十一明清档案的管理PPT课件

1 第十一章明清档案的管理 第一节明清档案的构成和沿革历史档案是我国文化遗产中一个重要组成部分 由于历史上政治的和自然的原因 宋元以前的档案留存下来的不多 只有明清以后的档案被大量保存下来 一 明清档案的构成我国各级档案馆现存的明清档案 主要是明清王朝在其统治活动中形成的官方文件 文件的时限包括明代朱元璋称帝 1368年 到李自成推翻明统治 1644年 为止 共计经历17朝 277年 清代从顺治帝开始 1644年 到宣统皇帝离宫 1911年 为止 共经历10朝 268年 现存明清档案从形成单位而言 分为明清中央国家机关档案和地方政权档案 以国家机关档案为主 2 中国第一历史档案馆所存的明代档案 有洪武 永乐 宣德 成化 正德 嘉靖 隆庆 万历 泰昌 天启 崇祯等朝 而以天启 崇祯朝为最多 其中最早的是洪武三年徽州祁门县住民的户口单 最晚的是崇祯十七年反映明清战争及明末农民战争方面的文件 另外还有四件是南明弘光朝的官文书 明档案的文种繁多 有皇帝的敕谕 诰命 铁券 各衙门或官员个人的题行稿 题本 奏本 揭帖 奏表 呈文 禀文 启本 手本 塘报 咨文 札付 舆图 簿册 契约 税票 户口单 状纸 宝钞以及实录 圣训 明会要 明会典 明国史稿等官修书的残本 也还有少数私人的著述如 明史纲目稿 明通鉴纲目稿 人物传记及奏议之类的手抄本等 其中以兵部的题行稿即发文稿以及科钞题本 奏本为最多 共计有三千一百余件 约占该馆现存明代档案的百分之八十五以上 其次是一些武职选簿等各种簿册 3 中国第一历史档案馆是保存清代档案最多 最集中的地方 它收藏有清朝中央机构及地方官衙 个人 王府的档案 共约九百多万件 在时间上起于清入关前1607年 止于宣统三年 1911 此外 清朝末代皇帝溥仪退位后住在紫禁城及寄居天津时期的档案亦包括在内 档案的种类和名称包括有皇帝发布的命令文书 如制 诏 诰 敕 谕 旨等 有官员向皇帝的奏报文书 如题本 奏折 贺表 笺文等 有记载皇帝言行和政务活动的档案 如起居注 实录 圣训 本纪 方略等 有记载皇室和皇族事务的档案 如玉牒 星源吉庆 皇册等 有各衙门之间的来往文书 如咨文 移会 札 禀 呈 函等 有外交文书 照会等 此外还有电报 舆图 史书 清册 各种档册 人物传记等 这些档案 绝大部分使用汉文或满汉文合璧书写 有一部分专用满文的 也有少数使用蒙 藏等少数民族文字书写 此外还有英 法 俄 日等外文档案 这些档案史料内容丰富 几乎包括了政治 经济 军事 外交 文化 教育 艺术 天文 地理 气象 民族 外国侵略 人民革命运动以至宫廷生活 典章制度等各个方面 4 二 明清档案的沿革明清两代是我国封建社会最后两个王朝 也是封建君主专制高度发展的时期 明清王朝非常重视文件的作用 以公文作为联系国家机器各部分的纽带和推行封建政令的工具 因此 明清两代都规定有严格的文书 档案制度 但由于诸多因素 明清档案文件的损失也是相当严重的 表现在以下各方面 1 鸦片战争以后 清代档案被八国联军以及沙俄等列强焚毁 掠抢严重 2 北洋军阀对清代档案的破坏 3 官方或地方政府对清代档案的保管不善以及被劫盗严重 4 清代档案的搬运 转移等也使损失增加 八千麻袋事件 1921年 北洋政府时期 历史博物馆因经费紧张 除留有一部分较好档案外 其余部分以4000银元共装了八千条麻袋 15万斤 卖给了西单大街同懋增纸店 准备造纸 形成了震惊中外的 八千麻袋事件 5 第二节明清档案的特点和作用一 明清档案的特点 一 明清档案的阶级性明清时代 在行文体制上有严格的等级制度 明时 规定凡上达下 谓之诏 制 册文 谕 等 凡下达上 谓之题 奏 表 文册等 官署文件的程式及使用范围也由规定 凡官署上行文用咨呈 呈状 申状 牒呈 牒上等 下行文用照会 札付 下帖 故牒等 平行文用平咨 平关 平牒等 清时初期继承了明的惯例 后又有所增减 如对农民起义称之为贼 匪等 所有这些都充分说明了封建王朝对各个阶层的统治以及对文化所采取的专制主义政策 6 二 明清文书产生的过程 充分反映了封建君主极端专制主义的统治现存的明清档案证实 所有的档案材料都是有各个级别的不同阶层的人员所形成的 不可随意的形成相关档案材料 三 明清王朝建立了我国封建社会最完备的文书 档案制度 为我们留下了数量浩瀚 内容丰富的史料明清两代从中央到地方 都有健全的文书处理机构 档案制度 而且各级政府还有严格的档案保密制度和录副汇抄制度 为相关档案资料得以保存至今打下了良好的基础 四 明清档案 特别是清代档案 由多民族文字的文件组成 它反映了我们统一的多民族国家的巩固和发展明清档案的文字以汉文为主 同时保存了大量的满 蒙 藏 回等少数民族文字以及英 法等西方文字 说明了对全国的管理和对外交流的事件 7 二 明清档案的作用 一 研究明清历史的第一手材料研究明清历史必须占有丰富的史料 史料当中 有各种史书 官修典籍 私人著述及档案 文物等 其中档案便是可靠地第一手资料 利用档案材料不仅可以编纂史籍 同时还可以印证史籍 二 我国进行国际交往 生产建设和科学研究的参考材料明清档案中 有大量文件和地图 载明我国的领土海疆和历史活动 通过这些档案材料可以揭露别有用心的国家的阴谋 还原历史真相 三 价值极其珍贵的文化财富翔实的档案材料是我国悠久历史的记录和文明古国的象征 是世界上不可多得的文化财产 8 第三节明清档案管理的原则和要求一 以历史唯物主义为指导思想管理明清档案由于明清档案具有明显的封建阶级性 所以在管理明清档案时 必须以历史唯物主义为指导思想 才能正确地认识它 管好它并利用它 二 保持历史档案的原貌为了维护明清档案的真实性 在管理工作中应该力求保持明清档案的历史原貌 维护明清档案本身所固有的次序 按照文件在处理过程中所形成的自然联系进行分类管理 三 充分利用原有基础有些已整的档案 如有不便管理和使用的明显缺陷 可在原基础上进行必要的加工 或采用其他方法如通过检索工具来弥补 四 管理档案与研究工作结合进行为不断提高明清档案的管理水平 应加强研究工作 管理明清档案的研究工作包括两方面的内容 一是对历史档案管理业务的研究 诸如明清两代的官制 文书制度和历史档案的收集 整理 保管方法等等 二是结合所管档案的内容 进行印证历史 考证史料等方面的研究工作 9 第四节明清档案的管理方法一 明清档案的征集与维护1 征集明清档案不但距今年代久远 而且流散遗失十分严重 现存的明清档案 虽然绝大部分已经集中起来 得到妥善的保管 要做好明清档案的收集工作 首先要熟悉明清档案的变迁历史 调查明清档案散存在国内外的状况 然后有计划地向收藏明清档案的机关 团体 学校 图书馆 博物馆 书店以及个人进行征集收购 或收回原物 或复制副本 或拍摄成缩微胶片 对流散在国外的档案要通过外交途径 或民间往来的方式 采取适当的办法进行征集工作 对要征集的档案 要经过鉴定 辨别真伪 评定价值 经有关领导批准后 方可接收 对捐赠和移交档案资料的单位和个人 可给以适当的奖励和酬谢 对收购的档案和资料要按质议价 中国第一历史档案馆拟设立征集档案基金 要专款专用 任何开支不得挪用 10 档案征集到馆后 要登记档案的来源 种类 数量 价值 征集费用等 然后进行消毒处理 再按全宗统一保管 如需要整理 通知整理组纳入工作计划进行整理 2 保管明清档案的保管工作 是防止与限制毁坏档案的各种因素 尽量延长文件的寿命 确保档案的安全 损坏档案的因素不外乎有两个方面 一是自然的因素 如虫蛀 潮湿 光照 尘土等 二是人为的因素 如盗窃 剪裁 涂改 磨损等 为了改善档案的保管条件 1975年在紫禁城的西华门内新建了8000平方米的古建筑形式库房大楼 随后又将库房的窗户一律用石岩绵封闭 变成了防风 防尘 放光 防虫的密闭库房 为了提高库房使用率 又安装了安全密闭 防光防尘 美观协调的密集排架 安装了新型空调设备 加添了防火的烟雾报警器 建立了对档案资料库的遥控和电脑中心控制系统 设有温湿度自动记录仪并安装了闭路电视 以便于监督管理 现在 库房管理实行安全责任制 按库定人 保管员每天都要检查库房的温湿度 温度一般保持在20 C 2 C 相对温湿度保持在50 C 2 C 经常清扫地面 框架 以保持库房的清洁 11 3 修复明清档案的修复工作 就是档案的修裱与复制工作 明清档案因年代久远 虫蛀 霉烂 破损比较严重 如不进行修裱则无法被研究利用 明清档案的修裱工作包括托裱 修补以及装订 复制档案则有三种方法 一是临摹复制 二是静电复印和照像 三是缩微复制 中国档案馆自1980年至1995年 已经修裱霉烂虫蛀档案512447张 舆图2915平方公尺 摄制缩微胶卷132535791拍 复印还原档案2384895张 这不但有效地保护了明清档案 而且方便了查阅利用档案 同时还要做好明清档案的统计工作 主要有 一是档案状况的各项统计 如档案数量 长度统计表 馆藏档案全宗一览表 档案整理状况统计表 档案残破情况统计表等 二是档案工作情况的各项统计 如征集档案统计表 档案利用情况统计表 三是档案工作人员各种档案统计表册 四是档案装备 各种机器 办公用具等统计表 五是档案事业费用统计表 等等 12 二 明清档案的整理与编目明清档案的整理工作 可分完整文件加工整理和对零散文件整理两种 加工整理应根据原整理的基础情况 采用相应的方法和程序 整理零散文件 一般依下列程序进行 一 区分全宗区分全宗就是档案馆所藏全部档案的第一层分类 档案的分类应以保持文件的历史联系为原则 全宗原则在历史档案中也是适用的 不过历史档案的全宗和现行机关档案全宗的划分有所不同 历史档案的全宗 不仅指一个衙署或某个官员所形成的全部档案 而且还指在历史形成的具有密切联系的一宗档案 不管这种联系是文书处理过程中形成的 还是在管理这些档案的长期过程中形成的联系 都可以构成一个全宗 13 二 全宗内档案的分类清代档案各全宗内档案文件的分类有 1 按文件名称分类 2 按机构分类 3 按问题分类 4 按年代分类 各大类之下 再分属类 项 目 子目等 划分类目时应注意以下几点 类目的设置应以保持文件的历史联系和便于利用为原则 划分必须以所整理档案的共同基本属性为根据 每一层分类必须取一个标准 否则 采取二个或两个以上的标准就会造成紊乱 使同类列不能互相排斥 14 三 组成保管单位明清档案的保管单位有件 卷 册 包 盒等 形式不一 大小各异 1949年以前整理的档案 重要的文件都是按件登记 如诏 诰 敕 硃批奏折 题本等 都是在分类之后 逐件编号登目 一般文件多采用包或盒 1949年以后整理的档案 分类之后 多数都组了卷 立卷是根据不同的文件 灵活地采用问题 文种 作者 地区 时间收发文机关等不同特征进行的 分 详细立卷 和 简单立卷 两种 详细立卷 卷内文件须逐件摘由 排列编号 并制有 卷内文件目录 和 备考表 简单立卷 卷内文件仅排列顺序 另外附一个 备考表 就可以了 15 四 编目与检索明清档案的编目工作 不仅是整理工作的一项重要环节 而且是整个档案馆中一项重要工作 编目工作的好坏 可以直接反映一个档案馆的水平 荷兰档案学家斯 缪勒说 在整理一个档案全宗时照顾历史研究的利益只应该是次要的 档案整理只能根据文件形成的规律和特点 通过一定整理方法 创造一定的便利条件 但整理工作并不能解决利用工作的各种矛盾 要想解决各方面查用档案的要求 就必须做好编目和各种检索工具 整理工作的编目是基本编目 包括文件或案卷标题的拟写 卷内文件排列 编号 登目 案卷的排列和目录的编制及档案的内容介绍等 档案是否便于查找利用 是与编目工作分不开的 我国档案馆主要的检索工具有 档案秩序目录 分类卡与分类目录 全宗卡和全宗卡片 人名索引和职官索引 明清档案内容介绍 16 三 明清档案的鉴定明清档案的鉴定工作 主要是鉴别档案的价值 划分等级和辨别真伪 考证文件的时间和作者等 根据档案的重要程度 明清档案共分为四类 其标准是 一类 政治性强 年代久远 对明清史研究有特别重要的价值 其视内情况又分为三种 甲类 政治性强 机密性强 乙类 带有国宝性 或年代久远 或文种稀有或农民运动形成的文件等 丙类 史料性档案 对清史及科学研究有特别重要价值的档案 二类 是研究清代历史必须的档案史料 三类 利用价值不大的及一 二类重份的档案 四类 很少有利用价值的档案 17 明清档案因年代久远 一些珍贵文书几经流散转手难免有伪造和篡改之弊 在管理工作中也常常遇到一些或无具文时间 或无作者 或残缺不全的文书 这就要进行细致地考证工作 辨别文件的真伪 要从文件的内容 格式 作者 时间 印章 文字 纸张 典章制度等多方面来考察 判断文件的作者和时间 不仅要根据文件本身来考证 而且往往还要查对历史年表 职官年表 人物传记等资料来佐证 例如康熙与罗马使节关系文书 共十四件 其中大部分只有月日而无年代 陈垣先生通过各方面考证研究 终将这些档案的年代一一推算出来 考证每一件文件 都要全面辩证地看问题 小心细致地去求证