采购管理制度.doc

春城控股集团有限公司文件文件编号：版 本：1.0采购管理制度生效日期： 页 码：4/41.0、目的： 为加强公司物料的内部管理及采购过程控制，降低原材料库存及采购成本，提升采购交期和品质，切实维护公司利益，同时提高资金使用效率，特制定本制度。2.0、范围： 本制度适用于本公司物料的物料需求分析及采购的全过程。3.0、职责：3.1、PMC部为本制度的归口部门，负责部分生产主料与所有辅料采购，其中包括采购计划的制定与跟催、采购信息的提供、采购资金预算及供应商的选择，本制度的编制、修改、废止的起草工作。3.2、MC专员负责物料需求分析、请购与物料进度跟催。3.3、注塑部负责塑胶原料的申购、供应商的评估与开发及询价、比价、议价，同时负责对供货进行跟进。3.4、技术部负责物料预算与清单（BOM表）的制定，确定每款产品的定额标准，同时负责铁料采购、模具材料的申购与采购、供应商的评估与开发及询价、比价、议价。3.5、财务部负责采购资金的调配及单价的审查工作。3.6、行政部负责低值易耗品、办公用品的申购、供应商的评估与开发及询价、比价、议价，同时负责对供料进行跟进。3.6、总经理负责本制度的编制、修改、废止批准。4.0、内容：4.1、采购内容：原材料采购、辅料采购、生产工具与模具材料的采购、行政办公用品采购。4.1.1、原材料采购：原材料主旨塑胶原料、铁料。采购方式主要指安全库存采购、行情采购（涨/跌价采购）、订单特殊用料采购。4.1.1.1、安全库存采购:A、铁料安全库存采购：MC专员根据春城控股原料安全库存表的标准查对现有库存量，发现现有库存量低于安全库存时，即时填写采购申请单交PMC经理确认后转生产总监审核，生产总监审核不通过退回MC专员重新整理，总监审批通过则交总经理批准。B、塑胶原料安全库存采购：确良 C、单据分发:MC专员将总经理批准后的采购申请单进行分发。表单一式三联，塑胶原料采购申请单一联交注塑主管经理，一联交PMC经理，一联交生产总监；铁料采购申请单一联交生产总监，一联交PMC经理，一联留MC专员自存。D、询价、比价、议价：生产总监根据采购申请单的要求向同类物料供应商发出询价通知或询价信息进行询价，对供应商反馈的购销合同进行比对筛选，选出与公司价格及 品质要求相同或相近的三家供应商进行对比，并确定相符或相近的能够满足公司需求的供 应商进行议价，议价须在保障品质的前提下进行，议价基本确定后生产总监在认可供方购销合同与附件上签名确认，确认完毕交总经理批准，批准通过后即时回传供方备货。E、单据分发:生产总监将总经理批准后的购销合同进行分发。购销合同一式三联，一联交PMC经理，一联交财务部，一联自存。4.1.1.2、行情采购（涨/跌价采购）：A、生产总监通过对市场行情的了解发现塑胶原料、铁料有涨/跌价的可能，即时将供方购销合同与附件反馈给总经理，总经理通过内贸/外贸部的销售预测、原料库存量并结合现有资金运作状况对是否做行情采购作出评估，评估不通过退回生产总监，评估通过后生产总监、总经理则在供方购销合同与附件上签名确认。B、单据分发:具体操作按4.1.1.1.3实施。C、采购申请单的补发：生产总监将行情采购购销合同发到注塑主管经理、PMC经理后，即时通知注塑主管经理、PMC经理补制采购申请单，并要求注明行情采购字样，经PMC经理、生产总监、总经理确认、审核、批准后按4.1.1.1.1的运作要求分发相关单位。4.1.1.3、订单特殊用料采购：生产总监根据、订单评审表的特殊用料要求进行组织采购。4.1.2、辅料采购：辅料主旨纸箱、包材、纸箱、五金零配件等物料。采购方式主要指订单采购、安全库存采购。4.1.2.1、订单采购：A、物料计算：MC专员根据、BOM清单与现有净库存（扣除现有订单需求）计算物料净需求。B、填写采购申请单：MC专员根据物料净需求填写采购申请单，交PMC经理审核，审核不通过退回MC专员重新整理，审核通过交PC专员下，具体询价、议价、比价与最终定价由总经理决定。C、表单分发:PC专员将PMC经理审核完毕的进行复印分发，共三份，一份交财务，一份交MC专员，一联自存。4.1.2.2、安全库存采购： A、填写采购申请单：MC专员根据春城控股安全库存表的标准查对现有库存量，发现库存量低于安全库存时即时填写采购申请单，交PMC经理确认后转生产总监审核，审核不通过退回MC专员重新整理，审核通过则交总经理批准。 B、表单分发：MC专员将总经理批准后的采购申请单复印分发，共两份，一份交PC专员，一份自存。 C、下订购单订购：PC专员接到MC专员的采购申请单后即时编制订购单，交PMC经理审核后将订购单传真给供应商进行采购。具体询价、议价、比价与最终定价由总经理决定。 D、表单分发:PC专员将PMC经理审核完毕的进行复印分发，共三份，一份交财务，一份交MC专员，一份自存。4.1.3、生产工具与模具材料采购： A、使用部门提出申请：注塑、装配、机床车间主管经理等部门根据生产通知单的需求结合库存状况填写采购申请单，交PMC经理确认后转生产总监审核，审核不通过退 回申请单位主管经理重新整理，审核通过则交总经理批准（模具材料直接由技术部经理审批即可转入采购）。 B、表单分发:申请单位主管经理将总经理批准后的采购申请单进行复印分发，共两份，一份交PMC部，一份自存。C、生产工具采购：总经理根据采购申请单的要求电话联系供应商并进行询价、议价、报价与最终定价（总经理根据实际需求可直接在市场进行现金购买）。 D、模具材料采购：模具主管根据采购申请单的要求直接电话联系供方送货或现金购买，供方送货单或现金购买凭据需交技术部经理审批，需线切割、热处理的模具材料，模具主管务必提供供方的加工清单经技术部经理审核后交MC专员办理入库手续。4.1.4、行政办公用品采购：采购方式主要指零星采购、安全库存采购。4.1.3.1、零星采购：A、提出采购申请：行政部电工根据需求填写采购申请单并附样件或无法使用的不良器件交行政经理审核，审核不通过退回电工，审核通过交行政部采购员进行采购（采购金额大于500元时需交总经理批准）。B、单据分发：行政文员将行政经理审核或总经理批准后的采购申请单进行复印分发，共两份，一份作收货凭据自存，一份作报销凭据与购买凭证一起转财务部报销。C、现金采购：行政采购员根据采购申请单与附件要求到市场购买，完毕将购买凭证与购买器件交行政文员办理入库（入库单与购买凭证需经行政经理审核）。4.1.3.2、安全库存采购： A、提出采购申请：行政文员根据办公用品安全库存表查对库存，发现库存低于安全库存时，即时填写采购申请单交行政经理审核，审核不通过退回申行政文员重新整理，审核通过则交总经理批准。 B、单据分发：行政文员将总经理批准后的采购申请单进行复印分发，共两份，一份作收货凭据自存，一份交财务部。C、下订购单订购：行政采购员根据采购申请单的要求编制订购单交行政经理审核后，传真供方送货或到市场现金采购购买。D、单据分发：行政文员将行政经理审核后的采购申请单进行复印分发，共两份，一份作收货凭据自存，一份交财务部。4.1.5、采购跟催：主要包括原料跟催，辅料跟催，生产工具跟催，行政办公用品跟催。 A、原料跟催：PC专员根据采购申请单与购销合同的交期要求定时或不定时的跟进供方按期交货，如供方不能按期交货时及时向PMC经理、生产总监反馈，确保生产顺利进行或以便生产计划及时调整（塑胶原料由注塑部主管经理进行交期跟催）。 B、辅料跟催：PC专员根据采购申请单与订购单的交期要求定时或不定时的跟进供方按期交货，如供方不能按期交货时及时向PMC经理反馈，以便生产计划及时调整。C、生产工具跟催：总经理根据申请部门主管经理填写的采购申请单与急需反馈信息适时处理、安排采购。D、行政办公用品跟催：行政部采购员根据采购申请单与订购单的交期要求定时或不定时的跟进供方按期交货，如供方不能按期交货时，采购员可根据急需状况向行政经理申请现金采购。4.1.6、存量管制相关内容的说明与计算方式：A、月平均用量指依历史数据结合内贸/外贸销售预测所得出的每月预估用量B、采购前置时间（一般用天数表示）=供应商备料时间+供应商生产时间+供应商交货时间+进货验收时间C、安全存量=紧急购备时间（紧急订货所需天数）平均每日耗用量D、