办公室主任培训[1].ppt

办公室主任培训,2020/4/26,案例：刘主任的烦恼,刘明是一家公司办公室主任。他有很强的文字功底，整天埋头苦干，公司所有的大材料都出自他的手，常常通宵达旦。但是，办公室工作没有达到领导的要求，经常受到领导的批评。评优和奖励都没他的份，绩效考核总是部门经理中最后一名。刘主任非常郁闷，为什么辛辛苦苦地工作得不到领导的认可？讨论：1、刘主任的问题在哪里？2、刘主任应该怎做,3,刘主任的问题：角色定位,不知道自己应该做什么做的事情不是自己应该做的把才华当能力，把辛苦当功劳,2020/4/26,1.1办公室的职能,窗口,中枢,参谋,纽带,1.2办公室的基本任务,参与政务,管理事务,提供服务,1.2.1参与政务,出主意,想办法,提建议,拟文稿,1.2.2事务管理,事务管理的标准,有条不紊节省高效,1.2.3提供服务,1.3办公室主任的职能,1.3.1办公室主任的工作要求,1.3.2办公室主任胜任能力模型,1.4办公室主任职业素养,真诚谦逊诚信勤奋灵活,2020/4/26,1.4.1真诚,真诚处事正直为人,2020/4/26,1.4.2谦逊,低调做人不狐假虎威,16,1.4.3诚信,说到做到一言九鼎,17,1.4.4勤奋,勤奋敬业天道酬勤,18,1.4.5灵活,坚持原则灵活处事,19,讨论：办公室主任面临的困难是什么，如何使自己进一步角色化？,清晰的目标明确的步骤可用的资源,2.1计划的要素,2.2计划制定的5W2H,做什么？What为什么做？Why何时做？When何地做？Where谁来做？Who怎样做？How所需费用？Howmuch?,23,目标型例行型问题型,2.3计划的种类,每月3日前提交上月工作报告解决跨区域销售问题2013年业绩增长20%,2.3.1分辨计划的种类,描绘结果任务展开统计资源排列进度重点管理,2.4目标型计划的五个步骤,清楚生动描绘期望的结果使用视觉、听觉、想象可用图片、模型、图表,第一步：描绘结果,使用有关工具列出所需任务展开到能掌握为止,第二步：任务展开,将主题置于中间自由地向四周展开可用多次展开可用5W2H分析(即WhyWhatWhoWhereWhenHowHowmuch),工具之一心理图像法,心理图像法范例,练习,公司要举行半年工作会议，请用心理图像法对任务进行展开。要求：1、将任务向四周多次展开2、用5W2H分析任务要素,2020/4/26,将核心目标写于最上方分解成次目标如果未能明白表示，可做二次分解直到每个目标均能清楚定义,工具之二目标树,目标树范例,练习,某公司要对全公司档案管理人员进行培训，请用目标树方法对目标进行分解。要求：1、将任务分解成次目标2、多次分解，直到目标清楚为止,2020/4/26,第三步：统计资源,列出所需资源分成必需、需要统计与评估掌握关键资源,依照顺序排列使用工具评估与修正,第四步：排列进度,功能和作用：将复杂和难以控制的活动分割成许多组成要素，再将各组成要素列成时间表。一般甘特图应包含以下四方面内容：任务负责人时间进度,计划管理工具甘特图,项目规划,甘特图范例,练习,公司计划开展一次大型的企业形象宣传活动，要求四周内