离开本单位的时候 要提醒并监督该员工交回领用的办公用品和办公设备 精品课件 45 4 掌握信息 由于公司员工的流动影响着办公资源的