行政部管理制度4-27.doc

目 录一、行政部主管岗位职责2二、行政专员岗位职责2三、人事专员岗位职责3四、薪资福利管理3五、绩效考核管理5六、行政管理制度6（一）员工考勤管理制度6（二）员工休假管理制度8（三）员工出差管理制度10（四）加班管理制度11（五）会议管理制度11（六）办公用品管理13（七）车辆管理制度13（八）公司接待制度15（九）卫生管理制度15（十）印章管理制度16（十一）证照管理制度16（十二）档案管理制度17（十三）网络使用管理制度17（十四）员工宿舍管理17七、人事管理制度19（一）招聘管理制度19（二）员工入职、离职、转正制度及程序19（三）培训制度与程序21（四）员工岗位异动管理22（五）员工关系管理25（六）奖惩制度管理规定26行政部管理制度行政部主要负责日常行政事务、人力资源配置和管理及后勤的内部管理工作，保证各部门业务的顺利进行和相互之间的协调配合，对外起到公司沟通桥梁作用，对内起到核心的管理作用。1、负责工作：处理公司内部行政工作及行政部对外其他行政事项。2、人力资源配制：主管、行政专员、人事专员3、面对群体：公司全体员工、对外工商局、税局和社保局一、行政部主管岗位职责直接上级：总经理岗位职责：1、 负责办公室的全面工作，承上启下，做到全方位服务；2、 负责公司会议组织和会议纪录，公司决议、决定等文件的起草、发布；3、 负责拟定公司相关管理制度，并执行、落实、检查和完善，确保其有效实施；4、 负责分配安排行政专员和人事专员的工作，完成本部门的工作任务；5、 负责协调各部门、各级人员之间的关系，创建良好的企业文化；6、 完成上级领导交代的各项工作。权限：1、对公司人事和行政工作的审批权限；2、对本部门下属工作监督和考核权限；3、对公司整体战略的建议权限。二、行政专员岗位职责直接上级：行政部主管 岗位职责：1、 负责完善公司行政部管理制度，落实执行，并检查；2、 负责办公室固定资产和办公用品的计划申购、领用、盘点、保管、定期维修维护工作；3、 负责公司公文、函件、书刊、内部文件的收发、运转、催办、办理和登记、保管及使用工作，及时上传下达；4、 负责公司车辆的管理，包括车辆的调度、使用、维护保养、车险缴纳、违规处理；5、 负责公司办公室的日常管理工作，公司员工每日午餐准备、每日员工卫生值日安排监督落实；6、 负责公司综合服务工作，证照办理、预存公交卡费、话费缴纳，费用报销、名片制作、礼品定制、公司宣传品印刷等；7、 负责外来公司外部往来人员的接待工作；8、 完成上级行政主管交代的各项工作。三、人事专员岗位职责直接上级：行政部主管岗位职责：1、 负责完善公司人力资源管理制度，落实执行，并检查；2、 负责招聘工作，协调、办理员工入职、离职、调任、升职；3、 负责新员工入职培训，企业内训，联系组织外部培训以及培训效果的跟踪、反馈；4、 负责建立、维护人事档案，办理员工社保的增减和劳动合同签订，更新公司员工花名册；5、 负责员工日常考勤工作；6、 协助建立员工关系，协调员工与管理层的关系,创建良好的企业文化；7、 负责各类节庆福利方案的制定和节庆福利物品发放，及员工活动的组织；8、 完成上级行政主管交代的各项工作。四、薪资福利管理 为规范公司的薪酬管理、建立公平合理的薪酬体系、通过合理的薪酬设计吸引和挽留优秀人才、保证公司的长期可持续发展、结合公司组织机构、行业特性、经营管理模式的发展方向特制定本制度。1、薪资构成：1）员工实行月薪制。2）根据公司各岗位和职能的不同，公司存在两种计薪标准。 第一种为职能类：基本工资+绩效工资+工龄补贴+全勤奖+其他福利； 第二种为业务类：基本工资+提成+通讯补贴+工龄补贴+全勤奖+其他福利。3）基本工资：根据员工的职务、资历、学历、技能等因素确定的，相对固定的工作报酬，详见下表：级别职称基本工资一级总经理、副总3500二级部门主管2000三级组长级1500四级普通员工级10003） 绩效工资：根据员工考勤表现、工作绩效及公司经营业绩确定的，不固定的工资报酬；提成是根据员工完成公司月销售量和回款金额确定的，不固定的工资报酬。1 职能类绩效工资：级别职称绩效工资一级总经理、副总2000二级部门主管1500三级组长级1000四级普通员工级8002 业务类绩效工资：（参照业务员绩效考核表）。4） 工龄补贴：公司所有员工在当月10日前入职，当月可领工龄补贴；10日后入职，即推迟一个月领。每工作满一年工龄补贴100元/人/月，每工作满两年工龄补贴150元/人/月，逐年增加50元，五年封顶工龄补贴300元/人/月。5） 全勤奖：公司所有员工当月在规定的上班时间内未出现任何迟到、早退、旷工者，公司给予100元全勤奖（以上均由考勤卡计）；当月忘打卡不影响全勤奖；当月无论是请事假、病假或年假，均扣除本月100%全勤奖；不服从公司安排的会议、加班或培训，怠工、擅自离岗影响工作正常进行的扣除本月100%全勤奖；当月离职员工均扣除本月100%全勤奖。6） 其他福利1 通讯补助：销售类人员使用，正式员工享有通讯费补贴。详见公司的通讯和交通费补助及报销规定2 办公室中餐补助：午餐补助按照每人每月240元标准执行。3 社会保险：公司为正式员工购买社会保险，个人须承担的部分由公司每月从本人薪酬中代扣代缴。4 年终奖：按照工龄以及每月绩效考核结果发放。员工中途离职，或因违反公司规章制度或能力没有达到公司要求而被解除劳动合同的，将不再享有年终奖。5 生日福利：正式员工生日当月享有公司赠送的鲜花或小礼物，以二代身份证为准；当月离职不享受此福利。6 培训费：因业务需要公司推荐培训的员工，培训费由公司承担。7 个人所得税代扣：按国家统一标准。2、薪资执行标准：1）员工薪资根据岗位不同，按照岗位薪资标准表对员工所在岗位、专业技能、业绩要求、从业时间等进行综合评定后确定薪资标准。原则上新录用员工按下限标准执行。2）员工岗位有调整或变动的应按照新岗位确定相应工资标准。3）公司根据经营情况和员工工作表现，由总经理办公室依据员工上年度的绩效考核结果确定下年度的工资，按照审批程序报批后执行；对成绩突出的员工可以破格普及加薪。3、薪资的核算与发放：1）员工工资由行政部根据员工岗位和任职资格确定并报批，作为员工基本资料存档。员工按月领的工资为基本工资和岗位工资。基本工资除以当月总天数为日工资。2）公司按员工的实际工作天数支付月应付薪资，计算时间为每月1日至当月最后一天，并于次月10日支付。若付薪日遇到国家法定节假日或周休息日，则顺延发放。3）公司因特殊原因无法按期支付工资时，应在发薪日前2天进行公告，并通知新的发薪日期。4）新上岗员工的工资按工作日乘以日工资计算。5）离职员工的未付工资，按未付薪工作日乘以日工资计算。6）员工迟到、旷工、事假、病假等情况按照公司考勤管理制度处理。4、薪酬调整机制：1）年度调薪： 每月4月公司可根据上一年度公司的经营情况、当地人才市场状况，按照绩效考核结果，对员工进行薪酬调整。2）即时调薪：因转正、职位变动、专业级别调整、违纪而进行的调薪，属于即时调薪。员工在当月10日前转正，即当月工资按转正工资核算发放；10日后转正，即推迟一个月发放转正工资。5、保密规定：所有员工对自己的收入负有严格保密责任，因工作关系掌握其他员工收入情况的人员，对自己所掌握的员工收入情况须严格保密，其他员工无权了解他人的收入。公司有权对违反保密规定的员工按违纪处理。五、绩效考核管理为了提高公司的整体管理水平，充分调动员工的积极主动性，规范公司的绩效考核体系，推进目标管理，本着客观公正的原则，以考核促进绩效的提升、目标的完成为目的，特制定本制度。1、考核原则：1）通过对考核项目的量化，确定岗位主要任务，理顺业务流程，明确工作内容。使每一位员工明确工作目标、完成期限以及工作质量的衡量标准。2）通过岗位绩效考核，保障各岗位取得良好的绩效，通过对阶段目标完成情况的动态评估，掌控工作进度，不断优化工作质量与效果。2、考核方式1）由部门主管制定本部门每个岗位的关键项目及量化标准，由行政部统一整理编制，原则上每位员工的关键绩效项目不超过5项。2）绩效考核成绩将计入员工档案，作为员工升迁、调薪等人事管理的重要依据。3）绩效考核成绩不做比例限制，不做跨部门比较。4）行政部将绩效考核的结果，确认相应月薪或年薪。5） 如员工对自己的绩效考核成绩有异议，可向上一级主管领导要求重新确认绩效考核指标及成绩，或书面向行政部申请，由行政部协调上一级主管领导重新确认考核成绩。3、月/季度/年考核程序：1）每月/季度/年初，各部门主管领导根据上月/季度/年制定的绩效考核指标，对直接下属的具体工作进行考评，共同确认考核结果。2）每月/季度/年末，部门主管领导针对每位直接下属的具体工作，制定下月/季度/年的考核项目及期望标准，共同确认绩效考核的指标。3）行政部负责汇总绩效考核结果，并与有异议的员工进行绩效面谈。4、绩效考核标准：A类 （90分以上） 全部绩效工资B类 （9080分） 全额绩效工资80%C类 （8070分） 全额绩效工资50%D类 （70分以下） 全额绩效工资30%（辞退）六、行政管理制度（一）员工考勤管理制度 为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，必须在OA提交异常考勤表，经本部门主管审批同意以及签收行政部备案。2、销售部、仓储部实行月度轮休制，行政部实行周末轮休制，财务部实行周末双休制。所有员工一律不允许提前休假或存假，特殊情况经批准除外。3、员工调休，需提前半天在OA申请，经部门主管负责人签字同意后可休假，并将签收至行政部存档以便作为考勤的依据。4、公司实行上下班打卡制，办公室人员必须早、中、午、上下班打卡。业务人员、仓储人员实行早、晚上下班打卡。5、上班中因公事需外出者，外出期间其出入均不必打卡，但须向部门主管/经理说明情况经批准后，方能离开公司，回来后需OA补写异常考勤表。6、迟到、早退、旷工、忘打卡管理1）迟到：规定上班时间开始30分钟内到班者，罚款10元/次，并扣除绩效考核分值1分/次；超过30分钟以上按旷工半天论处；2）早退：提前30分钟（含）以内下班者，罚款10元/次，并扣除绩效考核分值1分/次；超过30分钟以上3个小时（含）以内下班者，按旷工半天论处，并扣除绩效考核分值1分/次；超过3个小时以上下班者，按旷工一天论处，并扣除绩效考核分值1分/次；外出办事未经领导批准不返回公司打卡的视为早退1小时论处。3）旷工：旷工半日者，扣发当月全部薪资的5%，并扣除绩效考核分值2分/次；旷工一日（含当月累计）者，扣发当月全部薪资的10%，并扣除绩效考核分值4分/次；旷工二日（含当月累计）者，扣发当月全部薪资的20%，并扣除绩效考核分值6分/次；连续旷工三日以上（含三日）者，按自动离职论处，扣除当月全部薪资福利，并解除与公司的劳动关系；4）忘打卡：上下班忘记打卡者，按忘打卡扣罚10元/次处理。5）一个月内迟到、早退：累计达4次者，扣发三天的日基本工资；累计达4次以上6次以内（含）者，扣发五天的日基本工资；累计达6次以上10次以内（含10次）者，扣发当月八天的日基本工资；达10次以上者，扣发当月100%的日基本工资，并解除劳动关系。（日基本工资=月基本工资总额30天）6）参加公司组织的会议、培训、学习、考试或其他团队活动，如果有事请假的，必须提前一个小时向上级主管或主持人请假。活动期间，在规定时间内未到者，按本制度第六条迟到规定处理；在规定时间内早退者，按照本制度第六条早退规定处理；未经领导批准擅自不参加的，按本制度第六条旷工半日规定处理。7）员工的考勤情况，由行政部进行监督、检查，行政部对各部门员工的考勤要秉公办事，认真负责。如有弄虚作假、包庇袒护迟到、早退、旷工、忘打卡员工的，一经查实，按实际处罚金额的双倍予以处罚。（二）员工休假管理制度公司给假种类及假期待遇：1、国家法定节假日，合计：11天 元旦： 1天（一月一日） 春节： 3天（大年初一、大年初二、大年初三） 清明节： 1天（农历四月五日） 劳动节： 1天（五月一日） 端午节： 1天（农历五月五日） 中秋节： 1天（农历八月十五日） 国庆节： 3天 （十月一日、二、三日） 2、病假员工在工作期间，因病确需治疗和休养者可以请病假。病假须出具县级以上医疗单位诊病证明，提供不了医院病假证明的，一律按事假处理。因工负伤，按用工所在地有关规定执行。病假待遇：扣发工资=日基本工资*50%*请假天数（日基本工资=月基本工资当月总天数），并且每日扣绩效分值1分。长期病假及医疗期限将按国家和公司相关规定办理。遇急诊等特殊情况来不及提前请假者，可以以电话形式请示上级主管，经批准后事后应持有公司指定医院开具的证明，并补齐所有手续。3）事假公司原则上不提倡请事假，但确有特殊原因时，可酌情予以批准。一般情况下每月事假最长不超过3天（含3天），一年内事假累计不超过25天，超过25天以上者取消年终奖及优秀员工评选的资格。事假待遇：扣发工资=日基本工资*100%*请假天数（日基本工资=月基本工资当月总天数），并且每日扣绩效分值2分。4）带薪婚假凡与企业签订正式劳动合同，带薪婚假为3天；晚婚者（男二十五周岁、女二十三周岁）婚假为7天。婚假待遇：如员工实际婚假天数超过公司规定的带薪婚假天数，超出规定时间（最长超过规定时间三天）经部门经理（一天内）及总经办（三天内）同意者，按事假论处扣发当日日基本工资，并且请假超过规定天数每日扣绩效分值1分。扣发工资=日基本工资*100%*（实际请假天数-3或者7），允许最长超过规定时间三天仍未回公司报到者，按员工自动离职论处。特殊情况经总经办批准除外。休婚假需向行政部提供本人结婚证原件为休假依据（留复印件存档），并且在登记后二个月内休完婚假，否则当自动放弃该带薪假期。5）带薪丧假凡与企业签订正式劳动合同的员工直系亲属（指父母、配偶、子女、兄弟姐妹、配偶父母）不幸去世可请带薪丧假3天；非直系亲属去世（指祖父母、外祖父母、兄弟姐妹的配偶、配偶的兄弟姐妹，父母的兄弟姐妹等），给予带薪丧假1天。丧假期间工资照发，但超出规定时间按事假论处（最长超过规定时间三天，超过按旷工论处）。丧假待遇：超出公司规定的丧假天数，按事假论处扣发当日日基本工资，扣发工资=日基本工资*100%*（实际请假天数-3天或者1天），并且请假超过规定天数每日扣绩效分值1分。6）带薪生育假凡与企业签订正式劳动合同的女员工，工龄满一年以上者，女员工的产假为98天。多胎生育的，每多生育一个婴儿增加15天。符合晚育年龄的夫妻，女方增加产假15天，男方给予假期3天;享受3天假期的男方必须是初婚者或未生育过孩子的再婚者，必须有女方所在单位出具晚育的证明。女方15天假期应当在规定的产假后连续使用。男方3天假期应当在女方产假期间使用。计划外生育与非婚生育者不享受此类待遇。7）带薪年休假凡与企业签订正式劳动合同的员工，在本公司连续任职满一年以上者，可以开始享受年休假。在本公司连续任职每满一年不满五年的，年休假为5天；已满五年不满十年的，年休假为7天；已满十年以上的，年休假为10天。年休假最高不超过10天。超过年休假不按时回公司报到者按旷工论处，除因特殊原因在年休假结束前提前一天经总经办批准除外。国家法定休假日、公休日不计入年休假的假期，国家法定休假日不允许与年休假连休，特殊情况经总经办批准除外。年假可以抵冲平时的事假及病假。年休假须在一个自然年内一次性或分次休完，逾年度不累加自动作废。8）工伤假 员工非因操作不当引起的因工负伤，经劳动管理和鉴定部门认定为工伤的，公司将遵照工作所在城市国家的相关规定，员工住院期间公司按日基本工资发放其基本生活费，出院后需继续修养，须持县级以上医院证明到公司办公室办理工伤休假申请，公司不再发任何生活费。 不得认定工伤或视同工伤的情形：故意犯罪的；醉酒或者吸毒的；自残或者自杀的；不按照工作流程、在不属于本岗位工作区域、宿舍内、个人因素或不服从管理造成自我伤害者不在工伤计算范畴。 办理工作需提供资料工伤认定申请表（工伤认定申请表应当包括事故发生的时间、地点、原因以及职工伤害程度等基本情况）。提供就诊医院医疗诊断证明或者职业病诊断证明书；药品付款发票及药品清单原件；员工本人就诊病历本原件；员工医保卡号及员工本人身份证复印件一份。 员工应当自事故伤害发生起第一时间向行政部门报备，并于事故发生12小时内提供受伤者医疗信息及员工个人信息，便于行政部向统筹地区社会保险行政部门提出工伤认定申请，超过办理时效由员工本人承担相应后果。3、休假管理规定1）除法定节假日外，各类休假必须提前半天在申请填写，否则按旷工论处，特殊情况经主管部门负责人批准除外。2）员工入职满一个月以后，方可按公司相关规定享受法定节假日、带薪婚假、带薪丧假、带薪生育假。3）婚假、产假、年休假需提前一周申请，并合理安排所属岗位的工作衔接。4）带薪假（婚假、丧假、生育假）期间工资按岗位基本工资的日工资发放。5）主管级以下员工3天以内休假需在申请，须经部门负责人审批，签收行政人事专员备案。3天（含）以上休假，须经总经理批准，并及时送行政部备案。6）主管级（含）以上人员各类休假需在申请，均须经总经理审批，同时签收行政人事专员备案。7）所有假期（如病假、事假、年休假等），一次性连续休假天数不能超过7天（含公休）。特殊情况经总经办批准除外。8）所有请假必须事前在申请，事后请假一律无效，确遇特殊紧急原因无法请假时可先电话请示领导经同意后再办理补请假手续。9）凡未事先办理请假手续和未准假而私自休假者、请假逾期未归且未续假者、不服从调配或辞职未经批准而不上班者，均按相应休假时间以旷工论处。（三）员工出差管理制度为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。1、出差审批流程1）除公司总经理外，其他员工出差前应在OA上提交出差申请表给部门直属领导及总经理“审批”，并“签收”到公司行政部人事专员作为员工考勤的依据，出差返回后当天及时上OA进行“批注”返回报到。2）因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式先电话请示，出差返回后在OA补办手续，无手续者一律按旷工处理。3）因系统问题无法使用OA时，先出差完返回时再补办相关手续。2、出差费用标准 员工出差的膳食、住宿、杂费按主管级：160元/日。普通员工：100元/日的标准核发。3、差旅费报销流程（参照财务部管理制度-费用管理制度）（四）加班管理制度公司提倡高效率的工作，鼓励员工在工作时间内完成本职工作任务，原则不提倡加班，如因处理工作时间内未完成的本职工作或本人工作疏忽而未完成的工作，不计加班。1、因公司特殊情况需要临时加班的，公司所有员工必须服从命令。2、加班部门如需其它部门配合或提供相关资料，应于工作时间内提前通知相关部门以便安排配合工作。3、加班申请流程：需员工在加班后的第一个工作日OA申请加班，经总经理、总经理助理和部门主管审批同意后方可计加班4、加班费标准：工作日加班费为50元/次，周末节假日加班费为日工资的2倍；法定节假日加班费为日工资的3倍。5、员工如有特殊情况不能加班，应提前向部门主管说明情况；因病或因事不能继续工作的，应向部门主管请假，说明原因；因其他原因不能继续加班的，部门负责人应给加班人员分配其他工作，或提前下班。6、法定节假日加班，员工均应如实打卡，记录加班时间，其中上班时间和午休时间与正常上班一致。（五）会议管理制度 为规范公司的会议管理，提高公司的会议管理质量，使公司的各种会议成为问题探讨、分析、解决方案的良好沟通渠道，特制订本办法。1、除销售部会议外，公司的各种会议由行政部统一管理。2、公司会议安排表（一）销售部晨会1）参加人员：销售部全体员工2）主持人：副总3）会议时间：每周一上午9：00-10：004）会议内容：各部门通报经营、销售额、销售计划、人员管理等工作情况；各部门需要其他部门协调的工作；销售总监布置、安排销售部各部门当日的工作。（二）公司周例会1）参加人员：主管（含）级以上管理人员2）主持人：总经理3）会议时间：每周一下午15：004）会议内容：各部门总结上周工作内容及本周工作计划，上周突发事件、费用支出、部门在职离职人员汇总、需其他各部门协调的工作事项。（三）总经理办公会议1）参加人员：总监及以上管理人员、其它需参会的人员2）主持人：总经理3）会议时间：根据经营管理需要临时安排4）会议内容：讨论公司经营管理中的重大决策、人事安排；确定公司经营方针等。（四）市场销售分析会/经营成本分析会1）参加人员：销售部门所有员工2）主持人：营销总监、财务部主管3) 会议时间：每月5日前4) 会议内容： 财务部门通报上月公司各项销售成本费用情况，上月各部门及个人公司经营指标完成情况，各销售产品销售排行情况。 销售总监分析公司上月客源结构分布情况，研究确定销售部下一步市场开发计划。3、会议的管理要求如下：1) 早会中提出的问题需要上级主管或公司领导解决的，由主持人向相关领导反馈。2) 周例会应形成会议纪要，由公司行政部整理存档，并发放至与会人员。3）各类会议所有参会人员均需提前5分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。4）凡不能参加会议或不能准时参加会议者，经主管领导同意请假后第一时间报至行政部。5）会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置。6）不准在会场或有上级领导出席的任何会议和正规场合接/打手机。如确因急事需要接/打电话时，手势示意主持人后在不影响他人正常开会前提下安静离开会议再接/打电话。7）与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。8）不准泄露会议机密，要妥善保管会议材料，不得向参会人员外的无关人员泄露会议内容。（六）办公用品管理为规范公司办公用品申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存管理有序，责任明确，勤俭节约，避免浪费，特制定本制度。1、 按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。低值易耗品主要指：水性笔、圆珠笔、铅笔、胶水、笔、小刀、大头针、回型针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、夹子、涂改液、钉书机、计算器、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品。高值保管品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品.2、 公司办公用品的管理统一由公司行政部行政专员保管。3、 各部门每月根据自己部门办公需要采购的办公用品由行政专员统计于每月23号前填写办公用品申请表。4、 行政专员根据各部门需要采购的办公用品进行统计汇总，于每月24-26号在OA系统申请完成公司办公用品申请计划，并由总经理助理、总经理审批，签收部门为财务部备案、采购部采购。5、 采购办公用品回来，行政专员及时做好入库登记工作。6、 各部门根据自己部门需要领取办公用品，及时在办公用品领用登记表做好登记。7、 月底行政专员对各部门办公领用物品进行汇总及盘点登记。（七）车辆管理制度 为规范公司公务车辆的管理、使用，明确车辆配备及使用程序，保证人员、车辆的安全，充分合理的利用公司的车辆资源，有效地控制车辆费用，特制定本规定。1、 车辆管理部门1）行政部为公司公务用车的集中管理部门，负责公司公务车辆的统一管理。2）行政部参与新车的采购，负责办理新购置车辆的牌照、养路费等相关手续。3）公司所有车辆的各种证件的复印件及没有必要携带的证件原件由行政部统一保管。2、车辆使用1）销售部门车辆由用车部门主管负责人根据工作需要自主安排所配车辆的使用。如确因工作需要，其它部门需调用车辆时，由使用部门主管负责人与车辆管理部门主管负责人协商调用。2）物流仓储部门的配送车辆由物流仓储部主管统一安排使用，各部门不得私自调用，需要用车时协商调用。3、使用程序1）仓储物流部门的配送车要在出车前填报出车单，写明出车时间、地点及事由，由部门主管负责人签字后，统一安排出车。2）各车辆使用人每次在出车前及出车后，要检查车辆行驶证与运输许可证，确保证件的齐全有效，并检查车辆的安全状况（水、电、油、胎等），保证车辆的正常运行，如车辆有损 坏或其它异常情况要及时报修及上报部门主管。3）车辆每日驶出后，必须当日驶回公司指定停车场停放，如果在规定时间内无法按时返回，应及时汇报部门主管负责人。4）所有车辆的保养与维修工作统一由车辆使用部门负责。4、突发事件应对措施1）公司所有车辆使用人必须开启手机，保持电话通畅。2）车辆行驶过程中发生意外，驾驶员要第一时间打电话向公司车辆投保公司（平安保险客服电话：95518）报案进行理赔工作，并及时向行政部门、部门主管负责人报备事故详细经过。5、费用管理1）所有因公务出车产生的费用（停车费、过路费、油费、洗车费等）均需开具原始发票，由用车人填写公司统一的费用报销单，经由车辆主管负责人审核签字确认，报总经理签字批准后向财务报销。2）停车费、过路/桥费每月报销一次。6、车辆燃油费1）油费按里程计算（冬天6.5L/100公里，夏天7L/100公里），超出部分由第一负责人自己承担（仓库车另计，副总级不属该范围内），本报销月初、15号各报一次。2）车辆行驶过程中发生故障或其它耗损急需修复、更换零件时，可视实际情况需要电话请示车辆主管负责人后进行修理，修理完后需把旧零配件带回公司，并补签车辆维修申请单，否则不予报销。3）维修费用报销：费用报销人需持经车辆主管负责人签字同意的车辆维修申请单，维修点出具的车辆维修保养明细及维修保养发票至财务部报销。7、车辆商业保险费、交强险费、车船税、年审费用。 行政部对公司各车辆商业保险费、交强险费、车般税、年审费用采用实报实销的形式。8、违章肇事处理1）公司车辆发生事故时，统一由公司行政部向保险公司申请理赔。2）车辆第一责任人为司机，主管为第二责任人。3）事故所产生费用除去保险公司所承担部分外，其余差额及违单罚款、扣分由车辆第一责任人独自承担，如有隐瞒或虚报所产生其它相关事件，责任由车辆第一责任人个人承担，并按公司严重违纪进行处罚。9、凡驾驶员出车出现违章处罚事件，由员工个人承担相应罚款及处罚；涉及刑事案件，由员工个人独自承担所有责任，公司立即辞退，并不负责任何经济补偿。（八）公司接待制度1、接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、“请问您贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等之类的礼貌用语。2、在打电话前要准备好记录用纸、笔或其他所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而让对方拿着听筒等候。3、当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到会议室交谈，忌让客人长久等候无人过问。4、业务客户和重要访客离开公司时，应由具体接待的员工为客户开门并送至电梯口或大门口。5、谢绝访客翻动、阅读、使用公司与员工个人用品，注意公司与客户的商业机密。6、接待人员需着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持笑容。（九）卫生管理制度 为创造一个整洁有序的办公环境，增强员工对公司的责任感和归属感，推进公司日常的工作规范化，树立公司形象，特制订本制度。1、办公室卫生管理严格按照制度规定进行，任务明确、责任到人。2、员工要讲究卫生，养成良好的卫生习惯，保持办公室内清洁美观，创造良好的工作环境。办公用桌摆放的物品要整齐有序，人离开位置要把椅子放回原位置。3、轮流每天值日，负责当天的办公室卫生清洁工作。4、值日人员职责范围如下：1）到岗时间:要求早上8:15分提前到公司，开始打扫办公室。2）值日生的清洁区域：办公大厅、会议室、副总办公室、财务室、储物室。3）值日生工作内容：扫地、擦桌子、摆放整齐桌椅与报纸夹、倒垃圾、午餐后锅具清洁及卫生收拾工作。4）当天垃圾下班时及时清理，禁止出现过夜垃圾。否则处以罚款20元/组/次。5）星期日或节假日由当天使用办公室人员负责。6）若当天值日生因请假或者不能参与完成值日工作时，应提前告知与其他员工调换值日，以免出现值日空缺，否则处以罚款50元/人/次。7）每周五办公室进行卫生清洁大扫除，全体员工参与。8）行政部不定期抽查办公室卫生情况，若出现清洁不到位的地方可要求当天值日生整理干净。（十）印章管理制度 为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。1、公司公章、合同专用公章、财务专用章、发票专用章由公司财务部专人保管。2、印章使用使用范围：1）凡属以公司名义对外发文、授权书、承诺书、协议书、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。2）凡属合同类的用合同专用章。3）凡属财务会计业务的用财务专用章。3、需要使用公章到财务部申请说明用途，得到许可后方可盖章使用，并填写印鉴使用表登记相关用途事项。4、若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写印鉴使用表，征得其部门主管同意，方可将印章带出公司使用。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（十一）证照管理制度 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。下列证照及资料由财务部专人责统一保管：1、营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外汇管理登记证、土地证、房产证等证照原件及其申办原始资料。2、资信类文件如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。3、重要文件如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章程、董事会任命文件等。4、公司员工因工作需要借阅、借用、复印证照资料时，经财务主管许可方可借出，并及时在证照使用表签字登记写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等。5、凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料遗失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。行政部行政专员负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。（十二）档案管理制度 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。1、行政部收集各类存档文件进行分类、整理并装入档案盒内。2、档案管理包括人事档案：包括最高学位证、毕业证、身份证、获奖证书、专业资格证书、特殊工种资质证、员工入职表、面试测试表、新员工转正申请表、彩色相片2张、年度个人述职、月/年度考核结果、奖罚处理决定等等，凡员工在受聘期间涉及人力管理方面的材料均属入档范围。3、文书档案包括公司在从事业务、经营、管理、公关、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式。4、档案原则上不得外借、不准复制。确因工作需要借阅或外借的，应填写档案查阅单，经借阅部门主管负责人核准，行政部把关后，方可查阅或借出，并按批准期限归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、毁损、销毁、涂改、摘抄、伪造、划线等，或造成遗失，否则公司有权酌情予以经济处罚，情节严重的将追究当事人的法律责任。5、凡各种原因需销毁的档案，须报行政主管批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在销毁清单上签字。（十三）网络使用管理制度 公司网络资源只能用于工作。个人由于新闻、娱乐等而需要用的必须在自己家中进行。为规范公司网络的管理，确保网络资源高效安全地用于工作而制定本办法。1、 任何人均不得在网络上从事与工作无关的事项，违反者将受到处罚。同时也不许任何与工作无关的信息出现在网络上，否则要追查责任。2、 严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。3、 电脑运行环境由公司统一安装设置，个人不得无故修改系统设置。4、 员工在工作期间上网浏览网站或者QQ聊天初次违反给予口头警告，二次违者罚款50/元。（十四）员工宿舍管理一、员工宿舍处罚管理规定 行政部门将对宿舍定期进行检查，检查包括卫生清洁、入住记录、宿舍物品管理和安全管理等，如发现问题，将追究当事人和宿舍长的责任。1、区分男舍和女舍；男、女员工均不得进入异性宿舍闲聊或留宿，违者按实际情况予以处理；2、节约用水、电，不得浪费，离开时注意检查水龙头、电器、电灯等是否已经关闭，做到“人走灯灭”的节约原则，违者罚款20元。3、员工要服从行政部的床位安排，床位只供员工本人使用，不得出借他人，违者罚款20元；未经行政部许可，不准容留外人住宿，违者罚款100元并取消其住宿资格。 4、不准在宿舍区大声喧哗、唱歌、播放高强度之音响，制造噪音，影响他人休息，违者罚20元。5、不准随地吐痰、倒水、丢垃圾、厕纸、垃圾应丢入垃圾桶，防止洗手间堵塞，违者罚款20元。6、严禁在宿舍内使用电饭煲、电炉、电热杯、电水煲等大兼容量电器，用电只供照明、风扇，否则行政部将没收其使用的电器，并追究其所引起的责任事故。7、宿舍内严禁抽烟，检查卫生发现宿舍地面上有烟头，每个烟头按5元/个处罚，并追究员工本人因未灭的烟头所引起的责任事故。如没找到当事人者，住宿成员共同承担。8、严禁在宿舍内争吵，违者罚款20元；在宿舍内聚众赌博、打架斗殴者、偷取他人财物或吸毒者，立刻开除。9、严禁在宿舍内墙身上乱画，违者罚款20元，并负责修复墙身整洁。10、严禁穿着内衣、内裤在宿舍内串门和在走廊公区上走动，违者罚款50元/次/人。11、宿舍内一切公用物品（包括洁具、用具、灯炮、光管、风扇等），在使用期间如有损坏，则由宿舍内住宿人员承担更换之费用。12、宿舍长须做好每日安排人员轮值搞室内卫生（包括房间、浴室、厕所及倒拉圾）的工作，如果检查宿舍不清洁，由公司在外请人代为清理、打扫，每次所需支付的清洁服务费由宿舍成员共同承担。13、员工各自保管好自己的财物，如有被盗、遗失、损毁或因而造成的第三者伤害的，责任自负。二、不符合住宿要求的人员范围 住宿员工如有下列情况之一者，除取消住宿床位外，还将呈报部门负责人处理：1、有不良嗜好者或患有传染病者。2、有偷窃行为或在宿舍内赌博、斗殴者。3、未经批准留宿外人者。三、自动退宿人员（包括离职员工）1、员工连续在外居住超过1个月以上，公司将视为自动退宿处理，其住宿资格将被取消，如需住宿，须重新申请。2、需要退宿人员须提前告知公司部门经理及行政部门，经批准和办理手续后方可搬离宿舍，否则公司仍当在住进行扣计住宿相关费用。七、人事管理制度（一）招聘管理制度1、公司人员配置采取计划方式。1）每年十二月份，各部门结合本部门该年度实际经营情况及下一年度业务发展计划需要，分析本部门工作量和人员需求，向行政部提交人员需求表，行政部审核汇总后报总经理审定，审定后的计划将作为下一年度公司人员配置的依据。2）公司年度经营情况发生变化，致使部门工作量有所增减时，工作量发生增减的部门以书面形式向行政部提交本部门岗位设置及人员编制调整申请，经行政部审核并报总经理审定后下发执行。未经申报，各部门不得擅自调整部门年度岗位及编制。2、招聘原则1）因事设岗，因岗择人；2）先公司内聘，后公司外聘；3）公开招聘，平等竞争，择优录用； 目标：建立一支管理、技术、营销、服务为一体的高素质、专业化的员工队伍。3、招聘程序及步骤1）用人部门根据本部门人员编制及淡旺季等情况通过与行政部协商有计划地招聘人员。2）员工提出辞职，部门在五天内以书面形式上报行政部，以便行政部提前进行人力调配。3）面试：任何面试人员必须首先到行政部面试，经行政部主管考核签字后方可到用人部门进行复试，用人部门需电话通知行政部员工复试情况，可录用员工由行政部按公司薪资制度确定员工的职位、工资、入职日期，通知员工入职并为员工办理好相关入职手续，主管（含）级以上职位再逐级审批至总经办后，到行政部办理入职手续，否则视为无效。（二）员工入职、离职、转正制度及程序1、试用人员于报到当日，应向行政部提供以下资料1）入职登记表一份、个人简历一份2）身份证复印件一份（正反面）3）本人有效最高学历证复印件一份4）相关资格证书、健康证、近期一寸彩色照片两张5）驾驶证复印件一份、运输许可证复印件一份6）本人名字办理的南宁农业银行卡复印件一份（正反面）2、员工入职手续的办理流程1）填写公司员工入职登记表，交个人相关资料，核实员工个人原件及复印件；2）向新员工发放员工手册，给员工讲解公司情况及管理制度，向新员工介绍公司管理层，使其具备基本公司工作知识，一个月内并与新员工签署公司劳动合同以及带领新员工到本部门及其它各部门认识部门同事，熟悉工作环境；3）部门主管安排部门业务熟练的老员工带新员工，使新员工能尽快熟悉业务情况；4）行政部更新公司员工通讯录、员工花名册、OA系统、A8系统、加入公司群号、微信群；5）部门在三个月内必须安排新入职员工进行转正考核（部门业务知识及技能考核）。3、员工离职手续的办理流程1）员工辞职须向部门主管负责人提交书面辞职申请。试用期内提前五天，转正后提前三十天，经各级领导签署意见审批同意后方可办理离职手续。 2）不按公司程序提前做离职申请的，按自动离职处理，扣除当月工资福利待遇作为提前通知款。3）部门在收到员工辞职申请后，应首先了解辞职原因（可以挽留应尽量挽留），后由部门填写离职审批单，确定好员工最后工作日期，经员工本人及部门经理/总监签字后于三天内送交行政部。4）如员工连续旷工三天（含）以上属自动离职，则部门应于第四天将离职审批表报行政部办理相关离职手续。5）被开除员工的部门应于当天上报离职审批表至行政部并通知员工。被开除员工须于即日办理离职手续，公司将永不再录用。6）如部门根据营业需要进行裁员，应提前五天（试用期内）或一个月（通过试用期转正后）通知员工本人，并在裁员决定后三天内以书面形式上报行政部。7）经过以上级别逐一审批后，在最后工作日由员工本人到行政部领取离职清单，并于三天内办完全部离职手续。8）公司基层员工上岗均需试工3天，试工后未被聘用者或辞职者，试工期无工资，工资抵培训费用；试工录用后，均到办公室办理入职手续，试工三天的费用计入工资。9）如因劣迹被公司开除或辞退的员工将永不再录用，被裁员的员工将根据其表现在半年以后考虑再录用。10）离职员工工资于次月薪资发放日发放。11）当员工与公司结束雇佣关系时，应先办理好手续并应归还所领用物品。12）员工离职后再次进入公司就职，员工的工龄将从再次入职之日起计算。4、员工转正制度及流程1）原则上所有新入职员工试用期一般为三个月，工作表现良好的员工（试用期至少一个月）可视情况报行政部及总经理批准后方可提前转正。试用期内享受公司规定之工资及福利待遇。2）试用期合格后，先由员工本人申请，由员工本人进行试用期内之工作总结，再由部门就员工试用期间工作表现做出考核意见，后统一报至行政部，经逐级报批后方可生效。3）如不能通过试用期，部门应注明原因及延长试用期时间（最长不得超过三个月）。4）如员工在试用期内表现不合格、或被发现个人资料有虚假成份，公司有权予以即日辞退并不予任何补偿。5）如员工在试用期过后严重违反公司规章制度，公司有权即日辞退并不予任何补偿。6）相关人事变动各部门应在三天之内以（试用期内需当天）书面通知行政部。（三）培训制度与程序1、行政部培训人员的责任1）负责公司年度、月度培训计划及预算的制定及培训工作的组织、协调、实施。2）受总经理及各部门委托，负责安排、检查各部门的年度、月度培训计划的制定及培训工作的实施。3）行政部门的培训工作侧重于举办员工入职培训、晋升培训、调职培训、管理人员培训和联系举办各类知识性专题培训班，安排公司内外交叉及派出培训的组织和管理。安排各大高校实习生的组织和管理，组织整个公司大型培训有奖竞赛活动。2、各部门培训人员的责任1）部门应明确一名主管培训的总监或主管级人员名单，并负责与行政部进行工作沟通。2）根据总经办下达的培训任务及本部门培训需求，制定本部门的年度、月度培训计划，于每月12日前报行政部门拟定培训计划表，并将培训活动中需行政部协调的有关事宜一并报行政部，由行政部负责统一解决。3）部门主办的培训工作侧重于贯彻部门服务标准，提高员工操作技能及待客态度、管理技能、技巧、应变能力等工作所需的培训项目。4）公司应协调各部门进行相关部门基础知识的培训，如：财务部承担节约控制费用培训、销售部承担营销技巧培训、物流部承担公司产品介绍与用车调配制度培训。各部门主管培训的总监或经理应做出培训计划，在行政部协助下，完成好培训任务。3、入职培训内容1）公司简介、企业文化、组织架构讲解、管理人员介绍；2）员工手册讲解：入离职手续流程、转正流程、公司规章制度、薪资福利待遇等；3）公司系统的操作和注意事项的培训；4）部门培训内容：岗位职责讲解、部门与其它部门/岗位之间的关系、部门的规章制度、操作程序、公司主营产品介绍等；4、部门交叉培训1）在本公司工作满半年以上、平时工作表现较好、有培养潜力或部门拟晋升人员的员工，因工作需要或公司员工职业规划所需，员工本人或公司各部进行推荐，参加公司内部部门间交叉培训后备，实现公司内部人多技能储备人才的培养。2）部门交叉培训一般选择在淡季进行。3）申请部门交叉培训必须和自己所在部门工