第十五章 档案管理制度.doc

第十五章 档案管理制度第一条 公司办公室负责公司档案的管理工作，其他部门和个人为与公司办公室协商一致时，不得存放应属归档的材料。各部门设兼职档案管理员，负责本部门文件资料的基础处理工作。第二条 公司股东会会议决议纪要，公司高层会议、总经理办公会会议纪要，以及各部门在工作中形成的各种门类和载体档案，必须按规定范围、要求和时间收集齐全，按规定整理立卷，移交办公室保管。 第三条 当年度的各种合同的原件、有关工程项目的文件、资料由职能部门存档，年度统一交公司办公室存档，需要时职能部门留存复印件。第四条 凡上级机关颁发的文件，应送公司领导传阅，传阅时间不超过一周，由办公室归档立卷（上级机关另有要求的按要求办理）。第五条 公司领导签发的文件，按机密程度，交各部门负责人传阅，传阅时间不超过一周，由办公室归档立卷。 第六条 凡公司签发的需要全公司人员传阅的文件，传阅时间也不超过一周，由办公室归档立卷。第七条 外来文件由档案员专人接收，整理、编号后送至有关部门批阅，并归档立卷。第八条 公司内部文件由档案员接收后整理、编号、建档、留底后，统一发送至有关部门，有关部门批阅后，归档立卷。第九条 公司新制定的规章制度以及人事任免，需送至各部门传阅的，总经理签发原件及各部门负责人签收情况均应归档立卷。第十条 各部门重要决议、建议、经营计划，总经理审阅原件应归档立卷。第十一条 坚持定期检查档案，认真记录检查情况，发现问题及时汇报，并采取有效措施保证安全。随时保持档案的完整，尽量减少档案的机械磨损和污染。第十二条 存放档案的环境应注意防盗、防火、防潮、放光、防高温、防鼠、防虫，不能在其存放处吸烟，保持存放处通风良好，确保存放处的温湿度达到档案管理的基本要求。第十三条 严格执行档案、文件借阅利用制度，借时签字，查时登记，退时注销。第十四条 档案文件坚持谁借谁负责的原则，不能转给他人翻阅。第十五条 档案管理人员严禁与别人谈自己所管文件的内容，严防失密事件发生。第十六条 因工作需要复印秘密级以上档案、文件时，必须按规定办理复印手续。第十七条 档案管理人员对档案的借阅利用工作，应做到积极配合，热情服务。第十八条 凡因工作需要借阅本部门业务范围的档案、文件，可直接在办公室办理手续。第十九条 凡因工作需要借阅非本部门业务范围的档案、文件，需经档案所属部门负责人同意，送公司办公室主任、总经理批准。第二十条 外单位人员因工作需要查阅公司档案、文件，须持所在单位介绍信，并说明原由，经档案所属部门、办公室主任、总经理批准，办理借阅和有偿服务手续后，方可查阅。第二十一条 借阅档案、文件，使用时间不超过一周，若因特殊情况，需延长时间，应及时办理续借手续，但不得超过一个月。借阅室需填写如下登记表：文件名 编号 借阅人 份数借阅日期预计归还日期实际归还日期第二十二条 借阅人必须妥善、安全、可靠地保管档案、文件。不得在档案、文件上左标记，勾划、批注，更不允许私自撕毁。若有遗失，应立即报告，并按有关规定查处。第二十三条 档案原则上按各部门整理成册，再以类别编目归档立卷；第二十四条 把各部门档案整理成册后，编写目录并编号。最后编写所有文件目录并索引。第二十五条 档案人员调动工作时必须在办完档案移交手续后方能离开。附：1、 应归档的文件包括：（1）公司的各种证照、文本;（2）股东会会议的各项决议、纪要；（3）公司高层会议、总经理办公会议决议、纪要；（4）以公司名义签发的文件、决议、决定；（5）以公司名义签订的合同、协议；（6）与公司有关的重要音像制品、图片、报刊直至的文章及资料；（7）公司的各项规章制度，部门规章制度；（8）政府部门及重要单位的来文、来电、资料；（9）公司各部门提交的应由公司管理的档案；（10）公司的各种汇报发言材料；（11）公司有关重大纪念庆祝活动材料、图片；（12）公司历史、大事记、日志汇编；（13）公司各部门的月工作计划，年度工作重点、总结、目标任务；（14）在规定期限应留存的其他文件、文稿。2、主要归档材料保管气象（归档级别分永久、长期、短期三类）：类目名称基本内容保管期限文书类公司工商登记及工商变更系列文件永久管有关股份制改造、股权变更文件永久总经理办公会会议及公司正式行文、重要通知长期或永久公司的规章制度、机构设置与变更永久公司年度综合性的工作计划、总结永久理人力资源工作的有关文件如公司的认识变动、职员的招聘、培训、福利等长期或永久重要事件的记录及来往信函长期或永久内部出版物长期或永久事务性文件、重要会议纪要短期或长期类公司有关质量体系及运行的相关文件短期或长期对外关系及往来的文书、文件短期宣传、声像、图片等档案，按年、月一次分类存档长期财会类按财务管理制度有关规定执行资公司的资本经营计划表长期产企业资产运营管理的相关文件长期管理企业物业管理及规划的相关文件长期企业资产经营成果情况总结长期类企业经营计划分析表永久公司发展规划、重大经营决策永久营经营模式的选择、更改及运行情况总结长期项目于品牌的策划及