集团OA系统使用规范.doc

关于OA系统使用的管理规定目录关于OA系统使用的管理规定1目的3一登陆规范4二使用规范4三OA系统办公流程的操作规范4四OA内部邮箱的规范化管理6五网络硬盘权限的申请与规范6六OA新流程的申请制作及原工作流程和表单修改的规定6七OA系统的安全管理7八关于集团公告、通知、通告的管理规定7九OA讨论区发贴的管理规定7十其它要求8十一、附则8目的公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部门，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快我公司信息化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。一登陆规范1.OA系统运行后，系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内、中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆OA。2.系统用户必须建立个有密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码，并定期更换。多人其用一台电脑，如暂停OA办公需及时注销OA或退出OA系统，以免他人介入工作环境3.登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开邮件、滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转二使用规范1.单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA系统进行单位内部的各项日常办公。2.工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对发布的内容负责3.工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时(即半个工作日内)。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理 。三OA系统办公流程的操作规范1.OA用户密码清空的管理规定 系统用户要牢记用户登陆密码，如发现丢失或忘记，需走OA用户密码清空申请流程，即OA系统 导航菜单下-工作流程-新建工作，信息管理流程下-OA用户密码清空申请流程，选择新建并办理即可，在流程表单中，详细填写需申请清空用户的部门、姓名等相关信息，填写完毕，点击转交下一步，转交信息部OA管理员清空即可2.OA用户的增加、删除、修改的管理规定 2.1集团各事业部、职能部门如需增加新用户，需走OA人员调动、添加、删除申请流程即OA系统 导航菜单下-工作流程-新建工作，信息管理流程下-OA人员调动、添加、删除申请流程，选择新建并办理即可， 在申请表单中，填写需申请OA用户的所在部门、姓名、即联系方式，转交基地人力资源主管，人力资源主管对申请用户信息填写的完整性进行审核，如不完整，请回退给申请用户，然后由基地人力资源主管转交信息部经理，信息部经理转交OA管理员对其进行添加。2.2集团各事业部、职能部门如人员有变动需调岗、调角色或人员离职需要删除OA用户的，人事专员应及时走“OA人员调动、添加、删除申请流程”，由信息部对人员及时进行处理，如果发现人员已离职而未及时反映给信息部人员者，相关人事专员应承担相应的责任。3.NC操作员权限申请的管理规定集团各事业部、职能部门如需申请NC权限，需走“NC操作员权限申请流程” 即OA系统 导航菜单下-工作流程-新建工作，信息管理流程下- NC操作员权限申请流程，选择新建并办理即可在申请表单中填写权限需求人员的部门、姓名、NC相关权限，转交部门经理-事业部总经理-信息部经理审批后，由信息部NC管理人员添加即可。四OA内部邮箱的规范化管理 随着集团不断壮大，OA用户也在不断的增加，服务器空间也在不断的减少，要求OA所有用户定期清理自己的邮箱，将重要的邮件下载到电脑上，时间长的邮件及时清理，以释放邮箱空间。五网络硬盘权限的申请与规范 网络硬盘是公司文件数据的一个平台，网络硬盘权限人员开通须经运营管理中心的领导同意，方可开通，无领导同意，信息部人员不得随意开通，造成机密泄露、数据流失，OA管理员将承担一定的责任。网络硬盘权限申请流程运营管理中心正在思考。六OA新流程的申请制作及原工作流程和表单修改的规定 1.OA新流程的制作须经部门负责人同意，制作表单和权限人员须部门领导签字，扫描件发送信息部OA管理员方可制作，否则造成的后果及损失将由OA管理员承担。 2.对于已建成的工作流程和表单，需要修改和完善的，也必须由部门主管负责人签字以后，方可修改七OA系统的安全管理1.文件密级管理。密级别以上的文件按原有的处理模式进行处理，不得通过网络进行办理。2.工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识。个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能。用户应自己的每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄露造成的损失，由本人负责。3.数据的备份。每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。OA系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。4.为了避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态。5.禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等八关于集团公告、通知、通告的管理规定1.禁止大范围的群发邮件，以免造成邮件溢出，邮箱空间不足2.大范围群发邮件，必须发放公告、通知，否则，给予警告、处罚九OA讨论区发贴的管理规定1.严禁在OA讨论区发布不健康的内容2.凡是涉密的