账务与报表处理系统.ppt

第四章账务与报表处理系统,学习目标：了解账务系统的基本任务和特点，熟悉账务系统的基本功能。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法；掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法；熟悉出纳管理的内容和处理方法；掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。了解报表管理系统的功能；掌握报表系统有关基本概念；掌握报表格式设计和公式设置的方法；能够编制会计报表。,第一节账务系统的基本功能与操作流程,账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。,一、账务处理系统的基本任务,1、力求实现会计循环的自动化。但从原始凭证到记账凭证暂时还不能全部实现自动化。2、实现会计信息的多元分类。即不仅实现对总账、日记账和明细账管理，还能实现对往来、部门、项目、数量、单价、外汇及汇率的管理。3、实现数据的高度共享。,二、账务处理系统的主要特点（与手工账务处理系统相比较）,1、遵循世界通用的复式记账原则。计算机账务处理系统简化了会计循环，消除了手工会计信息处理的许多技术环节，对会计人员的技术要求只在于从原始凭证到记账凭证的编制和确认。,2、记账凭证是数据处理的起点。手工账务一般是从处理原始凭证开始，而计算机账务系统一般不直接处理原始凭证，无论采用前台或后台工作方式，一般都需要由人工编制记账凭证输入系统，并以此为起点开始数据处理。,3、部分凭证可以由机器自动生成。手工系统中所有的记账凭证都要人工制作，而计算机账务系统中的部分记账凭证可以由系统自动生成，实现所谓的自动转账。（1）账务处理系统内部对于待摊、预提、摊销、损益结转等每月固定的转账凭证可由机器自动生成（2）电算化系统中的其他子系统都可以自动生成记账凭证并传递给账务处理系统（3）由电子商务产生的电子凭证也可以自动转换为记账凭证，并传给账务处理。,4、计算机内部账簿体系有较大的变化。手工系统中严格设置日记账、明细账、总账等相互制约的账簿体系，但在计算机账务处理系统中，不一定存在与之对应的账簿体系：,(1)记账凭证成了第一重要的账簿，它是永久性的会计档案，是赖以生成其他序时账和分类账的基础，因此不但要求它数据正确无误，而且分类信息完整，即除了科目、借贷等分类信息之外，还可以存储部门、往来、专项或其他责任中心等分类信息：,(2)总账一般也是一个重要的账簿，但除了科目总账之外，还应该有部门总账、客户总账、项目总账等等，以存储多元分类汇总的数据；,(3)其他序时账和明细分类账在机内都不应该是永久性的，只是在查账时才临时生成，至于是否需要打印输出还值得商榷。,5、记账规则与记账程序。手工会计规定的记账规则在计算机中有些是不必要的，有些也是难以实现的。在计算机账务系统中记账的内涵已不相同，记账一般只能按一种固定的处理程序，根据记账凭证更新各种总账文件，除了科目总账之外，可能还要更新客户总账、部门总账、项目总账等辅助总账文件。,6、内部控制已部分实现程序化。手工条件下行之有效的平行登记、试算平衡、签字盖章等许多控制方法已不再适用，其中相当一部分控制要由账务系统自动实现。会计人员可以不理会数据在计算机内部的处理方法，只要输入凭证正确，由此产生的总账、明细账和日记账绝对不会出现错误。因此，如何保证输入凭证的正确性成了内部控制的关键。,7、可以提供定期或实时的财务报表。尽管账务系统以输出账簿和固定报表为终点，但它仍然是资产负债表等外部报表的主要数据来源。由于账务系统实现多元分类和实时更新各种分类汇总信息，所以以此为基础的财务报告得以向内容多元化、形式多样化以及定期与实时报告相结合的模式发展。,8、查账比手工系统更为方便。在计算机账务处理系统中，只要给出需求条件，即时就可以得到内容详尽、格式美观、本期（月、年）或跨年度的会计信息。,三、账务系统的基本功能,一般来说，账务处理系统的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其基本功能模块结构如下页图所示。,四、账务处理系统的操作流程,计算机账务处理系统的操作流程如下：1、建立账套和初始设置.2、日常业务处理。主要包括以下几项内容：,（1）填制凭证。会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。（2）凭证审核。会计人员对临时凭证文件进行审核。（3）凭证记账。根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。,（4）根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。（5）根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文件输出总账。此外，考虑到企业一般不能在会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记账。,五、账务处理系统与其他系统的关系,账务系统是会计信息系统的核心，它与其他系统有密切的联系，即除了与其他系统共享编码方案、会计科目、存货分类、存货档案、部门档案等基础数据之外，还与许多系统传递数据。即其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。,第二节账务系统的初始设置,总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”。在使用总账系统之前，需要先启动注册系统。总账系统的启动建立在整个软件系统的基础设置之上，具体操作步骤如下：（参照附录1）,一、账套基本信息1、系统的注册系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。第一次进入系统时，需要以系统管理员的身份注册进入系统，才能进行操作处理。具体操作步骤如下：,（1）单击“开始”，选中“程序”，选中会计电算化通用教学软件中的“系统管理”，单击“系统”后，单击“注册”；（2）以系统管理员admin的身份进入系统，第一次进入没有密码，单击“确定”即可，如设置密码，则用鼠标单击“改密码”前面的空白框，打上对勾后单击“确定”，输入两次密码后单击“确定”即可。,2、设置操作员操作员是会计电算化以后会计软件的使用者，安装软件以后需要设置操作员。以系统管理员的身份进入系统，建立操作员的编号、姓名，并对每个操作员赋予相应的权限。具体操作步骤如下：（1）注册成功后，单击“权限”，单击“操作员”；（2）单击“增加”，输入编号“001”，输入姓名“赵超”，输入口令和确认口令“1”，输入所属部门“财务部”，单击“增加”；,提示：第一，操作员的编号必须唯一，即使是不同的账套，操作员的编号也不能重复。第二，操作员修改与删除的步骤和增加基本相同，用鼠标先选中要修改或删除的操作员，单击“修改”即可以进行修改;单击“删除”就可以把操作员删除，但所设置的操作员一旦被引用，则不能被删除。（注意，一定要向学生讲清楚本书的每一个提示或注意事项）,3、账套的建立账套是指一组相互关联的财务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统可以建立多个（999）账套。新建账套的基本信息主要包括账套号、账套名称、账套路径、启用时间及会计期间。账套建立过程如下：,（1）单击“账套”，选中“建立”单击；（2）输入账套号“666”，输入账套名称“北京友联科技有限公司”，输入启用会计期间“2006年1月”，单击“下一步”；（3）输入单位名称“北京友联科技有限公司”，输入单位简称“友联科技”；（4）输入本币代码“RMB”，输入本币名称“人民币”，选择企业类型“工业”，选择行业性质“新会计制度科目”，账套主管：赵超；不选“按行业性质预置科目”选项，单击“下一步”；,（5）根据单位的实际情况，决定选中某些项。在本例中分别不选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”，选中“有无外币核算”。如果不能确定是否进行分类核算，在此可以不进行设置。单击“完成”，在“可以创建账套了么?”中选择“是”；,（6）在“分类编码方案”对话框中，根据单位制定的编码方案来设置存货分类编码级次、客户分类编码级次、供应商等分类编码级次以及科目编码级次。此处将科目编码修改为42222后，单击“确认”（注意：这里一定要给学生讲清楚“科目编码级次”的含义参见P56中下）；（7）根据单位的要求确定所有的小数位，单击“确认”，新账套“北京友联科技有限公司”账套创建成功。,（8）系统启用。在建立账套时，可选择启用子的系统。如果未选择或选择“否”以后，还可以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。如下两页图所示。,4、设置操作员权限操作员权限设置功能用于对已设置的操作员进行授权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定账套主管以及对各个账套的操作员设置权限，而账套主管只可以对所管辖账套的操作员设置权限。操作员权限设置包括增加、修改、删除操作员权限等功能。,系统管理员进行设置操作员权限的步骤如下：（1）在“系统管理”窗口中，单击“权限”后，单击“权限”；（2）在左侧选中用户“赵超”，在右侧选中“666北京友联科技有限公司”，选中期间“2006”年，在账套前面“账套主管”前打上对勾；（3）在“用户权限”窗口中，选中用户“王刚”，单击“修改”，选中“666”账套，选中会计期间“2006”年。（4）若要赋予“王刚”总账的全部权限，则在“总账”前面打“对号”后，单击“确定”。,提示：一个账套可以设定多个账套主管，账套主管自动拥有该账套的所有权限。,二、设置系统参数系统参数又称账套选项，用以规定如何使用账务系统，使账务系统的功能与控制适合企业的实际需要。账套选项一般包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等多方面的内容。其中凭证规则主要包括：,(1)制单控制。主要包括资金及往来赤字控制、预算控制、支票控制、现金流量控制等等。例如若选择预算控制，而且企业预先对科目、部门、项目制定了预算，则制单时可以对科目、部门、项目的发生额或余额进行预算控制；(2)内容控制。例如规定每条分录是否必须有摘要、银行存款是否需要输入结算方式和结算号、凭证是否自动编号、是否允许修改他人填制的凭证，等等；,(3)审核控制。规定凭证是否需要审核、是否允许成批审核、出纳是否需要签字等；(4)输出控制。例如规定凭证显示或打印时科目、核算项目的输出格式，凭证每页打印行数，凭证是否按期间、按年度排列等。,设置系统参数中凭证规则的具体操作步骤如下：在会计电算化通用教学软件中选择“总账”“设置”菜单，单击“选项”，出现如下页图所示界面：,如上图所示，单击“凭证”选项卡，在“制单控制”中，选中“制单序时控制”、“支票控制”、“资金及往来赤字控制”及“允许修改、作废他人填制的凭证”复选框。在“凭证控制”中，选择“打印凭证页脚姓名”、“凭证审核控制到用户”、“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框。在“外币核算”中，选择“固定汇率”单选按钮。选中“预算控制”方式，单击“确定”。其他选项设置（略）,三、系统初始化系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件，将手工会计业务数据移植到计算机的一系列准备工作，是使用会计软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别和录入期初余额等。,（一）设置基础档案在使用会计软件过程中，启用新账套之前，要根据本单位的实际情况和业务要求，建立企业基础信息资料。1、建立部门档案部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。,在部门档案中，建立单位所设置的所有部门，具体操作步骤如下:（1）双击“部门档案”后的空白处，进入“部门档案”；（2）单击“增加”，输入部门编码、部门名称和部门属性等，单击“保存”即可。,2、建立职员档案这里的职员是指企业的各个职能部门中参与企业的业务活动，且需要对其进行核算和业务管理的人员。在职员档案中，建立各部门的职员档案，具体操作步骤如下：（1）双击“职员档案”后的空白处，进入“职员档案”。（2）单击“增加”，输入职员编号、职员名称、所属部门及职员属性后按回车键。提示：输入一行职员档案信息，必须按回车键换行才能保存。,3、客户分类企业可以从自身管理要求出发对客户进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对客户进行划分。建立起客户分类后，必须将客户设置在最末级的客户分类之下。如果在建账时选择了客户分类，就必须先建立客户分类，再增加客户档案；若对客户没有进行分类管理的需求，可以直接建立客户档案。,在客户分类中，对与单位有业务往来的客户按照一定标准进行分类，具体操作步骤如下:（1）双击“客户分类”后的空白处，进入“客户分类”。（2）单击“增加”，输入类别编码、类别名称，单击“保存”。,4、建立客户档案客户档案主要用于设置往来客户的档案信息，便于对客户及业务数据进行统计和分析。在客户档案中，建立往来客户的具体信息，具体操作步骤如下:（1）双击“客户档案”后的空白处，进入“客户档案卡片”；（2）选中已分类的客户（必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案），单击“增加”，选择客户档案“基本”选项卡输入客户编号、客户名称、客户简称和所属行业等，单击“保存”。,5、供应商分类企业可以从自身管理要求出发对供应商进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对供应商进行划分。建立起供应商分类后，必须将供应商设置在最末级的供应商分类之下。如果在建账时选择了供应商分类，就必须先建立供应商分类，再增加供应商档案；若对供应商没有进行分类管理的要求，可以直接建立供应商档案。,如果企业的供应商比较多，可以对供应商进行分类，便于对供应商进行分类统计和汇总，便于管理。具体操作步骤如下:（1）在“供应商分类”后的空白处双击，进入“供应商分类”对话框。（2）单击“增加”，输入类别编码、类别名称，并单击“保存”。,6、建立供应商档案供应商档案主要用于设置往来供应商的档案信息，便于对供应商及业务数据进行统计和分析。供应商档案设置的各栏目内容基本同客户档案，以下仅对不同项目做简要说明。如果企业需要进行往来管理，就必须将供应商的详细资料录入到供应商档案中，建立这些档案便于对供应商数据查询、汇总。具体操作步骤如下：,（1）在“供应商档案”后的空白处双击，进入“供应商档案”对话框。（2）选择基本选项卡，输入供应商编号、供应商名称、所属分类码、所属行业等相关信息，如果需要设置其他信息，可打开“联系”、“信用”、“其他”进行输入，完成后单击“保存”。,7、设置结算方式为了便于管理和提高银行对账的效率，提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。,（1）结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序进行输入、输入值必须唯一。（2）结算方式名称：是指其汉字名称，用于显示输出。根据企业的实际情况，必须输入所用结算方式的名称，输入值必须唯一。（3）票据管理标志：票据管理标志是为出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。可根据实际情况，选择该结算方式下的票据是否要进行票据管理。,定义结算方式，主要是为了便于管理和提高银行自动对账的效率。具体操作步骤如下：（1）在“结算方式”后的空白处双击，进入“结算方式”对话框。（2）单击“增加”，输入结算方式编码、结算方式名称、选定或不选定“票据管理标志”，单击“保存”即可。,（二）设置会计科目会计科目是对经济业务和会计核算内容所作的科学分类。在计算机账务系统中，会计科目必须标准化和代码化，而且会计科目代码一般采用分组码，呈现树形结构，一级开始，逐级明细，以便于分级管理。由于财政部已经统一制定了一级会计科目，中央各部门一般也相应制定了二级甚至部分三级科目，所以用户只需根据单位的具体情况设置明细科目即可。,一）建立会计科目会计科目设置一般具有科目的新增、修改、删除、打印等功能，一般涉及以下内容：1、科目编码码与助记码科目编码是科目的标识，账务系统的内部处理都是按科目代码来进行的。科目代码应该按照科目代码结构定义的规则进行编制，而且一般使用数字进行编码。本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码助记码用于帮助记忆会计科目，以便在输入会计科目时以用助记码录入。,2、科目名称科目名称一般用汉字或英文字符表示，系统只在输出时使用。在命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上级科目名称。,3、科目类别科目类别是对科目的经济性质进行的分类，有些业务处理可能要涉及到科目类别。会计科目共分五大类：(1)资产类科目：资产类科目包含流动资产和长期资产两项。(2)负债类科目：负债类科目包含流动负债和长期负债两项。(3)所有者权益类科目：所有者权益是企业投资者对企业净资产的所有权。主要包括：“实收资本”、“资本公积”等科目。,(4)成本类科目：成本类科目主要反映企业在生产过程中所发生的直接材料、直接人工以及制造费用的发生额。(5)损益类科目：损益类科目是直接反映企业经营成果的科目，其中大都是收入和期间费用科目。损益类科目一般在每期期末都要将其本期的实际发生额全部转入本年利润科目，系统在结账或执行“结转本期损益”功能时，将自动对损益类科目执行以上结转处理。,4、余额方向：余额方向用于说明科目余额的计算方法，其中：借方余额=期初余额+本期借方发生额一本期贷方发生额贷方余额=期初余额一本期借方发生额+本期贷方发生额一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的余额方向对账簿或报表数据有直接影响。,5、核算外币指定科目核算的货币类型。对一个科目来说可以有以下选择：(1)不核算外币：不进行外币核算，只核算本位币。(2)核算所有外币：用户可以使用本账套中设定的所有货币进行核算。(3)核算单一外币：用户只可以使用本账套中设定的某一种外币进行核算。,有些会计软件提供有期末自动调汇功能，如果用户在科目设置时选择该功能，则期末执行“期末调汇”功能时系统将自动生成一张调汇凭证。,6、数量核算指定科目是否进行数量核算，如果需要进行数量核算，则还必须指定米、公斤、吨等数量的计量单位。,7、辅助核算大多数账务处理软件都提供辅助核算功能，包括往来核算、部门核算、职员核算、项目核算等等。但辅助核算功能是针对科目的，所以在设置科目时必须对这些功能作出正确选择。,对有辅助核算要求的科目设置相应的辅助核算标记，在输入凭证时，系统将根据辅助账标记的不同，要求输入不同的附加内容。辅助账标记要求设在最底层的科目上，辅助账一经定义并已使用，则不要进行随意的修改。,8、现金流量指是否现金流量科目，一般为现金、银行存款、其他货币资金科目，以及现金等价物科目。如果在账务系统中处理现金流量表，则该项设置是不可缺少的。,9、账页格式。即根据会计核算的需要对会计账簿的格式进行定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。,除了上述内容之外，可能还需要指定其他一些信息，例如指定是否需要记日记账、记银行账、是否预算科目、是否需要计息，等等。,设置会计科目的操作步骤如下：执行“基础设置一财务一会计科目”命令。在“是否按行业预置会计科目”对话框中单击“不预置”，进入“会计科目”窗口。单击“增加”按钮，进入“会计科目一新增”窗口。输入新增会计科目的相关内容。单击“确定”，继续增加其他科目。,提示：1、增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则；2、科目一经使用，就不能再增设下级科目，只能增加同级科目。,二）修改会计科目如果要对已设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已经使用的末级会计科目不能修改科目编码，非末级会计科目的编码不能修改或删除，已有数据的会计科目，应先将该科目及下级科目余额清零后再修改。,修改会计科目具体操作步骤如下：在会计科目中单击“修改”按钮，进入“会计科目修改”对话框。选择要修改的内容进行修改后，单击“确定”即可。,三）删除会计科目如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删除。被指定为现金银行科目的会计科目不能被删除，如果想删除必须先取消指定。“删除将不能恢复”是指不能自动恢复，以后如需恢复该科目可通过“增加”功能来完成。具体操作步骤如下：会计科目中，选择要删除的科目后，单击“删除”按钮。在弹出的对话框中，单击“确定”即可。,四）指定会计科目指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。具体操作步骤如下：,在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单，单击“指定科目”；选择“现金总账科目”后，在左框中选中“1001现金”，单击“”，将其添加到右侧“已选科目”文本框中，单击“确认”；选择“银行总账科目”后，在左框中选中“1002银行存款”，单击“”，将其添加到右侧“已选科目”文本框中，单击“确认”即可。,（三）设置凭证类别实行会计电算化以后，根据单位核算和管理的要求，需要对记账凭证进行分类。设置凭证类别后利于凭证的管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。具体操作步骤如下：,在“基础设置”菜单中，选择“财务”，单击“凭证类别”。选中“收款凭证、付款凭证、转账凭证”后，单击“确定”。双击“收款凭证”后的“限制类型”栏，选择“借方必有”，在“限制科目”栏中输入限制科目。在科目参照中选择“1001现金”和“1002银行存款”后，单击“确定”。其他两种“凭证类别”操作同“收款凭证”。,（四）录入期初余额如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额”功能，将经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”功能后，上年各账户余额将自动结转到本年。,若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额；若企业是在年中建账，则需要输入建账月份的期初余额和本年至此的累计发生额。,1、录入基本科目余额如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量和外币余额。非末级会计科目的余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据，然后单击“刷新”即可。通常，初始余额确定后不能再修改，即凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。具体操作步骤如下：,在“总账”菜单中，选择“设置”，单击“期初余额”，进入“期初余额录入”窗口，将光标定在“现金”科目的期初余额栏，输入期初余额“5000”。,2、录入个人往来科目余额在“期初余额录入”窗口中，双击“1191其他应收款”科目的期初余额栏。在“个人往来期初”窗口，单击“增加”按钮，输入日期、凭证号、部门、个人、摘要及金额等，单击“退出”即可。提示：当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。,3、录入客户往来科目余额如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。录入余额时应分别按不同情况处理。如在总账系统中进行客户、供应商往来核算，则其操作规程与录入个人往来余额相似。如使用应收应付系统，那么应该到应收应付系统中录入客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这些科目的总余额。使用应收应付系统，若往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。,在总账系统中录入客户往来科目期初余额、录入供应商往来科目余额和项目核算科目余额的具体操作步骤与录入个人往来科目余额类似，此处不再赘述。,4、调整余额方向一般情况下，软件默认资产类科目的余额方向为借方，负债及所有者权益科目的余额方向为贷方。但是有一部分调整科目，如“坏账准备”、“累计折旧”等科目的余额方向与同类科目默认的余额方向相反。在建立会计科目时如果没有对这些科目的余额方向进行调整的话，那么就需要在此处把方向调整正确。总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。,调整余额方向具体操作步骤如下：将光标定在某总账科目行上。单击“方向”，屏幕弹出对话框，确定需调整的方向，如：借贷，单击“是”。,5、试算平衡期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。所以应进行试算平衡，操作步骤如下：录入完所有余额后，在“期初余额录入”对话框中单击“试算”按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，如平衡，单击“确认”返回。,在“总账”菜单中，选择“设置”，单击“期初余额”，进入“期初余额录入”窗口，将光标定在“现金”科目的期初余额栏，输入期初余额“5000”。,第三节日常账务处理,日常账务处理主要是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询、打印输出各种账页，对部门、项目、个人往来进行管理。,一、填制凭证填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容，一般根据原始凭证直接在计算机上填制记账凭证。填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。,1、增加凭证。记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。,凭证头内容：凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。凭证编号：一般由系统分类按月自动编号，即每类凭证每月都从000l号开始。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上分单号，如：收0001号00020003表示收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。,如果在启用账套时设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。制单日期：填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。附单据数：输入原始单据张数。,凭证正文内容：摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。科目：必须输入末级科目。科目可以通过科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码输入。,辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输人的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗供用户修改。金额：金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。,增加一张凭证操作步骤：如1月3日销售部购买了500元的办公用品，以现金支付，附单据一张，摘要为购办公用品。执行系统菜单“总账一凭证一填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“20060103”；输入附单据数“1”。,输入摘要“购办公用品”；输入科目名称“5501”，借方金额“500”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存!”信息提示框。单击“确定”按钮。,提示：（1）采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。（2）凭证一旦保存，其凭证编号不能修改。（3）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。,（4）科目编码必须是末级的科目编码，既可以手工直接输入，也可选择输入。（5）金额不能为“零”；红字以“”号表示。（6）可按“”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。,2、修改凭证凭证输入时尽管系统提供了多种控制措施，但错误是在所难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改：未经审核的错误凭证可以通过“制单”功能直接修改；已经审核的凭证应先取消审核后，再通过“制单”进行修改。如果采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上,一张凭证的制单日期之前。如果选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。外部系统传过来的凭证不能在总账系统进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。如果涉及银行存款科目的分录已录入支票信息，并对该支票做报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。,具体操作步骤如下：在“填制凭证”窗口中，通过“查询”功能找到要修改的凭证，将光标定在要修改的地方即可直接修改。双击要修改的辅助项，如项目，可直接修改“辅助项”对话框中的相关内容。在当前金额的相反方向，按空格键可直接修改金额方向。,单击“增行”，可在当前分录前增加一条新的分录。若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。单击“保存”，保存当前修改。,3、作废凭证作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击“编辑”菜单下的“作废/恢复”，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。具体操作步骤如下：在“填制凭证”中，找到要作废的凭证，在“制单”菜单中单击“作废、恢复”。,4、删除凭证删除凭证也叫整理凭证。如果作废凭证不想保留时，可通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。凭证整理只能对未记账凭证进行整理。已记账凭证作凭证整理时，应先恢复本月月初的记账状态，再作凭证整理。,具体操作步骤如下：在“制单”菜单中选择“整理凭证”。选择要整理的月份，如“2006.01”，单击“确定”。单击“全选”后，单击“确定”。单击“是”即删除作废凭证并对凭证号进行了整理。,5、查询凭证总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。,二、签字审核1、出纳签字会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。出纳人员可以通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。,凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。在确定凭证无误时可以使用“签字”菜单中的“成批出纳签字”功能，以便加快签字速度（一般不建议采用）。,2、审核凭证按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能为同一人，因此在进行审核之前，需要更换操作员。具体操作步骤如下：在“文件”菜单中，单击“重新注册”，更换操作员，单击“确定”；以新的操作员身份进入总账系统后，在“凭证”菜单中，单击“审核凭证”，单击“确定”；,选择“全部”单选按钮，单击“确认”；选择要审核的凭证，单击“确定”;如果不选择，单击“确定”即审核全部凭证。检查后，单击“审核”，凭证底部“审核”处自动签上审核人姓名，单击“退出”。,提示：作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。凭证应逐张审核，虽然可以使用“成批审核凭证”功能，但应慎用。执行审核时，系统将自动翻页。,三、记账记账凭证经审核签字后，即可用来登记各种账簿。记账工作采用向导方式，使记账过程更加明确。登记账簿是由有记账权限的用户发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。,凭证记账一般按下列步骤进行：1、选择记账凭证，确定本次需要记账的凭证。2、合法性检查，即检查要记账的凭证是否经过审核、凭证号是否连续、借贷金额是否平衡。3、正式开始记账，即用已审核的凭证内容更新总账文件及其他辅助核算文件的借方、贷方发生额。,提示：在会计电算化处理方式下，记账是由记账员发出指令，计算机自动记账的。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需要审核可直接记账。记账操作每月可多次进行。,凭证的录入、审核、记账是账务处理的三个关键环节，而且一环扣一环。凭证未经审核通过其信息不能进入正式的账簿文件，而记账后的凭证也将不能再修改。如果发现记账的凭证有错误，只能采取补充凭证或红字冲销的方式进行更正。,四、出纳管理出纳管理主要包括凭证签字、支票管理、银行对账、输出日记账和资金日报表等功能。此处只讲解支票管理、银行对账的相关内容。,1、支票登记簿只有在结算方式中设置选择票据控制功能才能在此选择登记银行科目。领用日期和支票号必须输入，其他内容可输可不输，报销日期不能在领用日期之前，已报销的支票可成批删除。具体操作步骤如下:在“现金”菜单中，选择“票据管理”，单击“支票登记簿”。在科目中，选择银行存款科目，单击“确定”。单击“增加”，输入领用日期、领用部门、领用人、支票号、预计金额等内容，单击“保存”，然后单击“退出”。,2、银行对账银行对账是企业出纳人员的最基本工作之一。由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双方账面不一致的情况，即所谓“未达账项”。为了能够准确掌握银行存款的实际余额，了解实际可以运用货币数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。在计算机总账系统中，银行对账的科目是指已被指定为银行存款的科目。,（1）录入银行对账期初数据为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须在开始对账的月初先将日记账、银行对账单未达项输入系统中。使用账务处理系统处理日常业务后，系统将自动形成银行日记账的未达账项。,第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调整，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。具体操作步骤如下：,在“现金”菜单中，选择“设置”菜单中的“银行期初录入”，在弹出的对话框中选择某个银行存款科目后，单击“确定”；确定“启用日期”，在单位日记账“调整前余额”栏输入数据，在银行对账单“调整前余额”栏输入数据，单击“对账单期初未达项”；单击“增加”，输入日期、结算方式、借方金额，单击“保存”，单击“退出”，回到上一步单击“退出”。,（2）输入银行对账单在“现金”菜单中选择“现金管理”下的“银行账”，单击“银行对账单”；在弹出的对话框中选择银行科目后，单击“确定”；单击“增加”，按银行对账期初录入操作步骤，录入所给的对账单资料后，单击“保存”，单击“退出”。,要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。若企业在多家银行开户，则对账单应与其对应账号所对应的银行存款下的末级科目一致。,（3）自动对账自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销。对账的依据通常是“结算方式结算号方向金额”或“方向金额”。对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志“O”，并视为已达账项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视为其为未达账项。,在“现金”菜单中选择“现金管理”下的“银行账”，单击“银行对账”；在弹出的对话框中选择相应的银行存款科目，单击“确定”；再单击“对账”，屏幕显示“自动对账”条件对话框；输入截止日期；默认系统提供的对账条件，并确定日期相差30天之内，单击“确定”。,提示：自动对账需要对账的资料全部录入完毕后，方可进行银行对账。银行对账一般采用自动对账与手工对账相结合的方式。为了能够尽最大可能地发挥“自动对账”功能的作用，可首先依据“票号+方向+金额”方式进行自动对账，然后再依据“方向+金额”方式进行自动对账。对账条件中的方向、金额相同是必选条件。对账截止日期可输入可不输入。,（4）手工对账手工对账是对自动对账的补充。采用自动对账后，由于系统中的银行未达账项是通过凭证处理自动形成的，期间有人工输入过程，可能存在不规范输入的情况，造成一些特殊的已达账项尚未勾对出来而被视作未达账项。为了保证对账更彻底准确，可通过手工对账进行调整勾销。手工对账两清的记录标记“Y”。,对于一些应勾对而未勾对的账项，可以分别双击“两清”栏，直接用手工进行调整；对账完毕，单击“检查”，检查结果平衡，单击“确认”，单击“退出”。,（5）输出银行存款余额调节表对账完成后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。此余额调节表为截止到对账截止日期的余额调节表，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。具体操作步骤为：在“总账系统”窗口中，选择“出纳”中的“银行对账”，单击“余额调节表”，选择“查看”。,（6）查询对账单或日记账的勾对情况通过银行存款余额调节表，已了解对账的结果。通过查询功能，还可了解经过对账后，对账单上勾对的明细情况，从而进一步查询对账结果。,（7）核销已达账核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项，核销后的已达账消失，不能被恢复。核销不影响银行日记账的查询和打印。在确信银行对账正确前，不要核销已达账项，否则，若对账不正确，将造成以后对账的错误。,五、账簿查询（参见教材P207208）,六、结账在会计电算化中，结账工作非常简单，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次。在结账之前应进行检查，主要是检查本月业务是否全部记账，否则本月不能结账；月末结转凭证是否全部生成并记账，否则本月不能结账;检查上月是否已结账；上月未结账，则本月不能结账；核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，如果不一致，总分类账不能结账；,检查损益类账户是否全部结转完毕，如果未全部结转完毕，则本月不能结账；如果与其他子系统联合使用，还要检查其他子系统是否结账，如果未全部结账，则本月不能结账。结账后，不能再输入该月的凭证，终止本月账户的记账工作，计算本月各账户发生额合计和本月各账户期末余额并将余额结转到下月月初。,结账的操作步骤：1、开始结账。选择或确认结账的期间。2、核对账簿。3、月度工作报告。4、执行结账。如果上述检查正常通过，则正式进入结账处理，例如备份账套数据、编制结转损益凭证，若为年末结账则执行年度初始化。系统在设置结账标志或其他状态后结束结账过程。,提示：结账只能由有结账权限的人进行。结账前，系统要进行数据备份。,第四节账务系统的系统维护,会计软件在运行中，经常需要进行维护，如对账套数据的备份与恢复、对异常现象的处理等，它是会计软件能够正常运行的保证。,一、账套的输出与删除企业实际运营中，存在很多不可预知的不安全因素，如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等，任何一种情况发生对于系统安全都是致命性的。如何在意外发生时将企业损失降低到最低，是每个企业共同关注的问题。对于企业系统管理员来讲，定时地将企业数据备份出来存储到不同的介质上，对数据的安全性是非常重要的。备份数据一方面用于必要时恢复数据之用；另一方面，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。,在账套输出前需建立一个空的文件夹，以便把备份数据存放在文件夹中。具体操作步骤如下：（1）在“系统管理”窗口中单击“账套”菜单，选中“输出”，在账套号中选中账套，如果要删除当前账套，则在“删除当前输出账套”前打上对勾；如不删除可直接单击“确认”。（2）在“选择备份目标”中，选中目标盘，找到事先建立的文件夹，双击打开，单击“确认”，然后系统开始备份，备份后出现提示“硬盘备份完毕!”。,二、账套的引入账套的引入是将系统外的账套数据引入到系统中，即恢复系统数据。该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果是作为集团公司的管理人员应用本系统，最好在建立账套之前就预先做好规划，为每个子公司分配不同的账套号，以有效避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其它账套的数据。,账套引入的具体操作步骤如下：（1）在“系统管理”窗口中单击“账套”菜单，选中“引入”，选中目标盘中的文件夹并双击打开，选中账套文件后单击“打开”。（2）当出现窗口询问“此项操作将覆盖XX账套当前的所有信息，继续吗?”时，单击“是”，完成账套引入。,三、账套的修改用户可以通过系统提供的修改账套功能，查看或修改账套信息。当系统管理员建完账套并设置了账套主管后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。,以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。在系统管理界面单击“账套”菜单，选择“修改”，进入修改账套功能。系统自动列示出所选账套的账套信息、单位信息、核算信息、基础设置信息。账套主管可根据企业的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。,第五节报表编制与报表系统,一、财务报表处理模块的基本功能财务报表处理模块的基本功能包括文件管理功能、格式设计功能、公式设计功能、数据处理功能及图表功能等。,1文件管理功能报表系统提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，报表的数据文件还能够转换为不同的文件格式：如文本文件、*.MDB文件、*.DBF文件、EXCEL文件、LOTUS1-2-3文件。此外，通过报表系统提供的“导入”和“导出”功能，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。,2格式设计功能提供的格式设计功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，制作各种形式的报表。同时，报表系统还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板，包括最新的现金流量表，方便了用户标准报表的制作，同时报表系统还提供了自定义模板功能。,3公式设计功能提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从帐务及其他子系统中提取数据，生成财务报表。,4数据处理功能报表系统的数据处理功能可以固定的格式管理大量数据不同的表页，并在每张表页之间建立有机的联系，此外，还提供了排