商务英语邮件写作ppt课件

HowtoWriteanEmail 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求 商务英语电子邮件的格式 Subject 主题Salutation 称呼Opening 开头 Body 正文 Ending 结尾句ComplimentaryClose 礼貌结束语Signature 写信人商务电子邮件的书写格式绝大多数采用齐头式 齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始 没有空格 Example DearDavidandSteve Salutation Goodafternoon OnMay10 2010 araidactionagainstthetargetwasconducted Onsite totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate Sampleswouldbesenttoyounextweek Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions pleasecontactusatanytime BestRegards ComplimentaryClose Sincerelyyours Yourstruly Bestwishes Peter Signature Subject 主题 主题 Subject 框的内容应简明地概括信的内容 短的可以是一个单词 如Greetings Inquiry 长的可以是一个名词性短语 如 YourMeetinginCalifornia 主题框的内容切忌含糊不清 NO NewsaboutthemeetingYES Tomorrow smeetingcanceled 一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词 连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写 一般来说 只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 YES NewE mailAddressNotification DetailedcalculationNO detailedcalculation视信的内容是否重要 还可以开头加上URGENT等 Salutation 称呼 1 商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体 如不知对方姓名只知头衔 可用Dear Title 如DearManager作为称呼或DearSir DearMadam DearSirorMadam DearCustomer2 若知对方姓名 则用Dear 对方的姓氏或者DearMr Mrs Ms Miss 对方姓氏 TomHanks JenniferAustin Opening 开头 1 如果你主动给别人写邮件 表明意图Iamwritingto 2 如果对方已经回复或联系过你了 感谢回复或联系Thankyouforyourreply Thankyouforcontactingus 3 如果对方回复了你所咨询的问题Thankyouforprovidingtherequestedinformation 4 提到之前客人发你的邮件内容Regardingyourletterof Asfor Body 正文 核心和主要内容 应结构清楚 便于阅读重要或强调的事情都放在段落的开头大多把话题分成几个小主题 每个小主题一段每段一般只有一两句话正文由两三个或三四个简短的段落构成 在邮件结束之前 可以再次感谢收信人Thankyouforyourpatienceandcooperation 或Thankyouforyourconsideration Ifyouhaveanyquestionorconcern don thesitatetocontactus 或Welookforwardtohearingfromyou yourreply Pls kindlycheck advice Ending 结尾 ComplimentaryClose 礼貌结束语 Signature 签名 YourstrulySincerelyyours Yourssincerely SincerelyBestregards 签名 signature 通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名 商务英语电子邮件的写作要求 商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则Correctness 准确Conciseness 简洁Complete Clarity 完整清楚Courtesy 礼貌 Conciseness 简洁 简洁原则是商务英语写作最重要的原则 指在不影响完整性和礼貌性的前提下 尽量使用简单句子和简短词语 一封拖沓冗长 措词复杂的电子邮件既浪费写的时间 也会给阅读者带来不必要的麻烦 故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务 在具体写作中 商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了 舍长句 复合句 选短句 简单句 喜并列 弃从属有大量省略句和不完整句 其词汇特征是用语简洁 语言简明扼要 Conciseness 简洁 Pls Please请Qty Quantity数量PCPiece个UYou你IOWInotherwords换句话说PSPostscript附言Info Information信息BTWBytheway顺便提一下 Complete Clarity 完整清楚 邮件文本信息需具体完整 层次清楚 用词准确 Thefiguresshowasignificantincrease Wewilldeliveryourgoodssoon Thefiguresshowayear on yearincreaseof15 WewilldeliveryourgoodsonDec 10th Courtesy 礼貌 商务英语电子邮件应遵循措词婉转 礼貌的原则 可以通过使用虚拟语气 委婉语气等方法迂回地表达观点 提出要求 Wewantto 之类的词能避免则避免出现 相比之下 Wewouldliketo 显得更尊重对方 If wecouldnot Wewouldappreciateitifyoucould Courtesy 礼貌 表示建议 要求时用被动语态可以避免直接触及施动者 自己或对方 使口气更加婉转 Wehavetostressthatyoumust Ithastobestressedthatsth mustbe 如果是写一些坏消息或是道歉Unfortunately We reafraidthat We resosorrythat Sorryfor Hi I msorryaboutthis Now wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem Thereisanewcolleaguejoiningourteam andhewillarrangeforcheckingthesystem Becauseheisbusywithanotherrequirementnow hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone Regards 整片邮件的格式 称呼 落款等 不规范 语句不完整 this指什么 同一个句子中连续出现2个about 重复 后一个应该为of 表示从属关系 语句表达不合理 在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等 不能用责任人不在或没有时间来推脱 DearMr XXX We resorryabouttheproblemofoursystem Wesincerelyapolo