第二章工作分析ppt课件.ppt

职位分析,一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒在地上的液体打扫干净，操作工拒绝执行，理由是任职说明书里没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作，这个工作应由勤杂来完成，因为勤杂工的职责之一是做好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他，因为服务工是分配到车间来做杂务的临时工，服务工勉强同意，但是干完后立即向公司投诉。有关人员看了投诉以后，审阅了这三类人员的任职说明书。机床操作工的任职说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但并未提及清扫地板；服务工的任职说明书规定：服务工有责任以各种形式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作；勤杂工的任职说明书确实包括各种种形式的清扫工作，但他的工作时间是从正常工人下班以后开始。思考题：本案例给人哪些启示？,案例：工作职责分歧,产生分歧的主要原因是各个工作岗位的说明书缺乏明确的、详细的说明，而且可能还存在不合理的地方。企业对员工的管理必须职责明确，而职责明确必须要进行职位职责分析和说明（日清日结）。,启示：,主要内容,为什么要做职位分析什么是职位分析职位分析的过程和方法,1.为什么要做职位分析?,为什么有人工作量很大，做也做不完？为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？为什么会有工作没人去做，贻误战机？,管理者经常遇到的困惑,？思考：,？,管理者经常遇到的困惑,？思考：,为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？,？,管理者经常遇到的困惑,？思考：,为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？,为什么会产生这些问题呢？,？,为什么会产生这些问题呢？,我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工到底需要什么？,我们到底该怎么办？！,因为：,？,我们应该这样做,我们应该做职位分析,2.什么是职位分析？,培训的主要内容,一、职位分析的基本概念与术语,什么是职位分析？职位分析（工作分析）：是对组织中某个特定工作的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作作出明确的规定，并确定完成该工作的所需要的行为、条件、人员的过程。,什么是职位分析？,一个组织的建立最终会导致一批工作的出现，而这些工作需要由特定的人员来承担。职位分析就是与此相关的一道程序，通过对工作内容与工作责任的资料汇集、研究和分析，可以确定该项工作的任务、性质和相对价值，以及哪些类型的人适合从事这一工作。职位分析的过程主要调研完成工作的要求、周期和范围，并着眼于工作本身的特点，而不是工作者的状况。主要分析：A工作人员做何事（WHAT）B如何做（HOW）工作分析的直接结果是职位说明书。,什么情况下做职位分析？1。建立一个新的组织。新的组织由于目标的分解，组织的设计与人员招聘需要进行工作分析。2。由于战略的调整和业务的发展，使工作内容、工作性质发生变化，需要进行工作分析。3。企业由于技术创新，劳动生产率提高，需要重新进行定岗、定员。4。建立制度的需要，比如绩效考核、晋升、培训机制的确定需要进行工作分析。,职位分析,谁来做职位分析？职位分析通常是由人力资源管理专家、组织的主管和普通员工通过共同努力与合作来完成的。通常的做法是：首先，由人力资源专家观察和分析正在进行的工作，然后编写出一份工作说明书或一份工作规范。这时员工及其直接上级参与此项工作。如，填写问卷、接受访谈。其次，与承担工作的员工及其上级主管来审查和修改职位分析人员所编写的工作说明书。最后，人事部门和主管经理确认工作说明书。,职位分析,工作分析是什么？总而言之：一个了解任职者应该做什么工作、和为什么需要做的过程一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程,职位分析,职位分析的基本术语,任务为达到一个特定目的所进行的一项活动。职责一人担负的由一项或多项任务组成的活动。职位在一定的时间内，由一个特定的人及其所担负的一个或者数个职责所组成。工作由一组主要职责相似的职位所组成。职系（工作族）工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同的职位系列。职业由一定的时间内不同的组织中的相似的工作所组成。职业生涯一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。,职业职业运动员,职业足球,职业篮球,职业棒球,职业曲棍球,（职系）工作族棒球手,工作,内野手,外野手,接投球手,职位,职位,职位,工作分析的发展历程,一、国外学者的社会分工思想（一）柏拉图对社会分工的论述公元前4世纪古希腊哲学家柏拉图在其著作理想国中，论述了社会职业的分工。为工作分析奠定了基础归纳为以下四点：个人能力与不同工作的要求相互存在着差异：（1）个人的工作才能具有差异性；（2）不同工作岗位的具体要求存在差异；（3）让每个人根据自己的天生才能，在适当的时间内不做别的工作而只做一件事，将能做得更多、更出色与更容易。（4）让每个人从事其最适合的工作，以取得最高的工作效率，是我们最为重要的管理工作目标。,工作分析思想探源,影响最大的三位人物：泰勒，吉尔布雷斯夫妇，齐国宰相管仲。世界历史上最早论述分工问题的是春秋时期的管仲提出四民分业定居论，主张将国人划分为士、农、工、商四大行业并按专业分别聚居在固定区域,泰勒的工作分析研究与贡献,弗雷德里克温斯洛泰勒（FrederickWinslowTaylor，1856-1915）一个在死后被尊称为“科学管理之父”的人；一个影响了流水线生产方式产生的人；一个被社会主义伟大导师列宁推崇备至的人；一个影响了人类工业化进程的人。管理思想发展史中最重要，同时也是最富有争议的人泰勒的研究被认为是科学工作分析的开始。,科学管理原理,1.工作定额原理2.能力与工作相适应原理3.标准化原理4.差别计件原理,1、工作定额：即对工人提出科学的操作方法，以便合理利用工时，提高工作效率。具体做法是，把最优秀工人的工作过程分解为许多个动作，从而最终制定出标准的工作方法，并且规定出完成每一个标准动作的标准时间，制定出劳动时间定额。2、差别计件工资制：即在工人工资制度上实行差别计件，按照作业标准和时间定额，规定不同的工资率。对完成和超额完成工作定额的工人，以较高的工资率计件支付工资；对完不成定额的工人，则以较低的工资率支付工资。,3、能力与工作相适应：即对工人进行科学的选择、培训和提高，根据每个人的能力特点分配他们做最合适的工作。4、标准化：即制定科学的工艺流程，并且用文件形式固定下来以利推广；泰勒用了十年以上时间进行金属切削试验，制定出了切削用量规范，使工人选用机床数和走刀量都有了科学标准。,综上所述，泰勒的工作分析，已经将工作和与工作有关的情况全部包括在内，而不是简单地将工作的职责、任务、权力、性质等本身作为研究对象。但是，其他企业管理者在实践泰勒的科学管理方法时，并没有达到预期的功效。后来，他认为，组织管理者必须对一项工作的各个部分加以科学分析，并且以科学的结论为基础，招聘、培训、教育员工，才能使员工发挥最大的潜力。,吉尔布雷斯夫妇的工作分析研究与贡献,吉尔布雷斯夫妇认为，要取得作业的高效率，以实现高工资与低劳动成本相结合的目的，就必须做到：第一，要规定明确的高标准的作业量第二，要有标准的作业条件第三，完成任务者付给高工资第四，完不成任务者要承担损失,工作分析的发展历程,我国古代学者的社会分工思想中国春秋时期的齐国政治家管仲就提出论述分工问题，公元前700年，管仲就提出了著名的四民分业定居论，他主张将国人划分为士、农、工、商四大行业。且必须按照专业分别聚居在固定的区域。我国思想史上最早对社会分工问题进行系统阐述的思想家是孟子。他在借过往思想家对社会分工理论进行探讨的基础上，把社会成员分为劳心者与劳力者两大类。一个人的能力和精力有限，一个人只能做一件工作，每一个人的需要都不能以自己得到满足，而需要许多人的互才得以实现。,工作分析的发展历程,汉代的王符在其所著潜夫论忠贵中提到，岗位工作对人员资格条件要求的客观性。宋代的毕昇利用观察、体察等工作分析的基本方法进行了印刷术的创新。元代的王祯之后又对毕昇的胶泥活字印刷技术进行了方法分析，王祯还率先做了“工作说明书”。明代的宋应星认为，如果不亲自进行观察和调查，就不能掌握事物的本质。天工开物就是通过深入实际，运用观察法与访问调查法，分析工农业生产技术而写出的书。,工作分析的发展历程,虽然我国很早就提出了社会分工的思想，可因为我国长期以来一直处于封建制度的统治下，社会分工一直都不能形成该有的发展。我国的工作分析研究与实践一直落后于其他国家，但是隋唐时期就创立了分科考试的科举制度，且对西欧与美国产生了深刻影响。,3、职位分析的作用,确定/修正组织机构及定编定岗：对工作岗位的设置进行重新检讨，确定员工编制之合理度。协助招聘与选拔：在招聘人员时可了解职位所需人员之资格。绩效考核：通过工作分析的大量信息的收集、分析，使绩效考核的结果更具客观性和针对性。录用：帮助新员工进入职业角色。提供薪酬评价标准：可按工作职责繁简核定其薪资高低。,任务,责任,职责,工作分析,工作描述,工作说明书,知识,技能,能力,招聘录用,绩效评估,工资奖金,培训,职位分析,职位分析的作用,-知识、技术与能力(KSAs):包括受教育水平、工作经验、工作技能要求、人际交往要求、脑力要求、体力要求、工作的条件与风险。,三、工作分析的程序,工作分析原则,准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段,工作分析程序,职位分析的原则,系统分析原则关注职位原则以当前工作为依据原则,职位分析的关键步骤,准备阶段,调查阶段,分析阶段,完成阶段,确定职位分析用途成立职位分析小组（专家、人力资源部门人士）,搜集职位的背景信息选择典型职位搜集职位信息（职位调查表）,共同审查所获得的职位信息归纳总结出职位分析的必需材料和要素,核实职位描述，编写职位说明书修订职位说明书，形成最终的职位说明书,如何进行职位分析：美国劳工部的建议,一、获得初步的工作信息二、进行初次工作现场参观访问三、进行访谈（访谈对象的挑选）四、做第二次工作现场参观访问五、职位信息的整理六、核实工作描述,职位分析的方法,一常用方法（定性）工作实践法直接观察法访谈法问卷调查法典型事例法工作日志法二、其他方法（定量）职位分析问卷法（PAQ）管理职位描述问卷方法（MPDQ）,1.访谈法及其类型,担任某一职位的员工对其工作内容和任职资格是最有发言权的与任职者进行面谈是收集职位分析信息的一种有效方法。访淡法的种类包括：个体访谈法、群体访谈法、主管访谈法个体访谈法适用于每位员工的工作有明显差别，职位分析的时间又比较充分的情况。群体访谈法适用于多名员工从事同样的工作的情况。使用集体面谈法时应请主管出席，或者事后向主管征求对收集到的材料的看法。主管访谈法同一个或多个主管面谈，因为主管对于工作内容有相当的了解。,访谈法的典型问题,你的主要工作职责有哪些？在每一项职责中需要从事哪些具体工作？每一项工作任务是怎样做的？工作的对象和流程是怎样的？完成每一项主要工作任务大约需要多少时间？完成每一项工作的主要难点或障碍是什么？在工作中是否需要遵循某些组织规章、政策或操作规程等等？履行每一项职责或工作任务应该达到的基本绩效标准是什么？你个人认为目前的工作量是否适中？过大？还是过小？完成这些工作需要怎样的学历、经验、技能等？完成工作时的环境和条件如何？完成这些工作有哪些生理以及精神上的要求？你认为你们部门内部的职位设置和分工情况是否合理？,访谈法优缺点,优点：-能够简单而迅速地收集职位分析资料，适用面广。-由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。能够发现特殊问题；便于解释职位分析的必要性与功能；提供员工发泄不满的机会。缺点：职位分析经常是调整薪酬的序幕，因此员工容易把职位分析看作是变相的绩效考核而夸大其承担的责任和工作的难度，这就容易引起职位分析资料的失真和扭曲。,访谈过程中应该注意的若干细节问题2.1,要找到最了解工作内容、最能客观描述职责的员工。事先准备一份完整的访谈问题表，重要的问题先问，次要的问题后问。让对方有充足的时间从容地回答。尽快与访谈对象建立融洽的感情，说明访谈的目的以及选择对方进行面谈的原因，目的是不要让对方有正在进行业绩考核的感觉。如果对方的工作不是每天都相同，就请对方将各种工作责任一一列出，然后根据重要性排出次序，这样就可以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题。在面谈过程中，职位分析人员应该只是被动地接受信息。如果在工作内容的难度和任职资格方面与员工有不同的看法，不要与员工争论，以防止破坏双方合作的气氛。,访谈过程中应注意的若干细节问题2.2,如果员工对主管人员进行抱怨，职位分析人员也不要介入，不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣，否则会使员工夸大自己的职责，对收集信息工作产生误导。职位分析人员也不要对工作方法的改进提出任何的批评和建议，批评现行的工作方法会招致员工对组织产生反感情绪。克服员工对工作难度的夸大可以使用群体访谈或者分别与几个员工面谈的方法来解决。访谈结束后，将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍，以便做修改和补充。,二、观察法,观察法是指分析人员直接到工作现场运用感觉器官或其他工具，观察员工实际工作情况，用文字或图表形式记录下来，以收集工作信息的一种工作分析方法。观察法侧重于分析提炼履行职位所包含的工作活动所需要的外在行为表现以及体力要求、环境条件等，因此观察法主要适用于相对稳定的，重复性的操作岗位，而不适用于职能和业务管理岗位。,（一）观察法的分类（1）根据时间是否具有连续性：连续性观察和非连续性观察（2）根据对观察对象控制性强弱或观察提纲的详细程度：结构性观察和非结构性观察（3）根据观察的目的：描述性观察和验证性观察,（二）观察法的操作流程,1、准备阶段收集现有的文件资料，对工作形成总体概念准备一份工作分析观察提纲，做为观察的依据若需要辅助观察设备，应提前准备好对于事先所获得的模糊但很重要的信息，应做好注释，以备正式观察时注意。,2、观察阶段（重要环节）确保所选择的观察对象具有代表性选择不同的员工在不同的时间内进行观察以标准格式记录所观察到的结果3、面谈阶段做为观察信息的补充，一般要进行员工面谈和直接主管面谈,4、合并信息阶段汇总工作信息：结合所列提纲，明确任务，保证每一项都已得到回答或确认。合并从各个方面所获得的信息，形成一个综合的工作描述。注意：随时根据变化，补充材料,5、反馈核实阶段核实阶段应以小组形式进行，把形成的工作描述分发给员工及其主管。员工及其主管核实并反馈。根据反馈意见，工作分析人员认真检查整个工作描述，并在遗漏或含糊的地方做标记。有重点地招集参与对象，共同核定工作描述相关信息，以使其完整、准确。,被观察者姓名：观察者姓名：工作类型：观察内容：（1）什么时候开始正式工作？（2）上午工作多少小时？（3）上午休息几次？（4）第一次休息时间从_到_（5）第二次休息时间从_到_（6）上午完成产品_件（7）平均多少时间完成一件产品？（8）与同事交谈几次？,日期：观察时间：工作部门：（9）每次交谈约_分钟（10）室内温度_度（11）抽了几支香烟？（12）喝了几次水？（13）什么时候开始午休？（14）出了多少次品？（15）搬了多少原材料？（16）噪音分贝是多少？,工作分析观察提纲（部分）,（三）观察法的主要优缺点优点（1）更为直接、全面地了解工作过程；获得隐含的，客观和准确的信息。（2）适用于体力劳动者和事务性劳动者。缺点（1）给员工带来压力，影响正常工作。（2）不易观察突发事件。（3）不适用于工作周期时间长和主要是脑力劳动的工资岗位，也不适用于处理紧急情况的间歇性工作。,三、问卷法（最通用的方法）,这是一种通过让被调查职位的任职者、主管及相关人员填写调查问卷来获取所需要工作信息，从而实现工作分析目的的一种工作分析方法。运用这种方法收集到的信息，其质量取决与问卷本身的设计是否科学合理，受到被调查者文化程度高低，填写时的诚意、兴趣、态度如何等因素的影响。为此，最好请专家设计与编制问卷，并在发放问卷、填写时、做出具体的说明和指导，最好附上范例。通常适用于规模大、职位设置繁杂的组织。,（一）分类根据适用对象划分：通用（适合各种职位）和指定（为特定的工作职位专门设计）工作分析问卷。根据问卷的结构化程度划分：结构化问卷：在一定的理论和假设前提下，按照结构化的要求设计的相对稳定的工作分析问卷，一般采用封闭式的问卷收集信息。有较高的信度和效度，便于职位之间的比较。非结构化的问卷：目前使用广；可以全面的，完整的收集信息，适用范围广；精度不高，随意性较强。,（二）调查问卷的构成封面信、指导语、工作基本信息、问题与答案（三）问卷法的操作流程,开放式封闭式,1.问卷设计问卷中问题的设计需要注意的问题：（1）语言及提问方式上：简、客（2）在问题的编排上:先易后难、逻辑顺序、时间先后、从外到内、从上到下（3）问卷答案设计要注意互补性（4）问题数目越少越好,2.问卷测试（局部测试）3.样本选择(典型性、代表性、经济性和操作性)4.问卷的发放及回收（填写的培训，跟踪）5.问卷的处理及运用（分析整理，提炼正确信息，编制工作说明书）,3、问卷法优缺点优点：收集信息迅速、面较广方法较容易掌握，可数量化。缺点：亦受主观影响、有偏差。,说明一下职责在你工作中的重要性（最重要的打10分，最不重要的打0分）（1）和客户保持联系（2）接待好每一个顾客（3）详细介绍产品的性能（4）正确记住各种产品的价格（5）拒绝客户不正当的送礼（6）掌握必要的销售知识（7）善于微笑（8）送产品上门（9）参加在职培训（10）把客户有关质量问题反馈给有关部门,推销员工作分析问卷（部分）,（11）准备好各种推销工具（12）每天拜访预定的客户（13）在各种场合推销本企业产品（14）讲话口齿清楚（15）思路清晰（16）向经理汇报工作（17）每天总结自己的工作（18）每天锻炼身体（19）和同事保持良好的关系（20）自己设计一些小型的促销活动（21）不怕吃苦,推销员工作分析问卷（部分）,接上表,一般工作分析问卷（部分）,（1）职务名称_（2）比较适合任此职的性别是A男性B女性C男女均可（3）最适合任此职的年龄是A20岁以下B21-30岁C31-40岁D41-50岁E50岁以上（4）能胜任此职的文化程度是A初中以下B高中、中专C大专D本科E研究生以上（5）此职的工作地点在A本地市区B本地郊区C外地市区D外地郊区E其他（6）此职的工作主要在_（指75%以上时间）A在室内B在室外C室内外各占一半,一般工作分析问卷（部分）,（7）任此职者的一般智力最好在A90分以上B70-89分C30-69分D10-29分E9分以下（8）此职的工作信息主要来源是A书面材料（文件、报告、书刊杂志、各种材料等）B数字材料（包含各种数据、图表、财务数据的材料）C图片材料（设计草图、照片、X照片、地图等）D模型材料（模型、模式、模板等）E视觉显示（数学显示、信号灯、仪器等）F测量装置（气压表、气温表等各种表具）G人员（消费者、客户、顾客等）,接上表,四、工作日志法,工作日志法也称现场工作日记法，是由员工本人自行记录的一种信息搜集方法，由任职者将自己每天所从事的每一项活动按时间顺序以日志的形式记录下来。要记录的信息一般包括所要进行的工作任务、工作程序与工作方法、工作职责、工作权限以及各项工作花费的时间等，一般需要填写工作日志10天以上。这种方法提供的信息完整详细，且客观性较强，适用于对管理或其他随意性大、内容复杂的工作进行分析。需注意的是，工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期。而不应该在下班前一次性填写，以保证填写内容的真实性和有效性。,（一）工作日志的设计1.工作日志基本信息任职者姓名、岗位名称、所属部门、从事本业务工龄、联系方式等2.填写说明明确工作日志填写说明时间、方法、注意事项、填写样本等3.工作日志填写表格,（二）工作日志法操作流程,准备阶段,工作日志填写阶段,信息分析整理阶段,1.准备阶段（1）设计工作日志表（2）确定工作日志的填写对象（3）培训选定的对象（4）确定填写的时间范围,2.工作日志填写阶段（过程监督）3.信息的分析整理阶段信息量大专业工作分析师进行分析整理（1）提炼工作活动（2）工作职责描述（3）工作任务性描述（4）工作联系（5）工作地点描述（6）工作时间描述,工作实践法优点：获取信息的可靠性比较高，所需费用比较低缺点：在一定程度上会影响和干扰员工的正常工作，不适于某些有危险性的工作。,完成下面人力资源助理的工作描述与说明，描述员工工作的一般性质与水平,课堂练习,职位名称:人力资源助理工作号码:_部门:人力资源等级：6向谁汇报:人力资源主