浅论新特级资质标准下建筑业企业的信息化建设.doc

浅论新特级资质标准下建筑业企业的信息化建设为引导特级建筑业企业成为科技含量高、融资能力强、管理水平高、信息化程度高的龙头企业，2007年3月，建设部颁布的新的施工总承包企业特级资质标准，把信息化建设作为科技进步水平的考核项提了出来，并以施工总承包企业特级资质标准信息化考评表的形式，为企业信息化建设提供了引导性的文件。作为特级建筑企业，如何使信息化建设达到规定标准，并在2010年3月前申报成功新特级资质，已成为当前非常紧迫的工作。一、建筑业企业信息化建设的定义、目的及目标建筑业企业信息化是指运用信息技术，特别是计算机技术、网络技术、通讯技术、控制技术，系统集成技术和信息安全技术等，来改造和提升建筑业企业技术手段和生产组织方式，提高经营管理水平和核心竞争力的一种手段。其目的是通过信息系统对企业运作的各个环节进行控制和反馈，将信息化深入到经营、财务、生产等多个方面，形成一个以核心业务流程为基础，以人、财、物管理为重点工作流程的信息化管理系统，将企业的信息流、资金流、物流、工作流集成和整合起来，实现企业内部业务流程的信息化及外部的电子商务活动，进而实现企业创新式发展。信息化建设的目标是运用信息技术全面提升建筑业管理水平和核心竞争力，实现跨越式发展，加快与国际先进技术接轨的步伐，成为具有国际水平的现代建筑企业。具体如下：1、获取和分析企业内部信息，并在企业内部准确、迅速的传递和处理，实现动态管理，使企业业务工作达到事前计划、事中控制和事后分析。2、建立项目管理集成应用平台，实现工程建设项目全过程管理的集成应用；建立企业内部的办公自动化平台及人力资源系统，为领导提供决策支持平台；建立企业知识库和定额库。3、实现预算、资金集中管理，提高资金使用效率，降低财务成本；建立统一的财务管理平台，实时监控下属分子公司、项目部的财务状况；建立起绩效管理系统，实现实时的监控机制。4、以信息化带动企业管理流程、提高企业效率；以信息化带动企业管理再造，减少中间管理层次，提高决策效率，并通过信息系统实施培养一批信息化人才。二、特级资质企业信息化具体指标分析2007年建设部颁布的施工总承包企业特级资质标准信息化考评表中对企业信息化管理工作做了高度概括，并附有详细具体的硬性指标，将其作为特级企业重新就位的必备条件。主要包括以下六个方面： 1、基础设施建设。考核内容有硬件设施、网络环境、安全保障、资金保障、制度保障、对外门户网站六个项。要求企业设立计算机中心机房，有专职人员，项目部配备电脑，企业与项目部之间建立可靠网络连接；同时在安全保障中要建立防病毒系统、有数据备份、以保证信息化数据的安全与系统的持续运转；在资金与制度保障中要有相关制度及资金保障；要求建立WEB网站，具备宣传公司形象的各种栏目，并及时更新有效。2、综合项目管理。其考核内容分为：综合能力、招投标管理、进度管理、成本管理、合同管量、物资管理、质量管理、安全管理、竣工管理、风险管理、设备管理等十一项内容，是信息化管理的核心。综合能力：要求建立综合项目管理协同平台，实现与各项目间的协同办公，公司各项目使用率达30%以上，主要考核企业分级管理与多项目管理的能力。要求通过信息化手段，加强各项目间的工作协同，快速获取各个项目的进度、合同、物资、成本、安全、质量、竣工等信息，进行数据汇总及对比分析，以实现对项目的监管，并达到与财务、人力资源、协同办公、档案资料管理的集成。招投标管理：要求招投标管理功能完备，具有电子标书编制能力，通过软件进行概预算编制，能够查询各类主材市场价格。要求全公司各项目使用率达50%以上。进度管理：要求项目进度管理功能完备，编制切实可行的项目进度计划，可以编制横道图、网络图，实现进度显示、目标对比。要求全公司各项目使用率达50%以上。成本管理：要求项目成本功能完备可实现项目成本预算、实际成本记录以及对比的功能，包括项目成本预算、实际成本与成本分摊、预算与实际的对比。要求全公司各项目使用率达50%以上。合同管理：主要包括与业主方签订合同的管理以及对分包、采购合同的管理，要求具备合同信息的录入、变更录入与审批、合同进度款申请与支付管理。要求充分利用信息系统的数据集成特性，通过合同台帐的查询，实现对合同签订基本信息、变更信息、进度款申请信息、支付信息的方便查询与合同的检索。要求全公司各项目使用率达50%以上。物资管理：要求物资管理功能完备，具备分类管理、统一编码、材料需求请购单据、材料采购计划制定、材料采购订单管理、按需求提出组织的入库统计报表、物资出入库统计、物资收发存报表的自动获取、物资明细报表查询。要求全公司各项目使用率达50%以上。质量管理：要求质量管理功能完备，建立质量知识库用于存放质检标准、质量管理流程等信息，并且在质量检查时可以方便获取该类知识，制定质量目标、实现工程质量检查情况及处理结果的动态管理，检查情况记录实现从计划到检查，发现问题提出不符合项到整改的PDCA管理闭环。要求全公司各项目使用率达30%以上。安全管理：要求功能完备，建立安全知识库，制定安全目标、计划，培训项目部，记录与查询交底工作；考核分包单位的安全；动态管理安全检查情况记录及处理过程。要求全公司各项目使用率达30%以上。竣工管理：要求具备查询竣工验收情况记录、竣工资料分类管理、竣工资料的检索等功能包括验收过程管理与竣工验收资料管理两部分。要求全公司各项目使用率达50%以上。风险管理：要求风险管理功能完备，支持项目进度管理风险预警、项目合同变更风险预警、合同支付提高预警、设备维护维修到期风险预警、成本执行风险预警、工作延期风险预警等功能。要求全公司各项目使用率达50%以上。设备管理：要求设备管理功能完备，具备设备分类管理、统一编码、设备使用计划制定，设备调拨、维修、维护记录，设备备品、备件管理、设备危险源管理功能。要求全公司各项目使用率达30%以上3、工程设计管理。要求企业各专业设计均采用计算机软件，计算机出图率达到80%。特级资质专业设计一般要求用AUTOCAD或其派生软件。4、人力资源管理。要求系统功能完善，具备人事管理、合同管理、薪资管理、招聘管理、培训管理、绩效管理。重点是企业核心骨干的培养与管理，其最终目的是提升企业管理人员的水平，同时提高核心骨干的满意度。同时要求人力资源系统正式使用1年以上。5、档案资料管理。规定中要求建立完善的档案管理系统，主要包括档案分类目录建立、项目文档资料录入、项目档案归档、档案查询、资料借阅管理等。要求采用计算机档案管理系统对各项目资料档案管理达到50%以上。设计部门利用计算机图纸档案管理系统对工程设计图纸管理达到50以上。6、引导性指标。主要包括电子商务、知识管理、账务处理、办公自动化管理四个方面内容。此虽不是硬性考核指标，但属于加分项，旨在通过以指导性文件的形式对企业深入应用信息管理加以鼓励，对有能力和有基础的企业在电子商务、动态知识管理、管理型事务处理、办公自动化上提出了较高要求。三、建筑业企业目前信息化现状及存在问题目前，信息技术在建筑业得到了广泛应用，建筑业企业初步形成了多层次、多元化的信息收集、整理、分析和利用的渠道及网络，信息化水平有了较大提高。在项目管理中初步应用了合同管理、进度管理、物资管理、成本管理、安全管理、质量管理、协同办公、设备管理等模块，管理信息资源逐步得到了共享。但作为劳动密集、粗放经营的行业，长期以来，技术政策、技术标准等滞后于信息化发展，建筑企业管理和技术手段都相对落后，信息化还存在许多问题，主要表现在以下方面：1、建筑业企业分支机构多、分布广；项目众多、分散，核算复杂、项目管理不便，传统项目部粗放式的管理，使各项目部合同、进度、物资、质量、安全、成本等缺少有效监控，项目执行风险大；各种管理信息传递不准确不及时，项目成本得不到有效的控制。2、报表数据经中间层加工处理，信息失真、滞后，上级公司无法及时、准确了解下属分子公司的信息；统计及审批工作很难及时迅速完成；跨单位、跨部门即时查询无法实现。3、监控困难、资金控制不力，费用支出失控，预算不能严格执行，成本核算的过程控制无法实现。4、信息“孤岛”问题严重。企业的信息化是一个逐步投入、分布发展的过程。而在建设过程中缺乏统筹规划，形成一地散沙的局面，成为企业发展的制约因素。5、资金投入不足是信息化发展的主要制约因素，特别是在关键技术的应用研究上投入不够，因而缺乏成熟的解决方案。6、信息化专业技术人员不足，专业技术人才短缺，结构不合理。四、新标准下特级企业如何面对信息化建设1、企业信息化首先要有驱动力。企业最高管理者的管理需求、发展企业的愿望和提高管理水平的紧迫感，是企业信息化最直接、最有效的驱动力。当前，在新特级资质标准中，提出了信息化建设的要求，这只是一种政府引导行为。但是，如果企业不把它变成自觉行动，上升到作为改造企业的发展战略，进而寻找有效的实施方法，企业信息化也是不可能取得成功的。 2、企业信息化是一个系统工程。企业信息化是一个漫长的过程，不可能、也没有任何方法可以一蹴而就，也就是说，必须做好打持久战的准备，要按照预先设计好的步骤和方法逐步去实施，尤其是要从基础性工作做起。3、要正确认识企业信息化的发展规律。企业信息化一般要经过5个阶段：支持阶段、排斥阶段、磨合阶段、认同阶段和协同应用阶段。企业信息化不是企业现有管理模式的直接信息化，而是应用信息技术改造企业的过程，是企业深化改革，转变企业经营思想，重新设计企业运营模式，业务流程再造，优化企业组织，合理设置工作岗位，规范企业管理行为和管理技术，严格企业规章制度的过程，这是企业信息化的重要组成部分和基础性的工作，是成功进行信息化建设的必经之路。 4、应对特级资质标准的信息化措施。首先，企业应在集约化管理思想的指导下，以战略管理为龙头，以全面预算管理、资金集中管理、生产监控为核心，以项目管理为基础，高标准地规划好企业信息化，然后分步骤实施。其次，在企业信息化规划的指导下，在注重信息化基础建设的基础上，要满足新资质标准的信息化考评要求。再次，要做好信息标准化工作，如：信息分类编码标准、数据库表结构标准、数据元标准，数据中心建设技术标准等。另外，应按照信息化工程的基本步骤实施，并做好关键流程梳理或再造工作。五、建筑业信息化建设总体原则、实施步骤及方案1、信息化建设的原则及基本要求信息化建设的总体实施原则是：“总体规划、分步实施、注重实效、逐渐完善”。在实施的范围上要遵循“由点到面，先试点再推广”的原则，在应用的功能上要遵循“由浅入深，逐步深入和完善，紧紧地围绕着企业的核心业务和主导流程来开展”的原则。实现方式有：对外主要借助网站及其他网络手段展示企业形象，提高企业的知名度，促进业务开展。对内主要通过信息化管理软件等工具快速传达管理信息，使企业内部上下信息互动、规范各项管理、降低管理成本，提高经营水平。组织要求：企业总部设置信息管理部门，由信息主责领导分管。部门职能是：负责企业总部的计算机及网络的管理和维护，中心机房的管理和维护；负责信息系统的开发、培训、推广和维护。各分、子公司分别配有专职（兼职）信息主管，负责本企业信息化建设工作。各项目部设有兼职网络信息员，负责本项目的信息化建设工作。基础设置要求：企业总部及分子公司机关基本上人手一台电脑，每个项目部至少配备一台电脑。网络建设方面总部及分部要具备上网条件。项目部根据项目部规模和当地上网条件，选用不同的上网方式。 2、具体实施步骤及方案准备阶段：这个阶段着重进行领导层的培训、流程梳理、资源保障，要成立领导小组及其相关实施项目组，要进行系统功能的演示培训、系统需求整理、可行性分析、选择软件等工作。企业应注重宣传，领导要统一思想，员工要转变观念，审订关键流程，解决遗留问题，调查基础设施，为信息化的实施扫除障碍。软件选型阶段：这个阶段企业首先要考察软件厂商本身经营状况。再看其整体性，了解软件厂商是否具有一体化的解决方案，以便于后期系统拓展，最后对其行业经验及服务水平进行调查。因为工程企业管理软件不同于工具软件实施，管理软件的实施经验非常重要。施工企业的项目分布全国各地，如果没有全国实施服务机构的软件厂商，就不能做到本地化的实施与双方长期的合作。硬件配置阶段：根据信息系统的流程及软件模块的要求及工作人员分工，进行硬件的配置，总部要设置计算机中心机房，有小型机及服务器等，项目部要配备电脑，要上网连接。系统调研、流程确认阶段：在系统实施前，企业应结合系统的功能对各部门进行业务需求调研，尤其是相关部门的一些业务流程，进行讨论和优化，整理出各模块的业务需求和流程确认报告，并针对需求报告的系统实现方式进行模拟演示，最后由部门负责人和主管领导签字确认。软件二次开发阶段：针对企业的一些个性化需求，提交软件公司，对原有流程及功能进行重新设计、二次开发，以满足特殊需求，开发后进行模拟演示和模拟运行，以保证后期实施运行的稳定性。试点实施阶段：系统完成后，企业应选择一个条件比较好的项目部，根据前期确认的需求、流程及试点应用范围进行系统试点工作。在实施的过程中应着重进行数据初始化、培训教材及岗位操作书的整理、不同层次人员的培训、系统的试运行、系统上线运行等工作。系统运行阶段：系统上线后，企业应加强监督考核，督促各部分的运行情况，并出台相应的管理制度。确保各部门按照系统定制的各种功能按部就班的运行。六、信息化建设应采取的保障措施1、领导重视、责任到人。信息化建设是“一把手”工程，领导层的支持与否是实施成败的关键。企业应实行“一把手责任制”，建立相应的领导机构和实施机构。健全的组织结构使企业可以迅速调动各方面的资源，集中优势“兵力”，全线推进，确保进度受控和质量受控。企业应当制定信息化规划及其实施方案，包括企业信息化系统的建设目标、实施计划、年度计划和资金保障计划。企业要在每年的预算中规划出相应比例的资金，专款专用，以保证企业信息化建设资金投入的需要。同时要消灭基层抵触情，对信息化推进的阻力，需要领导予以协调解决。2、加大投入、注重培训。企业信息化的成功实施，需要投入充分的人力、物力和财力作为保障。同时开展全方位、多层次信息化培训工作是系统