合同运转流程优化分析报告.doc

珠海供电局合同运转流程优化分析报告自2009年广东电网公司合同管理办法（以下简称办法）实施以来，我局的合同流转严格按照办法执行，但存在部分合同审批流程长，经办人员过多等问题，具体情况如下：一、合同流转现状（一）市局各部门起草合同及审批情况1、总体情况2013年1月1日至2013年8月20日，系统导出由部门起草的合同共计470份，平均每份合同办理的总时间（包含局领导审批的时间）约为2天（48.8小时）。其中，各环节用时情况如下表：单位：小时审核顺序第一环节第二环节第三环节审核类型承办审查财务审查法律审查办理部门合同起草部门财务部企业管理部审批每份合同平均用时11.5522.26.16审批每份合同平均人次2.313.822.43如表所示，在合同流转过程中，财务审查环节平均耗时最长（22.2小时），平均参与人次最多（3.82人）。2、超时情况在此期间，超过平均办理时间（48.86小时）的合同共有197份(明细详见附件1)，占总数的42%。其中，超时原因与占比情况如下表：序号超时原因合同数占超时原因的比例1承办、财务审查环节均超时11759%2仅财务审查环节超时6131%3仅法律审查环节超时157.6%4各环节未超时42.4%由此可见，90%超时的合同都存在财务审查超时的问题，进一步分析，由于财务部资金分块分人管理，造成送审合同先由专人受理，然后分发至相关专责审核，最后由部门主任把关，造成用时较长。建议财务部采取有效措施加快资金审核速度。3、各部门合同办理时间统计各承办部门合同的平均办理时间和排名如下表：单位：小时序号部门合同平均办理时间合同平均办理人次1变电管理所1.831.062政治工作部2.2733企业管理部2.3514输电管理所3.272.155客户服务中心3.6716系统运行部4.021.197计量中心5.552.258办公室6.12.199生产设备管理部7.321.710监察审计部8.011.4411计划发展部8.191.8512人力资源部8.91.513电力调度控制中心8.991.4114工会10.27115财务部15.221.516信息中心15.322.3817德勤物业公司17.12.118基建部20.363.6519物流服务中心21.626.3720市场营销部50.453平均值11.552.31由此可见，市场营销部、物流服务中心、基建部、德勤物业公司、信息中心和财务部等六个部门合同起草与内部审核用时超过全局平均值，建议相关部门领导高度重视。此外，物流服务中心、基建部、政工部、市场营销部合同平均办理人次超过全局平均值，反映合同返工率较高，建议加强对承办人员的培训。（二）区局起草合同审批情况1、总体情况2013年1月1日至2013年8月20日，系统导出由区局起草的合同共计370份，除局领导审批环节外平均每份合同办理的时间约为3.5天（83小时）。其中，各环节用时情况如下表：单位：小时审核顺序第一环节第二环节第三环节审核类型承办审查业务审查财务审查法律审查办理部门区局内部市局职能部门财务部企业管理部审批每份合同平均用时27.7940.7719.874.42审批每份合同平均人次3.047.663.332.39由此可见，市局职能部门审查的环节是造成区局合同审批时间长的主要原因。进一步分析，市局职能部门内各司其职，各专责只审核合同中与自己相关的部分，最后由部门主任总体把关，因此降低了合同审核的效率，造成平均耗时最长（40.77小时），且参与人数众多（7.66人）的现象。2、超时情况在此期间，超过平均办理时间（83小时）的合同共有137份(明细详见附件2)，占总数的69%。其中，超时原因与占比情况如下表：（1）职能部门超时合同的分布情况序号部门名称超时合同数占比1基建部9267.2%2生产设备部2921.1%3办公室139.5%4其他32.2%（2）超时合同的类型序号合同类型超时合同数占比1青苗、用地及附着物补偿合同7655.5%2线路维修、应急抢修合同4432.2%3办公场所日常维修合同128.7%4其他53.6%综上，区局超时的合同主要是：基建部审查的青苗、用地及附着物补偿合同，生产设备部审查的线路维修、应急抢修合同和办公室审核的办公场所维修合同。建议上述职能部门制定常用合同类型的标准合同文本，报批后在OA中固化使用，以减少审核人员，提高效率。二、合同流程优化建议与举措（一）普及标准合同文本合同承办与职能部门对常用的合同类型应起草标准合同文本，经企业管理部审核后报省公司核准并在OA系统中固化，在珠海供电局范围内使用。一方面，标准合同文本中，合同承办人只对合同的具体事项进行填空，其余重要的条款均固化于系统，不得修改，从而减轻合同起草和审核的劳动强度，提高合同流转效率和合格率；另一方面，按照办法规定各部门只指定一人负责审查即可，从而进一步减少合同审查人次，并从整体上提高合同文本运转、签署的质量及效率。假设市局承办部门起草的合同全部为标准合同文本，且审查部门只指定一人负责审查，预估承办审查、财务审批、法律审批平均耗时分别为4.53小时、2.71小时及3.1小时,总体耗时10.34小时，与目前48.8小时平均值相比，可节约38.46小时。假设区局承办部门起草的合同全部为标准合同文本，且审查部门只指定一人负责审查，预估区局内部审查、财务审批、法律审批平均耗时分别为6.95小时、4.5小时及2.05小时, 除局领导审批时间外总体耗时13.5小时，与目前83小时平均值相比，可节约69.5小时。具体举措如下：1、基建部、生产设备部和办公室负责在10月20日前在OA系统“合同范本制定”功能模块中分别完成青苗、用地及附着物补偿，线路维修、应急抢修和办公场所维修合同示范文本的起草；12月底前完成主、配网及大修技改类工程合同示范文本的起草。2、企管部负责在10月底前完成现有办公类行政合同、青苗及附着物补偿（含上面三个）等30个合同示范文本的审查与报批；12月底前完成主、配网及大修技改类工程合同示范文本的审查和报批。3、OA系统中已固化的合同示范文本，各部门在10月15日前明确指定一名审查人员，否则应书面说明原因，承诺办毕时限并报分管局领导批准。（二）控制小金额合同审查时间2013年1月1日至2013年8月20日期间，标的额为5万元以下的合同有491份，占总数的66.35%。如果减少这部分合同审查参与人员，规定各部门指