工程资料管理办法91.docx

编制部门：编制日期： 目 录1.前言22.工程资料管理组织机构图及管理职责22.1组织机构图22.2华南公司工程资料相关岗位资料管理职责23.资料管理63.1资料的填写要求63.2 施工过程中工程资料审核93.3外部文件的处理113.4 项目印章管理113.5分包资料的管理123.6 项目工程会议纪要123.7 资料的整理133.8项目资料的验收143.9项目资料移交143.10工程资料归档时间163.11工程档案的接收163.12工程档案的保存174.附 则17附表1 声像档案管理各要素及具体内容22附表2 土建结构工程资料总目录表23附表3 项目资料责任人划分表24附表4 经理部机关工程资料管理考核表25附表5 项目工程资料管理考核评分表26附表6 项目工程资料检查表27附表7 华南公司项目工程资料过程动态表（月）28附表8 （20XX）年度华南公司项目统计表29附表9 项目周生产会会议纪要30附表10 发文登记表（对外）32附表11 发文登记表（图纸）33附表12 XX项目收文传阅、发放卡34附表13 项目资料填写职责分工35附表14 XX项目印章使用登记表36附表15 XX项目卷内资料目录36附表16 资料盒脊背统一标签371.前言1.1为实现分公司范围内各经理部及项目部工程资料收集、整理及归档工作的标准化，保证工程资料及时、准确完整地移交和归档，提高工程资料管理水平，更好地为企业运营及施工生产服务，根据国家规范、标准和地方档案馆管理标准和规范，特制订本办法。1.2本办法规定分公司经理部、项目部资料管理人员及工程资料编制、审核、审批相关岗位的职责、工程资料整理、检查、保管、归档时间、接收方法、归档等内容。2.工程资料管理组织机构图及管理职责2.1组织机构图华南公司总工程师华南公司技术信息部经理经理部总工程师华南公司技术信息部资料管理员经理部技术信息部经理珠海经理部档案管理员珠海经理部档案管理员广州经理部档案管理员深圳经理部档案管理员项目资料员.项目资料员2项目资料员1项目资料员项目资料员2项目资料员1项目资料员.项目资料员2项目资料员1项目资料员1项目资料员项目资料员22.2管理职责 2.2.1华南公司技术信息部经理资料管理职责1、负责华南公司工程技术资料管理标准化管理工作，负责分公司资料管理相关制度的制订、修订、宣贯及发布等工作；2、对分公司范围内各项目编制的工程技术资料管理策划书审批；3、组织工程资料专项检查、考核、评比、评优等工作；4、主持分公司范围内特大型项目的竣工资料审核验收工作。2.2.2华南公司技术信息部资料管理员职责1、在华南技术信息部经理指导下开展工作，负责项目工程资料管理的标准化工作；2、配合华南技术信息部经理对分公司资料管理办法、制度的制订、修订等工作；3、是分公司工程资料业务管理主控人员，在分公司范围内组织资料管理办法的宣贯、指导、培训、内部交流、服务等工作；4、组织分公司范围内大型项目工程资料竣工验收工作，配合分公司技术信息部经理对特大型项目工程竣工资料验收工作；5、组织分公司内各项目资料管理的检查、考核、评比工作。6、对分公司范围内项目部工程资料管理进行检查、考核、评比、奖罚等工作； 7、完成上级部门及部门领导交办的其他工作。2.2.3经理部技术信息部经理资料管理职责1、贯彻执行华南公司工程资料管理的标准化工作，组织制订经理部工程资料管理办法，对经理部所属项目编制的工程技术资料管理策划书进行审核；2、 组织对项目资料管理的专项检查、评比及奖罚等工作；3、参与经理部范围内大型以上竣工项目的工程资料初验收工作。组织其他大型项目以下的工程竣工资料初验收工作；5、组织经理部范围内参与评优项目工程资料的资源配置和人员协调工作；6、主持本单位的工程资料管理交流和培训工作，推广先进的工程资料管理经验。2.2.4经理部技术信息部资料管理员职责1、在经理部技术信息部经理指导下开展工作，负责项目工程资料管理的标准化和信息化的推进工作；2、严格贯彻执行公司、华南公司资料管理制度、规定及相关管理办法；3、在经理部范围内组织资料管理办法的宣贯、指导、培训、内部交流、服务等工作；4、应定期或不定期对经理部各项目的工程资料管理进行监督、指导、检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，跟踪并复核；5、负责组织项目质量评优资料的检查、人员协调、整改督导及验收；6、协助项目资料员按期向所属行政管辖档案馆和分公司经理部综合档案室移交所属单位的工程竣工资料；7、负责经理部资料员系统建设及岗位培训、交流和取证，推广先进的工程资料管理经验。2.2.5项目经理资料管理职责1、负全面管理责任，在项目贯彻各级档案、资料管理方面的制度与规定；2、项目工程资料合理分工，在项目倡导资料填写真实、有效，追溯性强的氛围；3、及时审核审批来往的各类工程资料及函件，确保真实、完整、可追溯性强；4、适当抽查及监督项目工程资料填写的合规性及资料收集、整理、归档的及时性和有效性；5、参与工程项目竣工资料的验收工作。2.2.6项目技术总工（技术负责人）资料管理职责1、项目资料员的直接领导，对资料管理负领导责任，协助资料员处理好资料分工、填写、移交、归档的各种关系；2、指导项目资料员完成工程技术资料管理策划书的编制、流程发起、修改完善，组织相关岗位进行交底；3、及时组织完成职责范围内容的各项技术文件的编审批、流程发起、修改完善、交底、归档等各项工作；4、在各类工程资料审核审批时，确保各类资料填写真实、完整、规范；5、指导及组织资源配合项目资料员做好竣工资料的组卷工作。2.2.7项目资料员职责1、严格执行国家、地方行业标准规范，执行公司各级相关管理办法，保证资料管理的标准化，项目资料室管理做到各级目录清晰，整洁、有序、规范、资料查阅方便；2、在项目总工的指导下开展工作，资料员应持有效的资料管理岗位证书上岗；3、工程开工后一个月内，在项目技术负责人指导下编制工程技术资料管理策划书，并对各相关岗位进行交底；4、做好各种资料的及时收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档等，收发登记手续齐全。5、负责按工程资料管理的各级目录进行资料分类、组卷、编码及归档，定期进行资料清理、目录更新；6、指导、检查、督促项目部相关岗位工程施工中资料填写及时、规范、准确，与工程进度同步；7、在工程资料交接归档前，需对资料进行认真核查，对资料填写不规范、错误，试验报告不合格等，做到当时发现，当时退回及限期整改，对资料交接履行签字手续；8、负责工程完工后竣工资料的及时组卷、移交、归档工作；9、负责综合信息管理内工程资料的信息录入工作，保证信息的准确性和施工进度同步；10、在项目的生产会议上通报各相关岗位资料的填写和完成移交情况。11、项目部人员调动工作时，资料员督促调动人员将工作范围内工程资料准确、及时、完整移交给项目部资料员；2.2.8项目其他各专业岗位资料管理职责1、项目各专业岗位的资料填写、审核审批应真实、有效、完整、正确，应保证施工资料与现场进度同步；2、项目各专业岗位应按各职责范围内的工作内容规范填写资料，并将资料签字完成后及时交与项目资料员归档；3、对职责范围内不合格资料，丢失或损毁的工程资料，按照项目资料员提出的整改要求要及时完成；4、调离或岗位调整时，对原职责范围内应完成的资料做到工完资料清，做好资料交接工作。3.资料管理3.1资料的填写要求3.1.1工程资料填写的要求1、相关文件建筑工程竣工验收统一用表填表说明（XX档案馆）建筑工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程施工进度同步。资料所记载的实际图物相符，并按规定已通过一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位置上签署意见，签名或盖章并注明时间。3、作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。3.1.2主要资料填写要求及责任人1、检验批质量验收记录表填写及注意事项：（1）根据建设部工程资料属地化管理的要求，工程项目的施工质量验收资料必须按所属地建设厅制定的文件进行整理和填写。（2）检验批验收记录、由专业质量检验员负责填写，要求填写规范，签字盖章齐全，由专业质量检验员报监理公司工地代表签字及盖章认可。（3）施工质量验收记录应以检验批为基础进行收集检验批划分方案。（4）检验批填写 “单位(子单位)工程名称”栏：应填写工程名称的全称，与合同或招标文件中的工程名称一至致； “分项工程名称”栏：该分部（子分部）包含的所有分项逐项填写，应与检验批划分相一致； “验收部位”栏：根据获得监理审批的检验批划分分别填写结构层次（土建 ）和检验批编号； “总承包单位”栏：填写施工合同中签章单位的全称，与签章上的名称一致； “总承包施工单位负责人”栏与合同中明确的项目负责人必须一致； “专业承包施工单位”该检验批工作如由分包单位施工的，填写由业主进行的分包或经业主批准进行的分包单位的全称，与分包合同中签章上和名称一致。如没有的，可以填 “/”； “专业施工单位负责人”该检验批工作如有由分包单位施工的，要填写分包单位负责人，其任职资格必须经过总包施工单位和监理单位的确认。如没有的，可以填写“/”； “施工执行的技术标准名称及编号”栏：指施工中某分项工程所遵循的工法、工艺标准、操作规程、工作标准的名称和编号，应填写企业标准，企业必须按照不低于国家质量验收规范的自制定行企业标准，才能保证国家验收规范的实施； “专业工长”栏：具体施工该检验批部位的施工人员，该施工人员必须在施工组织设计中加以明确的或经监理单位专门审批过的具有相应资质的人员，专业工长应由本人签字； “施工班组长”栏：具体施工该检验批部位的施工人员，该施工人员必须在施工组织设计中加以明确的或经监理单位专门审批过的具有相应资质的人员。施工班组长应由本人签字； “专业承包施工单位检查评定结果”栏：施工单位自行检查评定合格后应注明“主控项目全部合格，一般项目满足规范规定要求”。项目专业质量检查员必须在施工组织设计中加以明确的或经监理单位专门审批过的。质量检查员应由本人签字； “监理（建设）单位验收结论”栏：主控项目、一般项目验收合格，混凝土、砂浆试件强度试验报告出来后判定。其余项目已全部验收合格，注明“同意验收”，专业监理工程师应本人签字；3.1.3分项工程质量验收资料（1） 分项工程质量验收由监理工程师组织项目专业技术负责人等进行验收。（1）由项目专业质量检查员填写，由项目专业技术负责人检查后作出评价并签字，交监理单位或建设单位验收。（2）监理单位的专业监理工程师（或建设单位的专业负责人）审查后，同意项在验收结论栏填写“合格或符合要求”并签字；不同意项暂不填写，待处理后再验收并作标记。（3）分项工程质量验收是在检验批验收合格的基础上进行，是归纳整理的作用，是一个统计表。（3） 分项工程质量验收记录填写注意事项： 检查检验批是否将整个工程覆盖。 检查有混凝土、砂浆强度要求的检验批，到龄期后是否达到规范规定。3.1.4测量资料工程基线复核单、单位工程坐标定位测量记录、垂直度观测记录、建筑物沉降观测记录，由测量人员按单位工程分层填写，交由项目总工核定。要求所填数字准确无误，所绘简图上各测点应编号，表中应有测量者、校核者签名。（1）基线复核应有施工单位及监理单位（或建设单位）代表参加，并签署复核意见、签名及加盖公章。（2）在测量情况栏中除绘制示意图外要写明所采用的测量仪器及测量方法。（3）示意图要求：图中应标轴线间隔距离尺寸、轴线编号及轴线偏差情况，在平面图右上角空白处画方位图表示建筑物的朝向。（4）桩基础工程、地基基础工程及主体工程及主体工程在轴线定位后均应进行基线复核，不得后补。3.1.5隐蔽工程资料填写（1）隐蔽工程验收记录，由现场专职质量检验员进行自检，专职质量检验员检查合格后主管工长填写隐蔽工程检查记录表，项目技术负责人组织，监理工程师及有关分包单位、项目质量检查员、施工员参加验收，通过验收合格后报监理公司工地代表签字认可。（2）隐蔽工程资料填写要点： 工程名称：写工程名称的全称，与合同或招标文件中的工程名称一至致。 隐蔽项目：按实际项目填写，具体写明（子）分部工程名称和施工工序主要内容。隐蔽部位：按实际部位填写，填写地下或地上（X）层，填写横轴起至横止轴/纵起至纵止轴，轴线数字码、英文码标应带圆圈；填写墙柱梁板等的起止标高或顶高。 检查时间：按实际检查时间填写；隐蔽依据：施工图纸、设计变更、工程洽商及相关的施工质量验收规范、标准、堆积本工程的施工组织设计、施工方案、设计交底等。特殊的隐蔽项目如新材料、新工艺、新设备要标具体的执行标准文号或企业标准文号。 隐蔽工程检查记录编号：按专业工程分类编号填写，按组卷要求进行组卷。主要材料名称及规格/型号：按实际发生材料、设备填写、各主要材料的规格/型号要表述清楚。 隐蔽内容：应将隐蔽的项目、具体内容描述清楚。主要原材料的复试报告单编号，主要连接的复试报告编号，主要施工方法。若文字不能表述清楚，可用示意简图进行说明。 审核意见：审核意见要明确，隐蔽的内容是否符合要求要描述清楚，然后给出审核结论，根据检查情况在相应的结论框中填写审核结论。在隐蔽工程检查中一次检查未通过的要注明质量问题，并提出复查要求。 复查结论：此栏主要是针对一次检查出两年问题进行复查，因为要对质量问题改正的情况描述清楚。在复查中出现不合格项，按不合格品处理。 本表由施工单位填报，其中审讯意见、复查结论由监理单位填写。 隐蔽工程检查记录表格按当地档案馆的标准样表由计算机打印出来，手写签名，各方签字后生效。3.1.6各分项工程施工安全质量技术交底卡各分项工程施工安全质量技术交底卡由主管工长填写。填写要具体，交接手续应及时且要齐全，所有交底必须有交底人、接受交底人的签名及交接时间，以明确责任，班组所有人必须逐一签字，不得找人代签。3.1.7施工日记一个单位工程由项目生产经理逐日填写，多个单位工程由各单位工程主管工长（综合工长）逐日填写，并应填写以下内容：天气情况、工程进度及施工部位，各单位在现场解决的设计问题和对施工图修改记录，劳动力调配，材料设备供应情况，各种安全、质量事故情况及原因分析，停水、停电、停工、复工等时间。施工日记的填写要求：（1）、施工日记应按单位工程填写。（2）、记录时间：从开工到竣工验收时止。（3）、逐日记载不许中断。（4）、按时、真实、详细记录，中途发生人员变动，应当办理交接手续，保持施工日记的连续性、完整性。3.1.8、收发文管理图纸、设计变更、来函发放前必须由项目副经理、技术总工审阅签字后项目资料员统一进行发放，并作好发放记录。项目相关管理人领取图纸、设计变更后要对图纸及时进行标注并妥善保管，不得遗失。3.2 施工过程中工程资料审核3.2.1项目齐全。3.2.2试验数据准确，不合格数据处理完善无误。3.2.3使用部位、时间清楚。3.2.4文字清晰、填写齐全、装订整齐、章戳俱全。3.2.5 项目资料员严格把好资料质量关，发现不合格试验、检验报告要及时汇报，如因人为因素造成不合格资料未及时发现或未及时向负责人汇报，而造成延误工期或者工程质量不合格的后果，对资料员进行严肃处理。3.2.6单位工程质量控制资料核查评定内容及标准：（1）图纸会审、变更设计洽商记录，要求有关参加工作人员签字、单位公章和日期俱全，资料形成应在施工之前。（2）工程定位测量、放线记录清晰准确。（3）原材料出厂合格证及进场检（试）验报告完整无误。建筑工程所用材料按规格、批量应有产品合格证，产品合格证应项目齐全，内容完整，合格证日期应在施工前或用材前出示，各项批量应与实际数量基本吻合。材料进场应按规格、批量进行送检，检（试）验报告的试验编号、公章、审核人、经办人签字盖章及见证取样记录齐全，结论明确，监督抽检数量满足要求。对不符合要求的材料，应有处理结论。（4）施工试验报告及见证检测报告要合格有效，其中“施工试验报告”包括混凝土、砂浆配合比设计报告、抗压强度报告，混凝土抗渗等级试验报告及钢筋焊接接头试验报告等内容；项目资料员要严格把好质量关。（5）隐蔽工程验收记录内容齐全、完整、真实、图示准确：隐蔽验收及时，内容齐全、完整、真实、图示准确，验收日期与施工进展日期相符。隐蔽工程检查验收记录表中项目应填写齐全，参加检查验收的单位、人员符合规定要求，参加验收人员的签字、隐蔽验收日期和负责单位盖章齐全。（6）地基、基础、主体结构检验及抽测资料：包括地基承载力、桩基检测报告、混凝土检测报告、钢结构焊缝探伤检测报告及砌体检测报告等。（7）分部（子分部）工程质量验收记录：分部工程质量验收后，必须填写分部（子分部）工程质量验收记录，对于桩基础、天然地基、地基处理子分部，地下结构（含防水工程）子分部，幕墙子分部，低压配电安装等重要分部工程，还应办理工程中间验收交接记录表。（8）竣工图要求竣工图纸齐全、完备，设计变更在图纸上有明显更改或说明，有竣工图章、签字齐全，且经建设、设计、监理及施工单位盖章。3.3外部文件的处理3.3.1原则上，外部文件的收发工作由项目资料员统一负责。3.3.2对外来所有文件均需办理收文卡，报项目领导审批后进行处理。资料员对外来文件进行处理时，需要保证及时，要求签收人签本人姓名和必须写上签收日期，避免在工程施工中造成不必要的损失 。3.3.3对材料报验及实验报告向监理公司的报验工作，由项目实验员依据监理公司要求进行报验工作。项目质检负责报验前的检查工作，若材料的报验过程中出现问题，需及时上报项目领导进行处理。3.3.4进场设备、机械的报验，由项目机电工长根据监理公司要求填写报验手续后，交项目资料员统一向监理公司进行报送。3.3.5分包单位文件的处理由项目资料员统一负责。3.4 项目印章管理3.4.1项目经理是项目部印章管理使用的第一责任人。3.4.2项目部印章刊刻由项目经理提出申请，经理部项目管理部签署意见，经理部分管领导签字，经理部综合办公室承办。3.4.3项目部印章仅限在本项目工程建设中与业主、监理、设计、施工配合单位等日常工作联系、办理工程变更联系使用，不得在借贷、租赁、担保、收发材料、材料采购及其他合同、协议上加盖项目部印章3.4.4对外函件可能影响到工程结算、签证，且数额较大的，必须由项目经理亲自审批完成签字手续后方可使用，与技术相关的对外函件由项目总工审批完成签字手续后方可使用。6.5 项目部印章原则上由项目经理保管，特殊情况下经项目经理书面批准后，可由项目部指定专人保管,印章保管人必须是企业正式员工。6.6 印章保管人对印章安全负责并妥善保管。印章用完后应及时锁入保险柜或文件柜中。严禁印章放置在未上锁的柜、抽屉中或其他不安全地点。印章保管人岗位变动或离职时，必须按规定进行书面交接。6.7 项目部印章盖印应当严格按照公司规定建立用印登记簿，并进行规范登记。6.8 项目部印章必须在项目完工一个月内交还所属经理部综合办公室。3.5分包资料的管理7.1分包资料的管理由项目资料员在分包进场时对各分包队分别进行交底，明确资料填写要求及资料填写执行标准及统一用语等。7.2 项目技术总工应协助项目资料员进行分包资料的管理，做到及时、准确的收集资料。7.3分包资料的收集整理由分包单位负责，按项目分包合同协商内容，定期将完成的工程资料交总包项目资料员审核，合同没规定施工过程中移交资料时间的按分项、分部工程完成时间将完整资料交总包项目资料员审核、归档，对填写不规范的工程资料，应按总包资料员要求及时整改。 7.4分包单位施工过程中的报审资料，由分包单位进行整理，并加盖红章后报总包单位，总包单位负责向监理公司上报。7.5分包单位完工时，应保证上交总包单位一式四套（暂定）完整工程资料原件。3.6 项目工程会议纪要3.4.1 项目会议原则由项目经理主持，项目经理不在或者有特殊情况时，由相关会议议题的负责人主持。3.4.2 项目会议纪要由项目经理指定专人负责记录、整理。3.4.3 项目会议完成后一至两天内形成会议纪要。3.4.4 形成会议纪要初稿后由项目经理或者专题会议主持者审核，注意不要出现错误的数字、人数、项目名称、部门名称，特别是领导的称呼和排序，项目经理或者专题会议主持者审核无误后审批签字，由项目资料员及时发放到项目相关人员和与会人员，并做好发文或传阅登记。3.4.5生产会议纪要的内容是通报上次会议纪要内容完成情况和存在问题进行分析、梳理，针对性讨论的议题不在生产会议上进行讨论，生产会议主题是完成计划、抓落实，并对下次完成工作内容进行合理分工和安排。3.7 资料的整理3.5.1.工程项目开工后一个月内由项目总工程师依据施工组织设计、施工图纸，结合地方、行业、公司及华南公司关于工程技术资料的有关规定，组织编制工程技术资料管理策划书，明确资料内容、编制人、完成时间、移交规定等，由项目总工程师、质量总监、机电经理审核。3.5.2 工程项目资料策划管理书由项目总工程师先审核，资料员在按流程上报分公司技术信息部经理审批。3.5.3 工程项目资料管理策划书的内容应包括以下内容：（1）编制依据；（2）工程总体概况，旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容；（3）项目工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数；（4）项目工程资料管理组织机构图；（5）明确各相关专业资料填报人职责；（6）分部、分项、检验批的划分；（7）工程资料管理制度，包括项目部内部资料移交时限、奖罚措施等；（8）分包资料的整理、移交等要求；（8）竣工组卷及对外移交要求。3.5.4 项目资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。施工资料总目录、资料卷内目录的编制应根据施工组织设计、图纸会审、重大设计变更等实时进行动态调整，经理部各项目根据所在行政管辖区域的档案管理要求编制调整总目录。3.5.5工程资料应随工程进度及时收集、整理，项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。3.5.6项目部各岗位管理人员应根据工程施工进度及时填写工程资料，并按规定及时移交项目资料室。资料填写人员应确保填写资料内容的真实性、准确性。3.5.7项目部资料员随时掌握工程施工进度情况，保证工程技术资料与工程施工进度同步，发现工程资料滞后情况时，应依据项目部工程技术资料管理策划书进行必要的通报、催交工作。3.8项目资料的验收3.6.1工程竣工验收前，项目部必须按所在行政区域城建档案馆对工程资料管理规定，完成工程竣工资料的整理、组卷、编目工作，为工程竣工验收提供必要条件。3.6.2工程竣工资料初验前由项目部技术总工、质量总监、经理部档案管理员先进行自查工作，协助项目资料员做好工程资料验收前的准备工作。3.6.3与项目部签订分包施工合同的分包单位，项目部应在与分包单位签订分包合同时与其签订资料管理协议，依据“谁施工，谁负责”的原则对分包单位工程资料的收集、编制、报审、整理、移交等提出具体要求。工程竣工报验时，交由发包项目部汇总、整理，或由发包项目委托一个承包人进行汇总、整理，竣工验收时进行移交。在管理协议中应针对大型、特大型、特殊项目的工程资料应分阶段收集、编制、整理、汇总、移交等提出具体要求。3.6.4建设项目实行总承包的，总包资料员应定期审核、收集、汇总承包范围内各分包单位形成的工程档案；各分包单位负责分包范围内工程竣工图的编绘以及本单位形成的工程施工资料的整理、组卷，在验收合格后向总承包单位报送。3.6.5工程竣工验收通过后，项目资料员应及时收集各项验收记录的原件，经整理、汇总后形成完整的竣工资料。3.9项目资料移交3.9.1归档范围的基本原则1、与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的纸质资料、声像资料等各种载体的文件，均应收集齐全，整理组卷后归档，具体要求应符合各地方、公司、分公司相关规定。2、同步性原则，工程资料应保持与工程施工同步进行随施工进度进行收集整理。3、有效性原则，施工资料内容真实有效、签字盖章完整齐全、严禁随意修改。3.9.2项目工程资料移交时间1、项目各专业岗位按各工作岗位职责及时填写工程资料，发生一项完成一项，保证各工序之间资料填写的时间衔接闭合性。2、工程报验申请表、检验批质量验收资料、隐蔽工程质量验收等资料应在申请验收通过后1-2天内填写并报监理审核签字后完成，一个结构层资料应在一周内完成并交给项目资料员归档，各分部工程完成验收后30日内资料收集完成。 3、质量检查的内容、数据、评定，由项目专业质量检查员填写，检验批记录及结论由监理工程师填写完成。资料签字完成后一个工作日内移交项目资料员。4、测量资料应在测量工作完成当天填写，报相关部门审核签字完成后一个工作日内交项目资料员归档。5、项目内各专业岗位人员因工作调离本项目，须将其签收的有关工程资料以书面形式全部完整移交接收人，并交将移交清单交项目资料员核实后，办理退场手续。退场通知单必须由项目经理、资料员同时签字后方可离场。6、项目资料员应定期或不定期通报未按施工现场进度及时完成资料移交人员，并督促其限期完成。7、竣工前需归档的工程资料，由项目总工程师无总工程师的由项目技术负责人、质量总监组织相关人员自检，自检合格后，报经理部技术信息部审查，经经理部技术信息部审查合格后方可向建设单位、档案馆申请竣工资料初验，经过建设单位初验合格后向质量监督站申请竣工验收，通过质量监督站验收竣工资料合格后再向城建档案馆申请竣工资料验收。3.9.3声像档案收集与移交1、凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件、其它电子文件（包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等）都应收集齐全，归入工程项目成套档案。2、声像文件归档的整理要求。归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。（1）、照片档案的归档应保持其完整性，做到底片、照片、文字说明同时归档。（2）、凡归档的声像材料，必须加以必要的文字说明，注明拍摄者，拍摄时间及内容。（3）、跟工程相关的形成电子版的文件（通过计算机打印的文件）和其它电子文件（包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等）刻成光盘和纸质资料一起进行归档。3、凡归档的声像档案材料，应是原版原件，必须图像清晰、声音清楚。4、针对项目的特点，分类收集、建立影像资料。 影像资料可以分为：记录工程经过；确认使用材料；确认质量管理状况；作为维修时的资料；工程评优依据作为解决问题时的资料和证据。 5、 影像资料的收集、整理工作是项目管理以及评优评奖工作中的重要环节， 其质量的好坏直接影响到责任澄清和评选成绩。 项目部要高度重视，严谨细致地收集整理材料，确保提交的材料真实、准确、完整。 6、项目部在电子资料的收集整理工作中，必须保证所提供材料的真实性，做到有据可查。 7、项目部各专业岗位应定期将所搜集到的影像资料移交给项目资料员，由资料员统一分类保管。8、项目工程资料的影像资料等应同工程竣档案同时向所属经理部综合档案室移交归档。3.10工程资料归档时间3.10.1经理部技术信息部审查合格的竣工资料，向质量监督站、档案馆申请竣工资料验收，通过质量监督站、档案馆验收并发放相关合格证后3个月之内完成竣工资料整理、组卷等工作，并向建设单位、档案馆移交竣工资料，办理移交手续，最后移交分公司经理部综合档案室。3.8.2受建设单位的委托（应有委托合同）组织编制工程资料和竣工图的项目部，应按合同约定的时限将全部工程资料移交城建档案馆和建设单位，并办理移交手续。3.11工程档案的接收3.11.1工程档案移交入库时，应由档案形成的部门填写档案移交备考表一式二份，由各经理部技术信息部档案管理员协助项目资料员移交到经理部综合档案室，交接双方签字、盖章，其中一份由经理部技术信息部保存，另一份交经理部综合档案室保存。（经部工程档案移交流程图见图3）3.9.2工程项目归档文件、案卷应符合下列要求，否则经理部综合档案管理员有权拒绝接收。（1）归档文件材料要齐全、完整，线条、字迹清楚，纸质、字迹材料应优良，签署、盖章完备。（2）文件页数与归档目录、案卷页数与卷内目录相符。3.9.3经理部技术信息部档案管理员对接收的工程档案要进行分类、登记、编目、统计和必要的加工整理，编制档案总目录、档案分目录等，并采用计算机技术对档案进行检索。3.9.4除档案移交备考表外，档案移交部门应按年度分类别地随附移交案卷目录。目录要齐全、完整、清楚、整洁。3.12工程档案的保存3.10.1分公司经理部技术信息部档案管理员负责所属经理部各项目的工程资料和声像档案的接收、整理、统计、鉴定、编目、检索等工作，并将确保将完整工程档案移交到所属分公司各经理部综合档案室。3.10.2工程档案原件统一由分公司各经理部的综合档案室统一保管并存放于安全保密的场所，做到防火、防盗、防毒、防虫、防潮等标准，同时具体负责人员应该保证档案室内的清洁通风3.10.3工程档案由综合档案室管理员对接收来的工程档案依据档案类型，进行分类、编目、登记、统计和严格管理，编辑档案查阅目录，并做好数据库的建立和整理工作，做到档案实体定位存放、妥善保管，方便利用，数据库准确无误，及时更新。3.10.4对于一些特殊的档案，应该根据实际需要，可以采取单独成档，单独管理的方式进行专项管理。4.附 则4.1执行本管理办法，尚应遵守各项目行政管辖区域现行有关建筑工程档案的有关规定。5.2本办法由华南公司技术信息部负责管理和解释。5.3本办法自印发之日起执行。附图1工程资料管理策划书审批流程开始项目资料员发起经理部技术信息部经理经理部总工程师华南技术信息部经理华南公司总工程师附图2经理部工程档案移交流程工程竣工通过档案馆审验的竣工资料声像档案整理（技术部档案管理员）纸质档案整理（技术部档案管理员）档案汇总整理（分类、编目）移交综合档案室(审核)办理移交手续（双方签字）移交综合档案室（入档）附图3 项目竣工资料移交流程图工程完工资料员完成声像资料资料员完成竣工资料技术员完成竣工图经理部档案管理员核审项目技术负责人审核审核资料员整改建设单位审核（监理）质量监督站初审（提出整改意见）资料员整改通过质量监督站审核（验收证明）城建档案馆初审（提出整改意见）资料员整改通过城建档案馆预验(档案验收合格证)资料员整理完整竣工资料（编目、组卷工作）办理移交档案馆（建设单位、公司档案馆）注：该流程图的为竣工资料的移交流程，移交过程的先后顺序按项目所在行政管辖区域具体要求操作。附表1 声像档案管理各要素及具体内容序号要素名各 要 素 的 具 体 内 容1内容照片、胶片、录音带、录像带、磁盘、光盘。2要求录音带必须清楚、录音盒贴上标签注明录制时间、地点、带长及录制者；录像带必须清晰，贴上标签，注明录制内容、时间、地点、及摄录者等。3时间工程项目声像材料应在工程竣工后的三个月内，由摄录部门或保管人员收集整理并向经理部综合档案室移交。4分类按公司相关档案管理规定要求分类。5整理录音带、录像带按专题、时间进行整理。6编目1、编写说明：一个保管单位应有一个文字说明，说明内容包括题名、内容、时间、地点、人物、背景、作者等要素。2、编制档号：档案号由类号和保管单位号组成，编号方法按公司档案标准化手册要求进行。注：照片档案应有专用的像册收集保存。 附表2 土建结构工程资料总目录表附表3 项目资料责任人划分表分类序号名 称责任人分类序号名 称责任人施工管理资料1建设工程规划许可证资料员施工记录1人工挖孔灌注桩施工资料汇总表施工员2施工进度计划报审表资料员2钻（冲）孔灌注桩施工资料汇总表施工员3建设工程施工许可证资料员3地基处理记录施工员4工程建前期法定建设程序文件资料员4大体积混凝土测温记录试验员5项目经理任命通知书资料员5混凝土养护测温记录表试验员6项目经理部人员设置通知书资料员6混凝土配合比申请单试验员7项目经理部人员变更通知书资料员7混凝土工程浇灌审批表试验员8项目经理部人员资质文件资料员8混凝土用砂、石检验报告试验员9项目施工机构印章使用授权书资料员9混凝土用水检验报告试验员10施工现场质量管理检查记录资料员10混凝土坍落度检测记录试验员11工程开工、复工令资料员11混凝土拆模申请单施工员12单位工程开工申请报告资料员12钢筋保护层厚度检查施工员14工程施工总结技术负责人14混凝土楼板厚度检测记录施工员15施工日志生产经理、施工员15混凝土后浇带施工检查记录施工员施工技术资料1工程技术文件报审表技术负责人施工试验记录1预应力张拉原始记录施工员2技术交底记录技术负责人2钢材（钢筋、钢管）产品质量核查记录试验员3施工组织设计、施工方案技术负责人3钢筋连接检验报告试验员4图纸会审记录（一）（二）技术负责人4钢筋连接检验报告汇总试验员5设计交底记录技术负责人5密实度试验报告及汇总表试验员6设计变更及附图、洽商记录、设计更通知单汇总表技术负责人6土工、击实试验报告试验员7分项工程质量技术交底卡技术负责人、工长7混凝土施工配合比设计报告试验员8工程变更指令技术负责人8同条件养护混凝土抗压强度检验报告试验员施工物资资料1工程材料/构配件/设备报审表材料员9砂浆试件抗压强度检验报告试验员2原材试（检）验报告试验10混凝土、砂浆试块验结果汇总表试验员3原材料合格证、粗（细）骨料合格证材料员11混凝土、砂浆抗压强度计算表试验员4试验报告汇总表试验12混凝土抗渗等级、抗压、抗折检验报告试验员5预拌混凝土出厂质量证明书试验员13砂浆试块、混凝土试块核查汇总表试验员6焊剂、焊条检验报告材料质量验收资料1结构现场实体检测报告试验员7水泥、砂物理性能检验报告试验员2分部（子分部）质量验收记录质检员8钢筋力学、工艺性能检验报告试验员3分项工程质量验收记录质检员9质量证明文件汇总表资料员4桩基础、地基及基础处理工程检验批验收记录施工员10碎（卵）石检验报告试验员5土方开挖工程检验批验收记录表质检员11钢材（钢筋、钢管）产品质量核查记录表材料员6土方回填工程检验批验收记录表质检员12外加剂、粉煤灰检验报告试验员7 工程检验批验收记录表质检员13水泥出厂、复验质量证明文件汇总表试验员8工程中间交接验收记录施工员14预拌混凝土进场使用检查汇总表试验员9工程初步验收记录施工员施工测量资料1工程地质勘察报告测量员竣工验收资料1工程竣工报验单资料员2单位工程坐标定位测量记录测量员2工程竣工验收条件自查记录质检员3基坑验槽施工检查记录施工员、质检员3工程竣工验收申请资料员4楼层放线记录测量员4单位(子单位)工程质量控制资料核查记录质检员5施工测量放线报验单测量员5建筑结构与装饰装修工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录质检员6工程基线复核表测量员6单位(子单位)工程观感质量检查评定记录质检员7垂直度、标高、全高记录表测量员7单位(子单位)工程质量竣工验收记录及纪要质检员8建筑物沉降观测记录表测量员8房屋建筑工程项目竣工验收备案回执资料员施工记录1地基基坑（槽）开挖、回填检查记录施工员9建筑节能分部、工程质量验收记录、质量评估报告质检员、技术负责人2灌柱桩施工工艺试验、施工记录表施工员10竣工图技术负责人3 隐蔽工程质量验收记录表施工员 40附表4 经理部机关工程资料管理考核表单位： 考核人员： 被考核人： 日期： 年 月 日序号指标名称指标定义或说明评分标准应得分扣分原因实得分1区域内资料系统的培训及体系建设每半年组织一次资料系统的培训，及时总结区域内资料检查存在的问题，分阶段总结及培训资料内容。每少一次扣5分，未形成培训记录（培训资料、签到表、培训调查表）的，缺一项扣1分。102及时了解各地档案馆的资料管理规定并与当地档案馆建立良好的沟通渠道了解各区域工程档案的归档要求，与档案馆建立联系与沟通，取得了当地档案馆的支持，尽可能与当地建筑业协会取得联系，为公司在区域交档创造条件。了解各地档案馆归档要求，未及时传达最新的规范及相关政策扣5分，未与档案馆取得良好沟通联系扣5分。103监督管理经理部各项目资料同步性每月25日前收集各项目资料报表收集整理分析同步性，并发布通报。每延迟一天扣1分，扣完为止。104项目资料检查和指导完成率每月对项目进行资料检查和指导，并形成检查通报发布，每月检查项目数2个以上。检查项目数2个以上5个以下，并形成检查记录的得5分；检查项目数5个以上得满分。155竣工备案资料的移交半年度竣工备案资料实际完成移交数量半年度竣工备案资料实际完成移交数量/半年度竣工备案应移交完成数量100%。106资料编制的准确性