项目管理软件Microsoft Projectppt课件

24 04 2020 1 项目管理软件MicrosoftProject 上海大学管理学院管理工程与科学系刘鹏2008 12 24 04 2020 2 第一章什么是项目管理 项目管理是为完成一个预定的目标 而对任务和资源进行规划 组织和管理的程序 通常需要配合时间 资源或成本方面的限制式 24 04 2020 3 三个主要的阶段 制定计划追踪和管理项目结束项目 24 04 2020 4 项目的循环周期 24 04 2020 5 项目三个基本要素 时间 反映在项目计划中的项目完成所需时间 资金 即项目的预算 取决于资源的成本 这些资源包括完成任务所需的人员 设备和材料 范围 项目的目标和任务 以及完成这些目标和任务所需的工时 时间 资金和范围这三个因素构成了项目三角形 调整其中任何一个元素都会影响其他两个元素 虽然这三个元素都非常重要 但通常有一个元素对于项目有决定性的影响 这些元素之间的关系随着项目的不同而有所变化 它们决定会出现的问题种类 以及可能的解决方案 了解什么地方会有限制 什么地方可以灵活掌握 将有助于规划和管理项目 24 04 2020 6 使用MicrosoftProject来管理项目 MicrosoftProject是一个功能强大而且可以灵活运用的项目管理工具 我们可以用该工具来控制简单或复杂的项目 它可用来安排和追踪所有的活动 让我们对活动的项目进展了若指掌 项目管理 单独使用MicrosoftProject标准版时 它具备了一套支持基本项目管理的全方位功能 其中包括了任务排程 资源管理 追踪及报表等功能 团队项目管理 MicrosoftProject标准版加上MicrosoftProjectServer和MicrosoftProjectServerCAL的组合 能提供您的组织一个能让所有项目成员与利益关系人存取项目信息并且进行协同作业的任务群组环境 企业项目管理解决方案 在企业项目管理的解决方案上 您的组织需要同时拥有MicrosoftProjectProfessional MicrosoftProjectServer和MicrosoftProjectServerCAL 透过这些产品的新功能 您的公司能使用自订企业代码管理 检视与分析您组织的整个项目公文包 确保输入数据与报表的一致性 并透过集中式的资源数据库管理资源 24 04 2020 7 24 04 2020 8 MicrosoftProject所提供的功能 在制定项目计划时 MicrosoftProject将根据我们所提供的信息 包括预计完成的任务 执行这些任务的人员 用来完成任务的设备和材料以及有关成本 计算并建立一个工作计划 一旦制定项目计划之后 我们就需要进行管理 而透过MicrosoftProject所提供的功能例如 利用 项目向导 指导您完成项目管理的过程 并提供您进行学习与探索的能力 利用 Excel任务清单模板 允许项目经理人先利用Excel开始建立项目计划 接着轻易地将其相关任务 资源与各项任务分派移至MicrosoftProject中 利用 筛选和分组 可以将注意力集中在需要注意的信息 使用 条形图样式 来自订 甘特图 的显示方式 这样不必使用额外的工具 就可以检视特定的信息 透过选择 视图和图表 可以显示要检阅的正确信息 随时对项目及其进度进行检阅和分析 您可以进行必要的变更以确保项目在预算范围内正常执行 透过 自订字段 加入灯号 以便预警项目是否有出现状况 利用 任务分派对话框 允许您依据如技术 可用性程度和工资率等信息为基础搜寻特定资源 您亦可从您的通讯簿 MicrosoftProjectServer 企业资源数据库或ActiveDirectory增加资源信息 而减少数据输入的时间 24 04 2020 9 24 04 2020 10 在与他人交流项目信息时 我们更是可以 利用 报表 以书面形式向他人展示项目信息 利用 发布为HTML格式或将项目计划存储于Web服务器上 使得其他人可以在Web站点上存取项目信息 利用于 MicrosoftOuttlook整合 轻易将项目任务于Outlook的工作相互整合 利用 协作 功能将项目信息发布到MicrosoftProjectServer上 让我们何以在世界各地轻易取得项目信息 24 04 2020 11 24 04 2020 12 最后 为了随时在工作时获得协助 我们更是可以 利用 项目向导 可以让你轻松上手开始项目管理之路 当你一步一步的按照她的提示进行项目任务 资源 跟踪 报表的建立并管理项目的步骤之后 你会吃惊的发现原来项目管理也可以如此得心应手利用 线上教学课程 可以协助如何开始使用Project 利用 项目地图 可以协助你完成立即的目标 同时 无论你是否熟悉MicrosoftProject 都会发现此基本目标先导非常有用 而 Office小助手 则可以在遇到疑问的时候 透过交谈式的程序协助我们找到所需要的正确信息 24 04 2020 13 24 04 2020 14 第二章项目基本设定与快速上手 如何利用现有范本快速完成项目如何由零到有快速建立一个项目了解 项目信息 更多功能定义项目工作时间 24 04 2020 15 一 利用范本方式进行部署 联信股份有限公司为一家从事贸易的公司 在最近 由于公司快速的成长面临了企业快速变更的挑战 公司决定全方位导入知识管理系统 实际上 在原本传统的作业下 总是老业务带领着新业务 而知识都只是藏在老业务的脑海中 而一旦老业务离职或者是高升时 这些知识也就随着老业务的离职而消失 最近 公司决定数字化工作环境 决定导入MicrosoftProject2002以便能够好好将知识传承下去 要做的第一道工作便是了解如何快速进行MicrosoftProject2002部署计划 并告知老板知道 这向计划老板要求能够在两个月内完成MicrosoftProject提供我们许多范本供我们直接套用 只需选择适合我们使用的范本再将项目的时间与日历变更好 这样 项目便几乎规划完成了 24 04 2020 16 要进行这项工作其方法 开启MicrosoftProject由 文件 新建 或由 任务窗格 新建项目 中选取 根据模板新建 通用模板 最后选取 Project模板 此时便会出现许多模板供我们选择 有模板中选择 项目管理办公室 注意 如果MicrosoftProject2002没有完全安装这些模板将不会出现 24 04 2020 17 首先需要关注是 项目的日程排定方式 由项目开始之日起或是由项目完成之日起 项目进行时的日历由 项目 菜单选取 项目信息 以便进行上述信息调整 24 04 2020 18 由于老板要求能够在两个月内完成 因此我们在 日程排定方法 中设定 由项目完成之日起 安排我们的计划 24 04 2020 19 接着在 完成日期 中输入为二个月后 其中 有红色圆圈的地方按一下可以跳到今天的日期 24 04 2020 20 在 日历 中设定自己公司的工作日历 最后 按下 确定 这时 你会发现我们的项目管理办公室计划已经变成我们所需的时间了 24 04 2020 21 如果这样的时间是老板不能接受的该怎么办呢 试着改变自己在运作上真正的时间 同时把不要的工作任务删除 Project便会再自动的帮我们计算最终的结果 试着利用鼠标拖拽不要的任务 再按下右建后 选择 删除任务 24 04 2020 22 所需的工作时间又会重新计算了 当然 如果改变工期同样也会重新计算的 24 04 2020 23 利用如此方式便能快速制作出一份真正属于自己公司的项目管理办公室建立计划了 24 04 2020 24 二 从空白项目开始制作起 火速上线 联信公司计划开发一款新颖的mp3产品 研制时间越早开始越好 项目经理杨辉洲已经在头脑中构思好了一个行动框架计划 嗯 还是赶快开始 将它做出计划向老板汇报吧 24 04 2020 25 具体步骤 开启MicrosoftProject 试着在 任务窗格 中找到并按下 新建 图示这时 项目向导就会出现在左窗格处 24 04 2020 26 那么 我们就按照项目向导的提示开始 定义项目 既然希望越早开始越好 项目开始时间就确定在9月30日正式开始 定义好项目估计开始的日期之后 单击 保存并前往第2步 24 04 2020 27 接着 项目向导就会询问你是否在项目工作组中更新你的项目信息 如果你没有在服务器上安装MicrosoftProjectServer 或者目前你不希望发布你的项目信息 那么就请选择 否 反之 则选择 是 由于mp3新产品开发还处于构思阶段 项目工作组还没有正式成立 目前还没有考虑信息发布问题 故此处选择 否 然后 单击 保存并前往第3步 24 04 2020 28 接下来要做的就是保存你的项目 请单击 保存 在弹出的文件保存窗口中 辉洲决定以 开发mp3新产品 作为他的文件名 保存在 我的文档 夹中 单击 保存 按钮 然后 单击 保存并前往第4步 24 04 2020 29 现在 就是开始录入你的项目任务和所需的时间的时候了这个mp3新产品开发包含以下内容 24 04 2020 30 此时在画面右方的甘特图便会自动变长 24 04 2020 31 接着选择任务4 6 按下 降级 图示 使整个项目结构变得更有结构性 但是这还不够 老板们都希望看见项目的整体情况 难道我们还需要将每一项加起来吗 不用 MicrosoftProject早就为我们准备好了 在菜单中选择 工具 选项 在弹出的 选项 窗口中选择 视图 页 24 04 2020 32 24 04 2020 33 接着 在 视图 页找到 显示项目摘要任务 然后将其钩选上 这时 你会发现你得到了项目的情况总览 24 04 2020 34 由于开发mp3新产品 首先要做的是立项 成立Team小组 进行初步市场研究等 然后才进行项目具体行动的策划工作 因此 我们选择 立项 以及 策划 两项任务按下工具栏中的 连接任务 图示此时在甘特图中出现一个连接线代表所选择的第一个任务完毕后才会进行第二选取的任务 同时 这两个项目的时间也会相应的进行自动调整 24 04 2020 35 重复连接任务 很快一份完美的计划就呈现在辉洲的面前 包括项目的总工期 开始和完成时间都自动计算出来了进行一个项目计划工作就是这么容易 不难吧 24 04 2020 36 三 了解 项目信息 更多功能 在一开始出现 项目信息 对话窗口时实际上还有许多选项供我们设定 这些选项功能有些简易的项目计划是较少使用的 接着 我们便一个一个详细说明 24 04 2020 37 项目信息对话框 开始日期 如果项目的排定是由项目开始日来排定便可以在此输入项目开始的日期 完成日期 如果项目排定是由项目完成日来排定便可以在此输入项目完成日期 日程排定方法 设定项目是由项目开始之日来排定或是由项目完成之日来排定 当前日期 通常指的为此Project文件开始建立的日期 状态日期 由于项目规划的初期 其所预估的时间 成本等等皆有可能根据实际的情形而需要修正 这时 项目经理除了需要适当修正外 也可能想要保留原本预估的信息以便于后期进行比较时使用 此时 我们便可以在 状态日期 中输入想要保留的日期 再结合Project2002的 存储比较基准 的功能便可以追踪比较同一个项目档案在不同时机点的规划时间 成本情形 如果将 状态日期 设定为 NA 那么MicrosoftProject便会将目前日期当做状态日期 日历 设定此项目的日历 如果需要加入更多的日历或变更其设定 我们将于下节中说明 优先顺序 MicrosoftProject2002可以轻易的整合多个项目 当多个项目同时进行时 资源的分配便可能发生不足的情形 此时 当资源在跨多个项目进行分配时 便可以在此设定优先权限 其中 我们可以输入0 1 000之间的数字 数字愈高表示任务具有较高的优先权 MicrosoftProject会先考虑任务层级的优先顺序 然后再考虑项目层级的优先顺序 24 04 2020 38 项目统计 为MicrosoftProject2002新增功能 可以使你多纬度的一目了然的了解项目的开始及完成时间 工期 工时 成本以及项目完成百分比 随着项目的进展更会告知实际与计划的差异情况 24 04 2020 39 四 定义项目工作时间 在选择 日历 时不知大家是否有发觉 如果自己公司的日历正巧在Project中没有提供这该怎么办呢 例如 项目经理发现 他的项目时间跨度是9月 11月 可是公司因为十一国庆节放假 有一个星期项目小组成员都不在 没有关系 MircosoftProject2002提供了十分方便的修改工具 24 04 2020 40 具体步骤 利用 任务窗格 的向导帮助完成修改工作 找到 定义常规工作时间 24 04 2020 41 此时会出现 定义项目的常规工作时间 窗口 我们就选择在 标准 日历上作修订 右边窗格可以预览 标准 日历的工作日设置为 每周周一至周五8 00 12 00 13 00 17 00为工作时间 一共作五步操作即可 完成日历设置 够简单吧 接着结束第一步的工作 单击 保存并前往第2步 24 04 2020 42 接着需要 定义工作周 决定一周中的哪些天是工作日 缺省是周一到周五 正是联信公司的每周工作日安排 故不用变更 单击 保存并前往第3步 24 04 2020 43 接着出现 设置假日和倒休 窗格 这就是我们此次日历变更的关键之处 单击 更改工作时间 24 04 2020 44 接着便会出现 更改工作时间 对话框 24 04 2020 45 接着 我们可以利用鼠标 Ctrl键进行不连续选取 也可以利用鼠标 Shift进行连续选取 十一放假为10月1日 10月7日 那么就把这一段时间选取上吧 再选择设定为 非工作日 而9月28日 9月29日为调休时间 故应将其选择上后 设定为 非默认工作时间 当然还可以输入 从 至 到 的工作时间 按下 确定 按钮 回到 项目工作时间 窗格 这一步也完成了 那么我们就单击 保存并前往第4步 24 04 2020 46 接着出现的就是 定义时间单位 窗口 需要我们决定每个工作日的工作工时 每周的工时 每月的工时 标准日历的缺省为 每日工时 8小时 每周工时 40小时 8小时 天 5天 每月工作日 20天 这个正好是联信公司的工时安排 故不用变更 直接单击 保存并前往第5步 24 04 2020 47 接着便会出现 项目日历已设置 的提示窗格 告诉你 一切都大功告成了 等等还是一步 当然是别忘了 保存并完成 当然如果你不希望在 标准 日历上作修订 你也可以通过按下 定义附加日历 创建属于你们公司的或者你们项目自己的工作日历 一个与前面 项目工作时间 设置类似的向导回带领你 轻松完成附加日历的创建工作的 24 04 2020 48 第四章项目工作的安排与设定 联信公司最近开发了一款新产品 而由于工作的需要 产品经理要求负责推进这项上市活动项目 当然 为了好好表现利用电脑来管理项目是必要的 在以往 利用最熟悉的Excel来绘制与管理项目 虽然 Excel的报表同样也可以让我们以类似甘特图般的方式来观看项目 然而 一旦计划变更 天啦 你能想像吗 光是重新调整报表 便要花上一天的功夫来进行这项工作 24 04 2020 49 一 在任务名称中输入资料 首先 我新建一份Project文件利用上章所述方法 使用项目向导建立新项目计划 其中 日程排定方法 使用 从项目开始之日起 而日历使用 标准 接着 把所需任务输入到Project环境中的 任务名称 栏位中 在 任务 向导中找到并按下 列出项目中的任务 24 04 2020 50 接着便会出现 列出任务 窗口 提示你有两种方式可以录入你的项目任务到Project环境中的 任务名称 栏位中 其一为人工方式一一把所需的任务录入 其二为从Excel导入任务 24 04 2020 51 手工方式只需在 任务名称 栏位中逐列往下写即可 24 04 2020 52 二 读取来至Excel的资料 实际上 有不少使用者在不懂Project时便是把资料建立在像是MicrosoftExcel中 一旦要调整时间进度 少则几小时 多则甚至高达一天 便是为了重新再绘制一份项目报表 因此 学习利用正确的工具来进行项目工作将可事半功倍 效率上也会提升不少 可是如果资料早已经建立在Excel中了该怎么办呢 重新输入资料一次 还是有更好的办法 当然有 利用Excel导入向导 24 04 2020 53 具体步骤 在 列出任务 窗口中 按下 导入向导 即可从Excel中导入任务 接着就会出现打开文件对话框 选择一个目标Excel文件 单击 打开 按钮 24 04 2020 54 接着出现 导入向导 对话框 单击 下一步 按钮 24 04 2020 55 接着出现 导入向导 映射 对话框 为了确保将Excel信息导入到MicrosoftProject的正确的域中 故而需要创建或编辑 选择 使用现有映射 导入映射 在此我们选择 新建映射 然后 单击 下一步 按钮 24 04 2020 56 接着出现 导入向导 导入模式 对话框 根据我们已经建立的Excel情况主要为任务方面的数据 故选择要导入的任务数据为 任务 有三种导入文件的方式 在此我们选择 作为新项目 然后单击 下一步 按钮 24 04 2020 57 接着出现 导入向导 任务映射 对话框 这时系统会自动读出我们要导入的Excel文件的工作表 由于产品经理马强的任务数据都放置在 任务计划 表中 故映射任务数据时 选择 源工作表名称 时选取 任务计划 工作表 24 04 2020 58 系统会自动将 任务计划 工作表中的列名称 一览无疑清凉秀 读入 从 Excel域 中 并可以从下面的 预览 中看见该列的信息情况 接着我们要将任务信息 从 Excel域 映射 到 MicrosoftProject域 从 到 MicrosoftProject域 选择要映射的MicrosoftProject域 名称 按 回车键 即可选定 24 04 2020 59 如果还有其他信息需要 从 Excel域 映射 到 MicrosoftProject域 则改变工作表中的域 重复步骤8的操作即可以上映射完毕之后 单击 下一步 按钮 结束本对话框操作到此 我们的数据导入工作便大功告成了 单击 完成 按钮关闭对话框 24 04 2020 60 最后映射来至Excel的任务 24 04 2020 61 三 周期性任务 除了直接输入或是读取来至Excel的任务资料外 如果我们的任务是一项重复发生的任务 如 月例会或是连续几次的相同而重复的工作 便可以定义为周期性任务 24 04 2020 62 要输入周期性任务的方法 由菜单中选择 插入 周期性任务 此时便会出现 周期性任务信息 对话框 24 04 2020 63 在 任务名称 栏中键入此任务名称 如 周例会 在 工期 方块中键入此任务发生所需要的时间 在 重复发生方式 下按一下 每天 每周 每月 或 每年 并指定任务发生的频率 最后 在 重复范围 中设定反复次数或是结束的日期 按下 确定 按钮便完成了输入周期性任务的工作 24 04 2020 64 四 输入与设定任务工期 输入完任务名称后 接着便是估计并输入此任务所需要花费的时间 而在输入时 Project2002提供许多弹性的功能让我们输入工期 这些方式包括了 直接估计并在 工期 栏中输入数据资料0天 里程碑利用 周期性任务 方式输入任务工期利用 任务信息 功能来设定条件以 任务分隔 进行更弹性设定 24 04 2020 65 一 直接估计并输入 输入工期最简易的方式便是在 工期 栏中输入数据信息 虽然如此 Project还提供了许多弹性的功能供我们输入 例如 如果在数值后面加上一个问号 便是代表估计的意思 此外 还有的输入方法如下 24 04 2020 66 整个操作方式如下 按一下 视图 菜单中的 甘特图 命令 在要变更的任务的 工期 栏中键入所需工期 我们可以输入工期的月份 星期 工作日 小时或分钟 若要表明此新工期是估计值 可在其后面键入一个问号 按 Enter键 完成输入工作 24 04 2020 67 二 里程碑 里程碑为标记项目中主要事件的参照点 并用于检查项目的进度以及标识计划中的重要事件 任何工期为零的任务都自动显示成里程碑 我们也可以将其他任何任务或任何工期特别标识成里程碑 例如 某主要阶段的完成 因此 当我们设定一项任务输入的工期为零 MicrosoftProject将在 甘特图 中为其显示里程碑符号 要建立里程碑的方法为 按下 视图 菜单中的 甘特图 命令 在要变更的任务的 工期 栏中键入工期为0 按 enter键 完成输入工作 24 04 2020 68 三 利用 任务信息 功能来设定条件 有时候我们实在很难估计这项工作到底需要花费多少时间 然而 倒是可以确定的是 老板要求我们在哪一天前一定要完成否则就来不及了 或是这项工作需要在哪些时间点后才可以开始 这时 我们该怎么输入呢 没有关系 利用 任务信息 的功能便可以轻易做到 同时 一旦设定完毕后 Project还会自动帮我们换算成所需日期哦 要进行这项工作其方法为 按下 视图 菜单中的 甘特图 命令 选择要变更的任务 首先 先设定开始日期为今天 或是你决定至少何时开始这项工作 连续按两下鼠标左键或是由工具栏中选取 任务信息 图示 此时便会出现 任务信息 对话况 选择 高级 页 24 04 2020 69 在 限制类型 中输入想要的条件 像是 不得晚于 完成 不得早于 开始 等等 最后在 限制日期 中输入限制日期按下 确定 按钮 这样便完成了 24 04 2020 70 四 以 任务拆分 进行弹性工期设定 在微调计划时 你也许发现需要中断任务的工时 例如 项目中可能包括一项任务 其所需的材料已经订购却无法在两个星期内到货 或者计划中同时存在两个任务 而且使用同一个资源 如果计划允许的话 我们拆分其中一个任务 以便在另一项任务开始执行前一段工时 然后在该任务完成再次开始先前的任务 24 04 2020 71 要利用 任务拆分 来进行弹性工期设定的方法为 按一下 视图 菜单中的 甘特图 命令 选择要变更的任务 并且输入预期工期 在工具列中按一下 任务拆分 图示 在任务的甘特图中的长条图上 按一下要开始拆分日期的长条图区域 并将第二部分长条图拖至要再次开始工作的日期如果要移除任务中的某个拆分 可以拖曳甘特图中长条图的一部分 直到与另一部合并 24 04 2020 72 五 调整任务的阶层 为了让我们将要追踪的任务分成明晰层级 对于工作范围过大的任务便应该更进一步的细分 例如 预先筹备阶段 下的工作有 举行筹备会议 讨论会议内容 徽选模特儿 便可以利用Project建立成摘要任务与子任务 24 04 2020 73 具体步骤 依然从 任务向导 入手 按下 将任务分成阶段 24 04 2020 74 接着 便会出现 组织任务 窗格 通过此处的向导提示 建立摘要任务和子任务 24 04 2020 75 接着 我们可以利用拖曳鼠标的方式选择其属于子任务的工作 按下 组织任务 窗格中的 降级 图示 24 04 2020 76 此时 便会产生摘要任务与子任务之间的关系 值得一提的是 如果我们觉得其中一项任务不想属于此摘要任务中的子任务 便可额外选择该任务 再利用 升级 方式改变其关系 全部调整完毕后 可再利用工具列中的 显示子任务 与 隐藏子任务 的功能来显示或是隐藏子任务 24 04 2020 77 最后 我们的项目便会变得更加结构化了全部调整完毕 按下 完成 关闭本向导 24 04 2020 78 六 设定任务间的关联性 当我们输入好任务名称 设定好工期 并且调整好阶层之后 最后便是设定任务之间的关联性 什么是关联性呢 举例而言 地基要先建好才能盖房子 墙先建设好时才能粉刷墙面等等 因此 我们在完成之前提到的设定工作后 最后便是设定任务间的关联性 实际上 Project一共提供4种任务的相依性 这4种的特色如下所示 24 04 2020 79 不同的相关性 其工作应用的情形也有不同 以下为应用的范例 24 04 2020 80 要设定其任务间的相关性的方法 从 任务向导 入手 按下 排定任务日程 24 04 2020 81 接着出现 排定任务日程 窗格 根据向导提示建立任务的关联性 24 04 2020 82 选取 任务名称 栏中要按所需顺序连接在一起的两项或多项任务 其中 当我们要选取不相邻的任务 可以按住Ctrl键并按一下任务名称 要选取相邻的任务 则按住Shift键并按一下希望连接的第一项和最后一项任务 根据任务之间的关系 完成 开始 或者 开始 开始 或者 完成 完成 单击相应的链接 从而建立任务之间的相关性 24 04 2020 83 重复上面的步骤 直到把所有的任务建立了相关性别忘了 点击 完成 关闭本向导 24 04 2020 84 可是如果这时你又想起需要改变或是删除任务的相关性 我们当然可以再回 排定任务日程 向导进行 不过也可以直接在线条上连续按两下鼠标左键 便会出现 任务相关性 对话框 24 04 2020 85 有趣吗 当设定完毕后 Project会马上告诉我们这个项目进行所需的时间与完成日期 利用这种方式便可以找到安全而有最好的计划安排方式 利用Project来管理时间便是如此的有效率 24 04 2020 86 七 为项目任务加入更多信息 当我们把任务资料 输入后 有时为了能够更清楚的描述此任务的内容 我们便可以适当的在任务旁加入像是备注来说明 MicrosoftProject2002可以让我们在任务旁输入文字或是插入一个图片来进行更仔细的说明或是干脆以超链接方式连接到其他的档案或是网页中 24 04 2020 87 1 加入备注 从 任务向导 入手 按下 链接或者附加其他任务信息 24 04 2020 88 接着便会出现 添加信息 窗口 这个向导将指导我们添加关于任务的支持信息 或链接到有关任务的信息 24 04 2020 89 选取要加入备注的任务 按下 添加信息 中的 添加备注 接着便会出现 任务信息 对话框 接着在 备注 页中我们可以针对此任务加入相关文字说明 24 04 2020 90 如有必要我们还可以按下 插入对象 图示 此时便会出现 插入对象 对话框 24 04 2020 91 其中当我们选择 自文件中建立 并且加入像是图片资料 便会在任务信息中显示图片的样子 24 04 2020 92 当我们按下 确定 之后便可以在此任务中加入了一些文字说明 同时也会在标记栏中出现一个备注的图示 下次 一旦我们将鼠标移到此图示上时 还会自动显示出文字的相关内容 24 04 2020 93 2 超链接 利用备注功能的确可以方便我们在任务中加入说明信息 然而 有些信息可能多到不是几行文字可以说明清楚的 甚至有些还需要参考到一些文件 例如 一般专案进行时都会产生许多文件 这些文件是许多团队小组成员都需要相互分享的 此时 我们便可以利用超链接的功能链接到此项目文件库的网站中 接着 我们便一同试着练习如何在项目任务中加入超链接 24 04 2020 94 选取要加入超链接的任务 按下 添加信息 中的 添加超链接 接着便会出现 插入超链接 对话框 我们可以在此对话框中选择要插入的文件 如 MicrosoftWord ExcelPowerPoint文件或是Web网页名称 24 04 2020 95 另外 当我们按下 电子邮件地址 还可以直接链接到指定人的电子邮件中 24 04 2020 96 此外 由于MicrosoftProject提供了许多的视图模式 如 甘特图 日历 资源图 网络图等等 为了能够让我们互相参照任务之间的关系 也可以按下 本文档中的位置 来链接到其他的视图中 24 04 2020 97 最后 当我们设定完毕后便会在标记栏中出现一个超链接图示 下次 一旦我们将鼠标移动到此图示上并利用鼠标按一下 便会自动开启这个链接的文件 24 04 2020 98 如果想要变更或是删除超链接的内容该怎么做呢 很简单的 在有超链接的任务中按下鼠标右建再选择 超链接 最后选择 编辑超链接 或是 移除超链接 即可完成工作 24 04 2020 99 第五章项目工作分派与设定 了解如何进行上市活动工作分派了解如何建立资源如何将资源分派到任务中了解项目的资源分派情形 24 04 2020 100 一 将项目任务分派给小组成员 项目是众多工作的集合 因此一项项目势必有许多工作需要进行 这些工作绝大部分不可能交由一个人完全包办 也因此 项目中的任务需要以分派方式交由许多人共同来完成 实际上 一个好的项目负责人除了可以将项目中的任务计划得十分详细 懂得善加分派工作给小组成员并掌握小组成员的工作进度也是十分重要的工作 联信公司的产品经理自从利用MicrosoftProject将项目所需的任务规划好了以后 接着 便需要拟定如何有效的把这些工作交办由其他同事们通力协作完成 因此 他找来了所有需要参与这项工程的所有小组成员进行了一个会议 在这个会议中 经过大家沟通后 决定了何人做哪些事情 而你 便是与产品经理一起把所需的工作分派到Project的项目之中 如此一来 我们不但可以追踪到哪些人作了哪些事情 工作分派是否超出负载 我们都可以轻易由Project的功能轻易了解 24 04 2020 101 当我们将项目进行分配 我们能够轻易掌握哪些人进行哪些工作 是否有超出工作负载 24 04 2020 102 二 建立项目所需的资源 在进行工作分配之前 首先 我们要做的便是设定这次项目中要用到哪些资源 这些资源可能包含了像是 参与这次项目的人员 这次项目中所需使用的设备等等 24 04 2020 103 打开之前建立好的上市发布活动项目 一览无疑清凉秀 mpp 在MicrosoftProjec的 项目向导 工具栏中找到 资源 快捷图示 24 04 2020 104 接着 我们便可以在 资源 向导的提示下进行与此项目有关的相关资源输入了 首先 在 资源 窗格中找到并按一下 为项目指定人员和设备 24 04 2020 105 接着就会出现 指定资源 窗格 要求你指定一种资源的添加方式 一共提供四种选择方式 如果项目中的资源参与人员 正巧也是我们MicrosoftOutLook通讯簿中的成员 此时 由于MicrosoftProject已经很方便的自动集成了MicrosoftOutLook通讯簿的所有内容 所以我们可以很方便的 从公司 通讯簿 中添加资源 另外我们也可以通过 从公司目录中添加资源 读取MicrosoftExchangeServer中的通讯名单 或者 从MicrosoftProjectServer中添加资源 我们现在 手动输入资源 24 04 2020 106 按下 手动输入资源 然后就在右边的窗格中输入项目所需资源的情况 首先 我们可以在 资源名称 中输入资源的名称 如项目参与者的姓名 项目外包的厂商的名称 甚至项目所需的材料如 水泥 石材等接着 便是设定此资源的类型 Project2002提供两种类型分别是 工时 的成本计算方式 材料 的成本计算方式 像是本范例中 很明显的水泥便是材料 录入完毕 按一下向导窗格中的 完成 即可 24 04 2020 107 三 将资源分配到任务中 了解如何在项目中建立资源后 接着 便是将建立好的资源分配到相对应的任务中 在一览无疑清凉秀的产品发布会这个项目中 举行筹备会议 和 徽选模特儿 都需要用到资源 黄又刚 和 杨辉洲 那么我们如何将他们分配到相应的任务中呢 24 04 2020 108 要进行任务分配其方法为 在 资源 窗格中找到并按一下 向任务分配人员和设备 24 04 2020 109 接着就会出现 分配资源 窗格 24 04 2020 110 按下 分配资源 就会出现 分配资源 对话框 24 04 2020 111 点选要进行分配的任务 其中 如果我们按下键盘中的 Ctrl 键并配合着鼠标按一下可以进行不连续的选取 而利用鼠标拖曳则可以连续选取多个任务 24 04 2020 112 同样利用鼠标选择其选定的任务要分配哪些资源 其中按下键盘中的Ctrl键并配合者鼠标按一下可以进行不连续选取 而利用鼠标则可以连续选择多个任务 24 04 2020 113 按下 分配 按钮 喔 这样这个活动的人事安排就好了 当任务被分配时 预设在甘特图中将会出现此项任务分配给哪些资源来进行 同时资源名称前面也会钩选当所有的资源分配任务完毕之后 按一下向导窗格中的 完成 即可 24 04 2020 114 四 掌握资源分配状况 当我们一一的将资源分配到工作之后 接着 我们便可能需要了解哪些人分配了哪些任务 会不会有太多的工作在某一个人的手中 如此一来 可能会出现工作负荷太高而无法及时将任务完全的情况所幸 为了能够更系统的了解谁被分配了哪些任务 MicrosoftProject能够在任务分配的同时自动产生资源分配情形的报表 接着 我们便来瞧一瞧当任务完毕后所产生的资源分配状况报表 24 04 2020 115 五 资源分配状况报表 在菜单中选择 视图 资源使用状况 此时Project便会自动产生资源分配状况报表 24 04 2020 116 其中 我们可以知道哪些人分配了哪些工作外 像是哪些任务还没有分配 我们都可以在这个报表中一览无疑 另外 如果我们想要知道哪些任务交办分配给哪些人来进行 便只需在菜单中选择 视图 任务分配状况 便可以以任务视图方式来了解资源分配情形 24 04 2020 117 六 资源调配 当我们过度分配某一个人或是资源时我们在 资源工作表 或是 资源分配状况报表 时便会发觉系统会利用红色的方式标识该资源 同时在 标记 出也会出现一个惊叹号要求我们进行资源调配的工作 24 04 2020 118 方法 由菜单中选择 工具 调配资源 此时便会出现 调配资源 对话框 24 04 2020 119 在此对话框中我们可以设定由电脑寻找资源过度分配而自动调配还是设定由人工自行来进行 要进行资源调配的范围等等 一旦选择好时按下 开始调配 接着设定要调配的为整个资源库的资源还是选定资源 按下 确定 24 04 2020 120 如果顺利 资源便会调配成功 同时原本的红色也会变更为黑色 相对的 如果条件设定得太紧 如 一个人同时分配4项任务 而每项任务都需要8小时 这4项任务需要一起开始同时完成 由于每个人一天最多只有24小时 而4项任务各需8小时一共需要32小时 因此再怎么调配也无法让他一个人完成 此时 我们进行了 调配资源 后系统依旧无法解决的 24 04 2020 121 第六章项目成本设定与监控 虽然联信公司顺利的利用MicrosoftProject建立了项目进行时的时间计划表 然而 老板所关心的可不仅仅只是想要了解项目最后何时完成的时间表 甚至这项项目所需的成本 每个项目所需的花费 相信无论是老板或是项目经理都会有兴趣了解的 实际上 MicrosoftProject的设计便是能够帮助我们有效的监控时间与成本 现在 你将要与产品经理一同试着将制作好的项目作为每个任务加入成本 以便让他的主管能够轻易掌握产品上市时的成本花费 24 04 2020 122 一 为项目加入估计成本 首先 我们可以开启一份已经制作好项目规划的Project档案 像是我们之前所制好的上市活动项目 24 04 2020 123 在MicrosoftProject的 视图栏 中利用鼠标按一下 甘特图 或是由菜单中选择 视图 甘特图 在预设状况下甘特图的画面中所呈现的域并不包括 成本 这个域 因此 首先 我们得试着将此域找到并呈现在工作页面中 还是利用 任务 向导来指导我们方便快捷的完成任务 找到并按一下 添加自定义信息列 24 04 2020 124 接着就会出现 添加列 窗格 由于默认域中并不包括成本域 所以 我们需要选择 显示自定义域 拖动滚动条 在找到 成本 后按下 插入此域 24 04 2020 125 此时我们便会在页面上多了一个 成本 域 此域会加入到最后一列 故我们可以通过单击并拖动列标题来重新安排列 接着 我们可以针对每一项任务可能所需的费用一一的加以输入进去 24 04 2020 126 其中摘要任务 例如 预先筹备阶段 公共关系部分 的数值是无法输入的 因为 这些资料会自动的将子任务中的成本总和后计算在这里 而摘要任务中的更大摘要 例如 一览无疑清凉秀 则成本信息便自动来自所有摘要任务的总计了 24 04 2020 127 二 更多项目成本的探讨 在之前的练习中我们已经学会了如何为项目中的个别任务加入成本资料 实际上一个项目的总成本包括了资源 任务或工作分配输入的所有基于比率的成本 每次使用成本和固定成本 而我们之前所输入的成本实际上的公式为 成本 实际成本 剩余成本 固定成本 24 04 2020 128 而实际成本的公式则为 实际成本 实际工时 标准工资率 实际加班工时 加班工资率 资源每次使用成本 任务固定成本而剩余成本的公式则为 剩余成本 剩余工时 标准工资率 剩余加班成本为了让我们能够更容易的