工程供方管理办法.doc

工程供方管理办法1. 目的通过对工程供方进行资格审查和评估，全面了解其产品或服务特性，确保其资格及能力符合公司要求，评估供方的履约能力，优化供方结构，指导供方管理工作。2. 适用范围向本合同供应工程的材料、设备，以及监理、施工、咨询服务的工程供方的资格审查和评估工作。3. 术语和定义3.1. 评估：指对于新的工程供方，通过调查核实其商誉、资质证照、实地考察代表工程，判断该工程供方是否具备向本公司提供产品或服务的能力，作为进入采购流程的必要条件；对已合作的工程供方，通过评价其质量、进度、技术实力、现场配合情况、验收结算情况、售后服务等，全面了解其履约能力。4. 职责4.1. 工程管理部负责对工程供方进行资格审查，必要时100万以上项目组织项目部、研发部、成控管理部等相关部门进行实地考察，并提交资质审查报告。4.2. 工程管理部负责组织对工程供方进行年度评估和半年评估，并提交评估报告。4.3. 工程采购领导小组负责审核工程供方资质审查及评估结论。5.工作程序5.1. 工程供方资质审查：具体详见工程供方资质审查5.1.1.编制资格审查文件，其主要内容：工程项目简介，对投标人的要求，评审标准及办法，各种附表等。5.1.2. 向潜在的投标人发布参加资格审查的邀请通告。5.1.3. 发出资格审查文件。5.1.4. 组织有关部门对资格审查文件进行评审和考察。5.1.5. 对各评审和考察结果进行汇总，并形成工程供方资格审查报告，提交工程采购领导小组审批。5.1.6. 审批合格列入试用工程供方名录；审批不合格的，列入不合格工程供方名录，不得参与投标。5.2. 工程供方评估：具体详见工程供方评估5.2.1. 每年6月和12月由工程管理部负责组织项目部、成控管理部、采购组、研发部、客服或物业公司对年内已合作工程供方进行半年评估和年度评估。5.2.2. 工程部编制工程供方履约评估表，并分发到各参与评估工作的相关部门。5.2.3. 各参与评估部门根据各自侧重进行评估，并填写工程供方履约评估表。5.2.4. 工程管理部根据各部门评估结果进行汇总，形成工程供方评估报告，提交工程采购领导小组审批 。5.2.5. 工程管理部根据批准的评估结果，将优秀、合格、不合格的供方分别录入优秀工程供方名录、合格工程供方名录、不合作工程供方名录。5.2.6. 工程管理部将工程采购领导小组批准后的评估结论及整改建议分发各工程供方。工程供方的评估1、目的通过对工程供方进行评估，全面评价供方的履约能力，优化供方结构，指导供方管理工作。2、适用范围向本公司提供用于工程材料、设备、监理、施工、咨询服务的工程供方的评估工作。1. 术语和定义1.1. 评估：指对于已合作的工程供方，通过评价其质量、进度、技术实力、现场配合情况、验收结算情况、售后服务等，全面了解其履约能力。1.2. 其他关于供方的定义与工程供方管理中的定义相同。2. 职责2.1. 工程管理部负责组织对工程供方进行年度评估和半年评估。2.2. 工程采购领导小组负责审核评估结论。3. 工作程序3.1. 每年6月和12月由工程管理部负责组织项目部、成控管理部、研发部、客服或物业公司对年内已合作工程供方进行半年评估和年度评估，每次评估须填写工程供方履约评估表，报工程采购领导小组审核后评估结论生效。3.2. 评估参与部门侧重为：a) 工程管理部：评估采购阶段配合情况，核实质量、进度等配合情况；b) 成控管理部：评估付款结算配合情况、合同经济条款的履约情况；c) 项目部：评估进度控制、质量验证、技术支持及工作配合情况；d) 研发部：（涉及建筑效果的参加）评估设计配合情况及对效果、方案的理解；e) 客服或物业公司：评估售后服务情况。3.3. 供方评估结果分为优秀、可以合作、需要改进、重新评估、不能合作。3.3.1. 经履约评估为“优秀”的工程供方列为优秀工程供方3.3.2. 经履约评估为“可以合作”的工程供方列为合格工程供方。3.3.3. 经履约评估为“需要改进”的工程供方在完成限期整改后列为试用工程供方，不能完成限期整改的降为不合格工程供方。3.3.4. 经履约评估为 “重新评估”工程供方经重新评估为合格的列为试用工程供方，不合格的降为不合格工程供方。3.3.5. 经履约评估为 “不能合作”的工程供方降为不能合作工程供方。3.4. 工程管理部负责将工程采购领导小组批准后的评价结论及整改建议发工程供方。3.4.1. 工程管理部跟踪验证工程供方有关整改的效果。 供方供方资质审查1.目的通过对工程供方进行资质审查，全面了解其产品或服务特性，确保其资质及能力符合本公司要求。2.适用范围：向本公司提供用于工程的材料、设备，以及监理、施工、咨询服务的工程供方的资质审查工作。.3.3.术语和定义3.1评估：指对于新的工程供方，通过调查核实其商誉、资质证照、实地考察代表工程，判断该工程供方是否具备向本公司提供产品或服务的能力，作为进入采购流程的必要条件。3.2其他关于供方的定义与工程供方管理中的定义相同。4. 职责4.1. 工程管理部负责组织对工程供方进行资质审查。 4.2. 项目部、研发部、成控管理部负责参与相应的实地考察。4.3. 工程采购领导小组负责审核工程供方资质审查结论。5. 工作程序5.1. 新的工程供方的联系途径5.1.1. 已经向中庚集团内其他公司提供产品或服务；5.1.2. 公司其他业务部门推荐；5.1.3. 自行到公司推销的供方；5.1.4. 公司主动联系社会上有良好信誉的供方和媒体、展会宣传中有适合本公司产品的供方。5.2. 工程供方资质预审5.2.1. 资料审查：工程管理部负责接收并审查供方资料，包括营业执照、税务登记号、资质证明、企业简介、产品的技术资料、价格、近三年业绩等；判断是否与公司目前业务相关：无关的，由工程管理部秘书销毁资料；相关的，由工程管理部主办人员约请供方面谈。5.2.2. 供方面谈：重点了解工程供方业绩以及该供方的产品或服务应用的工程实例情况，判断是否具备提供符合本公司要求的产品和服务的能力：符合的，通知列入供应商上网注册，并组织实地考察；不符合的，列入不合格工程供方名录。5.3. 工程供方实地考察5.3.1. 通过资质预审后的供方，由工程管理部组织成控、研发、项目部相关人员进行实地考察，实地考察参与部门合计两个部门两个人以上（含）。 涉及对总包的考察必须相关部门经理或以上人员参加。5.3.2. 实地考察参与部门侧重为：f) 工程管理部：侧重考察业绩及其他方面。g) 成控管理部：侧重考察供方成本管理能力。h) 项目部：侧重考察技术与项目要求的符合性。i) 研发部：（涉及到评估建筑效果时参与）参加。5.3.3. 工程管理部组织填写工程供方考察结果审批表，参与考察人员签字后报工程采购领导小组审批，审批同意后考察结论生效。5.3.4. 审批后的考察结论为不合格的，由工程管理部列入不合格工程供方名录。合格的，网上判定合格并列入试用工程供方名录。 5.4. 不具备实地考察条件的供方，经资质预审合格并报工程采购领导小组批准后，网上判定合格并列入试用工程供方名录，待考察条件具备并必要时进行实地考察。5.5. 工程管理部通知列入试用工程供方名录的供应商办理上网注册。5.6. 供方入围资格审批：根据具体采购需求，工程管理部组织填写采购招标审批单，报工程采购领导小组批准。材料、设备进场一、甲供材料（设备）进场管理工作程序1.在甲供材料（设备）签约之前，主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。2.监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及保修期结束。3.检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求。4.检查进场材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。5.检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或国家有关行业标准以及合同要求达到的标准。6.检查进场材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。7.检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位。8.检查进场材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导，并按采购合同规定处理。9.对关键材料（设备）的关键生产加工过程，主办工程师必须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。10.检查进场材料（设备）的储存及堆放是否符合有关规定要求。11.材料经验收合格后，方可投入使用。项目公司采购专员负责甲供材料、设备发放和调配，控制材料成本。采购专员应建立材料设备台帐，并填报材料设备成本分析控制表报成本管理部。二、.由收货单位接收并由供货商办理设备材料验收单一式五份向收货单位及监理单位申报，收货单位及监理单位在二个工作日内审核确认后交项目部审核。项目部在二个工作日内审核完成后存档原件一份，其余返回监理单位，由监理单位发送至收货单位及供货商。三.供货商在申报当期付款时附上设备材料验收单复印件（核验原件）及对应的设备材料（供货）价格清单复印件交项目部复核并确认。在申报结算时需附上确认后的设备材料验收单原件及相对应的设备材料（供货）价格清单原件，项目部审核签认资料并移交成本管理部结算。四、不合格品的处理1.如该批材料设备部分或全部不合格且无法使用但可重新供货，则由监理单位签发部分拒收或全部拒收的通知。2监理单位判断货物拒收是否影响工期。如不影响工期，则安排供应商重新供货；如影响工期，则通知工程管理部寻找代替方案并由工程管理部根据工程合同管理制度办理索赔。3如属轻微缺陷但可降级使用的材料设备，经总经理批准同意降级接收，由项目部根据工程合同管理制度办理索赔。项目结束后，项目主管汇总甲供材料（设备）的供货质量、交货期、情况，填写甲供材料（设备）供货单位考核情况评分表，报部门经理审批。材料设备供货单位考核评分表 文件编号： KHZYCG10项目名称： 供货单位： 材料（设备）名称：考核内容评分方法得分质量“每批进货中98%以上（含98%）符合合同要求的质量标准”给5分“每批进货中