资金管理办法.doc

第三节：资金管理办法 1.目的1.1为了规范公司资金核算，实现公司资产集中统一管理，为了保证公司资金健康、良性运作，保证公司资产安全，根据公司业务发展需要，特制定公司资金管理办法。2.资金管理内容和范围2.1 资金管理内容:总公司与防城港分公司资金、账户、账目的管理和考核。2.2广西伟恒物流有限公司3资金管理及核算原则3.1管理原则：分公司属分机构，受公司总部直接授控和领导。3.2财务核算:公司内部管理方面:按公司管辖地业务所属原则,总部与分公司均为独立核算的单位; 公司内部管理核算由总部财务部统一集中汇总核算。税务方面：按公司注册所在地的税务管理原则,由注册所在地的分公司财务部核算，并负责申报纳税。3.3以下是公司注册地及税务机构核算情况：3.3.1广西伟恒物流有限公司，注册地在防城港，税务核算机构在防城港；3.3.2广西伟恒物流有限公司南宁分公司，注册地在南宁，税务核算机构在南宁；3.3.3广西欣荣贸易有限公司，注册地在防城港，税务核算机构在防城；3.3.4南宁伟恒船务有限公司，注册地在南宁，税务核算机构在南宁；4.资金帐户设立及管理原则：4.1资金会计科目帐户的设立4.1 会计科目核算上设立（1）银行存款:指各公司基本帐户和一般帐户;为区分各公司的银行帐户资金,设银行存款-XXX公司二级科目; 这里的XXX公司指伟恒物流欣荣贸易等。（2）现金:除银行存款外所有公司的资金,为区分总公司与分公司之间的现金使用, 设现金-XXX公司二级科目; 这里的XXX公司指南宁总公司、防城港分公司等。（3）其他货币资金：除银行存款、现金外的银行汇票存款、银行本票存款、信用证存款、信用卡存款。4.2公司资金账户的设立情况4.2.1 广西伟恒物流有限公司设立基本户(防城港)、一般户(防城港、南宁)、私人户（防城港）；4.2.2广西伟恒物流有限公司南宁公司设基本户（南宁）、一般户（南宁）；4.2.3广西欣荣贸易有限公司设立基本户（防城港）、一般户（防城港、南宁）、私人户（南宁）；4.2.4南宁伟恒船务有限公司设立基本户（南宁）；4.3资金账户的管理4.3.1资金账户日常管理:根据目前公司业务特点及发展情况, 公司资金帐户的日常管理实行就地管理原则，即在南宁开设的帐户，由南宁出纳负责帐户的收支日常管理，在防城开设的帐户，由防城港出纳负责帐户的收支日常管理，出纳负责登记现金和银行资金流水日记帐，负责银行帐单的收发。4.3.2为统一集中管理，公司与分公司及公司之间的不同帐户资金调拨，须经过财务总监审批后，按独立核算的单位载体进行调拨，挂对应的单位往来帐。4.3.3资金使用管理：总部对公司、分公司资金的使用实行直接受控管理；即公司各帐户资金使用必须在财务总监审批-总经理批准后才能使用；分公司使用现金，必须经财务总监审核-总经理审批后方能支付，特殊业务的，必须在总部授权或权限下使用；不同账户资金的划转，必须经财务主管（财务总监授权下）审批同意后方能划拨，出纳不得违规随意将不同帐户的资金互相划转，以造成资金认款和结算的混乱。5 银行存款管理的相关规定：5.1公司任何人不经财务总监和总经理许可，不得以任何形式、任何原因另立结算帐户、帐外帐户、存折进行业务的结算。5.2公司银行账户只供公司经营业务收支结算使用，不准出借或个人使用，不准为外单位代收代支、转帐套现。5.3所有收入类的款项,业务经办人必须要求客户汇入公司指定账户,严禁汇入非公司的个人账户,一经发现视同挪用公款处罚。5.4所有对外支付的款项，必须经过相关业务部门经理审核签字(在权限内)、财务总监审批、总经理批准签字后方可办理。授权情况下除外。5.5银行账号的账号密码，非因业务需要不准外泄。5.6出纳要及时向银行索要出入帐单据；编制银行收支凭证，及时逐笔序时录入财务系统银行存款日记帐；每日终了，结出余额，定时核对银行账户，保证日清月结，帐帐相符，帐款相符；每月月底银行对帐单装订成册，以备公司及相关单位检查审计。6. 现金的管理的相关规定6.1公司财务部的现金管理6.1.1财务部必须严格按照公司资金管理制度管理和使用现金。公司统一实行费用计划使用报批制度，出纳根据日费用报批情况和业务需要合理、确定库存现金限额，原则上出纳的日库存现金定额不得超过30000元，现场结算日库存现金不超过20000元；超过库存现金限额的部分现金必须在当天解交银行费用户，以保证现金安全。超过1000元以上的现金支出，尽量通过银行划拨结算。6.1.2当日交存银行后留存余额的现金，要求存放公司保险柜，以保证现金的安全。保险柜不得存放私人财产，凡经审查发现，一律作为公款现金盈余处理。6.1.3严格按照公司现金支出流程制度执行，要求以现金支出的每笔费用报销或借款必须有经手人-部门经理或分公司经理-财务主管-财务总监-总经理等流程审核签字才能领款或借支。分公司、办事处有授权使用的，也只能在权限内使用。6.1.4财务部严格按备用金借款管理制度执行，加强监督员工及时办理报帐手续；要求公务办理业务或出差借款的，必须在业务完成后3天内到财务办理报销手续；上次借款未清的，不得办理新的借款，坚持前不清后不借的原则。对不按时办理报销手续，经财务部门通知催办仍不办理报帐清账的，财务部将从经办人下个月工资扣抵扣。情节严重的将按相关规定处罚。6.1.5每笔现金支出和收入，要求出纳必须必须开具现金收支单据加盖收讫帐，填制现金收支凭证如实反映,按每笔收支款项序次逐笔登记现金日记帐；每日下班前盘点库存，保证日清月结，帐款相符，严禁白条抵充库存现金。6.1.6公司所有以现金或银行支付的费用，必须从规定的费用专用户提取或转帐划拨，不得将收取的收入类款现金直接报销费用。原则上不允许收取收入类现金，严禁把收入与费用直接对冲抵减入帐；特殊情况，公司收到客户交来的收入款项，要求当天必须存入公司指定收入帐户，更不得坐支使用。6.1.7财务主管必须定期或不定期对库存现金进行盘查，发现长款或短款情况及时查清原因，明确责任人，并进行帐务调整。6.1.8 负责保管库存现金、支票、空白收据、有关印章的责任人，需要妥善保管，确保其安全和完整无损，如有短缺，造成公司损失要追究其相应的责任。6.1.9现金日记帐表格管理：要求出纳每日按每笔收支款项序次逐笔编制现金日记流水帐表，每日下班前上报财务总监、总经理邮箱。6.2现场、办事处的现金使用权限及管理6.2.1物流部现场结算或办事处现金收支来源6.2.1.1现金收入来源项目：从财务借款,司机还款,司机超支罚款缴现,司机代收的拖车费;严禁收取公司其他往来客户款项。6.2.1.2现金支出项目：司机报销加油、过路等有关车辆费用,司机借出车款,办事处（注：防城港现场不允许有此项费用）房租、水电、电话等日常管理费用支出。6.2.2现场、办事处现金结算管理6.2.2.1现场结算员或办事处借入的现金,只能在6.2.1.2条规定的现金支出的费用项目内使用。否则，视同违规使用资金。6.2.2.2严禁现场结算员把现金借给司机以外的公司其他员工;特殊情况必须按权限管理规定审批；司机的借款额度原则上按每辆车2000元;特殊情况,长途出车用款超出2000元低于5000元的,需经车队长分公司经理签字或办事处主任同意;超出5000元的,需经部门经理审批-财务总监审批-总经理批准。6.2.2.3防城港、南宁港现场结算不允许审核或报销司机以外的其他员工的费用;公司除司机以外的其他员工费用报销需经财务部审核报帐。6.2.2.4现场结算员必须在公司规定权限范围内审核司机出车费用并予报销，允许现金支出的出车费用包括：外部加油费、过路费、外部零星修车费（不含大修理）、司机罚款（属公司责任承担的，金额在200元以下的）、停车费及其他低于50元以下的零星小额费用。6.2.2.5办事处的日常费用支出，按公司费用报销管理规定支出费用，经财务审核，手续合格完备后，财务部直接给予业务经办人报销冲帐。6.2.2.6司机代收的运费，必须在出车回到公司当日内交给现场当班人员；对司机交回的代收运费，现场当班员工必须在当日内第二日内交给财务出纳或存入公司指定的帐户。否则视同挪用公款处罚。6.2.3现场结算单据上报、交接要求6.2.3.1现场结算员每日与司机审核报销的结算费用，必须在第二天上午10点前交予财务部结算会计审核，经审核核对，经相关领导审批签字后， 予报销冲帐。6.2.3.2现场当班人员每日交接班前，要盘点库存现金，保证自己经办的现金帐实相符；经交接双方核点清楚后，在交接帐本上交、接双方签字，以示账目清楚，责任移交完毕；现场人员交接的内容包括：库存现金，现金日记帐（电子表格），司机借款的账目，双方交接签字的账本，未报销的费用票据，保险柜钥匙等。6.2.3.3现场结算员库存现金安全责任：按谁当班谁负责的原则；要求现场当班人的库存现金存放公司保险柜，以保证现金的安全；司机借条、费用报销单据要保管好。保险柜不得存放私人财产，凡经审查发现，一律作为公款现金盈余处理。6.2.3.4当班人员经手的每笔的现金收支，必须按公司财务要求序次逐笔登记现金日记帐；现金日记帐要求每日上午上班前发至公司出纳、分公司经理、财务总监、总经理邮箱。6.2.3.5 现场现金盘点：要求现场结算员配合出纳或结算会计月底或不定时盘点,盘点表要求盘点人双方签字有效;对资金短缺要及时找原因,落实责任人。7 相关处罚规定7.1总公司职能部门在检查中发现财务部未按本管理办法收取现金、开票结算的，所收现金没有按有关的规定及时存入规定专户的，所收取的收入款项挪作他用的，公司除了责令限期整改外，将根据情节轻重对相关财务主管和会计、出纳人员进行50-500元处罚，对主管的处罚额原则上要加倍。7.2 原则上,公司运费款、货款等往来款项要汇入公司指定银行账户，特殊情况，需经过主管部门经理以上同意,并指定相关业务员工方可代收现金, 业务经办人收到现金，要求第二天前必须交给财务部；司机代收的劳务现金、运费，要求回场报销车辆费用时，第一时间要交给现场结算员，现场结算员第二天必须交给财务部；收到公款，如超过一天则按50元/天处罚；隐匿不报，私自将收入款占为己