办公室主任培训PPT课件

2020 4 24 办公室主任培训 案例 刘主任的烦恼 刘明是一家公司办公室主任 他有很强的文字功底 整天埋头苦干 公司所有的大材料都出自他的手 常常通宵达旦 但是 办公室工作没有达到领导的要求 经常受到领导的批评 评优和奖励都没他的份 绩效考核总是部门经理中最后一名 刘主任非常郁闷 为什么辛辛苦苦地工作得不到领导的认可 讨论 1 刘主任的问题在哪里 2 刘主任应该怎做 2020 4 24 刘主任的问题 角色定位 不知道自己应该做什么做的事情不是自己应该做的把才华当能力 把辛苦当功劳 1 1办公室的职能 窗口 中枢 参谋 纽带 1 2办公室的基本任务 参与政务 管理事务 提供服务 1 2 1参与政务 出主意 想办法 提建议 拟文稿 1 2 2事务管理 事务管理的标准 有条不紊节省高效 1 2 3提供服务 1 3办公室主任的职能 1 3 1办公室主任的工作要求 1 3 2办公室主任胜任能力模型 2020 4 24 1 4办公室主任职业素养 真诚谦逊诚信勤奋灵活 15 1 4 1真诚 真诚处事正直为人 16 1 4 2谦逊 低调做人不狐假虎威 17 1 4 3诚信 说到做到一言九鼎 18 1 4 4勤奋 勤奋敬业天道酬勤 19 1 4 5灵活 坚持原则灵活处事 20 讨论 办公室主任面临的困难是什么 如何使自己进一步角色化 清晰的目标明确的步骤可用的资源 2 1计划的要素 2 2计划制定的5W2H 做什么 What为什么做 Why何时做 When何地做 Where谁来做 Who怎样做 How所需费用 Howmuch 目标型例行型问题型 2 3计划的种类 每月3日前提交上月工作报告解决跨区域销售问题2013年业绩增长20 2 3 1分辨计划的种类 描绘结果任务展开统计资源排列进度重点管理 2 4目标型计划的五个步骤 清楚生动描绘期望的结果使用视觉 听觉 想象可用图片 模型 图表 第一步 描绘结果 使用有关工具列出所需任务展开到能掌握为止 第二步 任务展开 将主题置于中间自由地向四周展开可用多次展开可用5W2H分析 即WhyWhatWhoWhereWhenHowHowmuch 工具之一 心理图像法 心理图像法范例 2020 4 24 练习 公司要举行半年工作会议 请用心理图像法对任务进行展开 要求 1 将任务向四周多次展开2 用5W2H分析任务要素 将核心目标写于最上方分解成次目标如果未能明白表示 可做二次分解直到每个目标均能清楚定义 工具之二 目标树 目标树范例 2020 4 24 练习 某公司要对全公司档案管理人员进行培训 请用目标树方法对目标进行分解 要求 1 将任务分解成次目标2 多次分解 直到目标清楚为止 第三步 统计资源 列出所需资源分成必需 需要统计与评估掌握关键资源 依照顺序排列使用工具评估与修正 第四步 排列进度 功能和作用 将复杂和难以控制的活动分割成许多组成要素 再将各组成要素列成时间表 一般甘特图应包含以下四方面内容 任务负责人时间进度 计划管理工具 甘特图 项目规划 甘特图范例 2020 4 24 练习 公司计划开展一次大型的企业