秘书基础前5章.doc

第1章 文书基础第1节 文书的概念与制发程序1 应用文书的含义与分类1. 行政公文：是指行政机关在行政管理过程中形成的具有 法定效力 和 规范体式 的文书。2. 通用公文是指 国务院2000年8月24日 发布的国家行政机关公文处理办法3. 13种行政公文：命令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。4. 事务文书 主要有 备忘录，请柬，启事，简报，会议记录，计划，总结等。5. 商务文书 2 通用公文（行政公文）的制发程序办法规定：“发文办理指 一本机关名义制发公文的过程。包括 草拟，审核，签发，复核，缮印，用印，登记，分发等程序。”收发：签收，登记，审核，拟办，批办，承办，催办草拟：拟写公文草稿 人名，地名，数字，引发准确。引用公文应当先引题，后引发文字号。结构层次序数 第一层为 一 ，第二层为（一） ，第三层为1，第四层为（1）审核是指 发文办理第一程序：公文送负责人签发之前，先由办公厅进行审核。审核重点：行文方式是否妥当 ，是否符合行文规则，拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法规定。第2节 应用文书的格式通用公文的格式要素课划分为 眉首 ，主体 ，版记3个部分。红色反线以上的各要素统称为眉首；红色反线一下至主题词之间的各要素统称为主体；主题词以下统称版记 1. 眉首眉首包括：公文份数序号，秘密等级，保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人会签人，和红色反线（1） 公文份数序号 应根据公文份数来决定编几位数字，但至少不低于两位，即1编为01（2） 秘密等级和保密期限秘密等级分为：绝密，机密，秘密三级（如需标识秘密登记，用三号黑体字，两字之间空一字）秘密等级和保密期限之间用“黑星”隔开。（3） 发文字号 发文字号由发文机关代字，年份和序号组成。发文字号位置有两种形式：一，平行文，下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，剧中排布，二，上行文的发文字号位于发行机关标识下空2行，居左空1字。（4） 签发人签发人是指 最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。位置 平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字字体 签发人三字用3号仿宋体字，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。2. 主体公文主体部分包括 公文标题，主送机关，正文，附件，成文日期，印章和附注等。（1） 公文标题标题中除法规，规章名称加书名号以为，一般不使用标点符号。（2） 正文正文位于主送机关下1行，采用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（3） 成文日期成文日期用汉字标全年、月、日，零写作 （4） 印章 印章是公文的生效标识，公文除会议纪要发出的以外均应加盖印章。联合上行文时由 主办机关 加盖印章，联合下行文时 所有 发文机关 都要加盖印章。 单一机关制发的公文在 正文右下方落款处 不署 发文机关名称，只 标识成文日期 右空4字。 两个机关联合行文时，落款处不署发文机关名称。应将成文日期拉开，左右各空7字。 三个以上机关联合行文是，在最后一排印章之下 右空2字 标识成文日期。（5） 附注使用请示这一文种时，应 在附注处注明发文机关联系人的姓名和电话号码。公文如有附注，应 用3号仿宋体字。3. 版记公文版记部分包括 主题词，抄送机关，印发机关和印发日期，版记中的反线等要素（1） 主题词顺序是 先标类别词，再标 类属词（2） 印发机关和印发日期印发机关一般是指发文机关的办公厅，印发日期是指公文的付印日期通用公文的特定格式通用公文的特定格式有3种，即信函式格式，命令式格式，会议纪要式格式。主要是 信函式格式 和 会议纪要格式。信函式格式发文机关全称下4mm处为一条横线，称武文线（上粗下细），线长170mm.距下页边20mm处为一条横线，称文武线（上细下粗）。第3节 应用文书的要素应用文书的四要素 即材料，主题，结构和语言。人们习惯的比喻方式：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。一 材料材料运用四环节：材料的占有，鉴别，选择和使用。选择 四原则：围绕主题选择材料，选择典型材料，选择真实准确的材料，选择生动新颖的材料。二 主题要求：正确，深刻，新颖，集中。三 结构结构的内容：标题，开头，结尾，层次，段落，过渡，照应等。开头方式：概述式，目的式，开门见山，引述来文（指引述对方来文，来电的标题与发文字号作为开头的方式，这种写法大多用于函，批复等）段落：提行式，条款式，篇段合一式照应：首尾照应，文题照应，行文前后照应。结尾：强调式，期求，希望，秃尾，说明式四 语言运用语言标准：准确，简洁，平实开头用语：为，为了，根据，按照，遵照，关于，鉴于，目前，当前，兹，兹有等引述用语：用于批复和复函 如 悉，收悉，电悉等第4节 应用文书的表达方式主要有 叙述，说明，议论等。1. 议论两大类：立论和反论论证方法：例证法，分析法，引证法，对比法，因果法2. 说明说明方法：定义与表述，分类和比较，数字与图表第2章 办公自动化基础第1节 计算机基础知识一 CPU 中央处理器，是计算机的核心部件，对微机整体性起决定行作用。存储器1. 内存储器 RAM，即随机存储器，可读可写；ROM，即只读存储器2. 外存储器 硬盘：一般容量大，存取速度快而成为各种机型的主要外存设备使用注意事项：保护0磁道，即硬盘盘面最外沿的磁道；防尘，防震动，防止病毒，正在读写时不能关闭电源。软盘：容量为1.44MB，软盘存取速度慢，容量小。光盘：常用光盘主要有三类，只读型ROM，一次性写入型和可擦写型。其他移动存储设备，如U盘和移动硬盘。闪存，属于移动存储。输入设备：扫描仪，键盘，鼠标（分为机械式和光电式）输出设备：显示器和打印机二 计算机的软件系统1. 系统软件 操作系统：opreating system OS ，是直接运行在裸机上的最基本的系统软件目前常用的操作系统主要有DOS操作系统2. 应用软件：目前常见的应用软件主要有办公自动化软件，管理信息系统软件，大型科学计算软件包等。三 计算机的日常使用与维护1开机顺序：先开显示器，打印机等外围设备的电源，最后打开主机电源。关机顺序相反。2 启动：两种方法，CTRL+ALT+DEL 或 主机箱面板上的RESET键3 磁盘清理：所有程序附件系统工具磁盘清理4 计算机病毒：是指编制或者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或者毁坏书记，影响计算机使用，并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码。5 计算机特征：传染性，隐蔽性，潜伏性，破坏性，不可预见性第2节 Windows XP 操作系统应用基础桌面桌面由背景画面，快捷图标和任务栏组成。快速图表：在windows 桌面上的快捷图标默认为“回收站”如果标题栏处于亮度状态，则说明此窗口是活动窗口。标题栏的左边是控制菜单图标。最小化和复原不能同时存在。对话框：当用户执行后面带有省略号的菜单命令时，会出现一个对话框。Windows菜单种类：菜单主要有开始菜单，控制菜单，快捷菜单，下拉菜单以及级联菜单。控制菜单：在标题栏左边要选取多个连续对象，可以鼠标单击第一个对象，再按下shift键单击最后的对象或用鼠标全部选中。删除：按shift+del键，或者按住shift再选择“删除”命令。查看文件夹：文件夹，文件和快捷方式可以没有属性，也可以是存档，隐藏，只读三种属性的任意组合。资源管理器启动两种方式：从“开始”按钮启动，单击开始切换程序：通过快捷键alt+tab进行切换，按住alt的同时再按下tab键可将一个选择框顺次移到各个应用程序图标上。第3节 Word 应用基础Word是一种字处理程序。文件存盘：选择“文件”菜单中的“保存”命令，或者“常用”工具栏中的“保存”按钮，或者按“ctrl+s”键。退出方法：选择“文件”菜单中的退出命令；单击标题栏右侧的“关闭”按钮；双击标题栏左侧的控制菜单按钮；按 Alt+F4。选取文本：按住ctrl键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本；选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏；要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击。复制文本：选择编辑中的复制命令或按住ctrl+c；粘贴crtl+v删除文本：按Del键会删除插入点右侧的文本，按Backspace键会删除插入点左侧的文本。第4节 Excel应用基础在启动该应用时，系统将自动打开一个新的工作薄，该工作薄内包含3个打开的工作表，分别是Sheet1,2,3 。改变工作表的名字：双击选中的工作表的标签，会看到工作表名字反白显示，然后输入新的名字回车即可。第5节 计算机网络应用基础联网的计算机能够共享的资源包括：数据资源，软件资源，硬件资源。局域网的构成：服务器，网络工作站，网卡，集线器和打印共享器计算机联网的目的是：共享资源因特网的主要功能：数据与信息的查询，高速通信服务，电子教育，电子娱乐，电子购物顶级域名分为两大类：机构性域名和地理性域名电子邮件的功能：制作与编辑邮件，接受与发送邮件，阅读与检索邮件，回复与转发邮件，通知与管理邮件。第3章 沟通基础第1节 沟通的基本概念与内容1.秘书从事的沟通工作明显的职业特点：非权力支配性，非职责限定性，认同疏导性2.沟通手段：书面语言，口头语言，姿势语言3.网络沟通的主要形式：电子邮件，网络电话。网络传真和网络新闻发布。4.跨文化沟通中的障碍：语言沟通障碍，非语言沟通障碍，信仰与行为障碍5.开放式提问：请问，还有哪些问题？ 封闭式：请问还有问题吗？6.提问禁忌：忌问对抗性问题，忌不看时机提问，忌问显示自己精明的问题，忌中断别人的话题发问，忌问对方公司的商业机密，忌问老人女士年龄，男士收入，女士服装价格，对方婚否等。7.“7C”原则：可信赖性，保证沟通计划与沟通环境的一致性，内容，明确性，连贯性，渠道，准确判断接受能力。与客户沟通的技巧：礼貌的致意，得体的介绍，握手沟通。8. 面谈沟通的特点：表述要求言简意赅，主题明确，有理有节，礼貌而不拘谨。9. 会议沟通的特点：沟通工作流程性，信息内容衔接性，沟通对象群体性，信息传播延展性。10. 沟通障碍：地位与职务障碍，语义障碍，感觉失真，文化背景的差异，环境混乱，信息渠道选择不当，信息发出后长时间里没有反馈。11. 横向沟通的形式：部门会议，协调会议，员工面谈，备忘录，主题报告，例行的培训。12. 纵向沟通包括：自上而下（主体），自下而上两种（关键）。13. 上情下达传递信息多种多样：命令，指示，政策，措施等。14. 下行沟通的载体形式有：备忘录，指令，政策，命令，布告，面试，会议和演示等。15. 判断人际风格类型：城府，分析型 温和型 直接表达型 支配命令型16. 秘书对上司沟通的要领：尊重但不吹捧，请示但不过分依赖，主动但不能越权。17. 危机类型：空间范围分为：组织内部危机与组织外部危机18. 危机沟通策略，重点实施沟通的方法：对企业员工：适度运用影响力，引导服从，争取内部一致，共度难关 对危机中的受害者：妥善处理其在心理生理，财务上的损失，体现公众利益第一的原则 对新闻媒体；提供准确可靠的第一手信息，及时反馈处理情况，以获得社会公众的支持和理解19. 处理危机的沟通对策：利用多种沟通方式（正式的，非正式的，横向的，纵向的）逐步推进直至解决。第四章 速记基础1. 速度是速记的灵魂。2. 主要推行的速记方式是：手写速记和计算机速记。3. 记录有声语言：秘书用速记记录领导口授意见或口授文件内容，能做到详尽又速度。记录来反正的意见或要求，既节省时间，又能据此领导做详细汇报 记录电话内容 做会议记录 ：完全记录法，精详记录法，精要记录法，补充记录法4. 用速记做记事备忘：速记记“秘本”，不仅方便，高效，详细，而且能起到保密作用。5. 汉字速记：汉字草书是有规律有系统的“草率化”；汉字速记一般采用行草和草书。第5章 企业文化管理一 企业1. 现代企业制度的主要内容包括三个方面：现代企业法人制度，现代企业组织制度和现代企业管理制度。2. 现代企业组织制度主要内容：建立符合现代经营管理要求的权力机构，决策机构，执行机构，监督机构。3. 现代企业制度的基本特征：产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。4. 现代企业制度的典型形式是：公司制企业。公司制企业的产业关系明确。5. 产权以两种形式存在：法律形式，即法权指法律上的财产所有权，明确了财产归属问题；实现形式，即财产的运营权利，指经济上的所有权，它回答的是财产的经营问题。6. 企业融资方式：内部融资和外部融资（分为股权融资和债务融资）。7. 股权融资的特点：长期性，不可逆性，无负担性。8. 债务融资的特点：短期性，可逆性，负担性。9. 内资企业年检时间：企业年检时间由原来的1月1日至4月30日调整为3月1日至6月30日，10. 企业文化三个层次：物质层，制度层，精神层。精神层是企业文化的核心层次。11. 企业文化精神层包括六个方面：企业最高目标，企业哲学，企业精神，企业风气，企业道德，企业宗旨。12. 企业哲学又称为企业经营哲学，它是企业领导者为企业目标而在整个生产经营管理活动中的基本信念。13. 制度层：是企业文化的中间层次。14. 企业文化的特征：独特性，普遍性，可塑性15. 企业文化的功能：激励功能，导向功能，约束功能，凝聚功能，稳定功能，辐射功能。16. CIS：即企业形象识别。根据企业形象三个层次，企业形象识别系统也相应的分为：企业理念识别MI，企业行为识别BI，企业视觉识别VI三个层次。17. CIS策划的原则：全方位推进原则，以公众为中心，实事求是，求异创新，两个效益兼顾原则。18. 理念识别MI：mind identity ; 行为识别BI behavior identity ;视觉识别VI vision identity。19. 团队管理 团队的特点：共同的目标，合作分工与协作，高度的凝聚力，团队成员相互信任，有效的沟通等。二 档案管理1. 人事档案管理制度的目的在于保守档案机密。2. 归档制度：归档时间：第二年上半年底归档完毕 ；不需归档的文件有：临时文件、重份文件。3. 人事档案统计的内容主要内容：人事档案的数量，材料收集补充情况，档案整理情况，档案保管情况，利用情况，库房设备情况，人事档案工作人员情况。4. 档案利用包括：查阅，外借，出具证明三部分三 人员招聘1. 人员招聘总流程6阶段：招聘计划阶段，招聘信息发布阶段，招聘测试阶段，人事决策阶段，职工入职阶段，招聘报告阶段。2. 招聘测试阶段包括：面试，笔试，心理测试等3. 笔试包括：论文式笔试和测验式笔试4. 测验式笔试：以是非法，选择法，填充法，对比法来考察应聘者的记忆能力和思考能力。5. 职工培训是人力资源开发的重要手段6. 培训需求分析3方面：企业分析，任务分析，人员分析。7. 以社会公众的工作对象：公共关系特指一定的企业和其相关的社会公众之间的相互关系。8. 企业形象：是秘书在信息和沟通工作中应该特别关注的内容，因为它关系到企业的成败与荣辱。四 企业公共关系1. 公共关系危机管理应遵循：预防第一，公众第一，公开第一，时间第一原则。五 企业经营常识1. 会计职能：基本职能是核算与监督。2. 会计账务处理最直接最根本的基础是会计凭证。3. 会计凭证：原始凭证，记账凭证（收款凭证，付款凭证，转账凭证）。4. 发票的基本联次为3联：第一联为存根联开票方留存备查，第二联为发票联收执方作为付款或收款原始凭证，第三联为记账联开票方作为记账原始凭证。5. 现金管理：日常的现金主要是现金收支和清查。6. 转账结算：银行汇票，银行本票，商业汇票，支票六 企业税收常识1. 筹集国家财政收入是税收的首要职能。2. 税收原则包括：公平原则，效率原则，适度原则和法治原则。3. 税收基